Теоретические основы информационных и технических технологий в системы управления персоналом

Четко структурированное понимание бизнес-процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

Совокупная стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.

Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задач. К техническим характеристикам можно отнести:

– архитектуру системы;

– надежность;

– способность к восстановлению;

– наличие средств резервного копирования;

– средства защиты от технических нападений;

– возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

– процесс создания системы;

– оборудование;

– программное обеспечение;

– персонал;

– управление задачами.

Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

Начнем с крупных интегрированных систем, которые, как правило, имеют модуль – "Управление персоналом и зарплата" в составе ERP-системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами предприятия) и отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны крупным предприятиям сверхприбыльных отраслей. Поэтому рассматривать мы будем только локальные и средние информационные системы управления персоналом.

Другим типом информационных систем управления персоналом являются локальные информационные системы управления персоналом, среди которых можно выделить: "1С. Зарплата/кадры" - представляющее простой, коробочный вариант по внедрению и учетной системой по функциональности, но за счет практически монопольного положения компании на своем рынке занимающее доминирующее положение. АиТ - "Управление персоналом" – где по сравнению с другими функциональность расширена, но поддержка клиентов оставляет желать лучшего. Другие информационные системы управления персоналом в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки. Выбор информационных систем управления персоналом зависит от отрасли, в которой работает компания, связей руководства фирм-разработчиков и множества других причин, на первом месте среди которых – цена.

Существуют две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних информационных систем управления персоналом, именно они нам наиболее интересны для сравнения: «RB HR & Payroll – Управление кадрами и Зарплата» – Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи.

Остальные компании разработчики, как правило, продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, либо ERP-системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами и примеры внедрения отдельно таких модулей единичны. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю ERP-систему, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая – кусочная автоматизация).

RB HR&Payroll – функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый продукт.

Это международное решение для предприятий различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить типичные операции в сфере управления персоналом:

– управление штатным расписанием;

– прием, продвижение по службе, перевод между подразделениями, увольнение работников;

– обучение и аттестация персонала;

– поддержка разнообразных компенсационных схем;

– расчет зарплаты;

– управление бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению персонала.

Уникальность RB Human Resources & Payroll определяет наличие таких характеристик как:

– мощнейшие средства анализа информации;

– работа на различных платформах, операционных систем и СУБД;

– открытый доступ к данным при совершенной защите информации;

– ведение архива справочной информации;

– удобный интерфейс со встроенными средствами анализа;

– многоэкранные справочники работников;

– настраиваемые интеллектуальные экранные формы;

– настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов;

– двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия;

– расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и исправления ошибок;

– мощный встроенный генератор отчетов; поддержка документо-оборота;

– масштабируемость;

– параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты в систему бухгалтерского учета.

Схожие наборы характеристик имеются и в «БОСС-Кадровик», но в отличие от него, RB HR & Payroll полностью интегрирован с Crystal Reports (генератор бизнес отчетов); имеет интерфейс с Lotus R/5, возможен доступ к системе с помощью браузера MS IE (HTML – клиент); поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных, функциональность продукта позволяет в течение нескольких часов перейти с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала, имеет интерфейсы с SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3, а также может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения. А модуль "Табельный Учет" считается лучшим среди всех существующих систем.

Из всего перечисленного следует, что реализация требований своевре-менного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформ-ление в виде автоматизированной системы управления кадрами АСУ «Кадры» или ее варианта - автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятий к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.

 

 

ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ И ТЕХНИЧЕСКИХ

ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ

 

Реализация стратегических целей, стоящих перед Россией, – вывод ее из экономического кризиса, достижение высокого социального уровня, обеспечение полноправного партнерства в мировой экономической системе – в значительной степени зависит от того, каковы масштабы использования автоматизированных ИТ во всех сферах деятельности. В неразрывной связи с этим возникает вопрос о том, какую роль будут играть эти технологии в повышении эффективности деятельности ТО2.

Страны с развитой и социально-ориентированной рыночной экономикой за последнее десятилетие создали мощную таможенную инфраструктуру, высокими темпами осуществляют формирование единого информационного пространства. Россия же в начале 90-х годов только приступала к решению этой задачи, что явилось серьезным препятствием на пути к международному сотрудничеству, приводило к огромным экономическим потерям и затрудняло создание современного цивилизованного рынка товаров и услуг.

Опыт большинства стран с развитой и социально-оперативной рыночной экономикой свидетельствует о том, что эффективная работа таможенной службы в современных условиях невозможна без компьютеризации и автоматизации таможенных технологий, оснащения современными средствами передачи данных и информационного взаимодействия со смежными ведомствами. Эффект компьютеризации проявляется не столько в сокращении трудовых затрат и улучшении условий работы таможенников, сколько в достижении качественно нового уровня и результатов оперативной деятельности всей таможенной службы.

Таким образом, для реализации своих функций, а также ускорения и упрощения их выполнения в ТО России используются ИТ и ИС.

Для однозначного понимания терминов следует раскрыть их определения:

1. Информация происходит от лат. informatio – разъяснение, изложение, осведомленность. Энциклопедический словарь определяет информацию в исторической эволюции3.

Более узкое понятие дается в технике, где оно включает в себя все сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования4.

Юристы и суды России руководствуются понятием, изложенным в ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»5: «информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

2. Технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение и логия – от греч. logos – слово, учение) – термин первоначально появился в сфере производства и определяется как совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции6.
3. Информационная система – организационно-упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники(ВТ) и связи, реализующих информационные процессы7.
4. Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов8.

2.1. Анализ применения информационных технологий

в системе управления персоналом

 

Разработка, создание и использование информационных технологий (ИТ), в том числе основанных на электронных способах обмена информацией, и средств их обеспечения осуществляются таможенными органами (ТО) в соответствии с Федеральным законом «О таможенном регулировании в Российской Федерации» и другими федеральными законами.

Внедрение информационных систем (ИС) и ИТ с использованием средств вычислительной техники (ВТ) и связи осуществляется в соответствии со стандартами, действующими в Российской Федерации, и международными стандартами.

ИС, ИТ и средства их обеспечения, разрабатываемые и производимые ТО или приобретаемые ими, находятся в федеральной собственности.

Использование ТО не находящихся в федеральной собственности ИС, ИТ и средств их обеспечения осуществляется на договорной основе.

ИС, ИТ, а также программно-технические средства защиты информации, применяемые в таможенном деле, подлежат сертификации в случаях и порядке, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.