Разработка подсистемы учета запчастей для автосервиса «Мустанг»

 

ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

 

В данном курсовом проекте использованы следующие сокращения:

DFD         data flow diagrams

IDEF      integration definition metodology 

IT           information technology

БД          база данных

ГОСТ    государственный стандарт

ИТ         информационная система

ЛВС      локальная вычислительная сеть

НДС       налог на добавленную стоимость

РФ          Российская Федерация

СТО       станция техобслуживания

СУБД    система управления базами  данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В наши дни особенно остро становится вопрос обработки и хранения больших объёмов информации, а, следовательно, постоянно растут потребности человека в базах данных, разработанных для автоматизированной обработки информации. Это относится ко всем областям деятельности человека.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. Без автоматизации эти действия отнимали бы очень много времени, так как работникам приходилось бы выполнять очень много задач вручную, что также приводит к допущению ошибок, которые не допустимы.

Объектом исследования и автоматизации в представленном курсовом проекте является деятельность специалистов отдела снабжения станции техобслуживания «Мустанг».

Целью создания автоматизированной системы является повышение объема продаж фирмы и эффективности работы сотрудников на этапе подбора запасных частей, уменьшение временных затрат на поиск запчастей,  учет товара на складе.

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ  ОБЛАСТИ

 

1. Характеристика исследуемой организации

Организационно-правовая форма предприятия – Индивидуальный предприниматель.

Режим работы круглогодичный: по будням с 09:00 до 18:00, по субботам с  9:00 до14:00.

Штат предприятия составляют 15 производственных рабочих, 5 вспомогательных работников и 4 человек административно-технического персонала. 
Автосервис  «Мустанг»  — это современный техцентр, оборудованный профессиональной техникой для высокоточной диагностики и качественного ремонта автомобилей иностранного производства. Основное направление деятельности техцентра — постгарантийное обслуживание и ремонт автомобилей с 1998 года выпуска.

Перечень выполняемых работ:

• компьютерная диагностика, регулировка (профилактика) и ремонт двигателей автомобилей;
• компьютерная диагностика и ремонт ходовой части автомобилей;
• диагностика и ремонт автоматических коробок передач;
• диагностика и ремонт электрических систем автомобилей;
• весь комплекс по профилактике топливной системы, включая ультразвуковую промывку форсунок;
• частичная и полная замена масла в коробке переключения передач.

Обслуживая автомобиль в данном автосервисе, клиенты получают:

• диагностику на дилерском сканере, что является точным выявлением всех ошибок автомобиля клиента;
• гарантию безупречного качества выполненных работ;
• скидки на установку приобретенных в данном автосервисе запчастей;
• гибкую систему скидок для постоянных клиентов;
• информационную поддержку высококвалифицированных мастеров и опытных специалистов.

Помимо вышеперечисленных услуг сервис предлагает качественную установку сигнализации и другого дополнительного оборудования с соблюдением всех стандартов заводов-изготовителей, как автомобиля, так и дополнительного оборудования.

 

1.2 Организационная структура и функциональные задачи подразделений предприятия

Организационная структура автосервиса «Мустанг» представлена в приложении А.

Директор автосервиса относится к категории руководителей, является непосредственным представителем предприятия и наделен полномочиями решать непосредственно и косвенно организационные, коммерческие, представительские и другие вопросы. Директор автосервиса взаимодействует с руководителями и работниками других структурных подразделений предприятия, а также с государственными контролирующими органами и вышестоящими структурами - по согласованию с прямым руководством.

В  функции директора входит:

• планирование работы;
• формирование оптимальной структуры;
• работа с кадрами;
• учет и предоставление отчетности;
• повышение квалификации работников;
• модернизация услуг;
• организация бесперебойного технологического цикла производства услуг автосервиса;
• сертификация услуг автосервиса;
• обеспечение соблюдения на производстве требований ГОСТ;
• непосредственное участие в проверках контролирующих органов и отделов.

Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

• выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;
• участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов;
• осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке;
• отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
• составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению;
• участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота;
• участвует в проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

 Функции отдела по  работе с клиентами:

• осуществлять анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность;
• разрабатывает методики поиска клиентов, планирует  работу с клиентами, схемы обращения к клиентам;
• непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.);
• встречается с клиентами, убеждает клиентов в выгодности предложения, предлагает на обсуждение и согласование проекты договоров, принимает участие в работе над согласованием разногласий, заключает договоры от имени предприятия;
• предлагает клиентам пути решения не согласованных при переговорах вопросов и вопросов, возникших после совершения юридически значимых действий;
• поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними по устоявшимся деловым схемам;
• формирует банк данных о клиентах (клиентскую базу), редактирует данные;

Функции отдела снабжения:

• содержание собственного склада запасных частей, сопутствующих товаров, материалов для ремонта и обслуживания, отремонтированных агрегатов для продажи;
• заказ, приемка поступивших товаров, проверка количества и качества;
• подбор, упаковка и выдача товаров в цех;
• розничная торговля запасными частями и принадлежностями;
• эффективное использование объема склада, оптимизация оборудования;
• соблюдение системы хранения во избежание пересортицы, размещение товаров наиболее экономичным способом;
• своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения деталей;
• обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений;
• учет и контроль движения товаров;
• перманентная инвентаризация запасов товаров и материалов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета, установление фактов хищений и порчи товаров;

Функции IT – отдела:

• обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований;
• использование современных компьютерных технологий;
• обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.);
• привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;
• постановка задач для адаптации и развития купленной системы;
• внедрение программных продуктов;
• обучение персонала работе с программным обеспечением;
• обеспечение целостности баз данных;
• обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;
• защита информации от несанкционированного доступа;
• обеспечение технической исправности оборудования.

Функции отдела по работе с мастерами ремонтного цеха:

• подбор кадров;
• контроль за работой в ремонтном цехе;

Функции ремонтного цеха:

• коммерческий ремонт и техническое обслуживание;
• ремонт агрегатов для текущих операций;
• выполнение модификаций узлов по заказам клиентов;
• коммерческий шиномонтаж;
• эвакуация неисправных машин;
• обслуживание и ремонт собственного парка техники;
• ремонт собственного технологического оборудования;
• гарантийный ремонт.

 

3. Моделирование бизнес – процессов

1.3.1 Общая характеристика стандартов IDEF

Методология IDEF представляет собой семейство методов применяемых для процесса моделирования. Эта технология активно используется, начиная с конца 1980-х годов. Они нашли применение не только в бизнесе. Некоторые стандарты семейства IDEF приняты в качестве федеральных стандартов в США.        

IDEF0 - метод функционального моделирования; был разработан для описания функций различных систем путем создания наглядной графической модели. Модель состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы — главные компоненты модели, все функции и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса:

• управляющая информация входит в блок сверху;
• входная информация входит в блок слева;
• результаты выходят из блока справа;
• механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, входит в блок снизу.

Каждый компонент модели может быть декомпозирован (расшифрован более подробно) на другой диаграмме. Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Общее число уровней в модели не должно превышать 5-6.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы.

На таких диаграммах не указаны явно ни последовательность, ни время. Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия (большое количество дуг на диаграммах и большое количество уровней декомпозиции), трудность увязки нескольких процессов.

IDEF3-метод получения описания функционирования системы  и моделирования как причинно-следственных связей внутри одного бизнес-процесса, так и между различными процессами. Этот метод предназначен для моделирования последовательности выполнения действий и взаимозависимости между ними в рамках процессов. Модели IDEF3 могут использоваться для детализации функциональных блоков IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции.

Диаграммы IDEF3 отображают действие в виде прямоугольника. Действия именуются с использованием глаголов или отглагольных существительных, каждому из действий присваивается уникальный идентификационный номер. Все связи в IDEF3 являются однонаправленными и организуются слева направо.

Метод IDEF3 позволяет декомпозировать действие несколько раз, что обеспечивает документирование альтернативных потоков процесса в одной модели.

Целью метода DFD — продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные. Может отражать не только информационные, но и материальные потоки.

Также, как и в других моделях, поддерживается декомпозиция.

Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

• внешние сущности (материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приёмником информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад);
• системы и подсистемы (например, подсистема по работе с физическими лицами);
• процессы (преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом; физически это может быть, например, подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.);
• накопители данных (абстрактные устройства для хранения информации);
• потоки данных (на диаграмме - стрелки).