Особенности кадрового обеспечения в строительной организации

2. Проверять своевременность,  полноту и правильность выполнения  геодезических работ в процессе  строительства (планово-высотных  разбивок, исполнительных геодезических  схем);

3. Контролировать проведение  подрядчиком индивидуальных испытаний  смонтированного оборудования и  инженерных сетей и надлежащее  оформление их результатов;

4. Своевременно проверять  качество строительно-монтажных  работ, применяемых материалов, изделий,  конструкций и оборудования, соответствие  их проектной документации, а  также объемы выполненных строительно-монтажных  работ и осуществлять их приемку  с визированием актов выполненных  работ установленной формы в  базовых ценах, производить освидетельствование  скрытых работ и промежуточную  приемку ответственных конструкций  с оформлением актов по установленной  форме; Замечания и указания  по устранению выявленных дефектов  и нарушений вносить в общий  журнал работ с указанием сроков  исполнения и контролировать  их выполнение;

5. Участвовать в проверках, осуществляемых авторским надзором, органами государственного строительного надзора;

6. Вести учет выполненных  работ по накопительной ведомости.[2]

Исходя из вышеизложенного следует, что специалист отдела кадров должен следить за правилами внутреннего трудового распорядка специалистов этих трех подразделений, следить за принципом разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям, выполнять квалификационный отбор, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями. 

2. ОСОБЕННОСТИ КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

2.1 Деятельность  специалиста по кадрам Управления  капитального            строительства.

 

Специалист по кадрам Управления капитального строительства относится  к категории специалистов, принимается  на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

На должность специалиста  по кадрам в КУП «УКС г. Полоцка» назначаено лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. [4]

В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется:

- нормативными документами  по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов уставом организации; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя); должностной инструкцией специалиста по кадрам.

Специалист по кадрам имеет  широкий спектр обязанностей, для  выполнения которых ему необходимо знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы для управления персоналом; также трудовое законодательство Республики Беларусь; структуру предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; порядок избрания (назначения) на должность; а следовательно порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия специалиста  по кадрам его обязанности выполняет  в установленном порядке назначаемый  заместитель, несущий полную ответственность  за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. В данном случае секретарь-делопроизводитель.

Для выполнения возложенных  на него функций специалист по кадрам обязан выполнять работу по комплектованию предприятия кадрами необходимых специальностей и квалификации.

Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия  и его подразделений, установленной  документации по учету кадров, связанной  с приемом, переводом, трудовой деятельностью  и увольнением работников, результатов  аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения  текущей и перспективной потребности  в кадрах, подготовки предложений  по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение. [5, с. 11]

  Специалист отдела кадров осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, так в 2010 году в отдел проектирования были приняты два молодых специалиста. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, начало рабочего дня с 8.00 до 17.00, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

Своевременно оформляет документы приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

 

Отдел кадров также знакомится с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности, вносит на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией, получает от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей, привлекает специалистов всех структурных подразделений организации для решения возложенных на него обязанностей.

Работу специалиста по кадрам оценивает непосредственный руководитель, в Управлении капитального строительства – директор предприятия.

Как и права, так и обязанности  существуют у работника, организовывающего  кадровое делопроизводство. Специалист по кадрам несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,  за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Деятельность специалиста  по кадрам разнообразна. Существует ряд документов, которых обязан оформлять специалист по кадрам, такие как трудовые договора с работниками, контракты с работниками, договора о материальной ответственности, должностные инструкции работников, личное дело работника, и оформление другой документации. А значит, для выполнения этих обязанностей специалисту по кадрам необходимо знать нормативную базу.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Документационная работа в отделе кадров

 

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщенным названием  «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

  На основании КУП «УКС г. Полоцка» по целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

  Первая группа - это документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

  Вторая группа - документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

  Различают следующие  виды кадровых документов:

1) документация о приеме  на работу:

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор (контракт о назначении на должность);

• приказ о приеме на работу;

• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

2) документация о переводе  на другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;

• представление о переводе на другую работу;

• приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении  с работы:

• заявление об увольнении;

• приказ об увольнении;

• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении  отпусков:

• график отпусков;

• заявление о предоставлении отпуска;

• приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении  поощрений:

• представление о поощрении;

• приказ о поощрении;

6) документация об оформлении  дисциплинарных взысканий;

• докладная записка о  нарушении трудовой дисциплины;

• объяснительная записка  о нарушении трудовой дисциплины;

• приказ о наложении  дисциплинарного взыскания.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового  делопроизводства регламентирует единообразную  практику применения норм права и  служит правовой основой ведения  кадрового делопроизводства. Грамотная  постановка и ведение кадрового  делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Знание нормативной и  нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

• правильно оформить документы  в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую  силу;

• обеспечить хранение и  оперативное использование документов в текущей деятельности;

• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения  правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной  действующим законодательством;

• предотвратить возможность  несанкционированного использования  информации.

Отсюда следует, что правильное ведение и соблюдения всех норм и  правил кадрового производства ведет  к положительным результатам  и улучшению качества работы.

 

2.3. Оформление  приказов по личному составу

 

Приказы по личному составу  оформляются во многих случаях, например, при приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании и в других случаях. Составляет и оформляет приказы по личному составу инспектор по кадрам. Например, заключение трудового договора (контракта) с работником предусматривает издание приказа о приеме его на работу. Такой приказ является приказом по личному составу.

Большинство форм приказов по личному составу входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам  и делопроизводству Министерства юстиции  Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) для  придания документу юридической  силы, в том числе приказу по личному составу, необходимо наличие  следующих обязательных реквизитов:

·  наименование организации;

·  дата;

·  регистрационный индекс;

·  подпись.

Работники отдела кадров могут  оформлять приказы по личному  составу на общих или специальных  бланках, но в любом случае имеющих  установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения. В КУП «УКС г. Полоцка» используется общий бланк.

Так, например, каждый лист документа  должен иметь следующие размеры  полей:

·  левое - 30 мм;

·  правое - не менее 8 мм;

·  верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов разрабатываются  на основе продольного или углового расположения реквизитов. На практике большинство организаций использует угловой вариант расположения реквизитов, когда они располагаются в  верхнем левом углу. При этом следует  помнить, что максимальная длина  строки реквизитов бланка в таком  случае не должна превышать 73 мм. [3]

На некоторых предприятиях при создании приказов по личному  составу указывается сокращенное  наименование организации. Например, при  полном наименовании организации «Общество  с ограниченной ответственностью «Информационное  агентство «Новость» указывается  наименование «Новость», что является нарушением.