Информационное обеспечение управленческой деятельности.

Информационные сообщения  могут быть директивными⁴(рис.1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.

Во многих российских компаниях  используются информационно-технологические (ИТ) системы, с помощью которых менеджеры осуществляют текущее руководство различными сферами бизнеса: планированием ресурсов, организацией снабжения и сбыта , взаимодействием с клиентами , регулированием потребительского спроса. Объем рынка программного обеспечения, предназначенного для создания подобных систем, быстро растет, и затраты на их приобретение становятся все более важной статьей корпоративных бюджетов

Важным условием практического  использования информации в управлении является ее своевременность и адекватность. Адекватность задает определенный уровень  соответствия образа построенного на основе полученной информации реальному  объекту. Адекватность выражают в трех основных формах:

Рис.1 Структура информационных потоков в организации

· синтаксическая адекватность - определяет сам процесс передачи ее скорость, точность, систему кодирования, наличие помех и т. п.,

· семантическая адекватность - учитывает смысловое содержание передаваемой информации, соответствие образа объекта и его реального  аналога,

· прагматическая адекватность - определяет соответствие полученной информации той цели управления, которая  на ее базе реализуется.

Приведём пример:

Менеджер фирмы, работающей на автомобильном рынке, получает приглашение  посетить выставку автомобильной техники. Данное приглашение содержит определенную информацию о месте, времени проведения выставке составе участников и т. д. Если приглашение получено после  закрытия выставки то информация будет  уже не своевременной, а значит бесполезной  потому, что ей нельзя воспользоваться.

Для удовлетворения требованиям синтаксической адекватности бланк приглашения должен быть целым, изготовлен из плотной бумаги, шрифт легко читаемым и т. д. То есть здесь внимание уделено лишь процессу передачи сообщения, но не тому, что напечатано на бланке.

Семантическая адекватность требует уже, чтобы содержание сообщения  в приглашении соответствовало  действительности. Совпадали номера павильонов, имена участников, расписание мероприятий и т. п.

Прагматическая адекватность определяется полезностью сведений в приглашении. Если, руководствуясь приглашением, приглашённый быстро найдет нужный выставочный павильон, вовремя  попадет на семинар и тем самым  сэкономит свое время и нервы  значит это полезная информация и  требование прагматической адекватности выполнено.

Заключение

«Информация» - базовое понятие  в современной науке. Однако единого  подхода к пониманию сущности этого явления - нет. В теории информации в наше время разрабатывают много  систем, методов, подходов, идей. Однако ученые считают, что к современным  направлениям в теории информации добавятся  новые, появятся новые идеи. Чрезвычайно  большое значение приобрел термин «информация» в связи с развитием новейшей компьютерной техники, автоматизацией умственного труда, развитием новых средств связи и обработки информации и особенно с возникновением информатики.

Сегодня в мире существует огромное количество информации. Объём  информации в мире неумолимо увеличивается  каждую секунду. Ориентироваться во всём этом неограниченном информационном потоке становится всё труднее и  труднее.

Именно правильная ориентация руководителя в мире информации сегодня  является одним из основных критериев  для успешного функционирования предприятия.

Список литературы

1. Граничин, О.Н./ Информационные технологии в управлении М:. Интернет-Университет информационных технологий 2008

2. Информатика/ Под ред. Кицина Л.М. - Омск, 2004.

3. Информатика/ Под ред. Лучко О.Н.- Омск, 2004.

4. Информатика/ Под ред. Симоновича С.В. - Спб., 2004.

5. Слекеничс Е.Г. Информационные технологии в экономике и управлении, Обнинск: МАСЗ, 2003