Застосування методології управління портфелем проектів у сфері торгівлі

КУРСОВА РОБОТА

 

на тему:

“Застосування методології управління портфелем проектів у сфері торгівлі”  

 

                                       

Зміст

 

Вступ…………………………………………………………………………………...3

1.Постановка задачі …………………………………………………………………..5

2.Вирішення проблеми ……………………………………………………………….6

1.   Методологія P3O …………………………………………………………...7

2.2. Офіс  УП …………………………………………………………………….8

2.3.  Модель побудови  ОУП ……………………………………………….…..10

2.4. Інфраструктура Проектного  офісу …………………………………….…10

2.5. Організаційна структура ОУП ……………………………………….….. 11

2.6. Формування портфеля  проектів Компанії ……………………………….12

2.7. Цикл життя портфельного  офісу …………………………………………12

2.8. Оцінювання проектів ……………………………………………………...12

2.9. Оперативне управління  портфелем проектів ……………………………13

2.10. Стандарти ………………………………………………………………... 14

Висновки ……………………………………………………………………………..15

Список використаної літератури …………………………………………………...16

 

Вступ

 

 

Зі зростанням масштабів  діяльності організацій у різних предметних областях діяльності людини почала виникати необхідність у способах та методах забезпечення ефективного управління аспектами діяльності організації та об’єднання певних послідовностей дій, які спрямовані на досягнення певної мети, у проекти. Різноманітні організації почали впроваджувати та розробляти самостійно основи проектного підходу в управлінні.

Зважаючи на значне зростання  технологічних можливостей, кількість  проектів, які могла реалізувати  організація, значно збільшилась, а  кількість ресурсів на їх реалізацію залишилась обмеженою, тобто виникла проблема формування портфеля проектів, такого, що забезпечував би максимальний прибуток за обмежених ресурсів за умови ефективного використання людських та технологічних ресурсів організації. Окрім того, виникла необхідність вибудовувати стратегію діяльності – не меншого значення набуло реноме організації та інші неформальні критерії.

Це зумовило виникнення групи методів, які оперують моделями різноманітних типів, для забезпечення більшого контролю в управлінні, визначення стратегічних цілей організації, формування ефективного портфеля проектів, формування мережевих моделей для опису ресурсних потоків всередині організації тощо. Ці функції доцільно об’єднати в єдину управлінську одиницю, зі зв’язками на всіх рівнях ієрархії управління організації. Так виникли ОУП (офіси управління проектами), які повинні були забезпечувати не лише вищеперераховані функції, але і займатись накопиченням та систематизацією знань і методологій у сфері управління проектами, а також координувати управлінську діяльність різних рівнів ієрархії для забезпечення ефективного управління. Окрім того, до обов’язків ОУП входить забезпечення та навчання персоналу відповідним аспектам проектного підходу в управлінні.

ОУП – це «офіс» (фізичний чи віртуальний), до складу якого входять фахівці з управління проектами, що виконують функції управління проектами в своїй організації. Окрім того, ОУП виконує ще одну важливу функцію – є центром накопичення знань організації, а також набутого досвіду з управління проектами.

Існує проблема непорозуміння між керівниками організації і виконавцями проектів, як наслідок того, що відсутній механізм втілення вже знайденої стратегії організації у конкретні дії керівників проектів. Перехід від стратегії до конкретних тактик і дій виконавців у окремих проектах дає збої через відсутність регулярного механізму, яким може бути бізнес-процес, що встановлюватиме необхідні об’єктивні пріоритети. Цю проблему можна успішно вирішити в межах управління портфелем проектів – вибором множини проектів, що реалізовуватимуться організацією за наявності ресурсних обмежень і забезпечуватимуть досягнення стратегічних цілей.  

1. Постановка задачі

 

Торгівля — одна з  основних галузей економіки, яка  забезпечує оборот товарів, їх рух зі сфери виробництва до сфери споживання. Її можна розглядати як вид підприємницької діяльності, пов’язаної з купівлею-продажем товарів і наданням послуг споживачам.

На сьогодні існує  велика кількість проблем, які загрожують розвитку компаній в даній сфері. По-перше, ризики пов’язані з поставками та реалізацією товарів. По-друге, несвоєчасне оповіщення керівництва про проблеми, які виникають. Також однією з найважливіших проблем є сама організаційна структура в компанії та розподіл обов’язків працівників.

Питання формування методології  та створення моделей управління проектами сьогодні набуває нове значення приймаючи на увагу те, що перетворення державних структур на ринку відбувається дуже повільно.

