Психологические аспекты делового общения

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

 

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

Психологические аспекты делового общения

 

Реферат по Психологии управления

студентки 2-го курса очной формы обучения

 

 

 

 

 

Руководитель _______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва  2013

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

Психологические аспекты  деловой беседы…………………………………….4

Психологические аспекты деловых переговоров………………...……………13

Психологические аспекты совещания………………………………...………..19

Психологические аспекты  публичного выступления………..………………..24

Заключение………………………………………………………………………29

Список используемых источников …………….………………………………30

 

 

Введение

Реферат  посвящен  проблеме делового общения. Эта проблема очень актуальна в настоящее время, и, на мой взгляд будет актуальна в будущем, так как владение искусством общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы. Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Необаятельный, угрюмый человек будет испытывать затруднения в общении с коллегами, ему сложно будет устанавливать контакты с деловыми партнерами, добиваться успехов на переговорах. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он ни решал, — создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения.

Общение с людьми — это  наука и искусство. Здесь важны  и природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет  достичь успеха во взаимодействии с  другими людьми, должен учиться этому.

Грамотность, логичность и  эмоциональная окраска речи сегодня  являются обязательным условием любого делового общения. Деловые люди должны владеть техникой непосредственного  контакта, как на индивидуальном, так  и на массовом уровне, и уметь  обращаться со словом. Чтобы этого  достичь, необходимо изучать особенности  публичных выступлений, правила  верного обращения со словом и  техникой его использования. А знания приемов влияния на партнера во время  делового общения помогут налаживанию  делового сотрудничества.

К любому виду делового общения  необходимо заранее подготовиться, чтобы быстро найти общий язык с собеседником, не забыть обсудить все важные вопросы, решить насущные проблемы.

В реферате будут рассмотрены  психологические аспекты   деловой  беседы, деловых переговоров, совещания  и публичного выступления.  В частности будет рассмотрен этап подготовки к каждому из этих видов делового общения, а также будут сформулированы практические рекомендации по их ведению.

 

 

Психологические аспекты деловой беседы

Деловая беседа – это  целенаправленная, с заранее планируемым  эффектом устная коммуникация, которая  служит решению производственных проблем  и предполагает выработку соответствующих  решений. Значение деловой беседы трудно переоценить. Она является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника  в обоснованности предлагаемой позиции, поэтому тому, кто собирается проводить  такую беседу, необходимо  хорошо подготовиться к ней.

Подготовка  к деловой беседе

Безусловно, быть готовым  к деловой беседе лучше, чем быть к ней не готовым. Готовность к  деловой беседе дает вам психологическое  преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидная вещь на практике, в реальном менеджменте часто игнорируется. И напрасно! Если мы хотим, чтобы деловая беседа стала формой управленческого общения, эффективным взаимодействием, мы ни в коем случае не должны игнорировать ее подготовительный этап.

Для подготовки к деловой  беседе следует ответить  на следующие  вопросы:

1. Четко ли вы представляете цели беседы? (Видите ли конкретный результат?) Или, другими словами: что вы хотите в конце беседы?
2. Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
3. Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
4. Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
5. Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
6. Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
7. Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
8. С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
9. Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
10. Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
11. Если собеседник вам неприятен, как вы настройте себя на терпимость к нему?
12. Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
13. Какую аргументацию предложите собеседнику?
14. Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
15. Как обеспечите согласование мнений?
16. Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
17. Как вы будете управлять атмосферой разговора?
18. Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
19. Каковы интересы вашего партнера?
20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе? Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Но это и не обязательно. Ответьте хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст вам некоторые психологические «козыри»:

а) вы будете психологически настроены на деловую беседу;

б) вы заранее будете знать  возможные слабые места вашего собеседника (и свои собственные).

Принципы  проведения деловой беседы

Психологическая подготовка к деловой беседе и  настрой на партнера — дело очень  важное, но не решающее. Результат зависит  от вашей подготовленности, но определяется тем, как вы построите сам разговор. Для того чтобы не совершать очевидных  ошибок в построении беседы, психологи  предлагают воспользоваться следующими основными принципами.

1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно, даже в том случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируемые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Вo-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: «В дискуссии побеждает тот, кто более спокоен». Спокойствие и рациональность — лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.
2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Ведь он пытается объяснить вам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели. А это вызывает раздражение и может привести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении — ваша цель!), следует ее понять.
3. Внимание. Установлено, что в процессе беседы уровень концентрации внимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения информации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы «выпадает», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт. Лучший способ для этого — задать вопрос: «Вы меня слушаете?»
4. Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию даже тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш (а он иногда бывает) может обернуться стратегическим поражением.
5. Разграничение. Установление границы между собеседником и предметом разговора — очень важный психологический принцип. В процессе общения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим (его личностными качествами) или даже с нашим отношением к нему.

Приятная  информация, сообщенная неприятным собеседником, теряет половину своей привлекательности. Наше личное отношение к человеку, которого мы недолюбливаем, часто затрудняет объективную оценку информации, которую  он сообщает.

