Электронная почта

Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook (рис. 4.8) входит в состав пакета Microsoft Office и является довольно мощным средством организации труда офисных работников, хотя часто используется просто как почтовый клиент. Помимо собственно работы с электронной почтой приложение включает в себя календарь, планировщик задач, записную книжку и менеджер контактов.

 

Рассматриваемое приложение позволяет импортировать настройки, адресную книгу и сообщения из некоторых других почтовых программ, в частности из той же Outlook Express. Поддерживает дополнительные модули (плагины). Для новичков Microsoft Outlook, пожалуй, слишком громоздка и перегружена функциями, которые начинающим пользователям чаще всего не нужны.

Дополнительные возможности почтовых программ

Функциональность почтовых программ не ограничивается простой отправкой и получением текстов. Как правило, в почтовых клиентах присутствуют возможности форматирования текста, добавления картинок, отправки по электронной почте файлов и др.

Расширенное оформление писем

Согласитесь, гораздо приятнее читать красиво оформленное письмо, чем просто неформатированный текст. Вернемся к программе Outlook Express и посмотрим, какие возможности расширенного оформления она предоставляет пользователю.

Outlook Express позволяет создавать письма на основе готовых HTML-страниц, хранящихся на компьютере пользователя или в Интернете. Можно также выбрать один из стандартных шаблонов письма. Выбрать тип бланка, на котором будет создано письмо, можно из раскрывающегося списка, вызываемого кнопкой Создать.

Примечание

Возможность создания письма на основе HTML-страницы недоступна, если включен режим автономной работы. Выключить его можно, если выполнить команду Файл > Работать автономно и снять флажок с пункта Работать автономно.

На выбор пользователя есть несколько достаточно симпатичных бланков письма, например Citrus Punch (Цитрусовый пунш) (рис. 4.9).

 

Такие бланки подходят для неформальной переписки. Письмо, созданное с помощью такого шаблона, будет уместным, если оно отсылается другу или хорошо знакомому человеку, и при этом отправитель хочет передать особое настроение. Для официальных, деловых сообщений лучше всего подойдет обычное письмо, то есть без использования бланков оформления. Хотя тут все зависит от вкуса и конкретной ситуации. Впрочем, в процессе создания письма, даже когда оно уже написано, ему можно назначить любой из стандартных бланков, выполнив команду Формат > Использовать бланк. Послание тут же изменит внешний вид.

При написании письма можно также использовать довольно широкие возможности форматирования текста, почти как в текстовом редакторе. Можно применять различные шрифты, изменять их размер, цвет, стиль написания. В текст письма можно вставлять гиперссылки, таблицы или рисунки, в общем, всячески проявлять фантазию.

Помимо использования различного оформления письма Outlook Express, как и большинство других современных почтовых программ, позволяет проверять орфографию сообщения с помощью кнопки Правописание. Часто эта возможность бывает необходимой.

Работа с вложенными файлами

Сейчас речь пойдет об отправке и получении различных файлов. Часто бывают ситуации, когда нужно передать кому-то рисунок, документ в электронном виде или любой другой файл. В этом случае на помощь придет очень полезная функция электронной почты – возможность прикрепления к письму файлов.

Отправить файл адресату достаточно просто. Следует нажать кнопку Вложить на панели инструментов окна создания письма – откроется меню, в котором можно выбрать один или несколько файлов для отправки.

Совет

Отправляя по электронной почте файлы, особенно те из них, которые имеют большой размер, целесообразно упаковывать их с помощью архиваторов, например WinRAR или WinZip. Сообщение будет иметь меньший объем и быстрее передаваться по каналам связи.

Работа с файлами, прикрепленными к присланному пользователю письму, так же проста. Меню работы с прикрепленными файлами можно вызвать, нажав кнопку со скрепкой в окне быстрого просмотра письма, или при чтении сообщения в отдельном окне, щелкнув правой кнопкой мыши на панели прикрепленных файлов.

Работа с адресной книгой

Адресная книга в почтовых программах призвана повысить удобство работы пользователя со списком своих адресатов. Адреса людей, с которыми ведется наиболее частая переписка, целесообразно хранить в адресной книге, чтобы каждый раз при написании сообщения не вспоминать и не искать адрес электронной почты нужного человека.

Окно для работы с адресной книгой (рис. 4.10) в программе Outlook Express вызывается кнопкой Адреса.

 

 

Адресная книга позволяет хранить неограниченное количество контактов, а для каждого контакта – множество различных сведений, в частности адреса электронной почты, домашний и рабочий адреса, телефоны, наименование должности, дату рождения и другие сведения.

Добавить контакт в адресную книгу можно прямо из главного окна программы Outlook Express. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого письма и выбрать во всплывающем меню пункт Добавить отправителя в адресную книгу. Каждый контакт адресной книги может быть отнесен к определенной группе пользователей, что упрощает в дальнейшем процесс поиска нужного человека.

