Комунікації в управлінській діяльності, їх структура і засоби

Іноді причиною перекручення інформації, призначеної для "верхівки", є тенденція постачати вищим  менеджерам тільки позитивну інформацію. Підлеглий не хоче сповіщати керівникові  погані новини і повідомляє тільки те, що той хотів би почути.

У цілому забезпечення комунікацій  є найважливішою умовою опрацювання  і прийняття управлінських рішень[1].

3. Методи підвищення якості комунікаційного процесу

Менеджеру необхідно остаточно  зрозуміти практичні потреби  у комунікації. Але і важливо, щоб питання, що впливають на встановлення хорошої комунікації, були проаналізовані. Ці питання містять у собі готовність встановити комунікацію, визначити перешкоди, які впливають на неї, її принципи, вибір методу, і перехресну комунікацію.

Як можуть такі великі підприємства страждати від нестачі комунікації? Проте, якщо поцікавитися ступенем розуміння необхідною інформацією,то у будь-який час, можна вразитися його убогості. Це є можливим оскільки, навіть, якщо підприємство й процвітає, воно часто споживає необхідну інформацію уривками. Можна досягти помітного поліпшення ефективності, якщо ліквідувати перепони на шляху комунікації.

Погано сформульовані  повідомлення.

Незалежно від цього, як доставляються  повідомлення, їх розпливчастість і  туманність - занадто часті явища. Такі недоліки, як обрані й незначущі  слова, недбалі недогляди, відсутність  послідовності, погане виклад думок, незграбність структури пропозицій, недолік лексичних  коштів, банальності, разючі повторення, жаргон тощо., доволі поширені. Відсутність  ясності і точності призводить до масштабних помилок.

Помилковий переклад.

Менеджери перебувають у  центрах комунікацій і функціонують як одержувачі і відправники повідомлень. Вони отримують різноманітні види повідомлень  від вищих осіб, від своїх колег  та від підлеглих й у своє чергу  повинні перевести інформацію, призначену для підлеглих, своїх колег та керівництва, зрозумілою їм мову. Часто  може не вистачити часу щоб передати інформацію слово в слово, чи вона має бути виражена за тими словами, зрозумілих для таких людей у сфері, у якій працює одержувач, чи має супроводжуватись роз'ясненнями, які зрозумілі одержувачу. Цей процес відбувається вимагає вміння, який часто відсутня. Оскільки співробітники підприємства діють, зазвичай лише приблизно розуміючи одне одного, ефективність постійно від імені цієї страждає, що зумовлює значних збитків.

Втрати у процесі  передачі або збереження.

Послідовна передача одного й того ж повідомлення зменшує його точність. У усному повідомленні за будь-якої послідовної передачі втрачається близько тридцяти % інформації. Отже, у великих підприємствах взагалі неможливо покластися на усний зв'язок рівня з іншим. Навіть письмові повідомлення, супроводжувані роз'ясненнями, втрачають при передачі частину свого сенсу. Та однаково серйозними проблемами є утримання інформацією пам'яті. Чи є дивовижним те, що підприємства часто функціонують за умов невідання: дослідження свідчать, що працівники зберігають у пам'яті лише 50% переданої інформації, а керівники всього 60. Необхідність повторення повідомлення,очевидна[2].

Неуважність.

Часто доводиться зтикатися з нездатністю прочитати бюлетені, повідомлення, протоколи, повідомлення, доповіді. Що ж до нездатності вислухати усне повідомлення, то психологи і працівники освіти помітили, що «слухові апарати» слухачів часто відікинено, що самі тим часом зайняті роздумами щодо гольфі, сімейних проблемах. На жаль, неуважне вислуховування інформації є хронічної людської слабкістю. Тому частенько можна почути суперечки з вже вирішеним питанням. Причини варіюються від бажання зробити на говорить враження своїми знаннями до простого неповаги до точки зору іншу людину. У кожному разі спроби повідомити щось тому, хто слухає, зазнають невдачі.

Нероз'яснення припущення.

Часто недооціненим, але істотно важливими є не повідомлення припущення, які у основі практично всіх повідомлень. Наприклад, делегування повноважень може бути конкретним, але, як повинні підлеглі тлумачити його, якщо вони знають, що слід прийняти зважене рішення, про яку конкретно ані слова, але, як вони вважають, мається на увазі? Вони можуть припускати, що керівник мав на оці тільки те, було конкретно обумовлено, чи можуть припускати, що мається на увазі свобода прийняття непередбачених рішень на інтересах фірми. Позірна ясність початкового делегувати їм повноваження викликає таку невпевненість за наявності незрозумілого припущення.

Недостатній період пристосування.

Іноді у міжнародному сполученні говориться про зміну, яка серйозно стимулюватиме співробітників: зрушення у часі, місці, вигляді й порядку  роботи, чи зміни у складах груп. Деякі повідомлення свідчить про  необхідність подальшої професіональною  підготовкою, зміні в службовому становищі й т.п. Зміни впливають  на людей по-різному, і може знадобитися  час, аби зрозуміти повне значення повідомлення. Отже, задля збереження ефективності діяльності важливо не нав'язувати зміни людям, колись, якими вони прилаштуються до наслідків.

