По другому можно создать систему
сбора предложений. Организация может
провести такую частную телефонную сеть,
через которую любой работник получает
возможность анонимно позвонить и задать
вопрос о его назначении и продвижения
в должности. Иногда на такой линии могут
работать менеджеры, которые вам тут же
ответят на заданный вопрос. Если вопрос
был не от анонима, то ответы направляются
напрямую работникам, либо же печатаются
в информационном бюллитене.
Еще как вариант системы обратной
связи предусмотрено создание группы
людей, в которую входят как руководители,
так и работники, они встречаются на собраниях
и обсуждают все интересующие их вопросы
и ищут компромиссы, принимают друг
от друга предложения и рассматривают
их.
3. совершенствование действий
в управлении, а именно проведение собраний
и совещаний;
Регулирование потока информации–
это лишь один пример из числа всех действий
руководителя по совершенствованию обмена
информацией. Есть и другие. Например,
руководитель может провести практическое
занятие или короткую встречу с одним
или группой подчиненных для того, чтобы
обсуждить всевозможные будущие перемены
на фирме, новые отдаваемые приоритеты,
распределение любой работы и т.п.
Планы, их реализация и их контроль,
могут формировать дополнительные возможности
управленческого действия и все для совершенствования
обмена информацией
4.совершенствование систем
обратной связи;
В той же мере, в какой обратная
связь может поспособствовать совершенствованию
обмена информацией между людьми, могут
действовать и системы обратной связи,
которые созданы в организации. Такие
системы составляют часть системы контрольно-управленческой
информационной системы в организации.
Один из вариантов системы обратной связи
– перемещение людей из одной части организации
в другую с целью обсуждения определенных
вопросов. Например, фирма «Форд» направляет
работников своей главной штаб-квартиры
на заводы, разбросанные по стране, для
обсуждения вопросов, связанных с качеством
продукции. Подобным образом мэр города
лично посещает районы, чтобы удостовериться
в нормальной реализации различных государственных
программ, или с той же целью направляет
от своего имени работников муниципалитета.
Рассматривая необходимость обратной
связи в организации, один на специалистов
по обмену информацией пишет: «Эффективно
работающий руководитель преодолевает
разрыв между собою и своими подчиненными
путем создания продуманной системы коммуникаций,
которая гарантирует прохождение сообщений
вниз и восприятие их там. Опрос работников
– еще один вариант системы обратной связи.
Такие опросы можно проводить с целью
получения информации от руководителей
и рабочих буквально по сотням вопросов:
1) четко ли доведены до них цели их деятельности;
2) с потенциальными или реальными проблемами
они сталкиваются или могут столкнуться;
3) получают ли они точную и своевременную
информацию, необходимую для работы; 4)
открыт ли их руководитель дли предложений;
5) информированы ли они о грядущих переменах,
которые отразятся на их работе.
5. использование современных
информационных технологий (сети, e-mail,
Интернет); Последние достижения в области
информационной технологии могут способствовать
совершенствованию обмена информацией
в организациях. Персональный компьютер
уже оказал огромное воздействие на информацию,
которую руководители, вспомогательный
персонал и рабочие рассылают и получают.
Электронная почта дает работникам возможность
направлять письменные сообщения любому
человеку в организации. Это должно уменьшить
традиционно неиссякаемый поток телефонных
разговоров. Кроме того, электронная почта
– эффективное средство связи между людьми,
находящимися в разных конторах, разных
городах и даже в разных штатах и странах.
Последние нововведения в системах телефонной
связи позволяют одному человеку направить
несколько сообщений разным людям, а затем
позвонить и получить ответы на исходные
сообщения. В ходе видеоконференций люди,
находящиеся в разных местах, в том числе
и в разных странах, обсуждают всевозможные
проблемы, глядя друг другу в лицо.
