Предложения по улучшению использования рабочего времени руководителя предприятия ООО «Эвихон»

Для того чтобы максимально снизить риск потери времени, разрабатываются специальные методы:

1) Хронометраж, т. е. изучение рабочего времени путем ведения соответствующих регулярных наблюдений и замеров продолжительности многократно повторяющихся элементов операции. Этот метод иначе называют выборочным наблюдением. По произведению достаточного количества замеров необходимо особо подробно изучаются и обобщаются данные о составе работников по демографическим характеристикам (по полу, возрасту), уровню образования, производственному стажу, профессиональному и квалификационному составу.

2) Фотография рабочего дня. Данный метод представляет собой наблюдение на протяжении всего рабочего дня или его части за действиями работника с целью выявления возможных потерь рабочего времени. Он позволяет определить фактическую выработку работника. Если наблюдение ведется за работой не более 3 рабочих, это называется групповой фотографией рабочего времени. Наблюдатель непосредственно контролирует все операции и осуществляет замеры времени. А вот самофотография не столь эффективна в использовании, поскольку позволяет изучать только причины возникновения потерь и сами их величины.

3) Фотохронометраж, или комплексный вид наблюдения. Иными словами, совмещаются и применяются сразу два метода: хронометраж и фотография рабочего дня.

4) Метод моментных наблюдений основан на предположении повторяемости случаев работы и перерывов. Таким образом, наблюдатель совершает обход рабочих мест через определенные промежутки времени, что позволяет ему фиксировать сам момент работы или простоя. Данный метод удобно применять в том случае, когда контроль ведется над оборудованием цехов или больших участков работы, где число работников составляет свыше 3 человек. [23, c.134-136]

Данные методы позволяют контролировать производственный процесс на всех его стадиях.

1.3  Эффективное использование времени – тайм менеджмент

Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Его задача - упорядочить использование времени (рабочего и личного времени) дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать. ТМ - это учет и оперативное планирование времени.

ТМ возник относительно недавно, стал популярен только с 80-х годов XX века. [27, c. 76]

К основным частям тайм-менеджмента относятся:

• учет времени
• оптимизация времени
• планирование дня 
• организация мотивации
• постановка целей

Постановка целей – необходимый этап в ТМ, который помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует и не следует применять.

Планирование – это основной метод, помогающий эффективно использовать рабочее время. Оно всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служат долгосрочные цели, на основе которых устанавливаются среднесрочные и краткосрочные цели.

Сам процесс планирования заключается в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При это следует соблюдать следующие правила планирования:

1. Планирование осуществляется в письменном виде. Следует отмечать в плане не только то, что нужно сделать, но и то, что уже выполнено – своеобразный мотивирующий инструмент.
2. Следует  учитывать результаты предыдущих этапов планирования, чтобы выявить ошибки и избежать их в дальнейшем.
3. Следует планировать только 60% рабочего времени, а 40% незапланированным (20% непредвиденное время, 20% спонтанное время).
4. Необходимо устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем .
5. Разделять дела по степени срочности и важности.
6. Периодически пересматривать планы, вносить изменения, если требуется, согласовывать дела с подчиненными. [3, c.198]

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и их необходимо ликвидировать. Существуют различные способы борьбы с ними, но следует помнить, что каждый случай индивидуален.

1.4 Требования к руководителю

Руководитель несет ответственность за свое подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

 Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством. [6, c. 85-97]

 От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника/ [30, c. 36-78]

1.5 Психологические методы  воздействия руководителя на  персонал

Психологические методы играют очень важную роль в работе с персоналом, т. к. направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как правило, строго персонифицированы и индивидуальны. Главной их особенностью является обращение к внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, чувствам, образам и поведению с тем, чтобы направить внутренний потенциал человека на решение конкретных задач предприятия. [9, c. 130]

Прием воздействия - совокупность средств и алгоритм их использования. Методы воздействия -- совокупность приемов, реализующих воздействие на: 1) потребности, интересы, склонности, т. е. источники мотивации активности, поведения человека; 2) на установки, групповые нормы, самооценки людей, т. е. на те факторы, которые регулируют активность; 3) на состояния, в которых человек находится (тревога, возбужденность или депрессивность и т.п.) и которые изменяют его поведение.

