Деловая речь. Деловое письмо

Уважаемая госпожа (фамилия)!

Уважаемые господа!

При обращении к должностным  лицам высших и центральных органов  государственной власти и управления возможно обращение с указанием  должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и  других письмах допускается обращение  по имени и отчеству:

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам  с предложением...

Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения  к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением     (подпись).

Языковые клише пронизывают  в деловой корреспонденции, как  и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью  определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведу некоторые из этих формул:

 

Формулы, подтверждающие получение письма или документа.

Мы получили Ваше письмо от (дата)...

Ваше письмо от (дата) получено нами...

Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)...

Формулы благодарности.

Благодарим Вас за...

Мы Вам очень благодарны за...

Заранее благодарим за...

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы...

Формулы, объясняющие  мотивы поведения.

В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и  др.)...

В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)...

В порядке оказания (помощи, поддержки  и др.)...

В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)...

В ответ на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)...

В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)...

На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)...

Формулы, выражающие просьбу.

Просим (проверить, выслать, принять  меры и др.)...

Убедительно просим (дать ответ,.., не задерживать решение... и др.)...

Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)...

Формулы, употребляемые  при отправке документов.

Направляем

Высылаем   (договор, документацию, проект Устава и др.)...

Посылаем

Формулы, выражающие подтверждение.

Подтверждаем получение...

С благодарностью подтверждаем получение...

При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в  этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма или документа должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды делового общения

 

По способу обмена информацией  различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

• Приветственная речь;
• Торговая речь (реклама);
• Информационная речь;
• Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

• Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
• Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто       сопровождающийся принятием решений.
• Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо    вопросу.
• Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
• Дискуссия;
• Совещание (собрание);
• Пресс-конференция.
• Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.
• Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений  по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение  может быть разделено на:

• Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;
• Когнитивное - обмен знаниями;
• Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
• Деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения  возможно деление на такие четыре вида:

• Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
• Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;
• Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
• Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

 

 

Лексика языка деловых  документов

 

Характерной чертой русского языка  документов является высокая степень  терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт:

а) номенклатурной лексики:

- номенклатура наименований: ОАО  «НОРД»;

- номенклатура должностей: менеджер  по продажам, рекламный менеджер,

   генеральный директор, коммерческий  директор;

- номенклатура товаров: ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т.п.;.

- технических терминов.

Кроме юридических, экономических  и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических  терминов:

- энергоносители, минерально-сырьевая  база, вспомогательная техника,

- аббревиатур: 

- АСУ - автоматическая система  управления;

- АИС - автоматическая информационная  система; 

- КПД - коэффициент полезного  действия;

- НРБ - нормы радиационной безопасности;

б) сокращений. Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:

- ГК - Гражданский кодекс;

- УК - Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства:

• представляющие собой наименования организаций:

- МВФ - Международный валютный  фонд;

- ЦБР - Центральный банк России;

• указывающие на форму собственности предприятия и входящие в качестве классификатора в названия предприятий:

- ООО - общество с ограниченной  ответственностью;

- ОАО - открытое акционерное  общество;

- ЧП - частное предприятие; 

- МП - муниципальное предприятие;

- СП - совместное предприятие. 

• Сокращается номенклатура должностей:

- ИО - исполняющий обязанности. 

Однородность стилистической окраски  лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой  частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации:

- нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание,  прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.),

- срыв графика поставок (задержка  в пути, несвоевременная отгрузка  товара и т.д.),

- нести ответственность (подвергаться  в случае нарушении штрафам,  материальным взысканиям, уголовному  преследованию и т.д.)

Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых лексем видовым:

- продукция - книги, буклеты,  доски, гвозди;

- помещение - комната, квартира, зал; 

- постройка - сарай, дом, ларек  и т.д.,

- с тяготением к расчлененным  понятиям как действий, так и предметов:

- производить расчет - рассчитываться 

- торговый процесс - торговля 

Термины и процедурная лексика  составляют опорную, стилеобразующую  лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной  лексики является то, что слова  используется в тексте в одном  возможном значении. Однозначность  контекстного употребления обусловлена  тематикой документа:

«Стороны обязуются  обеспечить взаимные бартерные поставки...»

При всей многозначности слово «стороны»  прочитывается только в юридическом  аспекте – «юридические лица, заключающие  договор».

Высокая степень обобщенности и  абстрактности основной стилеобразующей  лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением  как бы дополняет высокий уровень  обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

В текстах документов не допускается  употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных  выражений и жаргонизмов, тем  не менее в язык деловой переписки  попадают профессиональные и жаргонные  слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Грамматико-орфографические  особенности 

официально-делового стиля

 

Особенности грамматики официально деловой  письменной речи обусловлены требованием  максимальной точности и лаконичности описания типовых ситуаций делового общения, а также традицией употребления тех или иных словоформ, оборотов речи, сложившейся в отечественной школе делового письма.

При подготовке документа автору-составителю  приходится сталкиваться с вопросом глагольного управления - выбором  надлежащей формы слова и нужного  предлога после глагола. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов. Управляющее слово - это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова. Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего наблюдается в случае употребления близких по смыслу глаголов.

Приведу некоторые примеры:

Отчитаться (в чем)	Сделать отчет (о чем)
Различать (что и что)	Отличать (что от чего)
Заслужить (что)	Тормозить (что)
Опираться (на что )	Заслуживать (чего)
Основываться (на чем)	Базироваться (на чем)
Заплатить (за что)	Обосновывать (чем)
	Оплатить (что)

 

 

 

Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно употребляющихся в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными предлогами (предлогами, образованными от имени существительного). Эти предлоги чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии сретением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др. В разговорной речи эти предлоги имеют соответствующие варианты.

Например, в деловой речи: "Суд прекращает дело за примирением участников спора", а в разговорной - "потому что они помирились". В деловой речи: "В целях подготовки юношей к военной службе", а в разговорной - "чтобы подготовить к армии". В деловой: "По окончании школы", а в разговорной речи - "после окончания школы".

При использовании предлогов допускаются  различные ошибки. Употребляя для  обозначения причинных отношений  предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней.