Звіт по практиці в СТ «Славсант»

 

Лідерство серед постачальників трубної продукції в січні  знову зберіг за собою Харцизький ТЗ, що експортував 47,9 тис. т продукції  або 31,13% від всіх експортних поставок. Друге й третє місця розділили  між собою Ніжнєднепровський  трубопрокатний завод і «Ніко  Тьюб» з результатами 34,1 тис. т  і 13,9 тис. т відповідно. Це самі великі експортери й загальна їхня частка становить 62,3% від усього українського експорту. У січні, в основному, всі  виробники знизили обсяги експортних поставок.

 

3. АНАЛІЗ ЯКОСТІ СИСТЕМ КОМУНІКАЦІЙ В УПРАВЛІННІ ЗЕД СТ «Славсант»

 

Для повного розуміння функціонування інформаційної системи на підприємстві розглянємо як саме і за допомогою яких засобів здійснюється обмін інформацією на даному підприємстві.

Перш за все потрібно сказати, що великим плюсом комунікаційної системи  СП є географічна близькість заводу і адміністративного корпусу (офіс стикується із заводом). Завдяки цьому досягається значна оперативність і точність в обміні інформацією між адміністрацією та виробництвом.

Обмін інформацією на “Славсанті” здійснюється як через особистий контакт, так і дистанційним чином — за допомогою таких технічних засобів як телефон та комп’ютер.

На підприємстві встановлену власну міні-АТС (автоматична телефонна станція), завдяки якій телефон є практично у всіх відділах і кабінетах. Для внутрішньої телефонної мережі складено спеціальну карту програмування.

На першому поверсі  офісу розташовано контрольно-пропускний пункт (КПП), невеличка виставка продукції підприємства та приміщення майбутньої їдальні. Перший поверх практично не заслуговує нашої уваги, але одну деталь слід відмітити. Черговий у КПП відмічає усіх осіб, що увійшли чи залишили приміщення заводу або офісу. Тому у чергового КПП по телефону можна взнати приблизне місцезнаходження потрібної особи.

Другий і третій поверхи  заслуговують на більшу увагу. На другому поверсі розташовані кабінети: комерційна служба, технічний директор, конструкторська служба, відділ збуту, архів, комерційний директор, директор заводу, служба розвитку і якості.

У відділі збуту наявні телефон, телефон/факс, комп’ютер обладнаний сканером, принтером, модемом (пристрій для зв’язування комп’ютерів через телефонну лінію) та веб-камерою для відео зв’язку . Відділ збуту веде найінтенсивніший інформаційний обмін практично зі всіма відділами та підрозділами підприємства. При існуючій системі комунікацій суттєвих негативних рис для інформаційних потоків не відмічено — в усіх них присутній зворотній зв’язок і розроблена чітка схема термінів подачі необхідної інформації у різні відділи.

Кабінет керівника відділу збуту обладнаний телефоном та комп’ютером, на якому ведеться облік проектів. Керівник багато часу проводить поза межами свого кабінету і застати його чи то безпосередньо, чи по телефону доволі важко. Тому виникає потреба доповнити існуючий набір засобів комунікації мобільним пристроєм зв’язку.

Кабінети комерційного директора  та директора заводу обладнані телефонами, але як і технічний директор вони ведуть досить мобільний спосіб діяльності, особливо директор заводу, який багато часу проводить в приміщенні заводу. Обидва вони потребують мобільного засобу зв’язку.

Служба розвитку та якості має в розпорядженні телефон  та комп’ютер.

На третьому поверсі розташовані  наступні кабінети: начальник економічної  служби, економічний відділ, бухгалтер, головний бухгалтер, касир, завідуючий господарською частиною, презентаційна  кімната, помічник генерального директора, генеральний директор.

Кабінет начальника економічної  служби обладнаний телефоном та комп’ютером.

В економічному відділі міститься  найпотужніший на підприємстві комп’ютер та телефон. Тут двома економістами ведуться складні розрахунки по цінах та заробітній платі.

Відділ центральної бухгалтерії  розташований у трьох кабінетах  і відповідно у них наявні:

бухгалтерія — телефон, комп’ютер;

головний бухгалтер —  телефон;

касир — телефон, комп’ютер.

Кабінет завідуючого господарською  частиною обладнано телефоном та копіювальним апаратом, послугами якого  користуються службовці з усіх відділів.

Презентаційна кімната обладнана  телевізором та сучасною презентаційною відео-технікою.

На особливу увагу заслуговує кабінет помічника генерального директора. Помічник виконує функцію  своєрідного “фільтру” інформації що надходить до генерального директора з усіх відділів та з зовнішнього середовища. Помічник здійснює попередню обробку надійшовшої інформації, а для цього й робоче місце обладнане відповідним чином: програмований телефонний апарат, потужний комп’ютер, кольоровий принтер, модем.

У розпорядженні ж генерального директора є телефон, комп’ютер  та мобільний телефон (стільниковий). Мобільний телефон використовується дуже інтенсивно, через те що генеральний директор багато часу проводить у відрядженнях.

Аналіз комунікацій здійснюється в межах діагностування організаційної структури управління, є цілеспрямованим процесом встановлення, аналізу й оцінки параметрів якості комунікацій, а також передбачає розробку рекомендацій із підвищення ефективності та розвитку системи менеджменту підприємства.