Портфель проектів - сукупність проектів, оцінюваних за єдиним набору критеріїв.

Стратегічний портфель проектів - збалансована, що динамічно змінюється сукупність проектів, спрямованих на стратегічний розвиток Компанії, що забезпечує максимізацію прибутку на вкладений капітал

Створення офісу з  управління портфелем проектів суттєво допоможе вирішити багато складних задач. Наприклад, сприяння скороченню тривалості циклів виконання проектів, сприяння правильному вибору складу одночасно виконуваних проектів , відстеження ходу виконання проектів та подання звітів керівництву.

Отже, в даній роботі буде обрана модель побудови ОУП, вибрана організаційна структура та створений портфельний офіс. 

2. Вирішення проблеми

 

Офіс з управління проектами та програмами - це тимчасове  організаційне утворення, призначене для реалізації функцій проектного управління. Він включає навчений штат менеджерів і технічного персоналу, оснащений необхідними сучасними програмними та технічними системами. В залежності від виду та призначення проектний офіс може займати відповідне положення в організаційній ієрархії.

Якщо основною функцією ОУП є стандартизація методології управління проектами, то корисність такого офісу згодом знижується. Зараз, крім стандартизації, існує чимало інструментів для впровадження різних методологій у масштабах всієї організації, включаючи самоосвіту. Тому стандартні методи управління проектами, пропоновані ОУП, представляють мізерно малу частину методів, реально застосовуваних в організації. Після того, як вони впроваджені, команди виконавців проектів і у керівників підрозділів все частіше починають виникати питання, для чого взагалі потрібний ОУП, якщо той не здатний запропонувати нічого іншого, корисного для них.

Якщо ОУП сформований  із працівників служб і підрозділів, зайнятих виробничими проблемами, він  згодом перестає звертати належну увагу  на ринкові аспекти діяльності організації. Будь-яка організація, навіть некомерційна, відчуває на собі вплив ринку. Тому ОУП, що не має кваліфікованих фахівців у області збуту й маркетингу, неминуче втратить інтерес до себе зі сторони керівництва, якщо скоротяться прибутки організації чи зменшиться належна їй частка ринку. Точно так само ОУП ризикує позбавитись підтримки керівництва, якщо він не впливає на вибір проектів або не ініціює виконання проектів, життєво важливих для організації.

Офіс управління проектами  може бути укомплектований необхідними фахівцями, мати вірну інформацію та володіти потрібними методами, але його робота не принесе очікуваних результатів, якщо в уставі ОУП не сформульовані належним чином ті завдання, які він покликаний вирішувати. Такий ОУП, безумовно, приречений.

Для того, щоб положення  ОУП в організації було стійким, необхідно вміти кількісно оцінювати  його корисність. Не можна контролювати те, що неможливо виміряти. Точно  так само неможливо управляти  тим, що не піддається контролю. Тому, якщо ОУП бажає продовжити своє існування на багато років, його завдання повинні бути пов'язані з інтересами та цілями організації, що він обслуговує.

 

2.1.  Методологія P3O:

Навчання та ознайомлення з усіма методологіями та керівництвами є необхідною умовою для створення управління в організації, але це ще не все.

Управління повинно  бути встановлено і це відповідальність керівників організації. «Відповідальність» необов'язково означає те, що менеджер повинен робити роботу особисто. Менеджер може призначити цю роботу тому, хто буде встановлювати і допомагати підтримувати керування. Всі інструкції та методології, пов'язані з бізнес-змінами вчать реалізовувати зміни в бізнесі, в тому числі яким чином бізнес-зміни включені в організацію і як цільова організація забезпечує взаємну підтримку на протязі всього процесу змін. Ця підтримка може бути запропонована P3O ®: Portfolio, Programme and Project Offices.

Мета P3O ® полягає у  наданні рекомендацій, які універсально застосовні до всіх способів організації-малих  і великих, консолідованих або розтягнутих географічно-а також, встановлює структуру підтримки, яка буде сприяти:

• Ефективне управління портфелем і досягнення бізнес-цілей. Топ-менеджери зможуть приймати обгрунтовані стратегічні рішення, розставляти пріоритети, управляти ризиками та оптимізувати ресурси, 
• Використовувати програми та проекти з метою виявлення та реалізації результатів у бізнесі і переваг, 
• Досягати бажаного переваги в проекті, який буде успішно завершений і доставлений, в термін, в рамках бюджету та виконання стандартів якості.

