Управление таможенными органами на основе контроллинга

Разработка и внедрение  инструментов контроллинга  в практику управления  таможенной службы  в Германии связана также с реализацией  нескольких других  федеральных программ. Их целями являются экономия государственных затрат  на содержание федеральных служб и внедрение в их  систему управления  новых экономических инструментов.

В настоящее время в структуре многих  министерств и  ведомств Германии имеются специальные подразделения, занимающиеся вопросами разработки и внедрения  контроллинговых систем. Однако, говорить о существовании  целостной функционирующей  системы контроллинга в таможенных органах Германии пока рано. Специалисты отдела  контроллинга занимаются разработкой  и реализацией «пилотных» проектов, которые помогут создать  необходимую базу, прежде всего информационную, для построения эффективной системы контроллинга в таможенной службе. Такими проектами являются «KLR Zoll»11, предусматривающий разработку и внедрение новой учетной системы, и «Plus Zoll»12 - подсистема менеджмента качества. «Пилотный» проект предполагает измерение результатов и анализ отклонений фактических показателей от плановых. При этом отмечается, что с целью данного проекта не является контроль  за деятельностью отдельных подразделений. Он должен продемонстрировать, являются ли показатели релевантными целям управления, т.е. могут ли они служить  базой для принятия управленческих решений.

Еще одним важным инструментом контроллинга  в системе зарубежных таможенных служб является бенчмаркинг, представляющий собой особую управленческую процедуру  внедрения в практику  работы организации технологий, стандартов и методов лучших подразделений. Бенчмаркинг является центральной составляющей новой концепции управления  в таможенной службе Австрии, в которой основной акцент делается на измерение  и мониторинг результатов.

В отличие от «австрийского» подхода, оперирующего в основном количественными показателями (количество предоставленных услуг и время их выполнения), в Германии предполагается рассчитывать стоимостные показатели (опираясь на систему KRL), а также качественные показатели (например, показатели системы Plus).13

Таким образом, за рубежом развитие концепции контроллинга в таможенных органах представлено пока разработкой его отдельных составных частей в рамках «пилотных» проектов. Однако, как в Германии, так и в Австрии регулярно проводятся семинары, позволяющие модернизировать систему контроллинга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. КОНТРОЛЛИНГ КАК ОСНОВНАЯ ФУНКЦИЯ  УПРАВЛЕНИЯ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ

 

 

2.1. Концепция  контроллинга в управлении таможенными органами

 

Основная цель контроллинга в таможенных органах – информационно-аналитическая  и методическая поддержка руководителей всех уровней управления  при принятии управленческих решений  в процессе реализации задач, возложенных на таможенные органы государством; ориентация процесса управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

Построение системы контроллинга целесообразно начинать с построения системы целей и показателей .

Данная концепция представляет собой четкую формулировку целей  всех уровней. Соответственно цели каждого уровня должны быть направлены на достижение целей более высокого уровня (рис.3).14

Достижение каждой цели  предполагает соблюдение законодательства , выполнение международных соглашений и т.д. Поэтому контроллинг предполагает с одной стороны, построение иерархии целей таможенной службы, а с другой – механизм определения степени достижения целей. Степень достижения целей определяется с помощью системы количественных и качественных показателей – плановых и фактических.15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Макет иерархии целей таможенной службы

 

Таким образом, в отличие  от систем оценки таможенных органов и их подразделений контроллинг предполагает  наличие системы учета затрат в разрезе выполняемых таможенных процессов. Именно поэтому первым шагом в построении системы контроллинга в таможенных органах должна стать системы учета затрат и результатов, чтобы в дальнейшем осуществлять управление на высоком достойном уровне. Данная система базируется на анализе технологий  таможенной деятельности, использования методологии  и инструментов научной организации труда. Система контроллинга состоит из нескольких подсистем (рис.4).16

 

 

 

 

 

 

Рис.4. Основные составляющие системы контроллинга в таможенных органах

 

Усиление децентрализации в таможенных органах и в государственных службах в целом является одним из необходимых условиях  повышения эффективности управления, и как следствие, повышения эффективности их работы.17

В среде специалистов в таможенных органах распространенным является узкое понятие контроллинга. Очень часто его отождествляют  с системой контроля, программно-целевым планированием, системой информационного обеспечения  или автоматизированными системами управления. Однако, такой контроллинг предполагает использование различных инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений.

Стоит уточнить, что хотя контроллинг и  обеспечивает информационную поддержку процесса управления  и руководителей за счет реализации информационно-координационной функции, но не сводится к ней полностью, так как  предполагает еще и контроль реализации управленческих решений, и таким образом, охватывает все этапы процесса управления. (рис. 5).

