Внедрение информационной системы Microsoft Dynamics Nav в компании ЗАО «ПАНАВТО»

Международная академия бизнеса и управления

Институт информационных и инновационных технологий

Кафедра информационных систем в экономике и менеджменте

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине 
“Корпоративные информационные системы” 
на тему:  
«Внедрение информационной системы  Microsoft Dynamics Nav в компании ЗАО «ПАНАВТО»

 

 

 

Руководитель:

 

Выполнил:

.

 

 

 

Оценка  _____________

 

Дата   _______________

 

 

 

Москва 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ 

1. АНАЛИЗ ТОРГОВОЙ, ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ  И СКЛАДСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «ПАНАВТО» …………………………………3

1.1. Краткая характеристика и организационная структура компании …………3

1.2. Анализ информационных потоков…..................……………………………….4

1.3. Требования, предъявляемые к внедряемой информационной системе………5

2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА  ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ MICROSOFT DYNAMICS NAV В КОМПАНИИ ЗАО «ПАНАВТО»………..….... 7

2.1. Обоснование структуры внедряемой информационной системы……………7

2.2. Обоснование структуры справочников……………………………………… 12

2.3. Обоснование структуры  документооборота…………………………………  18

2.4. Настройка системы  формирования отчетности……………………….…….. 29

3. ОЦЕНКА ЗАТРАТ И  СРОКОВ ОКУПАЕМОСТИ ПРОЕКТА…………..……. 32

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………….………………. 38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. АНАЛИЗ ТОРГОВОЙ, ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ И СКЛАДСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «ПАНАВТО»
1. Краткая характеристика и организационная структура компании

Российская компания «Панавто» – официальный дилер «Mercedes-Benz», с 1996 года предлагает своим клиентам весь спектр моделей этих легковых автомобилей. Получив статус официального дилера автомобилей «Mercedes-Benz» одной из первых на российском рынке, компания за 10 лет своего существования выросла более чем в 10 раз. Осенью 2007 года компанией «Панавто» был открыт новый автоцентр – самый большой в Европе и второй по величине в мире дилерский центр «Mercedes-Benz».

Изначально центр «Панавто» располагался в центре Москвы и был стеснен небольшими размерами. Активный рост автобизнеса и небольшие площади дилерского центра заставляли компанию постоянно совершенствовать свои бизнес–процессы. Для соблюдения высокого уровня обслуживания клиентов и повышения эффективности работы сотрудников все большую актуальность приобретала необходимость использования новейших бизнес-решений и технологий. Используемые системы не позволяли в полном объеме покрывать потребности бизнеса, поэтому руководством компании был поднят вопрос и модернизации информационной системы.

В состав компании «Панавто» входят следующие подразделения (рис.1.1):

• руководство;
• бухгалтерия;
• отдел кадров;
• отдел продаж;
• компьютерный отдел;
• отдел материально-технического снабжения (МТС);
• производственный отдел;
• отдел логистики;
• отдел обеспечения собственной безопасности (СБ).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1 Структура компании «Панавто»

 

2. Анализ информационных потоков

До внедрения системы BrightAuto на базе MS NAV информационные потоки представляли собой разрозненные блоки данных, что не позволяло сформировать единое информационное пространство компании. Существующие IT-системы не позволяли:

• быстро оформить предварительную запись на ремонт и запланировать ресурсы;
• быстро оформить сервисный заказ-наряд;
• быстро получить достоверную информацию о статусе ремонта автомобиля;
• быстро получить отчет о текущей загрузке сервисного центра.

Все это создавало  очереди на ремонт автомобилей и  не позволяло компании «Панавто» эффективно использовать имеющиеся площади и ресурсы.

С точки зрения управленческих позиций назрела необходимость  в модернизации IT-инфраструктуры и замене существующих программ единой комплексной системой, позволяющей наладить оперативный обмен данными между различными службами автоцентра.

В качестве партнера по реализации проекта была выбрана консалтинговая компания BrightConsult.

В ходе проекта были решены следующие ключевые задачи:

• автоматизация отдела послепродажного обслуживания;
• повышение качества обслуживания до стандарта DC 2010 (Daimler-Chrysler 2010 г.);
• интеграция с информационными системами производителя.

 

3. Требования, предъявляемые к внедряемой информационной системе

Компания «Панавто» является  компанией со сложными бизнес-процессами, нуждающихся в комплексной автоматизации. Объединение всех служб в единое информационное пространство должно способствовать повышению капитализации предприятия. При выборе информационной системы руководством компании были выдвинуты следующие требования:

1. cистема должна легко интегрироваться со всеми используемыми в компании серверными и офисными приложениями Microsoft и не требовать специальных знаний от пользователей и IT-специалистов, занимающихся ее поддержкой;
2. представлять собой интегрированную комплексную систему правления предприятием, объединяющую возможности финансового управления, анализа состояния бизнеса, управления производством, дистрибуцией и электронной коммерцией, а также взаимоотношениями с клиентами;
3. быстрый и удобный доступ к данным, чтобы руководители компаний могли оперативно реагировать на изменения в ситуации и принимать бизнес-решения с учетом всей имеющейся информации;
4. позволять создавать и координировать межфирменные проводки, включая документы, сопровождающие продажи и покупки и многое другое, обеспечивать поддержку различных планов счетов, нескольких баз данных, валют и языков;
5. должен быть ускоренный процесс оформления заказа, а удобный доступ к отчетам позволять сотрудникам более рационально и эффективно выполнять свои основные обязанности;
6. простая и невысокая стоимость процессов обновления и модификации.