Чтобы этого  избежать, обращайте внимание, прежде всего на то, что именно вам сообщается, а не на то, кто и как сообщает. Отделение фактов от мнений (оценок), а мнений от эмоций является принципом построения конструктивной беседы.

Правила проведения деловой беседы

 
1. Двойной интерес. Каждый собеседник  преследует двойной интерес:

• относительно существа дела, обсуждаемого в беседе,
• относительно своего взаимодействия с партнером. Иными словами, общаясь, люди думают не только о том, что обсуждается, но и о том, как будут строиться и развиваться их дальнейшие отношения. Сохранение хороших (конструктивных) отношений — цель не менее важная, чем обмен информацией. Вот почему мы зачастую предпочитаем не обсуждать некоторые темы с нашими близкими, боясь испортить с ними отношения.

Психологи рекомендуют на каждом этапе  вести разговор так, чтобы он способствовал  развитию ваших отношений с подчиненными, а не мешал им. Проблема заключается  в том, что отношения обычно увязываются  с предметом беседы, с темой  разговора. Поэтому:

• не делайте поспешных выводов о намерениях вашего собеседника, исходя из собственных опасений. Короче говоря, не принимайте собственные страхи за его планы. Ваша проблема — не вина партнера. Обвинять его — самый легкий способ, даже в том случае, если он действительно виноват. Ваши слова хотя и справедливы, но обычно непродуктивны. Ваше наступление вынуждает оппонента занимать оборонительную позицию и не соглашаться с тем, что вы сообщаете;
• внимательно слушайте и показывайте, что вы услышали сказанное. Слушание — это активный процесс! О том, как сделать его продуктивным, мы поговорим чуть позже, а пока я ограничусь тем, что подчеркну важность слушания;
• говорите о ваших интересах, о том, чего вы хотите. Собеседник может не догадываться об этом, а вы можете не знать, каковы его интересы. Если вы хотите, чтобы ваши интересы были приняты во внимание, следует объяснить, в чем они заключаются. При этом формулировки должны быть конкретными и ясными;
• смотрите вперед, а не назад. Вы быстрее добьетесь своей цели, если будете говорить о том, чего хотите достичь, а не о том, что было. Вместо того чтобы спорить с человеком о прошлом, в котором все равно ничего нельзя изменить, говорите о будущем. Не просите объяснить вчерашние действия, гораздо продуктивнее рассмотреть, кто и что должен сделать завтра.

2. Внимание к партнеру. Исключительное, я бы даже сказал подчеркнутое  внимание к собеседнику — важное  правило. Если вы покажетесь  партнеру заинтересованным слушателем, это значительно облегчит и  его, и вашу задачу. Для этого:

• сопровождайте речь партнера репликами типа: «Да!», «Понимаю вас...», «Это интересно...», «Приятно это слышать». Если вы будете делать это непринужденно и конструктивно, сопровождая слова соответствующими невербальными знаками, такая реакция создаст подсознательное желание высказываться свободно и непринужденно. Она поможет выразить одобрение, интерес, понимание;
• проявляйте стремление получить дополнительные факты и прояснить позицию собеседника, используя фразы: «Пожалуйста, уточните это...», «Повторите, будьте добры, еще раз...», «Как я вас понял...», «Вы можете поправить меня, если я ошибаюсь...», «Другими словами, вы считаете, что...» и т. д.;
• обращайтесь к партнеру по имени (по имени-отчеству) как можно чаще и непринужденнее;
• не говорите обидных слов — помните о законе эмоционального зеркала: нервозность одного собеседника вызывает нервозность другого, злость порождает злость, агрессия — агрессию. Чтобы ваши слова подействовали, говорите деликатно, не оскорбляя партнера;
• осторожно выбирайте слова, указывая на ошибки и Неточности вашего партнера. Ошибаться могут все, а острая реплика типа: «Это абсолютно неверно!» или: «Вы заблуждаетесь!» убивает мысль, задевает чувство собственного достоинства собеседника и, следовательно, разрушает Контакт. Сказать человеку, что он неправ, можно и взглядом, и жестом, и тоном, причем так же красноречиво, как и словом. Но при этом недопустимо унижать его собственное достоинство. Словами: «Вы не правы, и я сейчас вам это докажу», вы как бы говорите «Я умнее вас». Лучше сказать по-другому, например: «Я думаю иначе. Но, конечно я могу заблуждаться. Надеюсь, вы меня поправите, если я в чем-то буду неправ». Как видите, в психологии общения самый короткий путь для высказывания своих мыслей - не всегда самый лучший.

3. Поиск общего. Любая деловая  беседа есть, с психологической  точки зрения, поиск общего (общей  позиции общего подхода к обсуждаемому  вопросу). Для того чтобы поиск  общего шел легче, следует:

• не начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Необходимо, чтобы собеседник с самого начала разговора ответил на ваш вопрос утвердительно (сказал: «Да!») или согласился с вашей мыслью.

Если дается отрицательный ответ, то, с точки зрения психологии, человек  оказывается в позиции, которая  требует, чтобы он оказался верен  сказанному. Потребуется время (и  иногда значительное), чтобы ваш  собеседник понял, что его «Нет!»  было неразумным.