Разработка и документальное сопровождение информационной системы "Автоматизация деятельности менеджера салона красоты"

Удержать старых клиентов и превратить новых клиентов в постоянных – важнейшая задача для предприятий, особенно тех, что работают в сфере услуг. Действительно, люди предпочитают ходить к своему постоянному парикмахеру и косметологу, цена же зачастую отходит на второй план. Поэтому основные усилия предприятия сферы услуг вкладывают в работу с клиентами, придумывая привлекательные мотивационные программы и постоянно повышая уровень сервиса.

Автоматизация способна помочь салону красоты, работать эффективнее, прибыльнее и стать более привлекательным для клиентов.

Автоматизация салона красоты поможет:

• Быстро и удобно работать с клиентами. В специальной программе менеджер может быстро получить нужную информацию, что сокращает время на выполнение рутинных операций и уменьшает количество возможных ошибок.
• Повысить лояльность клиентов. С автоматизированной базой клиентов не проблема настроить автоматическую систему рассылки рекламы, информации о льготах, поздравлений и т.д.
• Добиться точности финансового и складского учета. Инвентаризация, учет товаров, отношения с поставщиками, учет продаж – с автоматизацией все подконтрольно и прозрачно.
• Удобно рассчитываться с сотрудниками. В сфере услуг рабочий график и схемы заработной платы зачастую сложны, не говоря о разных тонкостях, например, о контроле сроков действий медицинских книжек. Специализированные программы помогут в управлении персоналом вашего предприятия.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько специализированных программных продуктов, служащих для автоматизации салонов красоты. Проанализируем их возможности.

1. Программа Salon+ - комплексная автоматизация  бизнеса в сфере услуг, позволяет  полностью управлять деятельностью  салона, станции техобслуживания, клиники(клиенты, товары, персонал, услуги, зарплата).

Функциональные возможности

Клиенты учитывается в базе данных с возможностью настройки:

• клиент с дисконтной картой, сотрудник, партнер, почетный гость и т.д.,
• по каждому клиенту можно просмотреть все его заказы с переходом на требуемый заказ, просмотреть долговые заказы.

Склад ведет детальный учет товаров при помощи:

• номенклатура (группы товаров) и каталога (товары активные или пассивные),
• характеристик на каждый товар (до 8-ми) и штрих-кода,
• двух единиц измерения,
• контролируемого минимума товара,
• ведомости наличия (инвентарной, оборотной) по любому подразделению за любой период
• формированием документов на передачу в подразделения.

Заказы позволяют вести учет всех услуг в каталоге и номенклатуре:

• возможность типовой комплектации услуг по затратным материалам,
• база норм расхода на каждую услугу,
• привязка заказа к клиенту и мастеру, выполнившему заказ,
• возможность изменения состава и количества затратных материалов в данном заказе,
• автоматическое создание расходных накладных на списание затратных материалов.

Магазин позволяет вести учет товаров, продаж с привязкой к продавцу и покупателю:

• возможность персональной скидки по каждому товару,
• возможность премирования администратора и сотрудника, продавшего товар (% от продажи товара),
• формирование ведомости продаж за любой период с учетом выручки, всех отчислений и расчетом прибыли,
• учет продаж для сотрудников за любой период.

Расчеты с клиентами ведутся по трем валютам: гривна, доллар, евро, база котировок. Учет оказанных услуг, проданных товаров (через магазин). Персональные скидки по каждой услуге.

Депозит учитывается в базе и обеспечивает:

• автоматическое списание сумм с депозита клиента при его обслуживании,
• просмотр всех списаний с депозита с возможностью перейти на соответствующий заказ или расходный кассовый ордер,
• печать списаний с депозита по выборке.

Касса ведет учет наличных средств в трех валютах: гривна, доллар, евро и обеспечивает:

• создание базы кассиров, а для кассиров санкционированный доступ к кассе (полный или частичный),
• ведение кассовой книги по каждому кассиру, приходные и расходные кассовые ордера создаются автоматически из заказа или вручную,
• переброс денег от кассира к другому кассиру (директору, бухгалтеру) с подтверждением операции.

Персонал учитывается в базе данных о сотрудниках:

• Ф.И.О., даты приема на работу и увольнения, должность, категория, подразделение,
• условия начисления зарплаты, как проценты от выполнения услуг и продажи товаров.

Зарплата персонала с различными видами премирования, расчет производится на любую дату:

• сдельная, как процент от выручки за услугу или продажу товара,
• оклад, который не зависит от графика работы.
• расчеты зарплаты сохраняются в архиве. с расчет прибыли от каждого мастера или подразделения, формирование отчетов

2. Программный продукт «Комильфо: Салон красоты» разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и предназначен для автоматизации оперативного и финансового учета в салонах красоты, spa-салонах и парикмахерских. Решение объединяет в себе функционал фронт и бэк-офиса. Программный продукт может применяться для автоматизации, как одиночных, так и сетей предприятий. Основная решаемая задача – ведение базы клиентов, назначение для них визитов, оформление оказания услуг, продажи товаров, расчет заработной платы персонала. Ведется полный цикл взаиморасчетов с клиентом от момента записи до расчета за оказанные услуги. Ведется учет движения товаров и материалов по складам и ответственным лицам, налоговый и бухгалтерский учет.