 

Внедрение системы BrightAuto на базе MS NAV позволило оптимизировать следующие бизнес-процессы сервисного центра:

• запись на ремонт;
• активная приемка;
• ремонт автомобиля;
• калькуляция и выставление счетов;
• заказ и отслеживание поставки запасных частей;
• аренда/подмена автомобилей;
• учет оплат.

В результате проведенных  работ были автоматизированы:

• отдел по работе с клиентами;
• служба сервисного обслуживания;
• отдел закупок;
• склад и магазин.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ MICROSOFT DYNAMICS NAV В КОМПАНИИ ЗАO «ПАНАВТО»
1. Обоснование структуры внедряемой информационной системы

Новая система обеспечивает эффективное взаимодействие и оперативный информационный обмен между подразделениями, что позволяет оптимизировать процессы планирования загрузки постов, заказа запасных частей и распределения сервисных заявок. За счет автоматизации рутинных операций был исключен повторный ввод данных вручную и сокращено время обработки заказов.

Построение полностью  функциональной системы осуществлялось поэтапно. На первом этапе проекта  консультанты BrightConsult провели аудит  текущих бизнес-процессов сервисного центра «ПАНАВТО»:

• предварительная работа с клиентом;
• запись на ремонт и планирование загрузки ремзоны;
• выполнение обычного ремонтного заказа;
• выполнение гарантийного ремонтного заказа;
• согласование задолженности с Даймлер Крайслер по гарантийным заказам;
• выполнение тюнинга автомобиля;
• выполнение послепродажной подготовки автомобиля;
• подбор деталей;
• планирование и регистрация заявок на поставку деталей;
• планирование и регистрация заказов на материалы и краски;
• приход на склад;
• проведение инвентаризации;
• отпуск деталей и материалов со склада на ремзаказ и техобслуживание;
• расчеты с поставщиками;
• возврат товара поставщику;
• прием товара на комиссию, возврат;
• реализация принятого на комиссию товара;
• передача собственного товара на комиссию, возврат с комиссии, переоценка;
• реализация товаров переданных на комиссию;
• возврат переданных клиентам деталей и аксессуаров;
• расчеты с покупателями за реализованные товары и услуги;
• реализация товаров и аксессуаров через магазин;
• учет товаров, полученных на ответственное хранение.

В результате данной работы были полностью описаны бизнес-процессы ЗАО «Панавто» и выявлены рекомендации по оптимизации бизнес-процессов и регламентов работы. Далее началась работа по проектированию и разработке решения. Для того, чтобы предлагать клиентам самый лучший сервис, компания «Панавто» реализовала в решении ряд уникальных и самых современных интеграций, повышающих оперативность работы сотрудников.

Интеграция позволила  компании автоматически загружать  в BrightAuto справочник запчастей, работ и стандартных времен работ. Теперь для подбора запасной части механик может воспользоваться справочником запчастей, который автоматически закачивается в NAV, или помощью заводской системы Даймлера, в которую передаётся VIN номер автомобиля. В системе производителя механик с помощью визуального разбора автомобиля на узлы и детали может выбрать необходимые запчасти и вернуться в Microsoft Dynamics NAV, в который автоматически перенесутся выбранные запчасти, поставится актуальная цена и наличие на складе.

 

Интеграция  с системой маслораздачи Permex.

В рамках интеграции были решены следующие задачи:

• передача данных от аппаратного комплекса Permex в Microsoft Dynamics NAV в автоматическом режиме в заданный период времени;
• передача в Microsoft Dynamics NAV данных о сотруднике, который получил масло, о марке и количестве выданного масла, о ремонтном заказе, на который расходовалось масло;
• на основании переданных данных происходит автоматическая отгрузка со склада масла в рамках ремонтного заказа с фиксацией сотрудника, которому выдали масло;
• интеграция осуществляется на уровне БД Microsoft SQL.

Реализованная интеграция позволяет компании контролировать расход масла не только в общем объеме, но и разрезе наряд-заказа и механика.

 

Интеграция  с HID картами сотрудников.

Интеграция Microsoft Dynamics NAV c HID картами сотрудника позволяет  уменьшить использование сенсорных  экранов и общие затраты времени  при регистрации начала и окончания работ механиками. Для того, чтобы сотруднику начать работать с системой ему достаточно положить карточку на считыватель. После сотрудник может с помощью сканера штрих-кода считать номер наряд — заказа и приступить к работе:

• добавить новую работу;
• подобрать запчасти;
• зафиксировать факт окончания работы.

После того, как сотрудник  уберет карточку со считывателя — работа с системой прекращается и на этом компьютере может работать другой сотрудник.

 

Складская обработка  запасных частей с использованием технологии ADСS.

В процессе ввода данных вручную очень сложно избежать человеческих ошибок. Раньше на складе возникали ошибки, связанные с неверным подбором или размещением запчастей, которые приводили к увеличению складских затрат и снижению прибыли. Система ADCS обеспечивает простой и эффективный способ ввода данных и, благодаря автоматизации сбора данных, значительно снижает риск ошибки и повышает уровень точности.

С помощью системы ADCS в «Панавто» автоматизированы следующие процессы:

• подготовка поставки;
• приёмка и размещение запчастей по ячейкам;
• печать этикеток на запчасти;
• определение расхождение при приёмке запчастей;
• применение размещения к приходам, входящим в поставку.