Организационные структуры системы менеджмента предприятия( организации,фирмы)

- продвижение идей делового  совершенства;

- лидерство в продвижении идей качества;

- мотивирование персонала к  совершенствованию производственных  процессов;

- стимулирование действий компании, нацеленных на обеспечение качества;

- непосредственное участие в  совершенствовании производственных  систем, которое не сводится к отдаче приказаний, но включает активную работу по внедрению усовершенствований;

- внедрение современных знаний  в области качества;

- наставничество по отношению  к коллективам исполнителей проектов  и отдельным сотрудникам по  вопросам качества, а также другим смежным дисциплинам, готовность делиться всеми своими знаниями и опытом в этой области.

Само по себе изменение требований не принесет к совершенствованию  в бизнесе, если организация не будет  к этому стремиться. Успешная СМК  подразумевает более эффективное функционирование предприятия. Это может быть достигнуто при условии, что руководителю, а чаще менеджерам среднего и высшего звена, придется поступиться какими-то важными собственными принципами, переориентировать свой труд.

В  настоящее руководители ЗАО «НовЭЗ»  понимают важность личного участия в процессе, то есть быть главными идеологами  СМК в своей компании, не бояться коренных изменений, т.к. только в этом случае усилия по внедрению СМК принесут  результат.

Одна из форм решения этой проблемы на уровне предприятия ЗАО «НовЭЗ»  – проведение совещаний Дней Качества. Еженедельно проводятся встречи между руководителями высшего и среднего уровня, где обсуждаются вопросы качества.

Разные вопросы затрагиваются  на этих совещаниях. Выявляются неформальные проблемы, которые больше нигде не поднимаются: ни на утреннем селекторном совещании, ни на совещаниях по кадровым вопросам, финансам или сбыту, ни где бы то ни было ещё. Речь идет о порядке и чистоте на рабочем месте, о дисциплине, и т.д. Эти совещания одно из «ноу – хау», потому что благодаря им, решаются проблемы, которые могут накапливаться годами. Повестка дня формируется директором по качеству. На каждом совещании есть обязательные моменты: ведётся протокол, где фиксируются принятые решения и их выполнение, анализируются результаты внутренних аудитов. Затем участники совещания выносят на обсуждение вопросы, которые, по их мнению, требуют полномочий генерального директора. Такие совещания проводятся на ЗАО «НовЭЗ» сравнительно недолго, но их эффективность не вызывает сомнений.

 

3 глава Организация внутреннего аудита на ЗАО «НовЭЗ»

Целью внутренних технологических  аудитов является подтверждение  ведения процессов производства электродной продукции в соответствии с требованиями нормативной, технологической документации и другими видам документации, принятыми на ЗАО "НовЭЗ", выявление несоответствий и определение областей, требующих улучшения, а также оценка результативности разработанных корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Аудит систем менеджмента качества, менеджмента здоровья и безопасности, управления охраны окружающей средой, проводимый одновременно, называют комплексным аудитом.

Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита, которое не несёт прямой ответственности за деятельность проверяемого (ых) подразделения (ий).

Внутренний технологический аудит  - аудит процессов выпуска электродной продукции. Замечание - критическое суждение о состоянии обследуемого объекта.

Значительное несоответствие - невыполнение требования, установленного документом интегрированной системы менеджмента, которое оказывает отрицательное влияние на качество продукции, окружающую среду, здоровье и безопасность.

Идентификация несоответствия - установление его принадлежности к определённому виду по признаку невыполнения конкретного требования.

Критерии аудита - совокупность политики, процедур или требований.

Наблюдение (осмотр) - констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном доказательстве.

Незначительное несоответствие - невыполнение требования, установленного документом интегрированной системы менеджмента, которое может оказать отрицательное влияние на качество продукции, окружающую среду, здоровье и безопасность или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено.

Несоответствие - невыполнение установленных требований.

План - документ, регламентирующий проведение аудита, отражающий цель аудита, проверяемые области (вопросы) и подразделение, привлекаемых внутренних аудиторов, экспертов, дату и время проведения аудита.

Программа аудита - совокупность нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели

Рекомендации - предложения по улучшению интегрированной системы менеджмента.

Свидетельства аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены.

Технический эксперт - лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу.