3. Система комплексного управления  салонами красоты  «UNIVERSE-Красота», которая позволяет успешно автоматизировать менеджмент и учёт на предприятиях индустрии красоты различной специализации.  Это эффективное программное обеспечение для салона красоты, прежде всего, будет интересна владельцам и руководителям косметических салонов, современных парикмахерских, имиджевых студий, SPA-центров и солярий-клубов. Подобное предложение относиться к разряду эксклюзивных пропозиций, так как предлагаемая система является оригинальной технологической разработкой нашей компании, эффективность которой неоднократно проверена на практике.  

Рассмотренное программное обеспечение позволяет организовать работу салона в целом, однако в нем отдельно не выделены компоненты автоматизации работы менеджера: не включены формы входной и выходной документации, обрабатываемой менеджером, отсутствуют типовые формы отчетов, содержат сложную и непонятную схему составления графика работы специалистов. Анализ возможностей рассмотренного программного обеспечения, позволяет сделать вывод: программное обеспечение разработано для автоматизации деятельности салонов в целом, включая бухгалтерский и налоговый учет, функции менеджера не выделены отдельно, что значительно усложняет его работу. В связи с этим было принято решение разработать простой удобный программный продукт, ориентированный на автоматизацию работы менеджера салона красоты. При этом программа должна предоставлять возможности:

• Учет клиентов (ведение базы с контактной информацией и историей взаимоотношений, назначение визита, оформление продажи).
• Учет материалов (оформление операций по поступлению, перемещению, списанию, в том числе и автоматическому в ходе оказания услуг).
• Учет работы сотрудников (формирование графиков работы, контроль занятости, автоматическое переназначение мастеров, в случае их невыхода на работу).
• Оформление сопроводительной и отчетной документации.

 

 

2. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ

 

Техническое задание

Техническое задание на разработку конфигурации «Автоматизация деятельности менеджера салона красоты».

1. Введение

1.1. Наименование конфигурации

Наименование конфигурации: «Автоматизация деятельности менеджера салона красоты».

1.2. Назначение и область применения

Программа предназначена для автоматизации рабочего места менеджера салона красоты. Программа представляет собой дополнительную конфигурацию для управления содержимым базы данных в соответствии с предъявляемыми требованиями.

2. Требования к программе

2.1. Требования к функциональным характеристикам

Программа должна обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций:

Введение БД клиента:

• удаление;
• добавление;
• поиск;
• редактирование;
• сортировка;
• фильтрация.

Введение БД потребляемых услуг:

• удаление;
• добавление;
• поиск;
• редактирование;
• сортировка;
• фильтрация.

Оформление заказов:

• запись к специалисту;
• учет выполненных работ;

     Отчетная документация:

• прибыль;
• расходы;
• график работы специалистов.

Справочная информация.

2.2. Требования к обеспечению  надежного функционирования программы

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением Заказчиком совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

а) организацией бесперебойного питания технических средств;

б) использованием лицензионного программного обеспечения;

в) регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

г) регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов

3.2. Требования к квалификации  и численности персонала

Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять 1 штатную единицу — пользователь программы — оператор. В перечень задач, выполняемых оператором, должны входить:

а)    задача поддержания работоспособности технических средств;

б) задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств — операционной системы;

в) задача установки (инсталляции) программы.

3.3. Требования к техническому  обеспечению

В состав технических средств должен входить

• процессор Pentium-1.0GHz, не менее;
• оперативную память объемом, 512 Мегабайт, не менее;
• HDD, 700 Мб, не менее;
• лазерный принтер.

3.4. Требования к программному  обеспечению:

• операционная система Windows 2000, Windows XP;
• программа «1С: Предприятие 8.1».

3.5. Требования к объектам программы:

Справочники:

• физические лица;
• виды услуг;
• контрагенты;
• единицы измерения;
• подразделение;
• сотрудники;
• номенклатура;
• районы;
• представители контрагентов.

Документы:

• поступление материалов;
• отпуск материалов мастеру;
• запись к мастеру.

Отчеты:

• запись на дату;
• сотрудники;
• запись к мастеру;
• остатки материалов.

Интерфейсы:

• менеджер.

Справка.

4. Требования к программной документации

Состав программной документации должен включать в себя:

• техническое задание;
• руководство оператора;

5. Стадии и этапы разработки.

5.1. Стадии разработки.

Разработка должна быть проведена в три стадии:

• разработка технического задания;
• рабочее проектирование;
• внедрение.

5.2. Этапы разработки.

На стадии разработки технического задания должен быть выполнен этап разработки, согласования  и  утверждения  настоящего технического задания.

На стадии рабочего проектирования должны быть выполнены перечисленные ниже этапы работ:

• разработка программы;
• разработка программной документации;
• испытания программы.

На стадии внедрения должен быть выполнен этап разработки подготовка и передача программы.

5.3. Содержание работ по этапам

На этапе разработки технического задания должны быть выполнены перечисленные ниже работы:

• постановка задачи;
• определение и уточнение требований к техническим средствам;
• определение требований к программе;
• определение стадий, этапов и сроков разработки программы и документации на неё;
• согласование и утверждение технического задания.

На этапе разработки программной документации должна быть выполнена разработка программных документов в соответствии с требованиями к составу документации.  
На этапе испытаний программы должны быть выполнены перечисленные ниже виды работ:

• разработка, согласование и утверждение и методики испытаний;
• проведение приемо-сдаточных испытаний;
• корректировка программы и программной документации по результатам