Информационное обеспечение управленческой деятельности.

Анализ материалов в СМИ, научных конференций, научных журналах создает впечатление о дефиците смысла. Задача информатики (информатических процессов) заключается в рационализации обработки и передачи данных любой науки, любой сферы деятельности. Физика занимается пониманием общих законов природы, т.е. физики формируют информацию (смысл) о законах природы, затем передают данные другим людям в виде физических законов, приборов, сделанных на их основе.

Сама информатика занимается пониманием того, как следует работать с данными - это и есть информация (смысл) о том, как сохранить данные, как их обработать, и отчуждается  этот смысл в виде алгоритмов.

Социальные науки занимаются пониманием (информацией) того, как  функционирует общество и как  сделать так, чтобы члены общества жили в благоприятной обстановке. Информатика в социальных науках занимается обработкой данных о социальных процессах, т.е. информатическими процессами, примененными к социальным данным.

2. Количественные  единицы информации

За единицу количества информации принимается такое количество информации, которое содержит сообщение, уменьшающее неопределенность знаний т два раза.

Важнейшим этапом в теории развития информации явилась количественная оценка информации. Только принимая за основу новизну сведений, можно дать количественную оценку информации', так  как новизна сведении является следствием неопределенности сведений об объекте, процессе, явлении, а неопределенность поддается измерению. Например, сообщение  имени победившего на выборах  в президенты, если было всего два  кандидата, несет меньшее количество информации по сравнению со случаем, если бы выборы происходили в конкурентной борьбе пяти кандидатов.

Основываясь на идее, что  информация устраняет некоторую  неопределенность, т. е. незнание, описание любого события или объекта формально  можно рассматривать как указание на то, в каком из возможных состояний  находится описываемый объект. Тогда  протекание событий во времени есть не что иное, как смена состояний, выбранных с некоторой вероятностью из числа всех возможных. Чем выше уровень неопределенности выбора, тем  требуется больший объем информации, и результат выбора имеет значительную степень неожиданности. Вот почему в теории информации количество информации является мерой снятия неопределенности одной случайной величины в результате наблюдения за другой. Если величины независимы, то количество информации равно нулю.

Самым простейшим случаем  является выбор альтернативы из двух событий. Поэтому за единицу информации целесообразно принять количество информации, заключенное в выборе одного из двух равновероятных событий. Эта единица называется двоичной единицей, или битом ( binary digit, bit). Итак, при любой неопределенности сужение области выбора вдвое дает одну единицу информации. В физике существует понятие энтропии, которая характеризует степень неупорядоченности (хаотичности) физической системы. Неупорядоченность может быть интерпретирована в смысле того, насколько мало известно наблюдателю о данной системе. Как только наблюдатель выявил что-нибудь в физической системе, так энтропия системы снизилась, ибо для наблюдателя система стала более упорядоченной. И если максимум энтропии соответствует абсолютно случайному состоянию системы, то максимум информации характеризует полностью упорядоченную (детерминированную) систему. Одним словом, энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, а информация дает меру ее организации.

Для определения количественных мер информации вводятся два параметра: количество информации I и объем  данных V_д.

Объем данных V_д в сообщении измеряется количеством символов (разрядов). Единица измерения зависит от системы счисления.

Количество информации I в сообщении об объекте, который  может находиться в одном из равновероятных E состояний, определяют по формуле  Хартли.

В 1928 г. американский инженер  Р. Хартли предложил научный подход к оценке сообщений. Предложенная им формула имела следующий вид:

I = log₂ K , Где К - количество равновероятных событий; I - количество бит в сообщении, такое, что любое из К событий произошло. Тогда K=2^I. Иногда формулу Хартли записывают так:

I = log₂ K = log₂ (1 / р) = - log₂ р, т. к. каждое из К событий имеет равновероятный исход р = 1 / К, то К = 1 / р.

Из формулы видно, что  чем неопределенней была ситуация до получения сообщения, то есть чем  большее количество состояний мог  принимать объект, тем большее  количество информации несет данное сообщение.

Единицы измерения информации зависят от применяемой системы  счисления:

в двоичной системе единица  измерения - бит(bit - binary digit - двоичный разряд),

в десятичной - дит.

Единицы измерения информации служат для измерения объёма информации -- величины, исчисляемой линейно или логарифмически.^[1] Это означает, что когда несколько объектов рассматриваются как один, количество возможных состояний перемножается, а количество информации -- складывается. Не важно, идёт речь о случайных величинах в математике, регистрах цифровой памяти в технике или в квантовых системах в физике.

Чаще всего измерение  информации касается объёма компьютерной памяти и объёма данных, передаваемых по цифровым каналам связи.

Объёмы информации можно  представлять как логарифм^[2] количества состояний.

Наименьшее целое число, логарифм которого положителен -- 2. Соответствующая  ему единица -- бит -- является основой исчисления информации в цифровой технике.

Единица, соответствующая  числу 3 (трит) равна бита, числу 10 (хартли) -- бита.

Такая единица как нат (nat, е-бит), соответствующая натуральному логарифму применяется в вычислительной технике^{[источник?]} в инженерных и научных расчётах. Основание натуральных логарифмов не является целым числом.

Целые количества бит отвечают количеству состояний, равному степеням двойки.

Особое название имеет 4 бита -- ниббл (полубайт, тетрада, четыре двоичных разряда), которые вмещают в себя количество информации, содержащейся в одной шестнадцатеричной цифре.

