Деловая речь. Деловое письмо

Поэтому нежелательно, например, такое  выражение: “ввиду прошедших событии”, т. к. предлог "ввиду" обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать “вследствие предстоящих выборов”, поскольку предлог "вследствие" обозначает причину события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание “благодаря болезни”, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог "по причине".

 Например: “по причине болезни”, “по причине допущенного нарушения” и т.д.

Следует обратить внимание на то, что  в языке деловых бумаг грамматические ошибки нередко проявляются в  неправильном написании слова. Это, так называемые, грамматико-орфографические ошибки. Остановимся на некоторых из них.

Как было сказано выше, конструкциям с предлогом "после" присущ разговорный  характер, а конструкции "предлог "по" + существительное" при  обозначении действия или события, после которого что-либо совершается, например: "по получении приглашения", характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в том, что в литературном языке предлог "по" употребляется в основном с существительными в форме дательного падежа: “скучать по сестре”, “гулять по площади”, “роспись по фарфору”, реже - с существительными в форме винительного падежа: "сидеть по другую сторону стола". Однако в книжной речи предлог "по" употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме. Поэтому правильный вариант:

по прибытиИ на совещание

по предъявлениИ документа

по истечениИ срока

по приездЕ в город

Типичная ошибка в этом случае - "по прибытиЮ, по приездУ".

В письменной деловой речи часто  используются производные предлоги, образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические ошибки, связанные с их употреблением.

Предлог "несмотря на", который  всегда пишется слитно, следует отличать от деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: "несмотря на обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие).

Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" употребляются с существительными в форме дательного падежа: “благодаря принятОМУ решениЮ,” действовать согласно приказУ”, “поступить вопреки распоряжениЮ”. Типичная ошибка - "согласно приказА, вопреки распоряжениЯ".

Предлог "в преддверии", образованный от существительного в форме предложного падежа, оканчивается на И: "в преддвериИ юбилея". Предлоги "в отличие" и "во избежание" тоже пишутся раздельно, но с Е на конце, так как образованы от существительных в форме винительного падежа: "в отличиЕ от прошлого года", "во избежаниЕ срыва мероприятия".

Предлог "ввиду" употребляется  с существительным в форме  родительного падежа и пишется слитно. Словосочетания с этим предлогом  имеют значение причины: "ввиду (из-за) плохих результатов". Однако следует обратить внимание на то, что выражение "иметь в виду" пишется в три слова: "следует иметь в виду, что...". Сходный по звучанию предлог "в виде" в значении "наподобие" пишется раздельно: "представить результаты в виде таблицы".

Предлог "вследствие" пишется  слитно и с Е на конце, словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "вследствиЕ (из-за) серьезных недостатков". Этот предлог следует отличать от сочетания предлога "в" с существительным.

Предлоги "в течение", "в  продолжение", "в заключение" пишутся раздельно и с Е  на конце, конструкции с этими предлогами имеют значение времени: "в течениЕ отчетного периода", "в продолжениЕ заседания", "в заключениЕ следует отметить...". Следует отличать их от сочетаний существительных с предлогом "в", которые в зависимости от падежной формы существительного пишутся с разными окончаниями, например: "наблюдать что-либо в течениИ реки" (предложный падеж); "вглядываться в течениЕ реки" (винительный падеж); "написать в продолжениИ повести" (предложный падеж); "включить в продолжениЕ повести" (винительный падеж); "содержаться в заключениИ диссертации" (предложный падеж).

Предлог "на протяжении", образованный от существительного в форме предложного  падежа, пишется с И на конце: "на протяжениИ всей своей деятельности".

Следует также различать написание  существительных "отсутствие" и" присутствие" с предлогом "в": "в отсутствие" - когда кто-либо отсутствует (винительный падеж) и "в присутствии" - когда кто-либо присутствует (предложный падеж),

Например: "В отсутствиЕ партнеров мы не можем решить этот вопрос".

       "В  присутствии руководства были  обсуждены важные документы".

Однако в предложении "Он сообщил нам об отсутствиИ финансовой помощи" существительное "отсутствие" употребляется в предложном падеже и имеет окончание И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Типы документов

 

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы так или иначе, связана  с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию, по степени доступности  содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы  разделяют на внутреннюю и внешнюю  деловую переписку.

Внутренняя деловая  переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы которыми обмениваются организации называются официальными письмами.

В зависимости от того, к какой  сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования(доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа

В последнее время выделяют еще один классифицированный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылают обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учреждений (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация, распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения. 

Заключение

 

Подводя итог сказанному, хочется  еще раз заметить, что культура делового письма заключается как  в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета  служебного документа, так и в  умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для официально-делового письма. К этому можно так же добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность.

Можно хорошо знать нормативы оформления и составления документов, изо дня в день заниматься делопроизводством, но не владеть в достаточной степени навыками написания деловых бумаг и документов. Не представлять отличий языка документа от других разновидностей современного русского языка, не знать языковых трудностей этого специфического языка, не уметь редактировать деловые бумаги – иными словами, не владеть культурой деловой письменной речи. А низкая деловая культура написания деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. Справочное пособие. Серия «Высший балл». Ростов н/Д.: Феникс, 2002 – 384с.

 

2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993 – 74с.

 

3. Максимова В.И. Русский язык и культура речи: Практикум. M.:  ГАРДАРИКИ,  2001 - 413с.