Принципы работы с адресной книгой достаточно просты и понятны даже новичкам.

Вопросы безопасности при работе с электронной почтой

Простота общения с помощью электронной почты имеет и обратную сторону: легкость доставки абонентам вредоносных программ – вирусов и троянских коней, которые могут причинить вред компьютеру пользователя, а также переслать злоумышленникам некоторые персональные данные адресата (например, пароли). Подробнее об этих программах см. в гл. 7. Сейчас остановимся на некоторых важных моментах, касающихся безопасности работы с электронной почтой.

Очень важно уделять внимание вопросам безопасности вообще и безопасности своего почтового ящика в частности. Как уже говорилось выше, злоумышленники пытаются завладеть доступом к любому электронному ящику в Сети. Во-первых, с помощью электронной почты действительно можно получить некоторые пароли пользователя, что позволит обеспечить доступ недоброжелателей в Интернет за счет обворованного таким образом абонента. Кроме того, так можно получить конфиденциальную информацию, касающуюся пользователя. Во-вторых, переписка может заинтересовать знакомых владельца ящика. Как ни печально, но это действительно так. Иногда люди интересуются чужой почтой просто ради забавы, иногда – чтобы что-то разузнать об абоненте или даже причинить ему какой-либо вред. Будем надеяться, что с читателями такого не случится, однако все же не лишним будет соблюдение простых мер безопасности, которые позволят жить спокойнее.

О том, что никому нельзя давать свои пароли, уже говорилось в книге, и будет неоднократно повторяться, тем не менее несколько следующих советов по этому поводу.

• Ни под каким предлогом не высылайте никому свой пароль. Вам может прийти письмо якобы от администрации почтового сервера с просьбой отправить им пароль от вашего почтового ящика, который был утерян в результате сбоя. Помните, что администрация почтовых серверов, да и вообще уважающих себя интернет-ресурсов никогда не просит пользователей присылать им свои пароли.

• Ни в коем случае нельзя запускать присланные по почте программы, не проверив их предварительно антивирусной программой. Это касается даже писем, пришедших от известных адресатов, так как часто друзья, сами о том не подозревая, могут прислать вредоносную программу. Такое хотя и не часто, но иногда происходит.

• По возможности используйте самые новые версии почтовых программ. Иногда в таких приложениях обнаруживаются ошибки, позволяющие злоумышленникам получить доступ к почтовому ящику пользователя, а с каждой новой версией эти ошибки устраняются.

Важный аспект безопасности электронной почты – обеспечение сохранности переписки, ведь иногда потеря какого-нибудь важного письма может быть очень нежелательна. При использовании почтовой программы, а не веб-интерфейса, целесообразно сохранять копии писем на сервере. В программе Outlook Express для этого нужно выполнить команду Сервис > Учетные записи, щелкнуть в открывшемся окне на своей учетной записи и нажать кнопку Свойства. Затем следует перейти на вкладку Дополнительно и установить флажок Оставлять копии сообщений на сервере. Такие меры позволят в случае сбоя компьютера восстановить переписку. Кроме того, все современные почтовые программы дают возможность создавать резервные копии писем. Это может быть полезно, если объем переписки достаточно велик, а размеры почтового ящика на сервере не позволяют хранить большое количество информации. Резервную копию желательно создавать на съемном носителе (например, на flash-устройстве).

Говоря о вопросах безопасности электронной почты, стоит еще раз затронуть тему спама, уже поднимавшуюся в этой главе. Дело в том что один из методов создания базы данных адресов для рассылки спама заключается в сканировании содержимого веб-страниц, подобно тому как это делают поисковые роботы. Таким образом, адреса электронной почты, найденные на страницах различных сайтов, становятся жертвой спамеров. Хотя этот метод создания баз данных адресов рассылки уже несколько устарел и сейчас часто используются более современные алгоритмы построения таких баз, не помешает позаботиться о недопущении попадания вашего адреса электронной почты в спам-базы. Нежелательно оставлять свой адрес в явном виде на форумах и других общедоступных ресурсах. Многие часто пользуются для записи адреса электронной почты нехитрым приемом, который делает адрес непонятным для роботов, отыскивающих электронные адреса, но оставляет его понятным для человека. В частности, символ @ часто заменяют словом «собака» и тогда адрес выглядит, например, так: name собака server.com. Вместо слова «собака» можно увидеть его альтернативы: «пес», «dog», «гав» и др. Это простое правило позволит снизить количество спама, приходящего на ваш почтовый ящик.

Еще раз акцентируем внимание читателя, что хорошее владение электронной почтой позволит эффективнее и быстрее решать задачи общения, а соблюдение элементарных мер безопасности обеспечит спокойствие за конфиденциальность и сохранность писем.