Реинжиниринг бизнес-процессов

Таким образом, анализируя выше сказанное, выделим свойства реинжиниринга: 

-   отказ от устаревших правил и подходов и начало делового процесса с нуля, что позволяет преодолеть негативное воздействие сложившихся хозяйственных догм;  

-  пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами компании и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности – если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес; 

-  приведение к значительным изменениям показателей деятельности (на порядок отличающихся от предыдущих).

Реинжиниринг необходим в случаях  потребности очень существенных улучшений, например, таких как эти 3 основные ситуации, требующие вмешательства:   

-   в условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса. Этот кризис может выражаться в явно неконкурентном уровне издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и т.п;  

-  в условиях, когда текущее положение фирмы может быть признано удовлетворительным, однако прогнозы ее деятельности являются неблагоприятными. Фирма сталкивается с нежелательными для себя тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса и т.д;  

-   реализацией возможностей реинжиниринга занимаются благополучные, быстрорастущие и агрессивные организации. Их задача состоит в ускоренном наращивании отрыва от ближайших конкурентов и создании уникальных конкурентных преимуществ. 

Автоматизация бизнес процессов

Понятие автоматизации  в тех или иных сферах слышал каждый. 
 Автоматизация это перекладывание ручных операций на плечи компьютерной техники. В сущности,  автоматизация делопроизводства ничего с документами не делает. Документ все также передается из рук в руки, только теперь через компьютер, минует такие же  стадии обработки, но только в электронном виде.  
При 1c корпоративный портал этот процесс документооборота упрощается, ускоряется и т.д. 
Очень часто издержки автоматизации во много раз превышают выгоды от эффективности автоматизированных процессов и операций. Многие компании считают, что никакая степень автоматизации не может увеличить эффективность настолько, чтобы ее плоды превысили издержки.  
В итоге был разработан другой подход к  увеличению эффективности работы компании. Этот подход гораздо глубже, чем автоматизация,  и называется он business process reengineering.  
Считается, что business process reengineering - это глобальная  перестройка бизнес процессов, проводимая для получения радикальных улучшений в критически важных в сегодняшних условиях показателей производительности, таких как качество, услуги, цена.  
Business process reengineering  служит для реконструкции работы методом упрощения или удаления с применением компьютеров не для автоматизации, а для реконструкции уже работающих бизнес процессов.  
Бизнес процессами называют логическую цепочку  связанных между собой действий, которая с помощью ресурсов предприятия создает или будет получать в скором необходимый для заказчика выход (продукт или услуга). 
Система документооборота business process reengineering   это, в некотором виде, реорганизация предприятия, но не изменения организационной структуры  компании, а реорганизация процессов.

1. Сущность  и особенности реинжиниринга бизнес-процессов

Реинжиниринг определяют как фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких  ключевых для современного бизнеса  показателях результативности, как  затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.

Объектом реинжиниринга  являются не организации, а процессы. Предприятия подвергаю реинжинирингу  не свои отделы продаж или производства, а работу, выполняемую персоналом этих отделов.

Одним из путей улучшения управления процессами, в совокупности образующими бизнес предприятия, является придание им наименований, отражающих их исходное и конечное состояния. Эти наименования должны отражать все те работы, которые выполняются в промежутке между стартом и финишем процесса. Термин «производство», звучащий как название отдела, лучше подходит к процессу, происходящему от момента закупки сырья до момента отгрузки готовой продукции. По этому же принципу могут быть названы ещё некоторые повторяющиеся процессы например:

«разработка продукта» - от выработки концепции до создания прототипа;

«продажи» - от выявления  потенциального клиента до получения  заказа;

«выполнение заказа» - от оформление заказа до осуществления  платежа;

«обслуживание» - от получения  запроса до разрешения возникшей проблемы.

Реинжиниринг бизнес-процессов  является одним из наиболее мощных способов повышения эффективности  производственно-экономической деятельности современных предприятий; идеология  реинжиниринга бизнес-процессов  получила мировое признание и завоёвывает сегодня самые разные страны. Реинжиниринг представляет собой фундаментальное переосмысление и радикальное переориентирование всего существующего способа выполнения работы предприятия для получения резких улучшений важнейших показателей. В этом смысле процесс реинжиниринга бизнес-процессов не является ни автоматизацией производства, ни инжинирингом программного обеспечения, ни реорганизацией или выравниванием организационной структуры предприятия, ни улучшением качества или управлением качества, а имеет уникальный статус и предназначение.

