Разработка подсистемы учета запчастей для автосервиса «Мустанг»

Необходимо размещать на каждой диаграмме от 3 (меньше нет смысла) до 7 (больше - не воспринимаемо) процессов, не загромождая диаграммы несущественными на данном уровне деталями.

Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых систем строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации. Для сложных систем (десять и более внешних сущностей, распределенная природа и многофункциональность системы) строится иерархия контекстных диаграмм. При этом контекстная диаграмма верхнего уровня содержит не единственный главный процесс, а набор подсистем, соединенных потоками данных.

Каждый процесс на DFD может быть детализирован при помощи DFD или (если процесс элементарный) спецификации. Спецификации представляют собой описания алгоритмов задач, выполняемых процессами. Языки спецификаций могут варьироваться от структурированного естественного языка или псевдокода до визуальных языков моделирования.

При моделировании бизнес-процессов диаграммы потоков данных (DFD) используются для построения моделей "AS-IS" и "AS-TO-BE", отражая, таким образом, существующую и предлагаемую структуру бизнес-процессов организации.

Для анализа документопотоков, в качестве программного обеспечения IDEF-моделирования был выбран BPwin, который является мощным средством моделирования для анализа, документирования и понимания комплексных бизнес-процессов. Моделирование полезно для устранения избыточных или ненужных блоков (функций), сокращения затрат, совершенствование работы компании, повышения качества обслуживания персонала, документирования бизнес-процессов.

С использованием BPwin строятся диаграммы бизнес-процессов (блоки), ясно показывающие результаты их работы и ресурсы, необходимые для их функционирования. BPwin - модель обеспечивает общую картину того, как организация добивается выполнения своих целей — от небольших отделов до всей компании в целом. Еще одним доводом в выборе данного средства являлся тот факт, что BPwin поддерживает три выше описанных методологии.

1.3.2 Анализ документооборота  предприятия

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Для обеспечения своевременной обработки текущей документации применяется система документооборота, которая позволяет отражать все операции, производимые внутри предприятия.

Организация документооборота на предприятии должна обеспечить: строгий учет поступившей и отправляемой документации; ежедневный контроль по каждому документу за своевременным исполнением; надлежащее хранение входящей и исходящей документации.

1.3.2.1 Анализ внешнего документооборота

Внешними объектами, с которыми станция техобслуживания «Мустанг» обменивается необходимой информацией, являются: государственные органы (Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы РФ, пенсионный фонд), банки, поставщики и клиенты, средства массовой информации, провайдер. Схема документооборота данного предприятия с внешними объектами представлена на рисунке Б.1в приложении Б.

В государственные органы предприятие представляет различные отчеты, связанные с деятельностью организации (финансовая отчетность, налоговая отчетность, ведомости об уплате единого социального налога, об отчислении денежных средств в Пенсионный фонд РФ).

Бухгалтер является ответственным за своевременное предоставление ежеквартальных и годовых отчетов в налоговую инспекцию.

Отдел кадров передает в пенсионный фонд соответствующие сведения о сотрудниках. В свою очередь, Пенсионный фонд изготавливает и передает пенсионные удостоверения.

Для хранения денежных средств, осуществления безналичных расчетов с поставщиками и клиентами, а также получения кредитов СТО «Мустанг» взаимодействует со «Сбербанком России». Ежедневно из банка передаются выписки с расчетных счетов, а также платежные требования для оплаты задолженностей. Также ежедневно бухгалтер  отправляет в банк  платежные поручения.

Для расчета за оказанные услуги или поставленные товары и технические средства поставщик передает кладовщику счет-фактуру, после чего идет оплата. Поставщику же отправляется приходная – накладная с печатью СТО «Мустанг» о получении товара и оплате.

Отдел маркетинга передает средствам массовой информации заявку на оказание услуг с необходимыми задачами, а средства массовой информации передают в отдел акт о выполненных работах и квитанцию об оплате.

1.3.2.2 Анализ внутреннего документооборота

Все документы внутри предприятия распределяются в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

Необходимо отметить, что внутренний документооборот объединяет информацию, циркулирующую внутри самого предприятия.

