Внедрение информационной системы Microsoft Dynamics Nav в компании ЗАО «ПАНАВТО»

 

Интеграция  со сканерами штрих-кодов.

В компании «Панавто» каждый ремонтный заказ имеет индивидуальный штрих-код, который считывается при работе с наряд-заказом в сервисном центре и бюро запчастей. Теперь механику или кладовщику достаточно поднести наряд-заказ к считывателю штрих-кодов и сразу же открывается нужный ремонтный заказ.

 

Двухсторонняя он-лайн интеграция с учетной системой.

Двухсторонняя интеграция Microsft Dynamics NAV с учетной системой была сделана по следующим разделам:

• справочник поставщиков и клиентов;
• справочник договоров;
• справочник банковских счетов;
• справочник сотрудников;
• документы по оплате;
• документы по приходам и реализации;
• документы по списанию и перемещению материальных ценностей;
• документы по НДС.

Данная интеграция позволила финансовому департаменту автоматически готовить данные для финансово-бухгалтерской отчётности. Ранее это делалось вручную.

 

Сервисное обслуживание автомобилей.

В рамках автоматизации  сервисного обслуживания автомобилей  были решены следующие задачи:

• планирование ресурсов сервисного центра, начиная с этапа предварительной записи клиента на ремонт;
• планирование и регистрация ремонтных заказов;
• подготовка отчетов о текущей деятельности сервисного центра;
• внутренняя логистика автомобилей, позволяющая оперативно контролировать перемещение автомобиля по дилерскому центру.

После внедрения BrightAuto менеджер по работе с клиентом может в любое  время сообщить клиенту статус выполнения работ и отгрузки запчастей. Для  наглядности статусы снабжены семафорами красного, желтого и зеленого цвета. Также менеджер по работе с клиентом может оперативно посмотреть нахождение автомобиля (цех, площадка, вплоть до конкретного машиноместа на паркинге). Всё это повышает лояльность клиентов и позволяет компании повысить финансовые показатели.

 

Департамент запасных частей.

В рамках автоматизации  департамента запасных частей были решены следующие задачи:

• планирование и регистрация закупок запчастей, с учётом истории продаж, фактора сезонности и текущих потребностей клиентов;
• поддержка системы адресного хранения запчастей;
• продажа запасных частей и аксессуаров.

Оперативность и точность планирования поставки запчастей позволяет  компании эффективно расходовать средства, покупая только те запчасти, которые  нужны клиентам. Система адресного хранения и система ADCS минимизируют затраты компании по поддержанию порядка на складе.

 

2. Обоснование структуры справочников

В системе заведена информация о деятельности компании «Панавто», её реквизиты, контактные данные, логотип в соответствии с рисунком 2.2.1.

Рис. 2.2.1. Фирма информация

 

Далее был заполнен план счетов, установлен диапазон учетных  операций, ставка НДС, настроены счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами (поставщиками и покупателями). Зарегистрирован банковский счет ЗАО «Панавто» в КБ «Кредиттраст» в соответствии с рисунком 2.2.2.

 

 

 

Рис. 2.2.2. Регистрация банковского счета ЗАО «Панавто»

 

Поскольку компания «Панавто»  кроме продажи новых автомобилей  занимается также продажей автомобилей с пробегом, а также оказывает полный спектр услуг, связанный с обслуживанием автомобилей данной марки, то для отдельного учета различных направлений бизнеса компании проведена настройка учетных групп в соответствии с рисунком 2.2.3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2.3. Оконная форма справочника «Товар Учетные Группы»

 

 

 

 

Заведены данные о сотрудниках  компании (Рис. 2.2.4) в Справочник сотрудников (Рис. 2.2.5). Справочник сотрудников включает данные о сотрудниках, контактную информацию по ним, должности и т.д.

