Внутрефирменные коммуникации

С соответствующим федеральным министерством связь поддерживается как через интернет, так и через обычную почтовую службу. Со своего рабочего места каждый сотрудник министерства имеет возможность получить необходимые данные в электронном виде из базы данных министерства в пределах своего допуска.

Также происходит передача отчетов через интернет-порталы соответствующих федеральных ведомств.

Основным программным обеспечением, используемым в своей работе сотрудниками министерства является пакет «Microsoft Office 2007». Кроме того используется система электронного документооборота SED. Поскольку в своей работе сотрудникам постоянно приходится производить перерасчеты, удобно использовать  для работы с базами данных программу «Microsoft Excel». С помощью системы Garant имеется возможность получить необходимые нормативные документы через Интернет.11

У министерства есть сайт с реализацией возможности общения в режиме реального времени (он-лайн). На данном сайте размещаются важные события в жизни ведомства. Также происходит отбор вопросов, которые выкладываются на форум гражданами для последующей получения соответствующей консультации в части касающейся социального обеспечения. 

В министерстве на всех компьютерах установлены лицензионные версии операционных систем «Microsoft 7».

Среди внутренних задач министерства можно выделить следующие:

- создание атмосферы доверия между всеми сотрудниками министерства;

- организация потока искренней информации, который должен свободно развиваться как по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);

-   обеспечение удовлетворенности своим статусом и участием в общем деле для каждого сотрудника, формирование духа единой команды;

-    обеспечение работы без конфликтов;

-    создание здорового окружения;

-    поддержание оптимизма в отношении будущего.

Акции, направленные на сплочение всех сотрудников министерства, работающих в разных профильных подразделениях, помогают им ощутить себя членами единой команды, что, в свою очередь, сказывается на эффективности работы в целом.

Все вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, современный уровень информатизации позволяет достичь высочайшего уровня коммуникаций внутри организации при условии стоящих перед руководством  соответствующих задач.

Глава 3 Функционирование коммуникаций в организациях

3.1 Проблемы внутренних коммуникаций и способы их решения

Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.12

Однако создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжены с рядом трудностей, вызванных как дефектами в каналах информации, так и дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений.

Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основные группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах:13

1. Искажение сообщений  — явление, при котором в структурные  единицы организации поступает  информация, не адекватная реальной  ситуации. Искажения в коммуникационных  сетях приводят к значительному  замедлению темпов работ в  организации. Принятие решения и  его реализация должны начинаться  одновременно: понять, как следует  выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать.

Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, поскольку оно основано на неверных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Кроме того, искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на остальных компонентах организации.

Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы:

-  непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах;

-  сознательные искажения, которые представляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;

-  фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция в коммуникационном процессе может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведения наиболее острые проблемы, когда существует страх перед наказанием, ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки.

2. Информационные перегрузки  возможны в тех случаях, когда  члены организации не в состоянии  эффективно реагировать на всю  необходимую им информацию и  отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда  именно эта часть информации  будет особенно необходима для  обеспечения нормального функционирования  организации или ее подразделения. Особенно часто информационная  перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение  многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью  подразделений организации. Отсутствие  четких фильтров и членов организации, выступающих в роли «сторожей», не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре  организации оказывают существенное  негативное влияние на функционирование  коммуникационных сетей. Самым распространенным  из таких недостатков следует  признать неудачную конфигурацию  — существование большого количества  уровней управления, когда информация  при прохождении от уровня  к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для  восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к  руководителям).

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.14

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля  и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная  информация (документы, научная или  технологическая литература и  т.д.). Действительно, с помощью радио  или телефонной связи с удаленными  объектами иногда бывает трудно  передать большой объем информации  или проследить за выполнением  распоряжений. Кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

1) постоянное регулирование  информационных потоков путем  создания банка информационных  данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки  получаемой извне информации, отслеживания  мест информационных перегрузок;

2) контроль за процессами  обмена информацией, информационными  каналами. Для этого можно проводить  такие мероприятия, как разработка  плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными  для обсуждения возможных перемен  в организации и т.д.;

3) организация системы  сбора информации от исполнителей  путем создания действующих каналов  от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации  в ходе ее прохождения по  структурным уровням. Это возможно  с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» и т.д.;

4) создание дополнительных  каналов для исключения искажения  информации или двойственного  понимания информационных сообщений  путем повторения распоряжений  или приказов в специально  выпускаемых бюллетенях, информационных  листках, регулярных обсуждений  или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных  средств радио или телевещания  и т.д. Кроме того, полезно вовлекать  самих пользователей информации  в разработку систем и процедур  сбора данных (например, упрощение  документооборота, самоконтроль и  др.);

5) использование современных  информационных технологий, что, подводит  руководство организаций к решению  проблемы создания качественной  системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;

6) планирование рабочих  мест с учетом функциональных  особенностей и способностей  работников. При этом возможно  создание коммуникационных сетей  у работников, функционально связанных  между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно  отнести пространственное сближение  рабочих мест по принципу технологических  линий или цепочек;

7) предотвращение возникновения  барьеров между различными подразделениями  и должностными статусами в  организации, «снятие функциональных и иерархических перегородок» [5]. Действительно, снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации.15

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

3.2 Способы улучшения  коммуникаций в Министерстве  труда, занятости и социального  развития Чеченской Республики

Несмотря на высокий уровень информационных продуктов, обеспечивающих связь между  сотрудниками и руководством министерства, нельзя не отметить и ряд существенных моментов, которые можно отнести скорее к индивидуальным факторам коммуникации. Информация наиболее эффективно может быть воспринята, если у принимающего ее задействованы все органы чувств. К сожалению, голосовая и видео-связь не могут заменить живого общения, при котором  можно свести на нет все  помехи и искажения при приеме информации. К тому же, любые неполадки в сети Интернет (временная неработоспособность серверов, технические)  могут иметь пагубные последствия (срыв важной видеоконференции или встречи, отсутствие связи и др.)16