Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

«ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНАЛИЗА И АУДИТА

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Менеджмент»

Тема «Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией»

 

 

 

 

 

 

 

Разработал студент		/Новокшонова Л.А./
	(подпись)
Проверил		/Никонов В.А./
	(подпись)

 

 

 

 

 

г.Киров 2014

Содержание

Содержание ……………………………………………………………………..2

Введение ………………………………………………………………………….3

1. Основы коммуникационного процесса в организации…………….….5
1. Понятие, сущность и виды процесса коммуникаций....………...5
2. Коммуникационный процесс………………………………….…..6
2. Качество коммуникаций и эффективность управления………………..8
3. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов…………………………………………10
4. Совершенствование коммуникаций в организациях………………….12
5. Внутрифирменные коммуникации на примере ООО «Эль-лес»……17

Заключение ………………………………………………………………….…18

Список использованных источников…………………………………………19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Всем известно, что значение информации в сферах человеческой деятельности  постоянно возрастает. Это связано с изменениями социального и экономического характера, появлением новых достижений в области техники и технологии ну и результатами научных исследований.

Переоценивать важность коммуникаций в управлении почти невозможно. Эффективный обмен информацией  значительно облегчает достижение целей любой организации, что и стараются обеспечить все руководители. Если же работники просто не смогут обмениваться информацией или общаться простыми словами, ясно же, что они не сработаются.

Однако, коммуникации - это наисложнейший процесс, который состоит из зависимых друг от друга шагов, каждый из которых необходим для формирования и излагания наших мыслей, которые были бы понятными другому лицу.

Каждый шаг коммуникации - это пункт, в котором, если мы будем непредвзято относится, и не будем думать о своих действиях,  смысл будет утрачен.

Коммуникации  представляют одну из сложных проблем менеджмента, которые имеют крупное значение для успеха деятельности предприятий. По существу это  «кровеносная система» организма фирмы. Менеджеры фирм должны владеть искусством коммуникации в совершенстве, ведь они выполняют работу «чужими руками».

От эффективности коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но также и людей, работающих на предприятии, а на глобальном уровне в целом и на благополучие всей страны.

Огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование оказывают влияние коммуникации. Подумаем логически, ведь если люди не смогут обмениваться информацией, общаться, то ясно, что они не сумеют работать вместе.

Эффективность коммуникаций очень важна фактор для успеха в управлении.

Целью работы я считаю изучение и влияние процесса коммуникаций на эффективность управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основы коммуникационного процесса в организации

1.1 Понятие, сущность и виды процесса коммуникаций

Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми. Всем понятно, что если люди не смогут обмениваться информацией, не смогут общаться, то они просто напросто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией(общение) нужен при реализации любой функции менеджмента. Он является наиважнейшим условием для принятия обдуманных решений и играет высокую роль в межличностных отношениях и, конечно же формирует имидж любой организации. Выражаясь коротко, обмен информацией – это важнейшая часть почти всех видов деятельности управления. И это неудивительно, потому что большую часть своего рабочего времени, а именно 50-90% все менеджеры тратят на коммуникации.

Эффективность работы менеджеров зависит, в первую очередь, от эффективности его коммуникаций и умения делового общения,  лично беседуя, вести разговоры по телефону,  составлять и зачитывать деловые письма и отчеты, так же участвовать в совещаниях.

Коммуникации в организации – это сложная система, состоящая из многих уровней, которые охватывают как организацию, так и внешнее окружение.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Сеть коммуникаций состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляют движение сверху вниз от руководящего к работникам. Горизонтальные связи осуществляют движение между равными уровнями работников или кусочками организации. Диагональные связи - это связи начальника данной организации с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь всех этих сетей и создает коммуникативную структуру любой организации.

Размеры подразделений в организациях очень ограничивают возможность развития коммуникативных сетей. От того, как построена такая сеть, зависит ее влияние на деятельность персонала.

Знание видов коммуникационных сетей очень важно. Среди коммуникационных сетей, которые существуют на данное время  можно выделить четыре  типа : колесо, цепь, круг, сложный круг

2. Коммуникационный процесс

Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель – это обеспечивание понимания людей друг друга.

Целью коммуникационного процесса считаем обесᴨечение восприятия информации, которая является предметом обмена, т.е. сообщением. Однако, сам факт такого обмена информацией не дает нам гарантию эффективности общения людей. Все в свое время, конечно же, сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с кем-либо. Можно приводить много примеров, так что не будем. Чтобы лучше понять сам процесс обмена информацией, следует понимать и принимать  стадии процесса этого обмена информацией, которые представлены ниже.

Базовые элементы процесса обмена информацией:

1. Отправитель, или лицо собирающее информацию и ᴨередающее ее;

2. Сообщение, другими словами -  информация, выраженная символами;

3. Канал, или же, другим языком, средство ᴨередачи информации;

4. Получатель, или же лицо, которому передают информацию.

При обмене любой информацией отправитель и получатель проходят несколько этапов. Их задача - составить сообщение и передать его лицу принимающему эту информацию, и передать информацию в таком доступном виде, чтобы принимающий понял о чем речь. Это трудный процесс, ведь каждый этап обмена является одновременно такой точкой, в которой смысл, сообщения может быть искажен или же утрачен совсем, и информацию принимающий может принять не в том виде, в котором она передавалась на самом деле, в оригинале.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Качество коммуникаций и эффективность управления

На успеха организаций коммуникации оказывают высокое влияние. Руководители организаций тратят на них от 50 до 90% времени, но, опросы показали, что примерно 70%. Абсолютно все руководители считают коммуникации главным препятствующим показателем на пути достижения эффективности.