Реинжиниринг предусматривает  новый способ мышления и новый  взгляд производителя на построение предприятия как на инженерную деятельность. На первом этапе реинжиниринг бизнес-процессов  осуществляется обратный инжиниринг, суть которого состоит в создании имитационной модели существующего бизнеса, на втором этапе-прямой инжиниринг, представляющий собой построение модели нового бизнеса предприятия.

Имитационное моделирование  является одним из наиболее мощных и перспективных инструментов проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Необходимость разработки эффективных методов моделирования как инструмента выявления проблемных ситуаций, борьбы со сложностью проблем управления и оперативного принятия решений продиктована сегодня практикой развития отечественного рынка, где принимать решения приходится в условиях неопределённости, экономической нестабильности и повышенных рисков. При этом предполагается, что руководство предприятия готово сознательно следовать принципам рационального и интуитивного анализа возникающих проблем, их раннему диагностированию и предупреждению.

Реинжиниринг бизнес-процессов  ориентирован на процессы, его понятийной базой является объектно-ориентированный  подход, позволяющий описывать как  данные о сущностях, так и их поведение. В частности, прежде чем определить архитектуру некоторого сложного бизнес-процессов, необходимо как можно более обстоятельно и объективно изучить и описать специфику его поведения, особенности функционирования.

Для успешного реинжиниринга необходимы уверенность руководства предприятия в его необходимости; твёрдое и умелое управление реинжинирингом бизнес-прцесса; понимание коллективом предприятия, почему проект приведён в действие и как будут достигнуты его стратегические цели; собственный бюджет на проведение реинжиниринга бизнес-процессов; концентрация сил и средств на достижение наиболее приоритетных, но реальных целей; получение конкретных положительных результатов; технологическая поддержка проекта реинжиниринга бизнес-процессов; отсутствие внешнего управляющего воздействия на ход реинжиниринга бизнес-процессов; готовность предприятия пойти на риск.

Комплексное моделирование  деятельности предприятия на основе использования новых информационных технологий является одним из условий успешного проведения реинжиниринга бизнес-прцессов.

Задачей реинжиниринга  бизнес-процессов является попытка  найти совершенно новый способ реконструирования  существующего бизнеса с использованием новых технических достижений для  лучшего обслуживания клиентов. Задача усовершенствования бизнеса - долговременная поддержка либо существующих, либо перепроектированных процессов.

Перепроектирование бизнес-прцессов становится возможным благодаря  применению новых способов, методов  и приёмов управления предприятием, в частности, благодаря использованию новых информационных технологий.

Реинжиниринг бизнес-процессов  ориентирован на использование новых  информационных технологий для достижения совершенно новых целей.

Особенности перепроектирования бизнес-процессов.

Рассмотрим типовые способы  и приемы, применяемые при перепроектировании бизнес-процессов. Горизонтальное сжатие процесса означает объединение нескольких рабочих процедур (задач-операций) в  одну работу. При этом предприятие  избавляется от «сборочного конвейера», когда отдельные процедуры производственного процесса распределяются по отдельным рабочим местам, а исполнители подчиняются различным подразделениям предприятия. Весь новый процесс выполняется или одним сотрудником, или командой в несколько человек, что позволяет ускорить его на порядок. Достоинствами данного варианта являются:

- уменьшение числа ошибок и  сокращение числа работников, занятых  устранением последствий этих  ошибок;

- улучшение управляемости производства  за счет уменьшения числа людей  и четко распределенной ответственности между ними.

Вертикальное сжатие процессов - предоставление исполнителям права принимать самостоятельные  решения. При традиционной организации  работ на предприятии для принятия решений исполнители должны обращаться к управленческой иерархии (поскольку  считается, что сами они не имеют ни времени, ни склонности, ни глубоких и всесторонних знаний, необходимых для принятия решений). БПР расширяет полномочия и повышает роль каждого из сотрудников в работе предприятия, что приводит к уменьшению времени задержек, снижению стоимости продукции и услуг, ускорению реакции на запросы клиентов и т.д.