Основными этапами обработки внутренних документов являются подготовка проекта внутреннего документа, согласования документа, утверждение, регистрация, рассылка по подразделениям, контроль исполнения документа.

Схема внутреннего документооборота предприятия представлена на рисунке Б.2 в приложении Б.

Директор контролирует и координирует всю деятельность СТО «Мустнаг». Сюда поступают оперативные отчеты по деятельности структурных подразделений, на основе которых руководство принимает решения и координирует деятельность подразделений различными приказами и распоряжениями.

Отдел по работе с кадрами взаимодействует со всеми структурными подразделениями предприятия. В отдел поступает информация о сотрудниках.  Здесь имеет место хранилище данных – база данных сотрудников и подразделений, в которую сотрудниками службы вносятся такие данные, как штатное расписание, табели рабочего времени, больничные листы. Также отдел занимается подбором кадров, проведением тренингов, семинаров, следит за адаптацией и внедрением новых сотрудников в компанию.

Бухгалтерия занимается проведением всего множества платежей предприятия. Также финансовая служба наряду с руководством занимается планированием и распределением финансовых ресурсов. Также сотрудниками службы финансов подготавливается ежеквартальные и ежегодные налоговые отчеты (НДС-налог, налог на прибыль), бухгалтерские и прочие отчеты.

Отдел по работе с клиентами стремится, как можно больше расширить клиентскую базу компании, а также работает на поддержание уже существующей базы. Принимает заявки на оказание услуг по ремонту автомобиля или заказу запасных частей. Составляет отчет о выручке.

Основной задачей снабжения является вовремя поставлять запасные части по заказу и следить о наличии товара на складе, заказывать необходимые запасные части у поставщиков, получение товара и покупка в специализированных магазинах. Также снабжать СТО «Мустанг» необходимы расходными и хозяйственными материалами.

Документооборот отдела снабжения представлен на рисунке в приложении

Основные функции отдела маркетинга связаны с планированием рекламной деятельности компании. Заключение договор со средствами массовой информации.

Внутренний документооборот отдела снабжения представлен на рисунке Б.3 приложения Б.

1.3.3 Функциональная структура

Основная деятельность организации направлена на удовлетворение нужд клиентов в услугах ремонта автомобилей: диагностика автомобиля, ремонт, замена шин, балансировка,  регулировка развал-схождения, замена масла, фильтров и т.д.

Основными входящими потоками являются заявки на оказание услуг со стороны клиентов, договоры о поставке от поставщиков, а также отчеты о выполненной деятельности.

К выходящим потокам информации относятся положения, приказы, распоряжения, а также акты о выполненных работах и договора.

Контекстная диаграмма верхнего уровня представлена в приложении В.

Для более полного функционального анализа предприятия декомпозируем контекстную диаграмму.

Анализируя схемы функционального взаимодействия, можно выделить основные информационные потоки, проследить функциональное назначение каждой деятельности, а также взаимодействия, которые возникают при выполнении определенных функциональных задач.

Контекстная диаграмма верхнего уровня представлена на рисунке Б.4 в приложении Б.

 

 

2. АНАЛИЗ КОМПЛЕКСА ТЕХНИЧЕКСИХ СРЕДСТВ И СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ

2.1 Анализ аппаратного и программного обеспечения

Для работы с разрабатываемой информационной подсистемой используются следующие характеристики компьютера:

1. операционная система: MS Windows 2000/XP/Server 2003;
2. процессор на архитектуре Intel  от 3100 МГц;
3. оперативная память: 2048 Мб;
4. жесткий диск: 500 Гб;
5. материнская плата: Gigabyte;
6. сетевая карта Ethernet 100 Мбит/с для реализации ЛВС;
7. USB-порт;
8. устройство чтения компакт дисков: DVD-RW;
9. устройства ввода информации: клавиатура defender, мышь defender;
10. лазерный принтер HP LaserJet Pro P1102;
11. телефон;
12. монитор;
13. управляемый коммутатор Fast Ethernet DES-2108/2110. 

В целях компенсации кратковременных сбоев напряжения в аппаратное обеспечение входят ИБП, позволяющие работать с системой в течение 30 минут после отключения электричества.