Проведя опросы и тесты, подтвердились данные об обладании информацией работника, входящего из кабинета начальника, а именно, ближний начальник или бригадир, например, выносит в себе 30% информации, а, допустим, начальник цеха – 40%, это все,  я думаю, можно объяснить недостаточной эффективностью вертикальных коммуникаций. А вот коммуникации, например, снизу вверх, то есть от работников к начальству,  еще менее эффективны, ведь как всем известно, до начальства доходит менее 10% передаваемой информации. Что и свидетельствует о не использовании всех возможных в организации коммуникаций.

Управляющим приходится осмысливать и обдумывать и анализировать огромные объемы информаций, среди которой всегда есть информация, которая, не в коей мере не влияет на процесс управления. Обмен такой информацией, которая может влиять на управление организацией, называется эффективными коммуникациями. Понятно, что эффективные коммуникации, это такие, которые оказывают положительное влияние на работу персонала, что в последствие приносит пользу этой организации. Эффективный менеджер – это такой менеджер, который из всего потока коммуникаций может шустро отобрать эффективные, или, скажем просто, полезные коммуникации для процесса управления.

В России почти все менеджеры выделяют десять основополагающих заповедей успешных коммуникаций, а именно:

1. Четко определить идеи;

2. Проанализировать цель каждой из коммуникации;

3. Проанализировать  окружение при любой коммуникации;

4. Проконсультироваться с другими, желательно, кто имел с этим уже дело;

5. Обратить внимание на интонацию и  содержание, передаваемой информации;

6. Воспользоваться всеми возможностями и включить в передаваемую информацию что-то полезное и что-то ценное для получателя этой информации;

7. Постоянно следить за  тем , как срабатывает коммуникация;

8. Устанавливать коммуникации как на сегодняшний день, так и на будущее;

9. Добиваться, чтобы все  установки ни в коем случае  не  противоречили словам;

10.   Учитесь и учите умению слушать другого человека.

 

 

 

 

 

 

 

 

3  Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов

Информационная технология - это совокупность многих методов и средств от сбора и ᴨередачи информации, так же обработки, хранения и выдачи информации конечным потребителям с помощью  компьютеров и коммуникаций или без использования этих технологий.

Основные информационные технологии:

- текстовый процессор, гиᴨертекст;

- табличный процессор;

- графический процессор;

- система управления базой данных;

- эксᴨертная система;

- мультимедиа;

- web – технологии;

Интегрированная информационная система – открытый комплекс программно-аппаратных средств, которые поддерживают всевозможные бизнес-процессы. Наимощнейшими в настоящее время считают ERP – системы, они предназначены для того, чтобы планировать потребности в производственных ресурсах. Их отличительная черта – это возможность строить планы для финансовых затрат на всякие проекты обновления оборудования и вложений в производство, которые предоставляют  своим пользователям самый высших уровней управления такой информацией, которая считается необходимой для формирования наших решений.

На практике управления очень широкое распространение получили такие  программы и системы, которые интегрируются в рамках информационной цепи в одно целое:

CRM – этот показатель  предназначен для исполнения функций маркетинга и сбыта продукции. Такой показатель проводит  анализ всей информации о движении продуктов, товаров и услуг нашего предприятия на рынок и показывает  состояние спроса на такую продукцию, так же согласует с клиентами как сроки и условия поставки продукции, так и отслеживает все процессы гарантийного обслуживания его.

SCM – управление поставками, а именно налаженными цепочками, отслеживает всю информацию об  отгрузке сырья, материалов и готовой продукции и ее состоянием.

SRM – это модуль, который специализируется на реализации функции снабжения, а также осуществляет поиски поставщиков, согласует с ними все сроки и условия для закупки сырья и материалов, ну и, конечно же всех комплектующих, необходимых дополнений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4    Совершенствование коммуникаций в организациях

Способы и направления совершенствования:

1. регулировка информационных потоков;

Руководящее звено на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации, как собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных. Руководящее звено должен научиться , и научить других, оценивать стороны качественные и количественные своих информационных потребностей. Он должен постараться определить, что такое «слишком много» или «слишком мало» в обменах информацией, так как от этих данных зависит исход

2. разработать, всеми известными и неизвестными способами, систему сбора предложений с окончательной целью обеспечить наиболее легкого поступления информации от низовых уровней(рабочего класса) наверх и с целью понижения их фильтрации;

Системы сбора предложений разрабатываются с такой целью, чтобы облегчить поступление информации наверх, то есть к начальству или руководителю. Целью таких систем все же считается снижение фильтрации информации или игнорирования идей на пути снизу вверх, от рабочего класса к руководящему звену.

Чаще, эта система реализуется таким способом: работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения в специальный ящик для предложений. К сожалению, такой вариант не эффективен, так как часто отсутствует механизм, который подтверждает факт рассмотрения этих предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения все таки пошли организации на пользу. Программы, которые обеспечивают такое стимулирование, позволяют всем работникам понять причины, которые были приняты или отказаны от предложений. Кроме всего, у наших работников есть шанс получить даже денежное вознаграждение.