Рис. 2.2.4. Оконная форма «Сотрудник Карточка»

Рис. 2.2.5. Оконная форма «Сотрудники Список»

 

В связи с различиями в организации хранения созданы  два склада: склад автомобилей и склад запчастей и аксессуаров (Рис. 2.2.6)

 

 

Рис. 2.2.6. Оконная форма «Склад Список»

 

Создан справочник поставщиков, по каждому поставщику заведены реквизиты, контактная информация, договора, банковские реквизиты счетов (рис. 2.2.7 и рис. 2.2.8)

Рис. 2.2.7. Оконная форма «Поставщик Карточка»

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2.8. Оконная форма «Поставщик Список»

Аналогичным образом создан справочник покупателей (клиентов) с необходимой контактной информацией и реквизитами (рис.2.2.9 и рис. 2.2.10).

Рис. 2.2.9. Оконная форма «Клиент Карточка»

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2.10. Оконная форма «Клиент Список»

 

Заведен справочник товаров (рис. 2.2.11). По каждому товару указан поставщик, единица измерения, товарная и учетная категории, склад хранения, себестоимость, цена продажи, способ пополнения (рис. 2.2.12)

 

 

 

Рис. 2.2.11. Оконная форма «Товар Список»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2.12. Оконная форма «Товар Карточка»

 

3. Обоснование структуры документооборота

 

Ниже представлена технология покупки  товара. Формируется заказ поставщику (рис. 2.3.1), на его основе формируется документ учета приемки товара (рис. 2.3.2, рис. 2.3.3) и производится ее учет (рис. 2.3.4).

Рис. 2.3.1. Оконная форма «Покупка Заказ»

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.3.2. Создание документа «Приемки» на основе заказа поставщику

Рис. 2.3.3. Оконная форма «Склад Приемка»

 

 

 Рис. 2.3.4. Технология учета «Приемки»

 

Технология проведения учета заказа по счетам бухгалтерского учета представлена на рисунке 2.3.5.

Рис. 2.3.5. Технология учета заказа поставщику

Технология оплаты счета поставщика и с помощью платежного поручения  представлена на рисунке 2.3.6.

Рис. 2.3.6. Оконная форма «Платежное поручение»

 

Технология регистрации  заказа покупателя и оформление отгрузки товара покупателю представлена на рисунках ниже. Сначала оформляется заказ покупателя (рис. 2.3.7), затем на основе заказа формируется отгрузочная накладная (рис. 2.3.8)

 

 

 

Рис. 2.3.7. Оконная форма «Продажа Заказ»

Рис. 2.3.8. Технология учета отгрузки клиенту

 

На основе заказа покупателю выставляется счет для оплаты (рис. 2.3.9).

Рис. 2.3.9. Технология выставления счета клиенту на оплату

 

Регистрация оплаты от клиента представлена на рисунке 2.3.10.

Рис. 2.3.10. Оконная форма «Журнал оплат Клиентов»

 

Для возможности отслеживания принадлежности автомобиля, запчастей  или расходных материалов предусмотрена  возможность трассировки товаров. Это позволяет компании «Панавто» при необходимости оперативно возвращать поставщику партии бракованных материалов или приглашать на сервисную замену по гарантии автовладельцев машин определенной серии и дат выпуска.

Данная процедура подразумевает, что товару присваивается номер лота, который позволяет идентифицировать товар на предмет принадлежности к той или иной серии. Технология настройки трассировки товара на разных стадиях представлена ниже и включает в себя настройку кодов трассировки при заказе товара у поставщика (рис. 2.3.11), учет приемки товара и фактическую простановку кода трассировки на этом этапе (рис. 2.3.12), отгрузку товара клиенту из определенной партии (рис.2.3.13) и учет кода трассировки товара при возврате для анализа причин (рис. 2.3.14).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.3.11. Настройка серии номеров лота товара

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.3.12. Присвоение номера лота товару при приемке

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.3.13. Трассировка товара при оформлении заказа покупателя

Рис. 2.3.14. Трассировка товара при возврате покупателя

 

Для проведения и учета сервисного обслуживания автомобиля, а также  для учета товаров, необходимых  при сервисном обслуживании будет  использоваться технология учета производства. Для этого сначала заводится  машинный центр (рис. 2.3.15).