Третья ступень контроля - часть трёхступенчатого контроля за состоянием охраны труда предприятия, проводимая комиссией в соответствии с утвержденным планом-графиком, возглавляемая заместителем генерального директора - главным инженером.

АО - административный отдел

ИСМ - интегрированная система менеджмента

ОВТА - отдел внутренних технологических аудитов

ОИСМ - отдел интегрированной системы менеджмента

ОТиЭ - охрана труда и экология

ОТК – отдел технического контроля

ЦГЭП- цех графитации электродной  продукции

ДП- документированная процедура

СТП – стандарт предприятия

Примеры значительных и незначительных несоответствий отображены в таблице 2.

 

Таблица 2- Характеристика значительных и незначительных несоответствий

Значительное несоответствие	Незначительное несоответствие
1Любое несоответствие, которое может привести к ухудшению качества продукции, здоровья и безопасности на производстве, загрязнению окружающей среды или функционированию интегрированной системы менеджмента	1 Единичные случаи  невыполнения одного из положений  документов ИСМ
2 Использование средства  измерения с истекшим сроком  поверки	2 Отдельные нечёткие  записи по ИСМ
3 Требования документов  ИСМ (СТП, ДП и т.д.) не выполняются  в полном объёме	3 Отсутствие подписи  на копиях документов, отсутствие  расшифровки подписи, даты подписания и т.д.
4 Фактически более  низкая квалификация работника,  выполняющего ответственную операцию  технологического процесса, чем  это требуется
5 Несоответствие, характеризуемое  значи-тельным расхождением между  планируемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим (наблюдаемым) состоянием объекта ИСМ
6 Использование неактуальной  документации по ИСМ
Примечание: незначительное несоответствие можно классифицироваться как замечание

 

Планирование проведения внутренних аудитов

Годовой план-график проведения внутренних комплексных аудитов на предприятии составляет ведущий аудитор ОИСМ, согласовывает начальник ОИСМ и заместитель главного инженера по ОТиЭ, утверждает координатор ИСМ не позднее, чем до 25 декабря текущего года. График аудитов согласуется с годовым графиком проведения совещаний третьей ступени контроля за состоянием охраны труда (Приложение № 1 к Системе управления охраной труда ЗАО «НовЭЗ»).

Годовой план-график вводится в действие с момента утверждения и обязателен для применения всеми структурными подразделениями.

Планирование, проведение внутренних технологических аудитов, составление отчетных документов осуществляется в соответствии с матрицей ответственности.

По мере необходимости: при осуществлении  организационных изменений, при  возникновении несоответствий в интегрированной системе менеджмента, процессах или продукте, при введении новых должностей, а также при подготовке к аудиту третьей стороной (сертификация, аккредитация и лицензирование), могут проводиться внеплановые внутренние аудиты ИСМ. Порядок проведения аудитов и отчётность по проведению аудитов в этом случае соответствует общему порядку по проведению внутренних комплексных аудитов.

Ответственным за рассылку годового план-графика внутренних комплексных аудитов аудитируемым подразделениям является начальник ОИСМ, непосредственными исполнителями являются ведущий аудитор, аудитор ОИСМ. Годовой план-график рассылается через канцелярию ведущим аудитором, либо аудитором ОИСМ по листу рассылки.

На каждый, запланированный по годовому план-графику аудит, ведущим аудитором ОИСМ готовится план проведения внутреннего комплексного аудита по подразделениям. План проведения аудита ИСМ согласовывается с начальниками тех подразделений, из которых привлекаются специалисты на роль аудиторов, с начальником ОИСМ, с заместителем главного инженера по ОТиЭ.

В соответствии с планом проведения внутреннего комплексного аудита, ведущий аудитор ОИСМ подбирает группу аудиторов из Реестра внутренних аудиторов, и из специалистов предприятия (в качестве экспертов), наиболее осведомлённых в данной области аудита, и назначает ведущего аудитора на проведение аудита. План рассылается через канцелярию ведущим аудитором ОИСМ, либо аудитором ОИСМ по листу рассылки.

В обязанности ведущего аудитора входит: - Составление плана проведения аудита и его рассылка через канцелярию АО руководителям подразделений за 5 дней до предстоящего аудита; - Составление вопросника (чек – листа).

План проведения аудита рассылается  вместе с программой проведения внутреннего  комплексного аудита по подразделениям по одному листу рассылки.

Возможна корректировка сроков рассылки плана внутреннего технологического аудита, которая зависит от изменения производственных графиков ведения технологических процессов. Участие специалистов предприятия в проведении внутренних технологических аудитов согласовывается с начальниками структурных подразделений. Для обеспечения аудита и составления чек-листа внутренним аудиторам предприятия необходимо изучить соответствующую нормативную документацию технологического процесса.

При производственной необходимости  возможны изменения по времени и  дате проведения аудита, согласованные  с руководителем подразделения  и ведущим аудитором.

В связи со спецификой проведения внутренних технологических аудитов  отсутствуют следующие документы: годовой план-график.

Проведение внутренних аудитов

Порядок проведения аудита регламентирован  планом аудита. Аудит начинается с  вводной беседы с руководителем  подразделения (либо уполномоченным по ИСМ) и специалистами подразделения, в ходе, которой ведущий аудитор представляет членов команды аудиторов, оповещает о цели и ходе проведения аудита. Руководитель подразделения является ответственным за обеспечение нормальных условий проведения аудита, за подбор специалистов - представителей подразделений согласно теме аудита.

В ходе аудита аудиторы выясняют, насколько  соответствует деятельность и результаты в области качества, охраны окружающей среды, безопасности труда запланированным  мероприятиям, а также результативность проведения мероприятий и их пригодность для достижения поставленных целей, в какой мере требования документации ИСМ (руководство по ИСМ, документированные процедуры, стандарты предприятия, записи) соблюдаются на местах. Все выявленные подтверждения и несоответствия аудиторы фиксируют по ходу аудита в письменном виде в чек-листах.

В конце аудита проводится заключительная беседа с руководителем (либо уполномоченным по ИСМ), в которой обсуждаются  и согласовываются предварительные  итоги аудита. Окончательные итоги и идентификация несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита, обсуждаются и согласовываются во время проведения совещания по третьей ступени контроля (Приложение № 1 к Системе управления охраной труда ЗАО «НовЭЗ»). Выставляется оценка работы подразделения.

На основании выявленных несоответствий, сформулированных в аудит-протоколе, в котором отражаются результаты работы комиссии третьей ступени контроля, руководитель подразделения назначает ответственного за составление плана корректирующих мероприятий. Планы КМ согласовываются с подразделениями, ответственными за устранение несоответствий (если таковые есть), с заместителем КИСМ по функционированию, утверждаются координатором ИСМ и не позднее, чем в десятидневный срок, после подписания аудит-протокола, передаются ведущему аудитору. На основании плана КМ ведущий аудитор ОИСМ планирует и осуществляет проверку выполнения корректирующих мероприятий. Планы КМ по внутренним технологическим аудитам подготавливаются ответственными лицами в подразделениях предприятия и утверждаются генеральным директором либо лицом, исполняющим его обязанности.

Выявленные несоответствия при  проведении внутренних технологических  аудитов и выполнение основными  цехами завода корректирующих мероприятий  по данным несоответствиям доводятся  до координатора ИСМ. Начальник ОВТА ежемесячно информирует заместителя КИСМ по функционированию систем о проведенных аудитах (посредством служебной записки). Начальник ОВТА производит оценку результативности выполненных мероприятий, разработанных по результатам внутренних технологических аудитов. Данные предоставляют аудиторы ОВТА по результатам проверки выполнения КМ. Результат оценки оформляется приложением к отчету о работе отдела.

Проверка выполнения корректирующих мероприятий проводится с учётом дат исправления несоответствий, выявленных при аудите и отраженных в планах корректирующих мероприятий. Составляется план проведения проверки выполнения корректирующих мероприятий по подразделениям и рассылается через канцелярию за 5 дней до предстоящей проверки. Аудиторы ОВТА проводят проверку выполнения корректирующих мероприятий по результатам внутренних технологических аудитов при проведении аудитов в подразделениях завода. При отсутствии аудитов в конкретном подразделении (участке подразделения) проверка выполнения корректирующих мероприятий проводится раз в два месяца (ежемесячный календарный план работы ОВТА).