Проблема адаптации персонала в организации

Этап 2. Ориентация — практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые  к нему предъявляются со стороны  организации. Значительное внимание, например в компаниях США, уделяется адаптации  новичка к условиям организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом.

Обычно программа ориентации включает ряд небольших мероприятий: лекции, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или  с определенным оборудованием).

После прохождения общей  программы ориентации может быть проведена специальная программа, осуществляемая как в формах специальных  бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так  и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

— цели и приоритеты, организация  и структура;

— направления деятельности;

— взаимоотношения с другими  подразделениями;

— взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности  и ответственность:

— детальное описание текущей  работы и ожидаемых результатов;

— разъяснение важности данной работы, как она соотносится  с другими в подразделении  и на предприятии в целом;

— нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

— длительность рабочего дня  и расписание;

— дополнительные ожидания (например замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность:

— виды помощи, которая может  быть оказана, когда и как просить  о ней;

— отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила,  предписания:

— правила, характерные только для данного вида работы или данного  подразделения;

— поведение в случае аварий, правила техники безопасности

— информирование о несчастных случаях и опасности;

— гигиенические стандарты;

— охрана и проблемы, связанные  с воровством

—отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

—- правила поведения  на рабочем месте

— вынос вещей из подразделения;

— контроль за нарушениями

— перерывы (перекуры, обед);

— телефонные переговоры личного  характера в рабочее время;

— использование оборудования;

— контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников  подразделения.

Этап 3. Непосредственная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и  значительной степени обусловливается  его включением в межличностные  отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку  возможность активно действовать  в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого  этапа оказывать максимальную поддержку  новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности  деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным  преодолением производственных и межличностных  проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 — 1,5 года работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.

В процессе адаптации следует  плавно вводить нового работника  в его деятельность и исключать  ситуации, которые могли бы отрицательно повлиять на вхождение работника  в трудовой ритм коллектива, непредвиденные трудности, связанные с перегрузками, дефицитом информации и т.д. Поэтому  в адаптационный период следует  принимать меры к недопущению ряда моментов, приводящих к психологической дезадаптации работника:

— недоумение: все позитивные представления, связанные с предприятием, рушатся;

— испуг: неизвестно, что  делать и как себя вести;

— уныние: ощущение, что нет  необходимости проявлять себя;

— возмущение: появляется склонность негодовать по пустякам;

— псевдоответственность: утрачивается всякий авторитет начальства;

— нарушение режима работы; предпринимается любое нарушение  распорядка;

— пассивное принятие: подчинение любому распоряжению;

— притязание: склонность присоединяться к коллективным протестам;

— лень: индифферентность и  апатия становятся каждодневными;

— отсутствие диалога с  начальством, делающее проблемы неразрешимыми;

— отсутствие коллективной цели, в результате чего работник не чувствует свой труд достаточно мотивированным;

отсутствие доверия к  себе, которое работник усматривает  в действиях начальства;

— отсутствие участия: работник все меньше отождествляет себя с  коллективом;

— отсутствие цели: работник осознает, что предприятие не предоставляет  ему никаких возможностей для  развития. 

5.Участники адаптационного  процесса: их роли и задачи

В успешной адаптации нового сотрудника заинтересована прежде всего  компания. Это не только вопрос комфорта новичка, но и обретение эффективного и лояльного сотрудника.

В некоторых компаниях  принято считать, что развитие персонала  является исключительной прерогативой сотрудников кадровой службы, что  в корне неверно.

Идеально, если со стороны  компании в адаптации нового сотрудника принимают участие три стороны:

1)наставник

2)непосредственный руководитель

3)служба персонала

Рассмотрим функции каждой из сторон, предполагая, что в компании все стороны (линейные руководители, наставники, службы персонала) задействованы  в процессе адаптации новых сотрудников.

Служба персонала

Опыт показывает, что эффективнее  всего, когда кадровая служба выполняет  координирующую роль в процессе адаптации, а именно разрабатывает и внедряет адаптационные инструменты, обучает  внутренних клиентов (руководителей  и наставников) их использованию, контролирует исполнение утвержденных процедур.

Задач и службы персонала  по отношению к новым сотрудникам:

- участие в проведении  мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа  о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положении  о коммерческой тайне и т.д.;

- проведение Welcome! Тренинга;

- подготовка Комплекта  новичка;

- эмоциональная поддержка  новичка во время всего периода  адаптации;

- получение обратной связи  от новичка после окончания  адаптационного периода.

Кто именно в службе персонала  координирует адаптацию нового сотрудника, зависит, прежде всего, от структуры  службы и распределения обязанностей внутри нее: это может быть менеджер по персоналу, менеджер по подбору персонала, тренинг-менеджер.

Линейный  руководитель

Руководители подразделений  являются ключевыми клиентами службы персонала.

