Жобаны басқарудың объектісі мен субъектісі

           Жобаны басқарудың өмірлік циклі  келесі кезеңдерден құралады: жобаны инициализациялау, жоба жұмыстарын жоспарлау, жобаның орындалуын ұйымдастыру мен бақылау, жобаның орындалуын талдау мен реттеу,  жобаны жабу.

           Жобаның жүйелік үлгісін нақты  бейнелеу үшін келесі негіздемелер  енгізіледі: басқару субъектілері (Z); жобаны басқару командасы (L); басқару объектілері, жобалар, программалар (Q); басқару объектілері өмірлік циклдарының фазалары (C); басқару деңгейлері (T); басқару функциялары (S);  басқару үрдісінің кезеңдері (F).

          Осы негіздемелерді пайдалана отырып нақты жобаны басқарудың жүйелік үлгісін құруға болады. Ол көптеген есептер мен процедуралардың ықшамдалған ағашы болып табылады, олар теориялы түрде жобаны басқаруда жүзеге асырыла алады. Сонымен қатар мұнда жобаның әрбір принципі бойынша құрылған және өзара бір-бірімен қисында байланысқан жүйелік үлгісінің құрауыштарымен айқындалады. Жобаны басқару үрдісінің жалпы мөлшері оның барлық негіздемелері құрауыштарының көбейтіндісімен анықталады.

           Мысал ретінде мәселенің формальданған  көрінісін (P) келтірейік (L) және заказ беруші (Z) үшін жобаны (Q) жасап шығару кезеңінде (C) жылдық жұмыс көлемін (T) қаржыландыру (S) жоспарлау (F) ол келесі вектор түрінде келтіріледі: P=(F2,S3,T2,C2,Q1,L2,Z2).

           Ұқсас түрде, яғни жобаның жүйелік  үлгісінің әрбір деңгейінің элементтерін қиыстыру жолымен, осы деңгейде шешілетін жобаны басқарудың мәселелерін формальды бейнелеу орындалады. Мысалы (P) есебі жобаны басқару үрдісінің барлық кезеңдерін біріктіреді: инициация (F1),  жоспарлау (F2), орындалуды ұйымдастыру мен бақылау (F3), талдау мен реттеу (F4),  жабу (F5) және олардың қисынды және ақпараттық өзара байланыстылығын қамтамасыз етеді, ол келесі түрде жазылады: P=(F1,F2,F3,F4,F5).

           Тәжірибелік мақсаттар үшін жобаны  басқарудың жүйелік үлгісінің элементтерінің көлденең-вертикалды немесе аралас интеграциясы бар мәселелерді көбінесе мәнді болып келеді.

           Жобаны жүйелік үлгілеудің жоғарыда  келтірілген әдістемесі, жобаны  басқару жүйесін құру, негізгі  қатысушылар мен команда мүшелерімен қолданыла алады.

            Дүниежүзілік банк, ЮНИСЕФ, ЮСЭЙД,  ТАСИС және т.б.ұйымдарда жобаны  басқарудың ресми әдістемесі  ретінде жобаны басқаруға қисынды-құрылымдық  ықпал алынады. Ол жобаның мақсаты  мен мазмұнын сапалы және сандық  өлшенетін көрсететін қабылдауды; басшылар; басқару тобының мүшелері мен жобаның негізгі элементтерін айқындау мен олардың өзара байланыстылыған анықтауды  қарастырады.

            Жобаны басқаруға қисынды-құрылымдық  ықпалдың негізгі кезеңдері: 1) қызығушылық   танытқан жақтарды талдау; 2) проблеманы талдау; 3) мақсаттарды талдау; 4) негізгі болжамдар мен тәуекл факторларын қалыптастыру; 5) жобаны жүзеге асырудың прогресс көрсеткіштерін және қойылған мақсаттарға жету дәрежесін анықтау; 6) жобаның қисынды-құрылымдық сұлбасын құру; 7)жобаны одан әрі жетілдіру; 8)жобаны басқару жүйесін қалыптастыру; 9)жоба мониторингі, есеп беруі мен бағалау.

