Аналитическая деятельность таможенных органов

- Оценка альтернатив;

- Подготовка решений;

- Передача решений.

Важным компонентом аналитической деятельности является информационно-техническое обеспечение, оформившееся в самостоятельную подсистему. Эта подсистема имеет свои структуры во всех органах и обеспечивает все виды информационной деятельности, в том числе и аналитической.

Организационная структура - это совокупность органов организации и их устойчивых связей, которые обусловлены ее построением и обеспечивают ее целостность.

Таким образом, давая общую характеристику организационной структуры, можно выделить несколько положений, которые определяют ее значимость:

- Направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями и сотрудниками;

-  Обеспечивает координацию всех функций управления;

-  Определяет функции, полномочия и ответственность на управленческих уровнях;

-  Определяет оптимальную эффективность взаимодействия с внешней средой, достижения целей и выполнения функций, выживание;

-  Определяет организационное поведение сотрудников, т.е. стиль управления и качество труда коллектива.

Такой подход, отражающий взаимосвязь между структурой управления и функциями, является не только научно обоснованным, но и отвечает насущным требованиям управления организации.

От понятия "организационная структура" необходимо отличать понятие "Организационная структура управления" [14].

В.М. Колпаков считает, что "организационная структура управления представляет собой совокупность управленческих звеньев, взаимосвязанных организационно-административными отношениями, ... в организационной структуре управления ее элементами являются только должности субъектов управления, а связями - связи субординации ". Система управления создает внутреннюю структуру, материальную основу процесса управления.

Организационная структура управления (ОСУ) - это совокупность управленческих звеньев органа или организации и их устойчивых связей субординации, обеспечивающие процесс управления.

ОСУ отражает внутреннее строение управляющей системы. Система управления создает внутреннюю структуру, материальную основу

процесса управления. В управляющей системой организации принято понимать совокупность всех элементов, участвующих в разработке принятии и организации выполнение управленческого решения, то есть выполняют функции управленческого деятельности. ОСУ в основном обуславливает общее строение организации.

Наличие организационной структуры управления и ее развитие является основой всей организации. За их пределами исключается возможность реализации функций управления.

В рамках структуры управления происходит управленческий процесс, между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно, права и ответственность за их выполнение. Поэтому структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направлен на достижение поставленной цели.

Элементами управленческой структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и линейные.

- Горизонтальные связи имеют характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи - это связи подчинения, они возникают при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер.

- Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи отражают более сложную организационную структуру управления и соответствуют движению информации при реализации управленческих решений и функций управления в этих структурах.

Таким образом, структура управления включает все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнения. Удачно созданная структура системы управления в значительной степени определяет ее эффективность, поскольку обеспечивает устойчивость связей между множеством компонентов объекта управления и обеспечивает целостность системы. Она связывает отдельные элементы системы в единое целое, влияет на формы и организацию планирования, оперативного управления, способы организации работ и их координацию, дает возможность измерить и сравнить результаты деятельности каждого звена системы. Структура влияет и на технологию управления, ставит задачи оптимального распределения информации, использования управленческой техники при подборе и расстановке кадров.

Многогранность структур управления предусматривает множество принципов их формирования. Прежде структура должна отражать цели и задачи организации, а также функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления, определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. При этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентаций общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и надо учитывать условия, в которых она будет функционировать. Практически это означает, что слепое копирование структур управления, действующие успешно в других организациях, не эффективно, если условия отличаются [9].

 

2. Информационно-аналитические технологии как важнейший компонент аналитической деятельности

 

Информационно – аналитические технологии можно определить как систему знаний, методов, операций и правил, позволяющих на основе привлечения энергетических, сырьевых, технических, интеллектуальных, кадровых, организационных и прочих ресурсов обеспечить наибольшую эффективность того или иного вида деятельности. Важнейшей особенностью ИАТ является их междисциплинарный характер, они находятся на стыке целого ряда научных дисциплин, порою слабо связанных между собою, например, философия, социология, логика, математика, информатика.

В рамках ИАТ могут быть выделены две компоненты: автоматизация деятельности (инструментальное направление) и алгоритмизация деятельности (методолого-организационное направление). Благодаря этому ИАТ позволяют эффективно решать разнообразные практические задачи в самых различных сферах деятельности: в технике, экономике, политике, гуманитарных отраслях. На основе проводятся: анализ ситуации, обоснование выбора решения на различных уровнях, прогнозирование результатов выборов.

ИАТ направлены на обеспечение деятельности различных лиц, принимающих решение в условиях дефицита времени, неполноты сведений об исследуемых процессах, нечеткости, противоречивости или недостоверности информации

Информационно-техническое обеспечение развивалось поэтапно и этапы развития отражают этапы развития вычислительной техники и программного обеспечения.

Этапы развития ИТО:

- Позадачный подход;

- Комплексная автоматизация;

- Возрастание роли знаний и интеллектуальной составляющей в процессах управления ТД;

- Возможность реализации контролинга.