Рис. 2.3.15. Оконная форма «Машинный Центр Карточка»

 

Далее для того, чтобы  зафиксировать, какие материалы  используются для прохождения регламентного  техобслуживания, создается спецификация (рис.2.3.16)

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.3.16. Оконная форма «Спецификация»

 

Для задания последовательности действий создается «Маршрут» (рис. 2.3.17)

Рис. 2.3.17. Оконная форма «Маршрут»

Производство происходит поэтапно последовательно (рис. 2.3.18)

Рис. 2.3.18. Этапы производственного заказа

Для продажи и учета услуги техобслуживания клиентам создается новый товар (рис. 2.3.19)

Рис. 2.3.19. Создание нового товара для продажи услуги клиенту

 

4. Настройка системы формирования отчетности

Анализ продаж клиенту в разрезе товаров представлен на рисунке 2.4.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.4.1. Отчет «Клиент/Товар Продажи»

Анализ закупок товаров у  поставщика представлен на рисунке 2.4.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.4.2. Отчет «Покупки Поставщик/Товар»

 

Контроль наличия товаров  на складах представлен на рисунке 2.4.3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.4.3. Отчет «Товары Наличие»

 

Контроль взаиморасчетов с поставщиками представлен на рисунке 2.4.4.

 

Рис. 2.4.4. Отчет «Поставщик-Карточка»

 

Контроль операций с товаром можно просмотреть с помощью отчета «трассировка товаров» (Рис 2.4.5).

Рис. 2.4.5. Отчет - детализация операций с товаром

 

3. ОЦЕНКА ЗАТРАТ И СРОКОВ ОКУПАЕМОСТИ ПРОЕКТА

Непрерывное развитие информационных технологий и рост их значимости в  процессе осуществления своей деятельности любого предприятия приводит к стремительному росту инвестиций в информационные технологии. Затраты на внедрение и сопровождение информационных систем порой превышают многие прочие статьи расходов организации. При этом, если эффективность работы производственного отдела можно измерить объемом выпущенной продукции, работу отдела маркетинга - долей рынка, то для оценки эффективности информационных систем также должен существовать показатель, рассчитав который, можно было бы оценить работу информационной системы и выгодность ее внедрения, а также составить план мероприятий ее оптимизации на основе проведенного аудита.

В настоящее время  для выполнения рассмотренных выше задач все чаще используется метод  оценки Совокупной стоимости владения – Total Cost of Ownership (TCO). Эта методика была разработана в конце 80х компанией Gartner Group для определения финансовых затрат на владение компьютерами, а в 1994 г. усовершенствованна фирмой Interpose, что превратило ее в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий.

Сущность данного метода заключается в количественной оценке прямых и косвенных затрат на приобретение, внедрение, сопровождение и эксплуатацию информационных систем. При этом под прямыми затратами понимаются:

• затраты на аппаратное и программное обеспечение: покупка, амортизационные отчисления и траты на обновление оборудования, запасные части и расходные материалы, расходы на покупку и обновление программного обеспечения (серверные и клиентские ОС, офисные приложения, лицензии на базы данных и системы электронной почты и коллективной работы, программное обеспечение для управления IT-инфраструктурой и приложениями);
• затраты на управление и поддержку (IT -операции): затраты на внутренний и внешний персонал, который обеспечивает техническую поддержку (Service Desk - техническая поддержка 1-го уровня, техническая поддержка 2-го и 3-го уровня для разрешения более сложных проблем), все вопросы, связанные с планированием и управлением инфраструктурой (серверами и настольными компьютерами, сетями, прикладными системами, системами хранения и т.д.);
• административные расходы: затраты на внутренний и внешний персонал, который занимается административными и финансовыми вопросами, закупками, выполняет контрольные функции; обучение IT -персонала, обучение конечных пользователей.