            Жобалардың орындалуын бағалау,  оны дайындау аяқталғанда, жобаның  өмірлік циклының ортасында және  оның аяқталуынан кейін орындалады. ЕО елдерінде келесі критерийлер қолданылады: барабарлық, үнемділік, өнімділік, тиімділік, әрекеттік,экономикалық және қаржылық қабілеттілік, өздігінен әрекет етушілік, ал Дүниежүзілік Банкте олар жүзеге асыру рейтингі, мақсаттар рейтингі,  жобаның жалпы тиімділігі.  Осы көрсеткіштер бағаклау нәтижесінде әрбір жобаға келесі рейтинг мәні беріледі: қанағаттанарлық,  қанағатсыз, аса қанағатсыз.

          Жобаларды басқарудың  халқаралық  тәжірбиесінде  жұмыстарды декомпозициялаудың құрылымын қалыптастырудың әдістемесі (ЖДҚ, немесе   Work   Breakdown  Structure, WBS) үлкен орын алады, ол жобаны сәтті аяқтау үшін қандай  нақты жұмыстардың орындалуы керектігін анықтауға мүмкіндік береді. ЖДҚ жоба  жоспарының негізгі элементі болып табылады, өйткені мұндай декомпозициялаусыз жоба жұмыстарының шекаралары мен құрамын, оның құны мен күнтізбелік жоспарын анықтау мүмкін емес.

           Жоба жұмыстарын декомпозициялаудың  иерархиялық құрылымын құру үшін  оны бірнеше кішігірім жобаларға,  оның әрқайсысын одан әрі кішігірім жобаларға және сол сияқты  жоба жұмыстарын  бөлшектеудің қажетті деңгейіне жеткенге дейін бөлу қажет. Бұл-басқарудың ең  төменгі деңгейі, ол тікелей жоба менеджерінің бақылауында болуы керек. Қажет болған жағдайда  жоба командасының басқа мүшелері өз жұмыстарын ұсақ құраушыларға бөле алады. Әрбір кішігірім жобаға оның орындалуына жауап беретін менеджер тағайындалуы қажет.

           Жүйелердің жалпы теориясы позициясынан  кез-келген жобаны кіріс элементтерін (қорлар, ақша-қаражаттары) шығыс  элементтеріне (жоба нәтижелері)  айналдыру үрдісін жүзеге асыратын жүйе деп қарастыруға болады. Осыған ұқсас жобаның әрбір жұмысына кіріс  элементтерін шығыс элементтеріне айналдыруға арналған жүйе ретінде қарастыруға болады. Жобаның нақты жұмысының орындалуына жауап беретін әрбір адам тек өз жұмысына ғана  емес, оның орындалуына тәуелді  жұмыстарға көңіл аударуы қажет. Мұндай талдау бұл жабаңа қатысы жоқ қалып қойған,бір-бірін қайталайтын немесе қажетсіз  жұмыстарды анықтауға мүмкіндік береді.

 

 

 

2.2 Жобаны стратегиялық басқару.

Жобалы-бейімделген ұйым өз мақсатында түрлі жобаларды жүзеге асыру есебінен жетеді. Сондықтан  осындай ұйымдарда жобаларды  басқару жүйесі стратегиялық басқарудың жалпы жүйесінің ажыратылмайтын бөлігі болып табылады.Оның өзіне  тән ерекшеліктері: ұйым мақсатымен тығыз байланыстығы, болашаққа бейімділігі мен сыртқы орта факторының жоңары дәрежедегі белгісіздігі.

           Стратегиялық басқару жүйесінде  қабылданатын шешімдер толығымен  ұйымға да, оның жеке бөлімшелеріне  де әсерін тигізеді. Стратегиялық шешімдер  категорияларына келесілер енді: Жақсартылған немесе жаңа өнімдер, тауарлар, қызметтер немесе үрдістерді  жасап шығару; құрал-жабдықты сатып алу және орналастыру; жаңа нарықтарды айқындау және игеру; өткізудің жаңа каналдарын  табу; кәсіпорынның реинжинирингі; ұйымдық құрылымды өзгерту; стратегиялық серіктестік, қосылу мен бір ұйымның басқа ұйымға енуі; компания капиталының құрылымын қайта ұйымдастыру; сапаны басқару жүйесін құру; өндірістен өнімнің жеке түрлерін алып тастау; персоналды оқыту және т.б.

           Ұйымды стратегиялық басқару жүйесі  мен жобаны басқару жүйесі бір-бірімен өзара әрекет ете отырып,  кәсіпорынның қалыпты стратегиялық әрекет етуі мен дамуына негіз болады.  Ұйымның таңдалған стратегиясы, жүзеге асыруға қабылданған жобалар ,сонымен қатар стратегиялар ұйымның стратегиялық мақсатына жету үшін «жұмыс істеуі» қажет.

