Виды и функции коммуникаций

- Принцип стратегического использования информационной организации

      Характер этого ключевого принципа заключается в следующем:  наиболее эффективной  коммуникация бывает тогда, когда руководители   использую неформальную организацию  в дополнение  к  коммуникации    формальной организации.

Рассмотрим способы улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций  сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

      В межличностных коммуникациях  главным является совершенствование  науки общения. Существует несколько простых правил, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.

Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей  означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

   Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не  посылать противоречивых  сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых  сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Эмпатия и  открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других  людей, сопереживание. Удачное  применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия  при  обмене  информацией  подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

Установление  обратной связи.  Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли  ваше  сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций  человека,  которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

    Обратную  связь  можно  установить   также   путем   контроля   первых результатов работы.  Соответствующая  информация  позволит  вам  оценить,  в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

      В организационных коммуникациях основным является  совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные  способы  совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

    - Регулирование информационных потоков

      Руководители на всех уровнях  организации должны представлять потребности  в  информации  собственные,   своих   начальников,   коллег   и подчиненных.  Руководитель  должен  научиться   оценивать   качественную   и количественную стороны своих информационных  потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться  определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

- Управленческие действия

      Регулирование информационного  потока  -  лишь  один  пример  из  числа

действий  руководителя  по  совершенствованию  обмена  информацией.  Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения  грядущих   перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по  своему усмотрению  предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.  Планирование, организация и контроль формируют дополнительные  возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

- Системы обратной связи

      В той же мере, в какой обратная  связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой   информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую  с  целью обсуждения определенных вопросов.

      Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от  руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

- Системы сбора предложений

      Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения  поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.

Цель подобных  систем  - снижение остроты тенденции  фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

      Систему сбора предложений можно организовать по-другому.  Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую  работники  получают возможность  анонимно  звонить  и   задавать   вопросы   о  назначениях  и продвижениях в должности.

      Другой вариант системы обратной  связи предусматривает создание  группы руководителей  и рядовых  работников, которые встречаются и   обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

       Еще один  подход основан на кружках  качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

- Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации

      Относительно крупные организации,  как  правило,  издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений  по  поводу управления, на темы охраны здоровья  работников,  новых контрактов, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

- Современные информационные технологии

      Достижения в области информационных технологий способствуют совершенствованию обмена информацией в организациях.

Компьютеризация оказала огромное воздействие на информацию, которую  руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают  и получают.  Электронная почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает традиционно неиссякаемый  поток телефонных  разговоров.   Кроме того в настоящее  время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

6.  Структура коммуникаций на примере ОАО "Инмарко"

6.1 История создания компании "Инмарко" 

В 1992 году двум предпринимателям пришла идея организовать в Новосибирске продажу мороженого с лотков на улицах города. Идея имела  успех, так как в магазинах  наблюдался существенный дефицит этого замечательного продукта, и в городе не было специализированной торговли мороженым. Поначалу торговля велась мороженым, произведённым в Новосибирске. Впоследствии продажа мороженого с лотков выросла до уровня крупного российского бизнеса.

26 января 1993 года была зарегистрирована компания "Инмарко". Этот день считается днем рождения "Инмарко". Летом этого года жители Новосибирска благодаря компании "Инмарко" уже могли попробовать мороженое из других сибирских регионов, а в сентябре на Сибирском рынке появилось сверхпопулярное московское эскимо. Компания "Инмарко" устанавливает в городе первые датские морозильные прилавки с неизвестными до этого времени в России прозрачным раздвижным стеклопакетом. Лишь месяц спустя компания "Марс" поставила на российский рынок подобное торговое оборудование.

В феврале 1994 года - к своей первой годовщине, компания "Инмарко" налаживает стабильные связи со всемирно известным производителем мороженого - компанией "Frisko", благодаря  чему жители Сибири познакомились с  мороженым "Cornetto", "Vinetto" и другими известными марками. Компания активно развивает свою торговлю в магазинах города, но ассортимент в морозилку помещается относительно небольшой, а компания предлагала на тот момент более 100 видов мороженого. И тогда на улицах города появились первые фирменные киоски "Инмарко", ставшие теперь узнаваемой визитной карточкой компании. Качество обслуживания, большой ассортимент и удачное расположение киосков сделали невероятное - зимой в Сибири за мороженым первое время даже выстраивались очереди.

В 1995 году компания активно развивает свою фирменную  торговую сеть, розничную торговлю через магазины и оптовую торговлю мороженым в России и Казахстане. Первой в Сибири, компания Инмарко  начинает развоз мороженого на автомобилях  с рефрижераторными установками.

 В 1996 году  в посёлке Элитное (Новосибирская  область) построена фабрика "Мороженое  Инмарко". Передовые зарубежные  технологии и оборудование стали  фундаментальной основой нового  производства. Продукция фабрики  соответствует мировым стандартам качества и доступна по цене.

В 1997 году (январь) компания "Инмарко" первой из российских производителей мороженого выпустила  эскимо с начинкой из фруктового джема (торговая марка "Джемка"). Это  мороженое стало сенсацией летнего  сезона. В этом же году компания "Инмарко" купила государственный пакет акций Омского хладокомбината и внедрила на нём передовые технологии, обеспечив трехкратный рост объемов производства (с 300 до 900 тонн в месяц) и количества рабочих мест. В обоих городах рефрижераторы на базе "ГАЗели" заменяются на более современные "Ивеко" и "Мерседесы".

В 1998-1999 годах  после финансового кризиса с  российского рынка ушли иностранные  производители мороженого и их место  занимает качественное и сравнительно недорогое мороженое "Инмарко". В этот период ассортимент продукции, производимый компанией "Инмарко", существенно расширяется. И мороженое "Инмарко" активно продвигается в регионы европейской части России. С 1999 года компания "Инмарко" в целях увеличения продаж своего мороженого и популяризации марки размещает заказы на других российских предприятиях.

 В 2000-2001 годах  основные усилия компании направлены  на повышение качества продукции  и оказываемых услуг. Это потребовало  внедрения современных управленческих  технологий и реорганизации бизнес-процессов, внедрения современной системы управления качеством. В 2001 году проведена реконструкция Омского хладокомбината. В результате, производственные мощности увеличены в 2 раза и существенно расширены возможности внедрения новых видов мороженого. Установленные в Омске производственные линии являются одними из самых современных в Европе на данный момент. В конце 2001 года компания "Инмарко" выпускает первое в России мороженое класса "Премиум" под торговой маркой "Статус".

В 2002 году компания "Инмарко" меняет систему продаж в регионах и создает сеть официальных дистрибьюторов в Сибири, Урале и Центральной части России. Количество собственных киосков в Новосибирске и Омске достигает 330. "Инмарко" поставляет свое мороженое в известные мировые торговые сети "Метро", "Ашан" и "Рамстор". Объемы произведенной и реализованной продукции компании "Инмарко" за год выросли на 30% по сравнению с 2001 годом. Важным событием 2002 года для компании стала смена фирменного стиля и имиджа. В 2002 году "Инмарко" стало лидером на рынке мороженого в России, продав за год - 27145 тонн мороженого.

Осенью 2003 года омский хладокомбинат компании "Инмарко" после сертификационного аудита, проведенного авторитетной международной  компанией "Det Norske Veritas", получил сертификат соответствия международным стандартам качества ISO 9001:2000, что стало очередным этапом в развитии компании. Дистрибьюторы компании "Инмарко" получили 4 000 современных фирменных морозильных прилавков. Введен в эксплуатацию уникальный автоматизированный складской терминал. В расширение производства вложено 8 млн. долларов.

В 2004 году компания "Инмарко" еще в большей степени  усилила позиции абсолютного  лидера на рынке мороженого в России. Общий объем продаж мороженого "Инмарко" в 2004 году составил 36500 тонн, что на 18% больше, чем в 2003 году. Весной 2004 года прошла модернизация омской фабрики мороженого "Инмарко". В результате, совокупные производственные мощности фабрики увеличились с 32000 до 50000 т мороженого в год. В результате реализации данного проекта в Омске теперь находится одна из крупнейших в Европе фабрик по производству мороженого. Расширилась география филиальной сети компании "Инмарко": созданы филиалы в Москве и Новокузнецке. Суперхитом 2004 года стало уникальное эскимо "Магнат" Super - его главное отличие, что орешки и печенье посыпаны поверх шоколадной глазури, а не внутри как на обычном эскимо.

 В 2005 году  объем производства и продаж  мороженого "Инмарко" составил 42000 тонн, что на 15 % больше, чем в прошлом году. Открыты торговые филиалы в Екатеринбурге, Барнауле, Кемерово. В Омске приобретена сеть киосков "Сибирская Белочка". В Москве компания приобрела бывшего дистрибьютора мороженого "Альгида" (марка, под которой Unilever работал в России) - ООО "Финк". Выкуплено 550 единиц морозильного оборудования и база на 600 обслуживаемых торговых точек в Москве и Московской области. Общее количество торгового оборудования на начало 2006 года составило порядка 31000 морозильных камер по всей России. В сентябре 2005 года по результатам очередного внешнего аудита системы менеджмента качества омский хладокомбинат компании вновь подтвердил соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000. В конце декабря состоялось размещение облигационного займа ОАО "Инмарко" объемом 1 млрд. рублей. Компания "Инмарко" стала первой компанией в отрасли, чьи ценные бумаги обращаются на открытом рынке.