На предприятии используют следующие компьютерные технологи:

1. Microsoft Word (используется для составления и печатания документов, а именно, извещений, контрактов, писем и различной документации);
2. Microsoft Excel (используется, когда нужно создать таблицы для финансовых расчетов);
3. Интернет Explorer (используется для размещения информации на сайте);
4. Антивирусная программа «Антивирус Касперского» (обеспечивает комплексную защиту компьютера от вирусов, хакерских атак, спама и других вредоносных программ; периодически обновляет свои базы);
5. WinRAR (служит мощным средством для создания и ведения архивов);
6. Информационно - правовое обеспечение «Гарант» ( содержит базовые документы, регулирующие правовые основы российской законодательной системы: Конституцию РФ, кодексы, действующие федеральные законы, постановления, указы, приказы, распоряжения, а также другие нормативные документы из различных областей законодательства);
7. АС «Клиент – Сбербанк» - система дистанционного банковского обслуживания, предоставляющая возможность посредством стандартного интернет-браузера подготавливать и отправлять платежные документы, получать информацию о движении денежных средств по счетам, взаимодействовать с сотрудниками Банка путем обмена сообщениями сводного формата, а также направлять заявки на рассмотрение Банком возможности предоставления Клиенту тех или иных услуг и банковских продуктов.
8. «1С:Бухгалтерия 8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9. «АвтоПредприятие» - система используется в работе предприятий, оказывающих услуги по ремонту автомобилей и продаже автозапчастей, имеет большое количество специфических особенностей, из-за чего использование в их работе универсальных компьютерных бизнес-программ часто бывает безуспешным, т.к. очень многие важные стороны работы автосервиса в них не учтены.

2.2 Анализ локальной вычислительной сети предприятия

Структура существующей локально-вычислительной сети СТО «Мустанг» базируется, в основном, коммутатора 3 COM 3C16792Z 16-портовый Fast Ethernet 10/100 Мв/с и на роутере D-Link II 604 24-портовый.

На автосервисе «Мустанг» в сети находятся пять компьютеров и один сервер, для работы сети используют топологию «звезда», эта топология позволяет удобно размещать компьютеры по помещению предприятию. Предприятие использует технологию Fast Ethernet потому что она лучше подходит для работы таких устройств Сетевая карта, Повторитель, Концентратор, Концентратор.

Существует несколько видов неэкранированных и экранированных кабелей. Автосервис «Мустанг» использует неэкранированную витую пату 8 жиль 5-той категории. Витой пары является на сегодняшний день стандартом для ЛВС. По сравнению с коаксиальным кабелем он проще в прокладке, подходит для большого количества различных предметных областей и обеспечивает намного лучшую производительность. Однако, вероятно, самым большим преимуществом витой пары является то, что она уже используется бесчисленным количеством телефонных систем по всему миру. Это означает, что огромное число подрядчиков хорошо знакомы с процедурой монтажа такой проводки, и в новых зданиях разводка кабеля для ЛВС может осуществляться одновременно с прокладкой телефонного кабеля.

Схема существующей локально-вычислительной сети представлена на рисунке В.1 в приложении В.

 

 

 

 

 

3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Прежде чем приступить непосредственно к созданию системы, необходимо определить цели, выполняемые будущей ИС, а также ее функции.

3.1 Обоснование необходимости создания  системы

Как было отмечено выше, основной целью создания автоматизированной системы является повышение объема продаж фирмы и эффективности работы сотрудников на этапе подбора запасных частей, уменьшение временных затрат на поиск запчастей,  учет товара на складе.

Техническое задание на разработку информационной системы учета запасных частей представлено в приложении Е.

Создание автоматизированной системы для отдела снабжения, предоставляет следующие возможности:

• обеспечить быстрый поиск информации;
• ведение  учета товара на складе;
• ведение анализа продаж;
• облегчение работы с информацией.

Достижение указанных целей возможно в результате решения следующих задач:

• создание базы данных «Склад»;
• создания удобного, логически правильно построенного пользовательского интерфейса на основе интерфейса Windows.