            Жоба стратегиясы оның өмірлік циклының басында жасалынады және бейнеленеді.Оған келесі негізгі элементтер кіреді: жоба мақсатымен оның демеушілерін нақты тұжырымдау; осы мақсаттарға қалай жету керектігі жайлы ақпарат;  қоршаған орта проблемалары мен оларды шешеу стратегиясы; жоба сапасының саясатымен  мен оны жүзеге асыру стратегиясы; жобаның қауісіздік саясаты; меншік иесі мен үшінші тұлғалардың рөлі; жобаның қаржылық  және экономикалық мақсаттары; оның қаржылық стратегиясы;  сақтандыру проблемалары мен оларды шешеу  стратегиясы; техникалық стратегиямен мен саясат; жоба дизайнын  жасап шығару философиясы; жобаны бөлу құрылымы мен оның жұмыстарын бөле құрылымы; бақылау нәтижелерінің графигі мен  басқарудың түрлі деңгейлерінде қорытынды жасау  графигі; тәуелді басқару стратегиясы; келісім-шарттар мен  жеткізу жұмыстарының стратегиясы; логистика саясаты; жұмысқа жалдау саясаты  мен өндірістік қатынастар стрстегиясы; коммуникациялық (сыртқы және ішкі) саясат; ақпараттық технологиялар саясаты.

           Осы элементтердің тізімі, жобаны  орындаудың  бастапқы кезеңінде  шешуді талап ететін стратегиылық  сипаттағы мәселелердің аса көптігін  сиппаттайды.

           Жобаны жүзеге асыруда алдында қабылданған стратегияға қажетті түзетулер енгізіле алады. Бұл түзетулер тек жоба менеджері  немесе басқарушының рұқсатымен  орындала алады.

           Жобаны стратегиялық басқарудың  құраушылары: болашақты көру, миссия, стратегиялық мақсаттар, стратегиялар, тактикалық мақсаттар мен мәселелер. Стратегияны жүзеге асыру кезінде ұйымдастыру дизайны, жеке және ұжымдық рөлдер,басқару стилі, ккөмекші жүйелер,ұйымдық қорлардың мәні ерекше.

          Стратегиялық жоспарлау мен жобаны  іріленген үлгілеудің  басты құралдары - оның стратегиялық жоспары мен негізгі кезеңдері бойынша жоспар.

           Стратегиялық жоспар немесе жобаның   мастер-жоспары  -  компанияның стратегиялық мүддесіндегі жобаны жүзеге асыратын негізгі кезеңдерінің  тізімі бар құжат. Сонымен қатар бұл жоспарда жобаны жүзеге асырудың жетістіктері мен түсімдері, оның стратегиясын  жүзеге асыруды  қамтамасыз ететін шаралар, оған қажетті қорлар мен шығындар бейнеленеді.

           Негізгі кезеңдер бойынша жоспарда жоба қорлары бойынша бақыланатын шетеулер, сонымен қатар оның негізгі кезеңдері- жобаның басталуы  мен аяқталу күні, белгіленген келіссөздер, кездесулер, көрмелер, келісім-шарттар мен қорларды жеткізудің мерзімдері, климаттық мезгілдердің басталуы бейнеленген.

          Негізгі кезеңдер бойынша жоспардың көмегімен жобаны орындаудың тәптіштелген күнтізбелік жоспары  жасалынады және орындаушыларға жұмыс тапсырмалары құрылады.

          Негізгі кезеңді айқындау жобаның  орындалуын тиімді ағымдық бақылауды  ұйымдастыруға мүмкіндік береді.

           Жобалық командалардың стратегиялық  ықыласы стратегиялық басқарудың картасы сияқты көрнекті құралды пайдалану арқылы жасалынады және жүзеге асырылады. Олардың көмегімен кәсіпорын дамуының  жалпы жолы белгіленеді, сәйкес стратегиялар таңдалады жәнет қойылған мақсаттарға жету немесе өзгертуінің үрдісін бағалау үшін бақылау нүктелері тағайындалады. Стратегиялық карталардың құрауыштары: болашақты айқындау, бәсекелестікті бағалау, ұйымның күшті және әлсіз жақтары, салыстырмалы талдау, орындаудың стратегиялық стандарттары, білімнің түрлі саласындағы хабардарлық, болашақ жайлы көріністі іздеу, қызығушылық білдірген жақтармен өзара әрекеттестік, нарық қажеттіліктері, өнімдерді, қызметтер мен үрдістерді жетілдіру, кері байланыс.