Способы психологического воздействия относят к числу важнейших элементов психологических методов управления. Они концентрируют все необходимые и разрешенные законом приемы воздействия на людей для координации в процессе совместной трудовой деятельности. К способам психологического воздействия относятся:

• Внушение представляет психологическое целенаправленное воздействие на личность подчиненного со стороны руководителя при помощи его апелляции к групповым ожиданиям и мотивам побуждения к труду.
• Убеждение базируется на аргументированном и логическом воздействии на психику человека для достижения поставленных целей, снятия психологических барьеров, устранения конфликтов в коллективе.
• Подражание является способом воздействия на отдельного работника или социальную группу путем личного примера руководителя или новатора производства, образцы поведения которого являются примером для других.
• Вовлечение является психологическим приемом, при помощи которого работники становятся соучастниками трудового или общественного процесса, например выборов руководителя, принятия согласованных решений, соревнования в коллективе и др.
• Побуждение - позитивная форма морального воздействия на человека, когда подчеркиваются положительные качества работника, его квалификация и опыт, уверенность в успешном выполнении порученной работы, что позволяет повысить моральную значимость сотрудника на предприятии.
• Принуждение - крайняя форма морального воздействия, когда другие приемы воздействия на личность не дали результатов и работника заставляют выполнять определенную работу.
• Осуждение - прием психологического воздействия на человека, который допускает большие отклонения от моральных норм в коллективе или результаты труда и качество работы которого крайне неудовлетворительны.
• Требование имеет силу распоряжения. В связи с этим оно может быть эффективным только в том случае, когда руководитель обладает большой властью или пользуется непререкаемым авторитетом.
• Запрещение предполагает тормозящее воздействие на личность. К нему мы относим запрещение импульсивных действий неустойчивого характера, что, в сущности, является вариантом внушения, а также запрещение недозволенного поведения.
• Плацебо давно используется в медицине как прием внушения. На производстве плацебо - это пример поведения авторитетного лица, когда работникам с легкостью демонстрируют какие-либо действия, превозмогая боль, чрезмерную усталость, страх высоты и т. п. Видя это, работники могут с такой же легкостью повторить показанные действия, не испытывая при этом неприятных ощущений.
• Порицание обладает убеждающей силой только в условиях, когда собеседник идентифицирует себя с руководителем: "он один из нас". В других случаях порицание воспринимается как менторское назидание, которое можно выслушать, но которому не нужно следовать.
• Командование применяется тогда, когда требуется быстрое и точное исполнение без каких бы то ни было критических реакций. При выполнении команд не рассуждают.
• Обманутое ожидание эффективно в ситуации напряженного ожидания. Предшествующие события должны сформировать у собеседника строго направленный ход мыслей. Если вдруг обнаруживается несостоятельность этой направленности, то собеседник оказывается в растерянности и без возражений воспринимает предлагаемую ему идею.
• "Взрыв" - прием, известный как мгновенная перестройка личности под влиянием сильных эмоциональных переживаний. Неожиданный раздражитель вызывает у него сильный стресс. Это приводит к коренному изменению взглядов на вещи, события, отдельных людей и даже мир в целом.
• Намек - прием косвенного убеждения посредством шутки, иронии и аналогии. В некотором смысле формой намека может быть совет. Сущность намека состоит в том, что он апеллирует не к сознанию, не к логическому рассуждению, а к эмоциям.
• Комплимент нередко смешивают с лестью. Комплимент никого не обижает, он всех возвышает. Он наталкивает человека на размышления, на догадку.
• Похвала является позитивным психологическим приемом воздействия на человека и оказывает более сильное действие, чем осуждение.
• Просьба является весьма распространенной формой общения между коллегами, молодыми и опытными работниками и реже применяется во взаимоотношениях руководителя с подчиненными.
• Совет - психологический метод, основанный на сочетании просьбы и убеждения, часто применяемый во взаимоотношениях коллег, наставников молодых рабочих и опытных руководителей.
• Поведение - совокупность взаимосвязанных реакций, осуществляемых человеком для приспособления к внешней среде. [2, c. 57-101]

Социально-психологические методы представляют собой наиболее тонкий инструмент воздействия на социальные группы людей и личность человека. Искусство управления людьми заключается в дозированном и дифференцированном применении тех или иных приёмов из перечисленных выше.

