Публичный доклад как инструмент открытости и гласности деятельности общеобразовательного учреждения

Итоги опроса могут показать, что часть данных, интересующих общественность, традиционно не собирается, либо собирается, но не обрабатывается для использования. В этом случае образовательному учреждению будет необходимо совершенствовать систему внутришкольного мониторинга и развивать культуру самооценки собственной деятельности.

Особое место в ряду методов сбора информации, используемых для составления доклада, занимает изучение мнений участников образовательного процесса (педагогов, родителей, учащихся). Это важно для понимания сильных и слабых сторон ОУ, обоснования перспективных задач развития, выявления отношения к реализуемым и планируемым нововведениям.

Определение потребностей и интересов целевых групп – очень важная задача. Но не менее актуальной задачей является определение интересов и задач самой школы во взаимодействии с различными целевыми группами. Они разнообразны, зависят от особенностей ОУ, стратегии развития, имеющегося опыта отношений с партнерами.

Определив актуальные задачи взаимодействия с целевыми группами, для решения которых ОУ планирует использовать доклад, авторам доклада необходимо сформулировать послание ("месседж"), которое образовательное учреждение стремится донести до партнеров.

Четкое определение посланий, которые учреждение хочет донести до своих партнёров, и адекватное их представление в тексте доклада позволит не только удовлетворить информационные потребности аудитории, но и обеспечить получение таких эффектов, как:

• формирование у представителей школьного сообщества позитивных установок по отношению к ОУ (доверие, уважение, стремление участвовать в жизни школы, помогать в решении проблем и др.);
• побуждение родителей и представителей общественности к конкретным действиям, которые отвечают интересам ОУ (отдать ребенка в первый класс школы, сотрудничать с педагогами с целью оказания помощи своему ребёнку в обучении, оказать организационную или материальную поддержку при проведении школьных мероприятий, участвовать в выборах в управляющий совет и др.).

 

2. Доступность изложения

Проблема использования в докладах формального и наукообразного педагогического языка является одной из самых серьёзных в процессе информирования общественности. Для написания «доступных» для внешнего читателя текстов. Целесообразно использовать некоторые полезные приёмы.

• Крайне полезно привлекать к подготовке хотя бы некоторых разделов доклада родителей, не работающих в сфере образования.  Это могут быть наиболее активные члены Совета школы, родительских комитетов классов и школы, или просто родители, способные и готовые принять участие в такой работе. Такое сотрудничество будет способствовать написанию более понятных текстов.
• Важным этапом работы над докладом является редактирование первого варианта текста. До тех пор, пока в коллективе не появились педагоги, способные писать в публицистическом жанре, необходимо для редактирования доклада привлекать специалистов. Это могут быть как внешние партнеры (родители, профессиональные редакторы, журналисты), так и члены педагогического коллектива - учителя начальной школы, преподаватели русского языка и литературы. Важно, чтобы эти люди имели опыт написания или редактирования не профессиональных текстов (художественных, публицистических).
• Обязательно следует давать читать завершённый, но не опубликованный  вариант доклада внешним читателям – членам Совета школы, наиболее заинтересованным родителям и членам местного сообщества. Их комментарии и отзывы помогут значительно улучшить текст, сделать его более понятным.
• Эффективным является проведение микроисследований, в рамках которых организуется опрос родителей (иных представителей общественности) на предмет выяснения, насколько ясно и доступно представлена информация в докладе. Такое исследование достаточно проводить 1 раз в год, приурочивая их к наиболее крупным информационным акциям. Например, опрос можно провести по итогам окончания учебного года или после публикации доклада ОУ.  Одной из удачных форм выявления мнения родителей является проведения опроса и голосования на сайте ОУ.
• Учитывая, что большинство родителей не имеют опыта перевода графической и схематической информации в смысловой контекст, необходимо сопровождать используемые в тексте диаграммы, схемы и рисунки пояснениями и комментариями.
• Рекомендуется включать в доклад небольшой раздел - тезаурус, в котором будут даны разъяснения специальных терминов, сокращений и статистических индикаторов.

 

3. Адекватный объем документа

В случае неадекватного размера доклада – слишком короткого или чрезмерно объёмного – можно дать только одну рекомендацию – стараться писать текст, который укладывается в наиболее естественные нормы 15 – 30 страниц. 

