Інформаційні системи і технології в управлінні ВПО

 

На підприємстві у цьому році було проведено оновлення  офісної техніки. У офісі працює 24 особи, які повністю забезпечені  новітньою технікою.

 

 

 

 

2.4. Проаналізувати  забезпечення підприємства програмними  продуктами, розкрити їх основні  модулі

На підприємстві з програмного забезпечення встановлена операційна система Windows 7, Microsoft Office 7 на усіх робочих ПК.

На ПК у редакційному та виробничому відділах встановлено:

1) Adobe In Design ( Індізайн ) - програма для створення багатосторінкових документів, дозволяє повністю підготувати документ до друку в друкарні або для інших цілей (розробка корпоративної документації, створення презентацій тощо). Розроблено фірмою Adobe Systems. Одна з найпопулярніших і затребуваних програм для верстки поліграфічних документів, завдяки тому, що вона входить в пакет Adobe, також як Illustrator і Photoshop, сполучуваність цих програм дуже зручна в роботі - єдиний інтерфейс InDesign з Photoshop і Illustrator , дозволяє легко обмінюватися між цими програмами об'єктами та зображеннями. InDesign використовують дизайнери і верстальники періодичних видань та книг, програма добре справляється зі створенням великих за обсягом документів зі складним дизайном.

2) Adobe Illustrator ( Ілюстратор ) - використовується для роботи з векторною графікою, для створення односторінкових документів (найближча за призначенням та рівнем програма Corel Draw ) . Програма дозволяє зверстати рекламний макет або односторінкової листівку, підготувати ілюстративний матеріал. Використовується як для створення поліграфічної продукції, так і для розробки web-сайтів. Якщо потрібно розробити фірмовий стиль (логотип, візитку, фірмовий бланк, конверт) - Illustrator незамінний. Також як і при підготовці матеріалів для рекламних компаній, при створенні календарів, буклетів, візиток, рекламних листівок, а також графіків і схем для презентацій, створення макетів для зовнішньої реклами. Завдяки простому взаємодії з іншими програмами пакету Adobe (Photoshop  Adobe Indesign, Adobe Flash і т.д.) Illustrator дозволяє заощадити більше часу і сил.

3) Adobe Photoshop (Фотошоп ) - графічний редактор , універсальна програма для редагування растрових зображень (що складаються з пікселів, або точок), до яких відносяться і фотографії. Розроблений фірмою Adobe Systems, найпопулярніша і найпоширеніша програма фірми, а також найпоширеніша програма для роботи з цифровими зображеннями в принципі. Використовується на платформах Mac OS X / Mac OS і Microsoft Windows ( як і решта програми Adobe). Спочатку програма була розроблена як редактор зображень для поліграфії, зараз широко використовується і в веб- дизайні. Розширена версія програми Adobe Photoshop Extended призначена для професійного використання при створенні фільмів, відео  мультимедійних проектів тривимірного графічного дизайну та веб-дизайну для роботи в областях виробництва, медицини, архітектури і т.д.

Ці програми необхідні цим відділам для ефективної роботи.

Інші  відділи користуються 1С:Підприємство 8. Хоча и виробничий и редакційний  відділ здійснюють та координують свою роботу завдяки 1С (приймають та здають свою частину виконаного замовлення, проводять документи).

Це програмне  забезпечення втілило в собі нові можливості в області автоматизації обліку:

- Ергономічний користувальницький інтерфейс - зручність і легкість роботи як досвідченим користувачам системи «1С : Підприємство» , так і новачкам ;

- Економічна та аналітична звітність - засіб формування різної звітності;

- Масштабованість - розширення прикладних рішень , починаючи від найпростіших однокористувацьких програм до розрахованих і багатофункціональних комплексних рішень;

- Адміністрування - зручні інструменти для роботи з обліком та звітністю ;

- Швидка розробка і модифікація - розвиток існуючих і створення нових прикладних рішень;

- Інтеграція з іншими системами - широкі можливості взаємодії з іншими програмами та побудови комплексних інтегрованих рішень.

Фінансово-економічний  відділ використовує модуль "1С: Бухгалтерія 7" - це готове рішення для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку в організаціях, що здійснюють будь-які види комерційної діяльності: оптову і роздрібну торгівлю , комісійну торгівлю, надання послуг, виробництво і т.д. Завдяки підтримці різних систем оподаткування, облік можуть і підприємці, які використовують спрощену або загальну систему оподаткування.

Це програмне  забезпечення повністю відповідає всім законодавчим вимогам України з ведення бухгалтерського та податкового обліку.

Проте відділ кадрів, директор, відділ реалізації, редакційний  та виробничий відділ користуються 1С:Підприємство 8. Це комплексне рішення, що охоплюють основні контури управління і обліку на виробничому підприємстві. Воно створює єдиний інформаційний простір для відображення фінансово-господарської діяльності підприємства, охоплюючи основні бізнес-процеси. У той же час рішення чітко розмежовує доступ до збережених відомостей, а також можливості тих або інших дій залежно від статусу працівників.

Це програмне забезпечення дає  такі можливості:

• управління даними про вироби
• ціноутворення
• управління взаєморозрахунками
• управління запасами
• управління обладнанням
• управління продажами
• управління роздрібною торгівлею
• управління закупівлями
• замовлення постачальникам
• управління виробництвом
• розрахунки з підзвітними особами
• управління грошовими коштами
• бюджетування
• бухгалтерський облік
• податковий облік
• розрахунок зарплати
• управління персоналом
• регламентована звітність
• облік за міжнародними стандартами
• отримання аналітичної інформації
• сервісні можливості

Переваги:

• Менеджери з продажу
• Планують продажу за своїм клієнтам / товарних групах на підставі статистики продажів за попередні періоди;
• Ведуть базу потенційних і реальних клієнтів , сегментують клієнтську базу за різними ознаками ( по регіонах , XYZ і ABC класифікації , за видами діяльності та інше);
• Фіксують контакти і передпродажні переговори ;
• Обробляють замовлення покупців з усією супутньою інформацією (планові дати, оплати , відвантаження , умови поставки, ціни , знижки) ;
• Узгоджують виконання замовлень з відділом закупівель;
• Контролюють надходження товарів під замовлення покупців ;
• Аналізують оплати і стан взаєморозрахунків по своїм клієнтам ;
• Ініціюють відвантаження.
• Керівник відділу продажів

• Аналізує план / факт продажів і прибутковість продажів компанії в різних аналітичних розрізах (по підрозділах, відповідальним менеджерам, товарних групах, постачальникам і т.д.)
• Аналізує контакти клієнтів
• Аналізує клієнтську базу за різними ознаками (по регіонах, XYZ і ABC класифікації, за видами діяльності та інше)
• Аналізує стану замовлень і взаєморозрахунків
• Аналізує оборотність і прибутковість товарів, використовує аналітичні звіти для ведення пріоритетних товарів / товарних груп.

• Виробничий та редакційний підрозділи

• Контролює стан справ по редагуванню

• Бухгалтерія

• Відсутність необхідності введення первинних документів , оскільки: менеджери вводять в систему інформацію по товарам, видаткові накладні, комірники - інформацію про рух товарів зі складів , виробничий відділ фіксує витрачені товари документами і накладними , а випущену продукцію - документами і звітами виробництва за зміну . Бухгалтеру необхідно лише перевірити наявність і повноту документів , проконтролювати автоматичне заповнення рахунків, за якими формуються бухгалтерські проводки, і затвердити документ до формування бухгалтерських проводок , тобто провести з бухгалтерського та податкового обліку;
• Зручні і прості форми для відображення первинних документів чи для контролю цих документів ;
• Зручні форми стандартних звітів, для контролю проводок по рахунках , таким як оборотно- сальдова відомість , картка рахунку і т.д.;
• Відповідальний за ведення податкового обліку аналізує відхилення сум з податкового та бухгалтерського обліку . Завдяки тому , що в стандартних звітах аналіз рахунку , оборотно- сальдова по рахунку тощо) відразу видно суму по конкретній витраті бухгалтерського обліку , суму по цій же витраті видно і з податкового обліку . Таким чином , контролювати розбіжності стає гранично просто .

• кадрова служба:

• Повноцінний кадровий облік, як штатних співробітників , так і сумісників , а також співробітників , що працюють за договорами цивільно -правового характеру;
• Ведення штатного розкладу організації;
• Зберігання історії штатних розкладів , що дає доступ до додаткової інформації і можливість додаткового аналізу по попередньої діяльності ;
• Зберігання стандартної і додаткової кадрової інформації. Наприклад , облік даних по військовозобов'язаним і, в теж час , легко формуються друковані форми для надання до військкомату ;
• Ведення додаткової докладної інформації по кожному з працівників. Наприклад , дані про розміри одягу співробітників для підготовки спеціалізованої форми;
• Табеля формуються автоматично , на підставі введених первинних документів , таких як кадрові документи , переміщення , невиходи , лікарняні листи і т.д.

