Влияние информационных технологий на развитие предприятия

Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы  приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников фирмы.

Развитие систем телекоммуникаций, и в частности, технологий локальных  вычислительных сетей позволило  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию.

Информационная технология управления фирмой предполагает объединение  в единый комплекс всех технических  средств обработки информации с  использованием современной методологии  и различных процедур по обработке  информации на базе организации локальной вычислительной сети.

 

      1.3 Рынок информационных технологий в России

Безусловно, очень много  аспектов работы компании сегодня зависит  от ИТ. Однако надо учитывать, что большинство  предприятий нашей страны находятся  в регионах - что означает все еще сохраняющееся некоторое ИТ-«отставание». При этом, как известно, большая часть бизнес-единиц в России приходится на малый бизнес. И что же здесь происходит в области ИТ? Ситуация такова, что самая продвинутая из применимых здесь технологий – это "1С" для бухгалтерии и менеджеров. Все базы, как правило, ведутся в Excel, все переговоры – по телефону. Руководители и персонал предпочитают командировки и личные встречи дистанционным совещаниям. В этом смысле небольшие компании пока мало внимания уделяют ИТ-инфраструктуре. Хотя интерес в этой области постоянно растет.

Возьмем более крупные  организации. Здесь, в силу масштаба компании, количества персонала, клиентов, контрагентов, заказов - без информационных технологий не обойтись однозначно. Весь процесс ведения клиентов уже происходит в CRM, имеется полноценный call-центр, для которого требуется специальное оборудование, используется видеоконференцсвязь, электронный документооборот, а бизнес-процессы уложены в ERP. Все чаще используются технологии виртуализации, удаленные серверы, сложные системы защиты данных и доступа к ним.

Есть бизнесы, даже небольшие, которые не просто сильно зависят  от ИТ, но технологии составляют саму их суть. В первую очередь, это, конечно, интернет-компании. Причем в их категорию  постепенно смещается даже традиционный до недавнего времени бизнес. Например, банки ("Тинькофф Кредитные Системы"), страховые компании ("Ренессанс"), средства массовой информации (телеканал "Дождь"), магазины ("Утконос"). В принципе и для традиционного банка сегодня, с точки зрения экономики, сбой в работе ИТ-систем чреватсамыми серьезными последствиями, включая имиджевый урон, упущенную прибыль, компенсационные выплаты клиентам, отток клиентской базы, отзыв лицензии, прокомментировал Дмитрий Назипов, старший вице-президент, руководитель департамента ИТ банка ВТБ.

При сбое в работе информационных систем бизнесы, полностью зависящие  от интернета и ИТ, просто остановятся. Александр Малис, президент розничной  компании "Евросеть", отмечает, что  такая ситуация обернется для крупного розничного предприятия, подобного "Евросети", как минимум, большими убытками, а возможно и банкротством.

 

Среди основных направлений  развития современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

 

   * Автоматизация  документооборота

   * Коммуникации

   * Управление технологией  производства

   * Автоматизация  бухгалтерского учета и планирования

   * Разработка систем  принятия решений

   * Автоматизация  банковских операций

   * Создание автоматизированных рабочих мест

   1. Автоматизация  документооборота

Ведение документации предоставляет  следующие преимущества: минимальные  расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности); отпадает необходимость в дорогих  средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т.п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т.п.; отпадает необходимость в выделении специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т.д.; ускоряется процесс поиска нужного документа; сам процесс поиска переходит в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр.); появляется возможность организовать совместную работу нескольких лиц или отделов над одним документом; ускоряется процесс создания документов за счет возможности включения в него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующего текста.

 

В последнее время  большую популярность имеют электронные документы, основанные на «гипертексте». Это понятие означает включение в документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно ознакомится с документом, на который ссылаются.

 

Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность утраты, порчи, получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну. Во многих современных программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД,  есть удовлетворительные средства защиты данных [4, с. 38].

 

Авторизация электронных  документов представляет основную проблему перехода на «безбумажную технологию». Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи  должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта «электронной подписи», с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами.

 

2.Коммуникации

            Коммуникации играют самую важную роль в функционировании предприятия. Как показывают исследования, для обеспечения предприятия необходимой информацией и для передачи исходящей информации в другие звенья организации управляющий персонал организации расходует более 70% своего рабочего времени.

 

            Для обеспечения оперативного  обмена информацией, электронными  документами, была введена система  электронной почты.

 

            Система электронной почты предусматривает  передачу сообщений и электронных  документов посредством какой-либо компьютерной сети (средства телекоммуникации) с одного компьютера на другой.

 

            Преимуществами электронной почты  по сравнению с другими способами  передачи информации (обычная почта,  курьеры, факсимиле, телефон, телеграф  и пр.) следующие:

 

   * очень высокая  скорость передачи сообщений  в независимости от удаленности  абонента — документ доставляется  адресату через несколько секунд  после отправления;

   * отсутствие необходимости  прибегать к помощи других  лиц (почтальонов, оператора телеграфа и др.), т.к. документы отправляются и принимаются с помощью компьютера непосредственно в организации. Этот факт дополнительно обеспечивает конфиденциальность передаваемых или получаемых сведений;

   * возможность  передачи информации, которую невозможно передать такими существующими средствами, как телефон, телеграф, факс. С помощью электронной почты можно передавать одновременно голосовые сообщения, видеоизображения, текст, рисунки, графики и другие;

   * дешевизна электронной  почты для передачи сообщений в любые регионы (включая другие страны).