Выполнение шагов каждого  процесса в естественном порядке, использование, наряду с линейным упорядочением  работ, параллельное их проведение, что  приводит к сокращению времени и  затрат. Характерным примером здесь является метод одновременной инженерии, который предусматривает при разработке и проектировании новых изделий последовательно-параллельный подход на основе компьютерной технологии САD/САМ и интегрированной БД. Идея метода состоит в отказе от чертежей на бумаге и проектировании изделий непосредственно на экране ЭВМ, а также использовании БД, хранящей текущее состояние проекта.

Исполнение процессов  «различных вариантах - процесс начинается с проверочной процедуры, цель которой: определить, какой вариант его реализации наиболее подходит в заданной производственной ситуации. В простых случаях обработку запросов выполняет ЭС, обеспечивающая принятие решений и доступ ко всем необходимым данным и инструментариям, в сложных случаях - сотрудник приглашает- экспертов. Таким образом, новые процессы по сравнению с традиционным стали более ясными и простыми, поскольку каждый вариант ориентировав только на одну, соответствующую ему, ситуацию.

Выполнение каждой работы там, где это наиболее целесообразно - БПР распределяет работу между подразделениями, устраняя излишнюю интеграцию, что приводит к повышению эффективности процесса в целом. Специалисты, работающие на предприятии, обычно группируются в функциональные подразделения: расчетный отдел, отдел заказов, транспортный отдел и т.д., силами которых выполняются соответствующие работы. Однако такой способ функционирования часто оказывается чересчур медленным и расточительным, поскольку специалисты отделов вынуждены по многим вопросам обращаться друг к другу, прежде чем приступить к выполнению заказа ищи заявки клиента. После проведения БПР специалисты получают воз-можость работать более самостоятельно и инициативно, решая все возникающее вопросы в основном своими силами.

Уменьшение числа проверок: На практике стоимость проверок часто  превосходит стоимость потерь, которые  имели бы место при отсутствии проверок. БПР предлагает вместо проверки каждого из выполняемых заданий  укрупнение этих заданий и осуществление  проверок и управляющих воздействий в случае необходимости, что сокращает время и стоимость проверок.

Минимизация числа согласований - БПР минимизирует число согласований путем сокращения внешних точек  контакта и, как следствие этого  стирания граней между функциональными подразделениями.

«Уполномоченный» менеджер обеспечивает единую точку контакта, - если процесс сложен и интеграция невозможна, то «уполномоченный» менеджер:

- ведет себя с заказчиком (клиентом) так, как если бы  он был ответственным за весь  процесс;

- отвечает на вопросы заказчика (клиента) и решает его проблемы;

- имеет доступ ко  всем ИС, используемым в процессе, и ко всем исполнителям.

Преобладает смешанный  централизованно-децентрализованный подход, - применение современных информационных технологий дает возможность предприятию действовать на уровне подразделений автономно (децентрализовано), сохраняя за ними возможность использования централизованных данных. Наличие централизованной БД не препятствует автономной работе подразделений предприятия и облегчает их работу, позволяя обходиться без лишнего бюрократического аппарата.

Рассмотрим последствия  БПР в контексте четырех аспектов.

Переход от функциональных подразделений к командам процессов:

БПР объединяет людей  в группы, которые выполняют совместно  законченную часть работы - процесс. Выделяют три типа команд по следующим признакам:

- команда, объединяющая  некоторое число совместно работающих  людей с различными специальностями,  выполняющих рутинную, повторяющуюся  работу; члены команды объединяются  на длительное время;

- «виртуальная» команда,  объединяющая людей для решения  эпизодической и, как правило,  очень сложной задачи; после достижения  поставленной цели команда расформировывается  и ее члены переходят в другие  проекты и команды; один и  тот же работник может быть членом нескольких «виртуальных» команд, распределяя свое время между несколькими работами или проектами;

- команда, состоящая  из одного человека, оснащенного  необходимыми ИС и ЭС.

Каждый член команды  становится ответственным за весь процесс, что требует от него понимания этого процесса в целом и умения выполнять не одно, а несколько заданий. В результате БПР устраняются проверки, согласования и ожидания, вызванные преодолением границ между подразделениями предприятия; члены команды фокусируют свои усилия на потребностях клиентов, а не начальства. При этом работу нескольких экспертов может выполнить один подготовленный специалист.