Основними об'єктами і параметрами  аналізу комунікацій

є:

- відповідність комунікацій  місії, стратегії та сучасному стану компанії;

- оптимальність організації  комунікаційних потоків;

- ефективність зворотного  зв'язку;

- якість інформаційного  забезпечення.

Для підвищення об'єктивності оцінки якості комунікацій необхідно паралельно використовувати методику, яка ґрунтується на сприйнятті експертами якості об'єктів оцінки (однак при цьому не можна відкидати

певний суб'єктивізм респондентів) та кількісну (при цьому обмеженням є те,

що не всі показники  якості можна математично розрахувати).

Функціональні керівники між показниками О1 та О2 надали більшу перевагу першому, а його вплив на якість організаційних комунікацій склав 0,18. У цілому можна констатувати узгодженість думок респондентів щодо вагомості впливу окремих об'єктів на якість організаційних комунікацій, що підсилює аргументованість та значущість практичного застосування отриманих результатів для формування моделі узагальнюючого показника якості організаційних комунікацій.

У пункті 1 я визначила  показники ефективності комунікацій  на підприємстві, таким чином, загальна середня оцінка якості організаційних комунікацій лінійними та функціональними керівниками складає 4,23 бали, фахівцями – 4,02 бали. Основні відмінності спостерігаються за такими об'єктами (табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Порівняльна характеристика оцінки якості організаційних комунікацій керівників і фахівців СТ «Славсант»

Показники	Середня оцінка		Відхилення
	Керівники	Фахівці
Відповідність організаційних комунікацій місіі, стратегіі та сучасному стану компаніі	3,907	4,000	0,093
Оптимальність шляху проходження  інформації	4,175	3,725	+0,450
Швидкість передачі інформації	4,459	4,093	+0,366
Ефективність зворотного зв’язку	4,125	4,107	+0,018
Якість інформаційного забеспечення	4,375	4,072	+0,303

 

Загальне відхилення думок  фахівців від думок керівників складає 0,21 балів. Найбільші відхилення у бік покращення показників спостерігаються за

результатами оцінки оптимальності  шляху проходження інформації (+0,45),

швидкості передачі інформації (+0,366), якості інформаційного забезпечення

(+0,303) та ефективності  зворотного зв'язку (+0,018).

У аналізі я представила та розрахувала узагальнюючий показник якості комунікацій за допомогою анкетування експертів, що підвищить об'єктивність аналітичної оцінки. ). Жоден із розрахованих показників не отримав максимального значення. Мінімальні ж показники зафіксовані за результатами оцінки шляху інформації, що вимагає пошуку оптимальних шляхів інформації, скорочення ланок передачі інформації, складання графіків документообороту та контроль за їх дотриманням, використання внутрішньокорпоративних інформаційних систем

Перспективами подальших  досліджень є систематизація недоліків і відповідних вихідних документів (заходів) для покращення показника якості організаційних комунікацій. Втілення в життя запропонованих заходів за результатами аналізу сприятиме вдосконаленню організаційних комунікацій, зробивши цей процес більш мобільним і гнучким.

Таким чином, було розглянуто комунікаційно-організаційну структуру та охарактеризовано організацію інформаційних потоків на спільному українсько-англійсько-російському підприємстві “Славсант”. Слід відзначити, що як для підприємства, що було створене не так давно (для виробничої галузі економіки), його структура є досить раціональною та ефективною. Це аж ніяк не означає, що вона повністю самодостатня і не потребує вдосконалення. Сьогодні у будь-якій сфері діяльності найбільш важливий фактор — інформація, її швидкий обіг, якість, кількість. Для покращення будь-то виробничої чи управлінської діяльності “Славсант”, керівництву підприємства не завадило б подбати про більший взаємозв’язок функціональних підрозділів, про оновлення і заміну застарілих (по світових мірках) засобів комунікацій.

 

ВИСНОВОКИ

 

Отже, підсумовуючи все вищесказане, можна зробити такі висновки:

Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система  управління організацією. Метою комунікації  є розуміння, осмислення переданої  інформації.

Комунікаційним називають  процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає  в мотивуванні певної поведінки  чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач.

Комунікації є невід'ємним  атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації  у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Різке ускладнення системи виробництва і збуту, інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), — вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію іноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

1. Гаркавенко С.С. Маркетинг:  Підруч. Для студ. екон. спец. вищ.  навч. закл. – 4-е вид., доп. –  К: Лібра, 2009 – 717а.

2. Ганчарук Я.А., Павленко  А.Ф., Скибиньський С.А Маркетинг  Навч. посіб./ Київський національний  економічний ун-т; Львівська комерційна  академія. – К.: КНЕУ, 2007. – 314а.

3. Норіцина Н.І. Маркетингова  політика комунікацій : Курс лекцій. – К.:МАУП, 2008 – 120с.: іл.- Бібліогр.:с. 117.

4. http://library.if.ua

5. Есипова И. Коммуникационные стратегии // Менеджмент і менеджер.– 2008.– №3–4. – С. 13–17

6. . Коляда С. Коммуникативная компетенция руководителя // Менеджмент і менеджер.– 2008.– №3–4. – С. 18–23.

7. Антонов В.Г., Бобылева Н.В. Организационное поведение в таблицах и схемах / Под ред. Г.Р. Латфуллина, д.э.н. О.Н. Громовой. – М.: Айрис-пресс, 2008. – 288с.