Следующей по порядку популярной единицей информации является 8 бит, или  байт (о терминологических тонкостях  написано ниже). Именно к байту (а  не к биту) непосредственно приводятся все большие объёмы информации, исчисляемые  в компьютерных технологиях.

Такие величины как машинное слово и т. п., составляющие несколько  байт, в качестве единиц измерения  почти никогда не используются.

Для измерения больших  количеств байтов служат единицы  «килобайт» = 1000 байт и «Кбайт»^[3] (кибибайт, kibibyte) = 1024 байт (о путанице десятичных и двоичных единиц и терминов см. ниже). Такой порядок величин имеют, например:

Сектор диска обычно равен 512 байтам то есть половине Кбайт, хотя для некоторых устройств может быть равен одному или двум Кбайт.

Классический размер «блока»  в файловых системах UNIX равен одному Кбайт (1024 байт).

«Страница памяти» в процессорах x86 (начиная с модели Intel 80386) имеет размер 4096 байт, то есть 4 Кбайт.

Объём информации, получаемой при считывании дискеты «3,5? высокой  плотности» равен 1440 Кбайт (ровно); другие форматы также исчисляются целым  числом Кбайт.

Единицы «мегабайт» = 1000 килобайт = 1000000 байт и «Мбайт»^[3] (мебибайт, mebibyte) = 1024 Кбайт = 1 048 576 байт применяются для измерения объёмов носителей информации.

Объём адресного пространства процессора Intel 8086 был равен 1 Мбайт.

Оперативную память и ёмкость CD-ROM меряют двоичными единицами (мебибайтами, хотя их так обычно не называют), но для объёма НЖМД десятичные мегабайты были более популярны.

Современные жёсткие диски  имеют объёмы, выражаемые в этих единицах минимум шестизначными  числами, поэтому для них применяются  гигабайты.

Единицы «гигабайт» = 1000 мегабайт = 1000000000 байт и «Гбайт»^[3] (гибибайт, gibibyte) = 1024 Мбайт = 2³⁰ байт измеряют объём больших носителей информации, например жёстких дисков. Разница между двоичной и десятичной единицами уже превышает 7 %.

Размер 32-битного адресного  пространства равен 4 Гбайт ? 4,295 гигабайт. Такой же порядок имеют размер DVD-ROM и современных носителей на флеш-памяти. Размеры жёстких дисков уже достигают сотен и тысяч гигабайт.

Для исчисления ещё больших  объёмов информации имеются единицы  терабайт--тебибайт (10¹² и 2⁴⁰ соответственно), петабайт--пебибайт (10¹⁵ и 2⁵⁰соответственно) и т. д.

3. Качественные  характеристики информации

Возможность и эффективность  использования информации обусловливаются  такими основными ее потребительскими показателями качества, как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость.

Репрезентативность  информации связана с правильностью  ее отбора и формирования в целях  адекватного отражения свойств  объекта. Важнейшее значение здесь  имеют:

• правильность концепции, на базе которой сформулировано исходное понятие;

• обоснованность отбора существенных признаков и связей отображаемого  явления.

Нарушение репрезентативности информации приводит нередко к существенным ее погрешностям.

Содержательность информации отражает семантическую емкость, равную отношению количества семантической  информации в сообщении к объему обрабатываемых данных, т.е.

С увеличением содержательности информации растет семантическая пропускная способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведений требуется преобразовать меньший объем данных. Наряду с коэффициентом содержательности С, отражающим семантический аспект, можно использовать и коэффициент информативности, характеризующийся отношением количества синтаксической информации (по Шеннону) к объему данных

Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного  решения состав (набор показателей). Понятие полноты информации связано  с ее смысловым содержанием (семантикой) и прагматикой. Как неполная, т.е. недостаточная для принятия правильного  решения, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых  пользователем решений.

Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается выполнением  соответствующих процедур ее получения  и преобразования. Например, в информационной системе информация преобразовывается  к доступной и удобной для  восприятия пользователя форме. Это  достигается, в частности, и путем согласования ее семантической формы с тезаурусом пользователя.

Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования и зависит от динамики изменения ее характеристик  и от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.

Своевременность информации означает ее поступление не позже  заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи.

Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п. Достоверность  информации определяется ее свойством  отражать реально существующие объекты  с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации доверительной  вероятностью необходимой точности, т. е. вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра  отличается от истинного значения этого  параметра в пределах необходимой  точности.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать  на изменения исходных данных без  нарушения необходимой точности. Устойчивость информации, как и репрезентативность, обусловлена выбранной методикой  ее отбора и формирования.

4. Роль информации  в управлении

Тот, кто владеет информацией, имеет шанс управлять "с открытыми  глазами"

Предпринимательский успех  в значительной мере зависит от наличия  необходимой и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия.

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность.

Как утверждают известные  норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас Риддерстрале, "проблема большинства организаций - это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании".

Функции информации крупных  и средних компаний оформились в  самостоятельную, хотя недостаточно структурированную  отрасль, но, главное, слабо интегрированную  в систему управления. Подразделения  и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого, как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

Информация используется как ресурс для исполнения служебных  функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку  последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных сообщений). Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную  составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" - одна из важнейших задач функций информационного  обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно-техническим  обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы  поддержания процессов управления.

Информация уменьшает  степень неопределенности и неполноту  знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм  Ротшильда, можно сказать - кто владеет  информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может  осуществляться устно или посредством  материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.