В ситуации излишнего объёма текста нужно стараться отказываться от наименее актуальной и востребованной информации. Здесь поможет привлечение родителей и представителей сообщества ОУ к редактированию и экспертизе доклада до его публикации. Кроме того, не следует включать в доклад разделы из других школьных документов – программы развития ОУ, программы перспективного развития, устава. Достаточно просто дать необходимые ссылки на эти документы. Все желающие всегда смогут их прочитать.

Можно «облегчить» текст и за счёт невключения информации, актуальной для конкретных целевых групп, например, для родителей будущих первоклассников или родителей, чьи дети придут в 10 класс. Для таких клиентов школе целесообразно готовить отдельные адресные информационные продукты (короткие записки, брошюры, очные встречи и т.д.).

4. Целостность текста

Фрагментарность является типичной характеристикой любого текста, в котором осуществляется попытка описать сложную систему без учета взаимосвязей всех ее частей. Но описать в рамках одного небольшого текста все взаимосвязи невозможно, их слишком много. Поэтому наиболее продуктивным, с точки зрения создания целостного текста, является выбор приоритетов (базовых идей), в соответствии с которыми и будет строиться содержание публичного доклада.

Такой «стержневой» идеей может стать программа перспективного развития образовательного учреждения, какой-либо масштабный проект, реализуемый в школе, или проблемный вопрос школьной политики, который был определён с участием родителей в предыдущем учебном году. В таком случае при создании текста будет важно описать максимально возможное количество взаимосвязей, существующих вокруг выбранной идеи. Описывая любой элемент школьной действительности, необходимо будет рассматривать его с точки зрения реализации данной идеи. В этом случае целостность текста будет гарантирована.

По каждому рассматриваемому приоритету (теме) в конце фрагмента текста целесообразно делать выводы. Обобщенные выводы следует представить в заключении доклада. Они должны являться логическим завершением всего текста.

Логическая связность и цельность текста, ясные и хорошо обоснованные выводы, убедительность аргументации – вот главные факторы, способные сделать доклад ОУ понятным и актуальным документом.

 

5. Качественный анализ

Проведение глубокого анализа с выявлением причинно-следственных связей, с оценочными характеристиками и построением прогнозов будущего развития представляет для авторов публичных докладов определенную сложность.

Крайне важно, кроме констатации конкретных фактов, проблем или достижений указывать и причины их возникновения (когда это возможно). При этом любые утверждения должны подтверждаться достоверными данными.

Необходимо использовать сравнительные данные.  Представление данных в динамике по годам (сравнение с собой) позволит увидеть, является ли зафиксированный факт тенденцией или это пока только отдельный случай. Также динамические данные ясно показывают, удаётся ли образовательному учреждению постепенно справляться с негативной тенденцией или поддерживать наметившийся ранее прогресс.

Сравнение с другими образовательными учреждениями (например, расположенными в одном районе со школой) и средними значениями по муниципалитету, региону также позволяют показать, как образовательное учреждение выглядит на внешнем фоне. В случае, когда соответствующий показатель у ОУ гораздо ниже среднего по муниципалитету или региону, необходимо проводить более детальный анализ возможных причин такой ситуации.

Таким образом, интерпретация данных, описание и обоснование причинно-следственных связей являются важнейшей частью аналитического обеспечения публичного доклада. Здесь также важно привлекать к экспертизе доклада как представителей общественности, так и специалистов системы образования (педагогов, администраторов, управленцев, методистов и учёных). Первые выскажутся относительно того, насколько ясны и убедительны сделанные в тексте интерпретации и объяснения, а вторые дадут компетентную оценку их правдоподобности с позиции профессионалов.

6. Оформление и дизайн

Очень важно, чтобы доклад не был перенасыщен монотонными описательными текстами, что не способствует пробуждения интереса у потенциального читателя.

Для привлечения внимания к тексту и улучшения его восприятия используются специальные средства работы с текстом:

• заголовки и подзаголовки;
• колонтитулы;
• врезки;
• "плашки" (фрагменты текста или краткие самостоятельные тексты, располагаемые на фоне или в рамке внутри основного текста);
• различные размеры шрифта, выделения шрифта.