 

Кроме системы электронной  почты, важным источником получения  информации является глобальная компьютерная сеть Internet. С помощью таких услуг  сети Интернет, как телеконференции, World Wide Web, можно использовать разнообразную научную и техническую информацию из многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдаленных регионах, просматривать официальные сведения коммерческих организаций и пр.

 

3. Управление технологией производства

На базе компьютеров  и микропроцессоров в настоящее  время созданы автоматические и  полуавтоматические линии по производству продукции. Использование таких  линий позволяет высвободить  персонал для решения других задач, повысить объем и качество выпускаемой продукции.

 

В производствах, не имеющих  автоматических линий, компьютеры широко используются на отдельных стадиях  производства, в частности, при контроле качества продукции. Применение компьютеров  в производстве позволяет исключить  технологические ошибки, повысить качество труда работников.

4. Автоматизация учета  и планирования. Системы принятия  решений.

            В настоящее время бухгалтерский  учет практически повсеместно  ведется с использованием компьютерной  техники. Введение автоматизированных систем бухгалтерского учета позволяет: организовать совместную работу бухгалтеров; получать оперативные статистические данные, на составление которых обычными средствами уходит несколько дней; исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительным затратам времени и денежных средств; повысить качество труда бухгалтеров путем исключения в их работе рутинных операций (вычисления, составления таблиц, графиков).

 

5.Автоматизация банковских  операций

При современном развитии информационных технологий, для осуществления какой-либо банковской операции (перевод денег на счет и пр.) уже отсутствует необходимость самому являться в банк. Существуют системы, с помощью которых можно осуществлять банковские операции прямо в бухгалтерии предприятия. Составление и проводка соответствующих документов выполняется с помощью компьютера.

 

Связь компьютера организации  с компьютером банка может  осуществляться как непосредственно, используя телефонную линию, так  и через Интернет.

 

Очевидные преимущества «электронного банкинга» заключаются в следующем: оперативное осуществление банковских операций; отсутствие необходимости лично являться в банк; возможность осуществления банковских операций с любого места, где есть телефон (используя переносной компьютер).

 

6. Технические средства реализации информационных технологий

Для успешной реализации вышеперечисленных информационных технологий в настоящее время  применяются, в основном, персональные компьютеры. Для организации единой компьютерной системы предприятия  отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

 

Локальные вычислительные сети представляют собой системы  распределенной обработки данных и, в отличие от глобальных и региональных вычислительных сетей, охватывают небольшие территории (диаметром 5-10 км) внутри отдельных учреждений. При помощи общего канала связи ЛВС может объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры (ПК), печатающие и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. ЛВС могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных шлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на ПК с соответствующим программным обеспечением.

 

Относительно небольшая  сложность, стоимость и доступность  массовому пользователю ЛВС, использующих в основном ПК, обеспечивают широкое  применение сетей в автоматизации  коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем, систем промышленных роботов и гибких производственных производств.

 

 Благодаря этому  стали появляться центры машинной  обработки деловой (документальной) информации (ЦМОДИ) — приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т.п. Такие центры представляют собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) и являются новым этапом на пути создания в будущем безбумажных технологий для применения в управляющих, финансовых, учетных и других подразделениях.

 

        2 Повышение конкурентоспособности компании на основе эффективного использования ИТ

2.1 Экономическая эффективность  ИТ и инвестирования в них.

Руководители, акционеры ежегодно выделяют значительные суммы на информатизацию предприятий. Оценить эффективность инвестиций, влияние ИТ-систем на финансовые результаты компании можно с помощью различных методик. Единственное, цели внедрения и потребности компании должны быть четко сформулированы, а с этим у многих компаний проблемы.

Грамотное использование  ИТ-систем позволяет повысить не только конкурентоспособность, но и эффективность  работы компании. Однако добиться подобного  результата возможно лишь при условии  четко поставленных целей проектов, выбора решений и методов в соответствии с текущими потребностями компании, а также при наличии политической воли руководства. В противном случае результат может быть нулевым и даже отрицательным. Однако чтобы активно поддержать ИТ-проект, СЕО должен понимать его цифры.

На сегодняшний день не существует единого механизма расчета экономической  эффективности внедрения ИТ. Выбор  метода зависит от многих факторов, например от отраслевых особенностей предприятия, квалификации сотрудников, ориентации менеджмента. Каждая из методик позволяет проанализировать как ИТ-инфраструктуру в целом, так и отдельно взятые проекты.

Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO)– метод, разработанный Gartner Group, позволяет оценить операционные и технологические риски. При этом совокупные затраты делятся на прямые (рассчитываются исходя из бухгалтерских документов) и непрямые (финансовые расходы, которые предприятие несет из-за неэффективной работы информационной системы и сервисных служб). Например, web-серфинг, чат и ICQ, работа "на сторону" относятся к непрямым затратам.

Экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA)– методика, разработанная  компанией Stern Stewart & Co, призванная оценить  финансовое состояние компании. Высчитывается как разница между операционной прибылью и всеми затратами, понесенными организацией на внедрение информационных систем. Финансовый эффект от применения EVA, как правило, проявляется через некоторое время. Применяется как для оценки отдельных проектов, так и для оценки инфраструктуры в целом. В этом случае общие затраты предприятия вычисляются с использованием методики TCO.