 

Глава 2 Использование рабочего времени руководителя предприятия ООО «Эвихон»

2.1 Характеристика предприятия  ООО «Эвихон» и руководителя  в целом

Общество с ограниченной ответственностью «Эвихон» (ООО «Эвихон») как юридическое лицо, ранее товарищество с ограниченной ответственностью «Эвихон», зарегистрировано Постановлением Главы администрации г. Омск  08.12.92 г. №1181 с изменениями от 04.06.94 г. №1208.

ООО «Эвихон» учреждено в соответствии с ГК РФ, принятым Государственной Думой РФ 21.10.94 г. и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 г., а также на основании Решения учредителей.

Юридический адрес ООО «Эвихон» - 630123, г. Омск,  ул. Байкальская 5/3. Фактический адрес: г. Омск, ул. Аносова 34.

Данное предприятие является юридическим лицом с моментом его государственной регистрации, обладает обособленным имуществом, которое арендует у муниципалитета, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать, товарный знак и иные реквизиты.

Целью создания ООО «Эвихон» является более полное насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей организаций и физических лиц, а также создания дополнительных рабочих мест и получения дополнительной прибыли.

Организационная структура управления представлена на рисунке 2.1 (приложение 1)

Директор – Лукьяненко Алексей Михайлович. Возраст 35 лет. Самостоятельно зарегистрировал и организовал данное предприятие в возрасте 33 лет. ООО «Эвихон» является рентабельным и перспективным предприятием.

К оперативным работникам на предприятии относится торговый персонал – это продавцы и кассиры, административно-управленческий персонал – это директор, заместитель директора, главный бухгалтер, заведующие секциями, специалисты – товароведы.

Руководство предприятием осуществляет директор, который одновременно является основным его учредителем. Директор без доверенности от имени предприятия имеет право представлять его интересы, заключать договоры, выдавать доверенности, утверждать штатное расписание, издавать приказы и указания. Директор предприятия является непосредственным начальником для своих заместителей и начальников всех отделов. Директору подчиняются зам. директора, главный бухгалтер и отдел кадров, которым в свою очередь, подчиняются товароведы, заведующие секциями, бухгалтерия и торговый и обслуживающий персонал.

Руководитель ООО «Эвихон» выполняет следующие функции:

• управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;

• взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;

• производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;

• осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

Руководитель ООО «Эвихон» обладает следующими деловыми качествами, помогающими ему успешно вести свое дело:

• умение создать организацию, обеспечить ее деятельность всем необходимым, ставить и распределять среди исполнителей задачи, координировать и контролировать их осуществление, побуждать к труду;
• энергичность, доминантность, честолюбие, решительность, напористость, воля, требовательность;
• контактность, коммуникабельность, умение расположить к себе людей;
• целеустремленность, инициативность, оперативность в решении проблем;
• ответственность, способность управлять собой, своим поведением, рабочим временем, взаимоотношениями с окружающими, воспитывать их;

Директор находится на рабочем месте 6 дней в неделю (понедельник - суббота) по 9 часов в день (с перерывом на обед).

2.2 Анализ затрат рабочего времени на предприятии и личных качеств руководителя

Для проведения анализа затрат рабочего времени на предприятия ООО «Эвихон» составим фотографию рабочего дня (за неделю) директора предприятия Лукьяненко Алексея Михайловича, результаты представлены в таблицах 1 – 6. (приложение 2)

Данные таблиц позволяют посчитать баланс рабочего времени по каждому  наименованию (таблица 7).

Таблица 7

Фактический баланс рабочего времени

Наименование затрат рабочего времени	Индекс	Продолжительность
Подготовительно- Заключительная работа	ПЗ	135
Организационно-административные работы	А	495
Отдых и личные надобности	ОЛН	510
Нерегламентированные перерывы зависящие от работника	ПС	30
Основная работа	О	2045
Время обслуживания рабочего места	ОРМ	55
Итого		3270