 

 

2.2. Офіс  УП

Для успішної роботи в  рамках підприємства, ОУП з першого  дня своєї роботи має виконувати такі функції:

• Сприяння скороченню тривалості циклів виконання проектів - для реалізації даної функції співробітникам ОУП найбільшу користь дає застосування системного підходу, який повинен бути націлений на вивчення і усунення обмежень, пов'язаних з одночасним успішним виконанням безлічі проектів та усуненням обмежень щодо окремих проектів шляхом зміни підходів до оцінки проектів;
• Сприяння правильному вибору складу одночасно виконуваних проектів - ефективний ОУП створює умови для комплексного та взаємопов'язаного протікання в організації процесів стратегічного планування та управління проектами, допомагає керівництву забезпечити збалансованість портфеля проектів;
• Організація і підтримка інформаційного забезпечення керівництва даними про стан основних портфелів підприємства - ОУП з самого початку свого існування повинен стати джерелом цінної інформації про стан портфелів проектів, ресурсів, активів і стратегічних цілей для керівників;
• Відстеження ходу виконання проектів та подання звітів керівництву - високоефективний ОУП повинен мати можливість надавати точну та вчасну інформацію в доступній формі керівникам;
• Наставництво - кваліфіковані фахівці з управління проектами, входять до складу ОУП повинні користуватися довірою і налагодити комунікації з виконавцями проектів на будь-якому рівні;
• Інструменти управління - входять до складу ОУП технічні фахівці із застосування засобів і методів управління проектами, є персоналом довідкового бюро ОУП;
• Довідкове бюро - ОУП повинен мати можливість швидко і грамотно відповідати на будь-які питання про проекти та хід їх виконання;
• Методологія - завданням ефективного ОУП є експертиза, пропаганда та заохочення застосування методів управління проектами на підприємстві без примусу.
• Коригувальні дії - ОУП повинен здійснювати коригувальні дії по організації робіт у масштабах усього підприємства для виключення будь-яких оцінок і вимірювань, службовців причинами збільшення термінів виконання робіт.
• Встановлення пріоритетів для проектів, включених в портфель підприємства - від ОУП потрібне створення єдиного підходу, що дозволяє кожному підрозділу підприємства розуміти принципи ранжирування проектів по рівню важливості.
• Надання допомоги в реалізації проектів, що викликають побоювання - ОУП повинен провести повний аналіз такого проекту з метою виявлення глибинних причин проблем, що виникли при реалізації проекту і забезпечити їх вирішення. Завданням ефективного ОУП є попередження виникнення подібних ситуацій.
• Архіви - ОУП повинен забезпечити зберігання архіву всіх проектів організації в одному місці.

 

2.3.  Модель побудови ОУП

Оскільки курсова робота пов’язана зі сферою торгівлі, то було вирішено обрати модель «ОУП підприємства».

В рамках цієї моделі ОУП  займається збором даних, необхідних для  формування портфеля проектів підприємства і містять інформацію про всі важливі проекти, запуск яких санкціонований керівництвом. ОУП зосереджує у своїх руках всю роботу по експертизі та оцінці управління проектами. У ньому зібрані більша частина провідних фахівців з управління проектами, з числа яких при необхідності призначаються керівники конкретних проектів.

Фактори успішності ОУП: Правильний вибір складу проектів, виконуваних організацією повинен забезпечувати збалансованість кількості та змісту проектів, спрямованих на розвиток її виробничих можливостей, і проектів в області збуту та маркетингу. Збалансованість складу реалізованих проектів гарантує, що організації не доведеться стикатися з падінням доходів і прибутків.

 

2.4. Інфраструктура Проектного офісу

Компоненти  Архіву проектів

• Плани проектів
• Графіки проектів
• Технічну документацію по проектах
• Управлінську документацію по проектах 
• Листування по проектам
• База даних ресурсів
• Опис і характеристики ресурсів
• Поточна завантаження ресурсів
• Плани залучення ресурсів до проектів
• База даних за показниками ефективності найкращим практикам галузі
• Базу стандартів форматів зразків документів використовуваних в проектах
• Базу даних по постачальникам і субпідрядникам

 

2.5. Організаційна структура ОУП

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6. Формування портфеля проектів Компанії 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Цикл життя портфельного офісу

 

2.8.      Оцінювання проектів

і перебігу їх реалізації з погляду досягнення стратегічних цілей організації потребує передовсім визначення критеріїв, за якими будуть оцінюватись проекти і портфелі проектів. Участь у визначенні цих критеріїв повинні брати офіс управління проектів і керівництво організації. Визначаючи критерії, слід враховувати, що: