Применение сетевых и мультимедийных технологий в документационном обеспечении управления

Статический видеоряд включает растровую и векторную графику (рисунки, символы в графическом  режиме, трехмерные модели) и фото (фотографии и сканированные изображения).

Графическая информация связана, как правило, с большими объемами памяти, поэтому здесь применяются технологии сжатия данных, представляющие собой методы хранения одного и того же объема информации путем использовании меньшего количества бит. Особое значение эта оптимизация имеет при публикации графической информации в сети Интернет. Графику необходимо предварительно оптимизировать для уменьшения ее объема и как следствие трафика. Сетевая графика представлена преимущественно двумя форматами файлов - GIF (Graрhics Interchange Format) и JРG (Joint Рhotograрhics Exрerts Grouр). Оба этих формата являются компрессионными, то есть данные в них уже находятся в сжатом виде.

Динамический видеоряд представляет собой последовательность статических элементов (кадров). Можно выделить три типовых группы: обычное «живое» видео - последовательность фотографий (около 24 кадров в секунду); квазивидео - разреженная последовательность фотографий (6-12 кадров в секунду); анимация – последовательность рисованных изображений.

При работе с цифровым видеосигналом возникает необходимость  обработки и хранения очень больших объёмов информации. Объем видеоинформации можно заметно уменьшить без заметной деградации изображения с помощью МРEG-сжатия.

Текст часто является организующим элементом мультимедиа  продукта, начиная с броских названий и заканчивая разного рода комментариями и статьями, сопровождающими презентацию. Разработаны различные методы и средства преобразования текстовых документов между различными формами хранения с учетом структуры документа, управляющих кодов текстовых процессоров, ссылок, оглавлений, гиперсвязей и т.п., присущих исходному документу. Возможна работа со сканированными текстами, предусмотрено использование оптического распознавания графических символов в текстовый формат.

2.8. Применение  информационных технологий 
в делопроизводстве

2.8.1. Сканирование документов

В каждую организацию  приходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службы управления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии с регламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям и исполнителям. Первое и естественное желание - решить эту задачу следующим образом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующий электронный документ (ЭД)¹⁶. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным в документе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально может потребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинам это реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица, принимающие решения, хотят видеть именно подлинник - оригинал документа. Вторая связана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко и неэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги, брошюры).

Трудности сканирования многостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылать с курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы одну копию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.

Сейчас промышленность поставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает 120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такая скорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышает документопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры и соответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы, распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.

2.8.2. Работа с аудио и видео документами

Оперативность управления в организационных системах можно  заметно повысить, если позволить задание, данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудио или видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в виде текстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа все же требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут это сделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется, т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.

Использование аудио  и видео представлений позволяет  более емко представить поставленные задачи, их важность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могут занимать на один - два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовым представлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдывают введение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вместо них. Быстрый рост объемов и надежности магнитной памяти, а также падение ее цены, позволяют идти на такое дублирование и на широкое использование аудио и видео документов. Работа с такими документами практически ничем не отличается от работы с текстовыми документами. При вызове их на экран запускается аудио- или видео- плеер, появляется панель управления плеером (перемотка, громкость и т.д.). Экран при этом может быть поделен на части, в которых будет вызвана разнородная информация, например, в одной части может быть представлена РКК, а в другой – видео документ.

2.8.3. Электронная подпись

Если документ создается  в электронном виде и согласовывается  с другими исполнителями и руководством также в электронном виде, то необходимо его снабжать некоторым аналогом обычной подписи, удостоверяющей авторство. Новые достижения в теории кодирования позволяют снабжать документ несколькими электронными подписями. В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения.

Электронная подпись  оставляет документ открытым для  чтения любому человеку, имеющему доступ к системе. При ее использовании к документу лишь добавляется некоторая дополнительная информация (подобно обычной подписи), удостоверяющая авторство.

2.8.4. Шифровка документа, канала, устройства

В системах делопроизводства обычно вводится разграничение доступа  по тематике документов и формам секретности  участников. Замечательные результаты, достигнутые в теории и практике криптографии, позволяют надежно зашифровать документ так, что расшифровка его будет доступна только лицам, предусмотренным по регламенту. Таким образом зашифрованный документ всегда и везде (в архиве на внешних носителях и в оперативной памяти, при передаче по каналам связи) хранится и пересылается в шифрованном виде.

Другие виды шифровки, которые технологично могут использоваться в системах делопроизводства, - это  шифровка канала связи и шифровка устройства памяти (например, дисковода в целом или каких-то выделенных директорий). При этом документы, передаваемые по каналу или хранимые в памяти, могут быть открытыми или зашифрованными. Такие виды шифровки позволяют при передаче по открытым или недостаточно защищенным каналам передавать документы с более высоким уровнем секретности. Все документы, передаваемые в такой канал, шифруются и при получении расшифровываются. Аналогично при работе с недостаточно защищенной памятью все документы в процессе записи шифруются и при чтении расшифровываются.

2.8.5. Рассылка документов

Одной из основных функций системы управления документами (СУД)¹⁷ является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений или ознакомления. Практически повсеместным стало использование электронной почты для рассылки документов, заданий и контроля исполнения.

Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI¹⁸. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.

При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).

Также традиционным в СУД стал учет нахождения сотрудников на рабочих местах по сообщению сотрудником своих планов на текущий и ближайшие дни (или автоматически по включению компьютера). Эта функция позволяет существенно повысить оперативность исполнения заданий, так как задания могут выдаваться с учетом рабочих планов.

Особой функцией делопроизводства является движение документа по заранее  известному маршруту. Реализация маршрутизации  движения документов осуществляется тремя способами: реализацией возможности в каждой узле маршрута направить документ в некоторый следующий узел; созданием специализированных рабочих мест для узлов маршрута; описанием заранее маршрута (траектории движения), который может зависеть от многих параметров и реквизитов документа.

2.8.6. Печать отчетов

В любой системе управления документами чрезвычайно важной функцией является печать множества разнообразных регламентированных отчетов, а также выдача справок по нерегламентированным формам. При этом состав реквизитов, их расположение в отчетах, формулы вычисления сводных показателей часто меняются в процессе эксплуатации. Новые ИТ позволяют за счет использования интерфейса ODBC обеспечить связь с промышленными системами генерации отчетов, такими как Crystal Report ¹⁹. При печати отчетов часто бывает требование не допускать редактирования отчетов, после подготовки их к печати на основании данных, хранящихся в СУД. Таким свойством обладает Crystal Report. Бывает и противоположное требование - допустимость внесения изменений в подготовленные к печати отчеты. В таком случае на основе тех интерфейса OLE можно обраться к редакторам документов, например, к Microsoft Word.

2.8.7. Архивы электронных документов

Первая задача, которая  встает при записи документа в  архив, - это приписывание ему некоторого поискового образа. Этот образ создается или по всем словам документа (полнотекстовая индексация) или по набору реквизитов (реквизитная индексация).

Если есть функция, позволяющая  перевести документ произвольного  вида в текст, то при размещении в  архив его можно проиндексировать по всем словам с приведением всех слов к нормальному виду, т.е. именительному падежу и неопределенной форме глагола (по всем словам, или только по существительным, прилагательным, глаголам и т.д.). Часто автоматически можно выделить многие реквизиты из полного текста документа такие, как дата, географическое наименование, сумма денег и др. Современные информационные технологии позволяют распознавать все реквизиты документов стандартных форм. При этом не обязательно у всех документов данного типа должна строго выдерживаться форма (с точностью до долей миллиметра). Это особенно важно в виду того, что сейчас в организациях используются самые разные устройства печати (игольчатые, лазерные, струйные), и требовать от всех своих абонентов точного соблюдения форм невозможно. Стандарт может определять только «топологию» документа - взаимное расположение реквизитов в документе. Стандарт может быть описан в терминах: выше, ниже, правее, левее, в одном столбце или строке и т.п. Документы таких стандартизованных форм могут быть автоматически распознаны и проиндексированы по реквизитам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Следуя из того, какого прогресса смогли сетевые технологии достичь за последние годы, не трудно догадаться, что в ближайшее время  скорость передачи данных по локальной сети возрастет минимум вдвое. Привычный десятимегабитный Ethernet, долгое время занимающий главенствующие позиции, во всяком случае, глядя из России, активно вытесняется более современными и существенно более быстрыми технологиями передачи данных.

Исходя из рассмотренного материала следует сделать вывод: наибольшее распространение среди стандартных сетей получила сеть Ethernet Сеть Ethernet сейчас наиболее популярна в мире (более 90% рынка), предположительно таковой она и останется в ближайшие годы. Этому в немалой степени способствовало то, что с самого начала характеристики, параметры, протоколы сети были открыты, в результате чего огромное число производителей во всем мире стали выпускать аппаратуру Ethernet, полностью совместимую между собой.

Мультимедийные технологии, на сегодняшний день также прочно укрепились во многих сферах деятельности. Множество программистов, сценаристов, дизайнеров работают над созданием всё новых и новых проектов.

По сообщениям информационного  агентства CIA, глобальная технологическая революция намечена на ближайшие 15 лет. Её фундаментом станут био-, нано- и информационные технологии (в том числе и технологии мультимедиа). В промышленности начнут применяться качественно новые технологические решения. Быстрое прототипирование на базе развитых мультимедийных систем автоматизированного проектирования позволит в сжатые сроки создавать и анализировать модели будущих товаров и устройств без длительного цикла проектирования.

Перспективы нанотехнологий (сборка нанороботами произвольных объектов из любых подручных материалов) выглядят еще более заманчивыми, но менее определенными. Наиболее вероятно появление разработанных с помощью нанотехнологий высокопроизводительных процессоров и компьютерных устройств хранения данных и создания единичных пробных версий квантовых компьютеров, что в свою очередь повлечет за собой выход технологий мультимедиа на невиданный уровень.

Основополагающим и  связующим звеном всех этих технологий станут информационные технологии, но ситуацию с ними сложно предсказать. Например, практически невозможно предсказать, каким будет Internet через 15 лет. Ясно одно, что возможно уже в ближайшее время мультимедиа и сетевые технологии станут неотъемлемой частью повседневной жизни каждого человека.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Д.Хамбракен. Компьютерные сети: Пер. с англ./ Д. Хамбракен.- М.: ДМК Пресс, 2004. - 448 с.