6.выпуск информационных бюллетеней;
Относительно крупные организации,
как правило, издают ежемесячные бюллетени,
которые содержат информацию для всех
работников. В подобные ежемесячные бюллетени
могут входить статьи с обзором предложений
по поводу управления, на темы охраны здоровья
работников, нового контракта, нового
вида продукции или услуг, которые намечено
предложить потребителям в скором времени,
подборка «работник месяца», ответы руководства
на вопросы рядов до сотрудников.
Технология видеозаписи дала
в руки организаций еще одно средство
формирования информационных каналов.
Внутрифирменные
коммуникации на примере ООО «Эль-лес»
Рассмотрим информационные
потоки в организации на примере ООО «Эль-лес».
Для начала дадим определения
основным понятиям.
Информационный поток – совокупность
информации, минимально необходимая для
осуществления работы фирмы.
Схема информационных потоков
– способ наглядного представления маршрутов,
потоков управленческой информации между
подразделениями какой-либо организации.
Показывает наименование документов,
информации, которая поступает в данное
подразделение аппарата управления, от
кого, с какой периодичностью, а также
какие документы выходят из подразделения,
кому передаются и их периодичность.
Документооборот – движение
бумажных и электронных документов от
аппарата управления до объекта управления,
а также из внешней среды.
Электронный документ – это
бумажный документ, введенный в память
компьютера в соответствии с установленными
правилами или полученный по каналам передачи
данных из внешней среды.
Организация ООО «Эль-лес» использует
базовые информационные технологии: MS
Office, MS Excel, web-технологии, графические редакторы.
Для автоматизации решения учетных задач
и ведения электронного документооборота
используется локальная система 1C: Предприятие
7.7 (Бухгалтерия).
Техническое обеспечение информационных
систем – комплекс технических средств,
осуществляющих взаимосвязь технических
средств для сбора, обработки, передачи,
вывода, представления информации, средств
оргтехники и устройств управления ими.
Технические средства коммуникации
в ООО «Эль-лес»: ПК, объединенные в локальную
сеть с доступом в Интернет, ксерокс, принтеры,
телефон на каждом рабочем месте, факс.
Заключение
Итак, коммуникации – это обмен
информацией, который необходим людям
как условие совместной работы в организации
и является составной частью практически
всех видов управленческой деятельности.
Они пронизывают все элементы организации.
Эффективность работы менеджера, прежде
всего, зависит от эффективности его коммуникаций,
от его навыков делового общения.
Основная цель обмена информацией
– обеспечить взаимопонимание участвующих
в нем людей.
Осуществление коммуникаций
– это связующий процесс, необходимый
для любого важного управленческого действия.
Процесс коммуникаций - это
обмен информацией между двумя или более
людьми.
Значение информации и коммуникации
на современном этаᴨе постоянно возрастает.
Время и технический прогресс диктует
свои правила, с которыми необходимо соглашаться.
Знание и умение правильно использовать
все приемы коммуникаций в значительной
мере помогает менеджеру приблизиться
к решению основной задачи менеджмента
- получению прибыли.
Список использованных источников
1. Брэддик У. Менеджмент организации[Текст]:
– М.: У.Бреддик; Инфра – М, 1997. – 336 с.
2. Виханский О.С., Наумов А.И.
Менеджмент[Текст]: Учебник. – 3-е изд. –
М.: О.С. Виханский; Гардарики, 2003. – 528 с.:
ил.
3. Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Управленческая
психология[Текст]: Учебник. – М.: О.Д. Волкогонова;
ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005 г. – 352 с. – (Профессиональное
образование).
4. Информационные системы в
экономике[Текст]: Учебное пособие. / Под
ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова
– М.: Вузовский учебник, 2008. – 411 с.
5. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента» [Текст]: Н.И.Кабушкин; Новое
знание – Минск 2007 г. – 336 с.
6. Максимцов М.М., Комаров М.А.
Менеджмент[Текст]: М.М.Максимцов, М.А.Комаров,
Учебник для вузов, 2-е изд., перераб. и доп.
– М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002. -359 с.