Недовіра до автора повідомлення.

Дехто з керівників відомі тим, що дуже багато відміняють чи змінюють повідомлень, які випливають за початковою повідомленням. Такі повідомлення є зазвичай результатом недостатньо продуманих суджень, погано обраної термінології чи нелогічних рішень. Повторення таких випадків поступово вже призводить підлеглих до відстрочку дій або до роботі сприймуть без ентузіазму. Недовіра до за якою причини заважає комунікації[4].

Страх.

Досвідчений керівник визнає, що у питаннях інформації він має покладатися на своїх підлеглих, але надійна класифікація предмета інформації та її терміновості ще вироблено, щоб підлеглі могли керуватися нею під час виборів те, що вони мають повідомити нагору. Вибір часу й точність контрольних, проблемних і спеціальних доповідей звичайно вселяють впевненість у керівника відчуття впевненості. Тут можна чекати невмілого відбору, напівправди чи його повної приховування істини.

Відсутність передачі.

Невтаємниченим це «перешкода»  може видатися дивним і непрощенним, і тих щонайменше фактом і те, керівники просто більше не передають  потрібних повідомлень. Причини  виявляються добре відомих людських схильностях до ліні, до припущенню, що «всім відомо», до млявість, до навмисному бажанню збити із пантелику. Оскільки ви можете повідомити всього, що і вибираєте, що передати. Деколи це призводить до повного умовчування інформації, у яких винні самі керівники.

Крім цих перепон існують  перешкоди про «організаційних  комунікацій».

Спотворення повідомлень.

Коли інформація рухається  всередині фірми угору й униз, сенс повідомлень кілька спотворюється. Повідомлення можуть спотворюватися ненавмисно з труднощів в міжособистісних  комунікаціях. Свідоме спотворення  інформації може відбутися, коли деяке  управляючий незгодний із повідомленням. І тут управляючий модифікує  повідомлення те щоб таку зміну смислу відбувався за інтересах. Проблеми обміну внаслідок спотворення повідомлення можуть бути також унаслідок фільтрації. У організації існує фільтрувати  повідомлення, про те, щоб із одного певного рівня в інший рівень організації, або відділу скеровувалися  тільки повідомлення, що його стосуються. оскільки саме управляючі визначають, які повідомлення спрямовувати, різноманітні перепони в міжособистісних контактах  можуть підштовхувати їх до відсіювання одних і акцентуванню інших повідомлень. Такий відбір дає підстави для не потрапляння важливих речей на другий сектор організації, або надходження інформації туди разом з істотним спотворенням змісту. Повідомлення, відправлені нагору, можуть спотворюватися з розбіжності статусів рівнів організації. Керівники вищої ланки мають вищим статусом, тому виникає тенденція забезпечувати їх лише позитивно сприймають інформацією. Це можуть призвести до того що, підлеглий не інформує керівника про потенційної чи наявної проблеми, бо хотів повідомляти начальнику погані новини[7]. Додатковою причиною погіршення котра надходить нагору інформації то, можливо підвищену керівників середньої ланки до повідомлень з верхніх поверхів влади з порівнянню з туристичною інформацією від своїх підлеглих.

Інформаційні  перевантаження.

Перепони на шляху обміну інформацією може бути наслідком перевантаження каналу комунікацій. Керівник організації, цілком зайнятий переробкою інформації, котра надходить. Він мусить відсівати менш важливу інформації і залишати лише ту, що здається максимально важливою, те ж стосується і до обміну інформацією. Однією з звичайних способів вирішення проблеми інформаційної перевантаження є розвиток виробництва і підтримку різних спеціалізованих каналів передачі. Підприємства постійно це здійснюють через організаційну структуру, децентралізацію повноважень, угруповання діяльності з її видами й організацією інформаційних систем, спроектованих для обслуговування окремих напрямів діяльності, як-от збут, фінанси, закупівлю та суспільні відносини. На жаль розуміння керівником важливості інформації може відрізнятиметься від розуміння такою іншими працівниками організації.

Незадовільна  структура організації.

Структура організації - ця логічний взаємозв'язок рівнів управління і функціональних сегментів,яка забезпечує ефективне досягнення цілей. Якщо структура організації продумана погано, можливості керівника планувати і домагатися реалізації поставленої мети звужуються. У організації з численними рівнями управління зростає ймовірність інформаційних спотворень, оскільки наступний рівень управління може коригувати й відфільтрувати повідомлення. До іншим аспектам, які можуть викликати проблеми, у комунікаціях, можна віднести незадовільний склад парламенту й використання комітетів, робочих груп, кадрів взагалі, і навіть спосіб організації роботи влади і розподілу завдань. Зрозуміло, що погане розроблена інформаційна система може знижувати ефективність обміну та прийнятть рішень [6].