Привлекательность доклада  можно повысить за счёт использования различных визуальных объектов (картинок, фотографий, графических схем) и единого стиля дизайна документа – оформление титульной страницы, выбор единого графического решения для колонтитулов и заголовков, использование определённой цветовой гаммы.

Дополнительные возможности улучшения восприятия текста возникают на стадии верстки издания. При возможности целесообразно заказать в издательстве несколько возможных вариантов верстки и сделать выбор после их сравнительного анализа.

Не стоит забывать и о возможностях информационных технологий, что особенно актуально при размещении доклада в сети Интернет на сайте ОУ. В этом случае целесообразно использовать в тексте гиперссылки, которые помогут осуществлять навигацию внутри доклада и будут полезны для отсылки к другим ресурсам и документам школы, которые нет возможности включать в сам доклад. Кроме того, украсят документ различные движущиеся объекты, реализованные с использованием флэш-анимации. Ещё одним эффективным решением является размещение в соответствующих разделах небольших аудио и видео фрагментов событий школьной жизни.

7. Распространение доклада

Чтобы доклад дошёл до своего читателя, необходимо использовать различные способы презентации и распространения документа.

• Проведение родительских собраний, встреч с учащимися и заинтересованными группами. Во время этих мероприятий может быть произведена презентация основных результатов деятельности школы.
• Представление отчёта на педагогическом совете и на заседании Управляющего совета или иного органа общественного управления ОУ.
• Выпуск сборника с полным текстом отчёта. Тираж издания зависит от возможностей школы. Но оптимально было бы обеспечить одним экземпляром каждый класс и несколько экземпляров подготовить для  школьной библиотеки и социальных партнёров образовательного учреждения.
• Каждая семья учащегося школы, имеющая домашний компьютер, может получить электронный файл с текстом отчёта.
• Краткий анонс и наиболее важные сведения из доклада могут быть опубликованы в средствах массовой информации.
• Отчёт должен быть представлен на сайте школы. Этот способ может оказаться весьма эффективным, так как число людей, имеющих возможность выхода в Интернет, постоянно растёт. Чтобы доступ к докладу был максимально прост целесообразно размещать его в отдельном разделе сайта, ссылка на которую имеется на главной странице. Следует позаботиться, чтобы соответствующий файл был не чрезмерного размера и легко скачивался и открывался.

Информирование общественности может проводиться через муниципальные информационно-методические центры (службы, кабинеты). На их сайтах могут размещаться не только доклады, но и сравнительные данные по ключевым направлениям деятельности.

8. Получение обратной связи

После публикации доклада очень важно выяснить мнение читателей и понять, насколько язык доклада, его оформление и представленные данные соответствуют ожиданиям и потребностям целевой аудитории. Это позволит значительно улучшить последующие версии документа.

Вместе с электронной или бумажной версией текста доклада необходимо предложить анкету для добровольного заполнения, которая позволит выяснить мнение родителей (а также учащихся, членов Совета школы и представителей местного сообщества) о результатах работы ОУ в текущем учебном году на основе опубликованных данных.

В состав анкеты могут войти самые разные вопросы.

• Доступным ли языком написан доклад?
• Понятны ли и верны на Ваш взгляд представленные в докладе выводы и заключения?
• Насколько правдоподобна опубликованная информация?
• Какая важная информация оказалась не отражённой в докладе?
• Учтены ли мнения и пожелания, которые были высказаны родителями после публикации предыдущего доклада?

Кроме вопросов в анкете необходимо предусмотреть раздел, в котором можно высказать предложения, замечания и комментарии относительно представленного доклада.

Получение обратной связи от представителей целевой аудитории следует организовывать не только после публикации доклада. Крайне важно проводить согласование структуры и содержания доклада на всех основных этапах его подготовки:

• разработка макета (структура и основное вопросы) доклада;
• подготовка проекта текста; подготовка окончательной версии текста;
• дизайн-макета доклада.

Формы согласования могут быть различными: публичные обсуждения, опросы (в том числе на сайте), интервью, фокус-группы. Оптимальным вариантом является проведение согласования в форме публичного обсуждения на заседании органа государственно-общественного управления ОУ. Окончательную версию доклада целесообразно утвердить решением.