          Жобалық командалардың белсенді жұмысы компанияның ұйымдастырушылық мәдениетінде өз ізін қалдырды да, былай айтқанда триггерлі әсер пайда болады. Басқарудың дәстүрлік бюрократтық құрылымдары икемді және жетілгендерге ауыстырылады. Дербес бөлімшелер көбірек ықылас  білдіреді және бір-бірімен  жақсырақ әрекет етеді, сонымен қатар клиенттермен, жеткізушілермен, басқа да қызығушылық танытқан тұлғалармен жақсырақ әрекет етеді. Ескірген идеяларды жаңамен алмастыру тенденциясы пайда болады, өзгерістерге кедергі әлсірейді, ұжымның игілігіне айналатын кәсіби білімдер жинақталады, персоналдың  шығармашылық және инновациялық белсенділігі күшейеді. Компанияның  жобалары сәтті жүзеге асырылған сайын,  оның бәсекелік  артықшылығы күшейеді.

           Егер ұйым іс- әрекеті  көптеген мүмкін жобалардан нақтысын жүзеге асырумен байланысты болса, тиімді жобалардан  негізделгенін таңдау үшін жобаларды ранжирлеу мәселесін шешеу қажет. Мұнда жобаны бағалаудың түрлі  критерилері пайдаланыла алады. Негізінде мұнда келесі көрсеткіштер қолданылды: жоба шығындары, күтілетін пайда, инвестицияны қайтару мерзімдері, олардың тиімділігі және т.б. Сонымен қатар жобалардың бизнеске әсерінің дәрежесі, компеанияның  қабылданған  стратегиясына сәйкестігі, тәуекел дәрежесі және т.б. есепке алынады.

            Таңдалған критерилердің жиынтығын есепке ала отырып, олар бойынша жобаларды бағалаудың  сәйкес шкаласы,  бағалаудың сәйкес принцптері мен таңдалған критерилерінің  коэффициенттері жасалынады.

            Осының негізінде жобаларды ранжирлеу   жолымен оларды  шоғырланған бағалау жүзеге асырылады. Осындай түрде ұйымның стратегиясын орындауға  таңдалған жобалар аоқылы тиімді жүзеге  асыру қамтамасыз етіледі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Жобаларды  басқару үрдістері.

 

Жобаларды басқару өзара  байланысқан үрдістердің көбісін  қосатын  интегралданған үрліс болып табылады,оларға басқарудың  нақты функцияларын  жүзеге асыру мен қойылған мақсаттарға  жетуді қамтамасыз  ететін іс-әрекеттер  мен процедуралар  жатады.

        Барлық жоба үрдістері  екі топқа бөлінеді: жобаларды басқару үрдістері мен өнімге бейімделген үрдістер. Бірінші топқа кіретін үрдістер жобаның ұйымдастырылуы мен жүмыстарына жатады,ал екіншісіне- өнімді өндіру үрдістеріне жатады . Сондықтан өнімді өндіру үшін қажетті жұмыстардың кешенін айқындайтын жоба мақсаттарын және жоба өнімінің қасиеттері мен функцияларын айқындайтын жоба мақсаттарын айыра білген жөн.  Жобаларды басқару үрдістерін тәптіштеп градациялау     1-кестеде көрсетілген.

        1-кесте – Жобаларды басқару үрдістері.

№	Үрдістің аталуы	Үрдіс нәтижесі
1	Иницияциялау	Жобаны орындауды бастау жайлы шешім қабылдау.
2	Жоспарлау	Жоба мақсаттарын, оның сәттілігінің критерилерінің және оларға жету әдістерін нақты айқындау.
3	Орындау	Жасалған жоспарды жүзеге асыруға бағытталған жоба қатысушыларының үйлестірілген іс-әрекеті.
4	Талдау	Жоба орындалуының іс-жүзіндегі  нәтижелерінің қойылған  мақсаттарға  және сәттілік критерийлеріне сәйкес келуін  тексеру нәтижелері. Түзетулер  енгізудің қажеттілігі жайлы  шешеім қабылдау.
5	Өзгертулер	Қажетті түзетушілік әрекеттерді айқындау, оларды жүзеге асыру жайлы келісу, бекіту мен қолдану.
6	Аяқтау	Жобаны оның аяқталуына жеткізу. Орындалған жобаның нәтижелерін  қарастыру.