Задачи, стоящие перед  руководителем по адаптации новых  сотрудников:

1.Определение должностных  обязанностей. Подготовка предложений  о работе.

2. Постановка целей и  задач на период испытательного  срока, определение содержания  работы на это время - новичок  должен четко понимать, по каким  критериям его будут оценивать  после того, как испытательный  срок окончится.

3. Определение наставника  из числа ведущих специалистов  отдела. Следует помнить, что неправильный  выбор наставника может свести  на нет эффективность всей  адаптации.

4. Ознакомление новичка  с содержанием адаптационного  листа и разъяснение назначения  запланированных мероприятий.

5. Отслеживание промежуточных  результатов. Важно избегать ситуации, когда сотрудника оставляют без  контроля на весь испытательный  срок, в конце которого фактические  результаты его деятельности  расходятся с запланированными. Хотя бы раз в месяц необходимо  беседовать с новым работником  о том, каких успехов он достиг  и с какими сложностями сталкивается. По результатам такой встречи  может быть принято решение  о сокращении продолжительности  испытательного срока.

6. Оценка выполненных  заданий, проведение оценочных  мероприятий для проверки приобретенных  знаний в случае обучения сотрудника  во время адаптационного периода.

7. Принятие решения относительно  работы нового сотрудника в  компании.

Наставник

Наставничество - процесс  обучения, консультирования и оценки новичка более опытным сотрудником. Следует помнить, что наставник  не только помогает новичку адаптироваться в компании, но и развивает собственные  управленческие навыки.

Действия, выполняемые наставником  в адаптационном процессе:

- подготовка рабочего  места нового сотрудника к  первому дню его работы;

- поздравление новичка  с началом работы;

- рассказ о функциях  подразделения и знакомство новичка  с коллективом - часто эту функцию  осуществляет отдел персонала,  но по опыту эффективнее, если  ее возьмет на себя наставник,  который лучше, чем представитель  кадровой службы, сможет акцентировать  внимание на том, с кем человеку  придется общаться, к кому обращаться  за помощью в тех или иных  случаях;

- знакомство с рабочим  местом, оборудованием, содержанием  функциональных обязанностей, подготовленных  руководителем;

- обеспечение доступа  в интернет, обучение работе в  корпоративной базе данных;

- обучение в процессе  работы - хорошо, если в компании  существует план обучения или  стажировки, по которому работает  наставник;

- предоставление обратной  связи, которая является инструментом  развития новичка.

Куратор

Очень часто в литературе термины «наставник» и «куратор»  используются как синонимы. Предлагаю  посмотреть на них немного шире, тем более что все чаще речь идет об одной из новых российских компаний форм наставничества - buddying (от анг. buddy - дружок, приятель). В этом случае к новичку «прикрепляется» «приятель». Он помогает только что пришедшему сотруднику сориентироваться в негласных правилах компании. Например, объясняет, как принято обедать, поздравлять коллег с днем рождения и т.д.

Задачами куратора могут  быть:

- помощь в изучении  алгоритмов работы в корпоративном  интренет-портале;

- обед с новым сотрудником  в первый день его работы;

- регулярные встречи с  новым сотрудником, ответы на  вопросы об особенностях корпоративной  культуры;

- разъяснение норм внутренних  коммуникаций, принятых правил делового  этикета. 

Особенности адаптации: от рабочего до руководителя.

Быстрота привыкания сотрудника к новой компании зависит от многих факторов: профессии, опыта работы, личностных  особенностей. Сотрудников организации с точки зрения квалификации можно условно разделить на несколько групп:

1. Рядовые сотрудники, рабочий персонал.

2. Специалисты,  служащие, инженерно-технические работники (ИТР).

3. Молодые специалисты.

4. Руководители  среднего звена

5. Руководители  высшего звена.

6. Сотрудники  удаленных офисов.

Для каждой группы персонала  имеют приоритет различные аспекты  адаптации. Рассмотрим подробнее особенности  данного процесса для разных категорий  работников.

-Рядовые сотрудники:

Процессу адаптации рядовых  сотрудников, к  которым относятся, например, рабочие производства и  обслуживающий персонал офиса, не всегда уделяется достаточно внимания. При  этом на большей части промышленных и сервисных предприятий эта  группа – самая многочисленная и  в случае малейших негативных изменений  в организации «голосует ногами», проще говоря, увольняется. Чтобы  этого избежать, для данных сотрудников  следует использовать хотя бы минимальный  набор инструментов адаптации: проводить  вводный инструктаж, объяснить алгоритмы  работы и т.д. Целесообразно обеспечить выход в производственные цеха в  определенный день, например, в пятницу. Этот день должен быть полностью распланирован: работники оформляются в отделе кадров, посещают инструктажи по охране труда и технике безопасности, получают рабочую одежду, для них  проводят экскурсию по предприятию. В понедельник сотрудники уже готовы к первому рабочему дню.