Отже, можна стверджувати, що програмне  забезпечення, яке є на даному підприємстві відповідає сучасному рівню автоматизації. Проте для покращення роботи програмного  забезпечення, необхідно прискорите перехід відділу з бухгалтерами 3 1С 7 на 1С8, аби все управління було в одній програмі.

 

2.5. Розкрити  стан автоматизації та використання  інформаційно-комунікаційних технологій у діяльності підприємства

Стан автоматизації на підприємстві задовільний, оскільки у цьому році керівництво повністю оновило комп’ютерну  та офісну техніку. Завдяки цьому  стало можливим використовувати  нове програмне забезпечення, що в  свою чергу не тільки прискорює роботу , а й покращує її якість.

Інформаційні системи працюють із даними, завданням яких є інтеграція нових відомостей в організації  та допомога в опрацюванні паперових  документів. Метою їх використання є опрацювання даних та підвищення ефективності роботи й спрощення  канцелярської праці. Вони об’єднують працівників, діяльність яких в основному  охоплює управління документацією, комунікації тощо та використовуються для моніторингу, контролю, прийняття  рішень і адміністрування.

На підприємстві використовується програма "1С:Підприємство 8". Це комплексне рішення, що охоплюють основні контури управління і обліку на виробничому підприємстві. Воно створює єдиний інформаційний простір для відображення фінансово-господарської діяльності підприємства, охоплюючи основні бізнес-процеси. У той же час рішення чітко розмежовує доступ до збережених відомостей, а також можливості тих або інших дій залежно від статусу працівників. На даний час у 7ій версії працює тільки бухгалтерія, і керівництво планує перевести її на 8му версію у найближчому майбутньому.

Ця програма надає такі можливості:

• керівництву підприємства й керівникам, відповідальним за розвиток бізнесу, - широкі можливості аналізу, планування і гнучкого управління ресурсами компанії для підвищення її конкурентоспроможності

• керівникам підрозділів , менеджерам і співробітникам, що безпосередньо займаються виробничою, збутовою, постачальницької і іншою діяльністю по забезпеченню процесу виробництва, - інструменти, що дозволяють підвищити ефективність щоденної роботи по своїх напрямках

• працівникам облікових служб підприємства - засоби для автоматизованого ведення обліку в повній відповідності з вимогами законодавства і корпоративними стандартами підприємства.

Я вважаю, що незважаючи на те, що автоматизація  та використання інформаційно-комунікаційних технологій у діяльності підприємства - це витрати, вони повністю виправдані. Адже, вони покращують якість та швидкість  виконання  робочих процесів, зменшують  можливість помилок, дають  можливості для аналізу діяльності. Це особисто моя думка, проте я вважаю, що відділ зі збуту необхідно укомплектувати ще й планшетами (звичайно з 3G), аби був постійний доступ у менеджерів до робочих файлів та до мережі інтернет, щоб швидко та якісно реагувати за запити клієнтів. Адже на сьогодні досить багато клієнтів використовують ICQ та Skype для роботи, і блокувати їх на роботі економічно невиправдано.

 

Висновки

Ситуація  з українською книгою, і взагалі  з видавничо-поліграфічною та кноготоргівельною галузями, є досить скрутною. Істотний вплив на цю ситуацію має відсутність структурованої, послідовної державної інформаційної політики в Україні в галузі книговидання і книгорозповсюдження.

У нашій  галузі досить мало висококваліфікованих спеціалістів з профільною освітою, які б могли вносити новаторські  ідеї у виробництво та управління.

Також негативний вплив має високий рівень зношеності та застарілості технічного і технологічного обладнання більшості поліграфічних підприємств, що призводить до зменшення якості продукції та  падіння обсягів виробництва;  
та значне переважання на вітчизняному книжковому ринку імпортованих іншомовних, зокрема  російськомовних видань, які витісняють україномовну продукцію.

Необхідна державна допомога (у вигляді пільг, дотацій та умов для приходу інвестицій у галузь) аби оновити, модернізувати  та автоматизувати видавничо-поліграфічну та кноготоргівельну галузі.

Крім  всього вище сказаного, необхідно розвивати  та підтримувати розвиток електронного книговидання та електронних бібліотек.