Парадокс заключается в том, что информации много, а средств анализа мало и он недостаточно разработан и эффективен. По результатам исследований процессов, протекающих в системах управления известно, что собственно информационная деятельность составляет по времени до 70% в объёме управленческой деятельности. Следующие виды управленческой деятельности– организационно-распорядительная и собственно-аналитическая составляют в месте до 30%, при этом аналитическая деятельность – около 10%.

В системе – субъекте ИАО выделяются следующие компоненты, для которых могут быть выделены специфические направления деятельности субъекта ИАО:

- Инфраструктура управления;

- Компонент, реализующий деловые процессы, связанные с аналитической деятельностью;

- Инфраструктура обеспечения деловых процессов [10].

Большинство задач в организациях, длительное время решающих задачи аналитического обеспечения некоторого класса потребителей. Субъект ИАО должен вести работу по классификации и формализации аналитических задач и их описанию в виде устойчивых к вариациям начальных условий алгоритмов.

Основными принципами ИТО являются:

- Комплексность автоматизации, повышение уровня системности БД;

- Ориентация на интеллектуальную обработку информации, создание ИБД;

- Повышение оперативности интеллектуальной обработки данных (ИОД), доведение её до уровня функционирования в реальном масштабе времени;

- Взаимосвязь ИТО с целями, задачами и функциями организации;

- Взаимосвязь ИТО с основной системой означает его нацеленность на предметную область системы, учёт его специфики.

Комплексность автоматизации означает всесторонний охват информационными технологиями всех видов деятельности организации, функционирование на единой информационно-технической базе.

Как бы ни организовывалась информационно – аналитическая работа, но первой и поэтому чрезвычайно важной процедурой является первичный анализ и отбор релевантной информации. Эта процедура служит своеобразным фильтром, отбрасывающим ненужное, и защищает аналитика от информационного шума (избыточности). Содержание этой процедуры состоит, прежде всего, в установлении сущности, важности, точности, полноты и значимости информации на основе ее разделения и сопоставления.

Сущность информации заключается в совокупности отраженных в ней признаков объектов, систем, явлений и процессов, выделенной из более обширного объема. Информация всегда отражает изменение существующего знания.

Информация является важной, если она релевантная, то есть имеет связь с решением проблемы, и если ее использование может внести вклад в деятельность.

Достоверность информации не всегда легко установить, особенно если она содержит сведения о событиях, которые еще не произошли. Имеются критерии, по которым можно судить о достоверности информации. К числу этих критериев относятся:

- Критерий обоснованности (наличие подтверждений);

- Критерий непротиворечивости;

- Критерий авторитетности источника и/или степени защищенности носителя.

Ориентация на интеллектуальную обработку данных означает увеличение доли аналитической деятельности, повышение уровня связности информации и её системности. Управление осуществляется с учётом взаимодействия выше и нижестоящих систем. То есть по сути дела функционирование системы управления рассматривается в рамках одной системы. Принятие решений в системе в режиме реального времени означает, что информационные технологии позволяют организовать темп выдачи управляющих воздействий, согласованный со скоростью протекания процессов основной деятельности [12].

 

3. Стадии процесса, подходы и принципы осуществления аналитической деятельности

 

В процессе организации аналитической работы в таможенной службе выделяют три стадии:

- Сбор различных знаний об управляемых объектах. Осуществляется сбор информации, необходимой для изучения оперативной обстановки, а именно:

1. Организация информационных связей;

2. Определение источников получения информации;

3. Определение перечня необходимой для анализа информации;

4. Выработка рациональных форм накопления и систематизации информации;

5. Установление круга лиц, отвечающих за анализ того или иного направления деятельности;

6. Определение перечня аналитических документов, которые готовятся в аппарате управления.

- Обобщение и систематизация этих знаний для выяснения состояния и дееспособности данных объектов. Определяются связи и влияния различных факторов на эффективность деятельности органов таможенной службы. Группировка информации происходит по модели оценки оперативной обстановки.

- Оценка деятельности управляемых объектов, выявление их значимости. Оценка проводится по компонентам каждого блока оперативной обстановки и состоит в сопоставлении их между собой и соответственно к субъектам, которые осуществляют непосредственный управляющее воздействие на контролируемый объект. Общую оценку можно разделить на следующие этапы:

1. Оценка изменений оперативной обстановки по сравнению с базовым (предыдущим) периодом, которая дает возможность определить условия функционирования таможенных органов и их тенденции;

2. Оценка реализации поставленных задач, плановых мероприятий и отклонений от прогнозов, которая дает возможность определить отклонения целей системы, определить эффективность деятельности субъекта управления и выработать управленческие воздействия, необходимые для корректировки процесса управления или системы управления;

3. Оценка соответствия деятельности аппаратов таможен изменениям условий внешней среды, которая дает возможность оценить тенденции состояния и динамики ВЭД как объекта влияния таможенной службы, то есть определить, как деятельность таможенных органов влияет на основные показатели ВЭД

4. Формулирование выводов по результатам анализа и оценки отдельных направлений, итоговая оценка оперативной обстановки.

Пути реализации выводов анализа могут быть такими:

- Немедленные изменения в расстановке сил и средств;