Висновок

Ми з'ясували, що у наш бурхливе час інформаційної революції актуальність комунікацій під управлінням не знижується, а навпаки, зростає.

1. Комунікації, виступаючи  як процес обміну, знаннями, інтелектуальної  власністю цінностей, є важливим об'єктом управління.

2. Як принципових відмінностей  постіндустріального розвитку відзначаються  зміни у комунікації. Комунікація  з суспільним середовищем одна  із критеріїв ринкової адаптації.  Неможливо розділити аспекти  економічного та високого соціального  впливу комунікації і суспільство  загалом, і окремого споживача (товару або ж послуги).

3. Управління комунікацією  дозволяє реалізувати сильні  боку організації (товару, процесу)  і елімінувати чи нейтралізувати  слабкі. Одержуваний інформація, зазвичай, вносить зміни у поведінка  ринкових суб'єктів, особливо  у сфері підприємництва. Лише  з досягненні необхідного рівня  комунікативності організація може своєчасно реагувати на зрушення трапилося в ринковій ситуації (змінити виробничу програму, експортний асортимент, ціни, форми й ефективні методи збуту тощо.), і навіть надавати спрямований вплив ринку. 4. Інтегровані маркетингові комунікації корисні суспільству різними шляхами. З одного боку, забезпечуючи покупця ринкової інформацією і підтримуючи фірмову марку, вони йому прийняти правильне рішення про купівлю. З іншого боку, озброюючи фірму надійним і ефективнішим інструментарієм, інтегровані маркетингові комунікації забезпечують їй високу результативність спілкування з реальними і стали потенційними споживачами, щодо суспільній думці нових продуктів й ідей.

Комунікації важливі в  усіх галузях діяльності. І ми живемо, обмінюючись інформацією друг з  одним. І що ефективніше цей обмін, тим більше в нас відкривається  можливостей для ефективнішої роботи та благополучного особистому житті. Для  менеджера комунікації - це «їжу». Значення інформації і комунікації на етапі  невпинно зростає. Час і технічний  прогрес диктує свої умови, із якими  необхідно погоджуватися. Науково - технічні розробки, постійні зміни  у політичної й економічний обстановці змушують менеджерів застосовувати  дедалі новіші та досконалі прийоми  у свою роботу, що з інформацією і комунікаціями.

Щодня ми стикаємося з інформаційними потоками і комунікаційними процесами, бо як лише небагато роблять це узгоджено, про що йшлося раніше, актуальність вивчення цієї проблеми зростає день у день. Знання й уміння правильно  використовувати усі прийоми  комунікацій значною мірою допомагає  менеджеру наблизитися до вирішення  основної мети менеджменту - отримувати прибутки.

У широкому значенні слова, комунікації - це процес інформування. А якою ж менеджер може нормально  працювати без надходження інформації? Адже менеджер щодня у роботі стикається з стосом газет, листів, документів; зустрічається з безліччю людей, улагоджуючи спірні питання, віддаючи розпорядження, контролюючи виконання  праці та т.д. Уся сутність роботи менеджера у тому, щоб здійснювати  ефективні комунікації на всіх рівнях взаємодій. Розмова із начальником - комунікація за висхідною, розмову з підлеглими - за низхідною, розмову з начальником паралельного відділу - комунікація за горизонталлю. Питання ефективних комунікацій є важливим для менеджера, як і питання прийняття рішень. Понад те, ці дві аспекти управлінської діяльності взаємодоповнюють одне одного. І наявність одного вимагає наявності іншого. Підбиваючи підсумки зробленого, хотіла б відзначити, що функція комунікації також для менеджера, як і функції планування, організації, мотивації контролю. Я вважаю, що менеджер повинен постійно вдосконалюватися у процесах комунікації для успішної реалізації своєї нелегкої, але цікавим фаховим діяльності.

Наступні принципи є корисними  в організацію ефективної комунікації  у створенні, оскільки вони концентрують свою увагу на чотирьох вирішальних  областях: якість повідомлення, умови  прийому, підтримку цілісності організованих  зусиль і переваг неформальній організації.

Принцип ясності.

Хоча про комунікації  часто думають просто про повідомленні у тому, щоб він мала якийсь цінністю, вона повинна переважно пройти випробування за принципом ясності: повідомлення має ясністю, коли вона виражено таким  розумом і передано в такий  спосіб, може бути зрозуміло одержувачем.

Принцип цілісності.

Управлінські повідомлення скоріш є засобами, ніж кінцевими  цілями. Принцип цілісності ось у  чому: мета управлінських повідомлень - сприяти встановленню розуміння  для людей у процесі співробітництву, спрямованих досягнення цілей підприємства.

Принцип стратегічного використання інформаційної організації. Характер цього ключового принципу ось  у чому: найефективнішою комунікація  буває тоді, коли керівники використовують неформальну організацію на додаток  до комунікації формальної організації.