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководителей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку оперативного управления.18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.5. Место контроллинга в процессе управления

 

Таким образом, в контроллинге есть место и программно-целевому планированию, и контролю, и автоматизированным системам принятия управленческих решений, и другим элементам  и технологиям эффективного управления, которые, хотя частично и реализуются в таможенных органах, не вписаны в единую идеологию, часто носят фрагментарный характер и поэтому малоэффективны. Между тем, в таможенных органах имеется значительный потенциал развития инструментов контроллинга, а самое главное, возможностей совершенствования управления на их основе.

 

 

2.2. Применение  контроллинга в управлении таможенными органами

 

Общая функциональная структура контроллинга деятельности таможенных органов включает (рис. 6):

•  таможенные органы – объекты управления и контроля как источник ситуаций для анализа;

•  методологию и технологию контроллинга;

•  структурированные решения по управлению и соответствующие результаты контроля их исполнения.

В рамках такой структуры реализуются прикладные задачи контроллинга – анализ проблем, возникающих в таможенном  деле,  а  также  принятие  оперативных  и  формирование  стратегических  решений  для  их преодоления. По сути, подготовка таких решений объединяет все направления и виды аналитической работы в таможенных органах.

 

 

Рис. 6. Общая структура контроллинга таможенной деятельности19

 

По результатам проведенных исследований и анализа общей структуры контроллинга таможенной деятельности разработан механизм управления таможенными органами на основе контроллинга (рис.7).

Все  прикладные  задачи  должны  быть  взаимосвязаны  с  учетом  организационной,  функциональной  и информационной структур ФТС России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.7. Механизм управления таможенными органами на основе контроллинга

 

Структура и состав прикладных задач определяются по результатам информационно-аналитического обследования  конкретного таможенного органа  или направления таможенной деятельности. Так, например при создании системы мониторинга выпуска товаров  для свободного обращения целесообразно включить в состав автоматизируемых  следующие задачи:20

- осуществление контроля правильности определения таможенной стоимости и начисление таможенных платежей сравнением этих показателей для конкретной декларации с их средним значением по региону  с помощью компьютерного анализа массивов первичной информации – электронных копий ТД;

- сопоставительный анализ стоимости ввозимых товаров с уровнем мировых цен на основе базы единой ценовой информации;

- сопоставительный анализ данных об импорте с данными таможенных служб стран экспорта товара;

- прогнозирование последствий для федерального бюджета от намеченных изменений ставок пошлин и налогов;

- выявление влияния изменений ставок таможенных пошлин и налогов на динамику розничных цен внутри страны и др.

Пример системной взаимосвязи прикладных задач анализа функциональных направлений таможенной деятельности представлен на рисунке 8.

 

 

Рис.8. Системологическая взаимосвязь типовых задач контроллинга

 

Контроллинг как система информационно-аналитической  и методической поддержки управленческой деятельности позволяет совершенствовать  управление в таможенных органах  на систематической основе, что проявляется в части координации управленческой деятельности по выработке и достижению целей.

Координационная функция контроллинга играет исключительную роль в мехпнизме совершенствования управления. Как подчеркивалось ранее, в настоящее время несоответствие функций учетно-информационной системы таможенной службы целям управления заключактся в отсутствии прочной связи и взаимодействия финансово-экономических отделов с системой руководства и управления. При этом для оценки деятельности подразделений используются данные «собственно таможенной» деятельности, т.е. функциональных отделов.  Несмотря на то, что остальные отделы также косвенным образом участвуют в процессе реализации этой деятельности, информация, получаемая  руководителем относительно их деятельности, никак не связана  с процессом предоставления услуг.21

С внедрением системы контроллинга  информационно-координационные взаимосвязи меняются. Руководитель получает информацию, каким образом ресурсы распределяются на «конечные продукты» деятельности, какой процент в предоставлении услуг занимают расходы на управленческую и вспомогательную деятельность. Контроллинг обеспечивает информационно-координационную взаимосвязь между всеми группами отделов, и таким образом, обеспечивает руководителя информацией для принятия решений (рис. 9).22

При этом необходимо подчеркнуть, что организационная структура  таможни остается прежней, это значит, что  контроллинг позволяет выявить «узкие места», однако реализация мероприятий по их ликвидации осуществляется в соответствии с существующей организационной схемой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.9. Информационно-координационная взаимосвязь в системе контроллига таможенных органов

 

Внутриорганизационные проблемы в области общего управления и управления функциональными областями (производством, финансами, маркетингом и пр.), информационного обеспечения и отчетности, существующие во многих таможенных органах, требуют предварительного решения, лишь затем можно создавать систему контроллинга. К числу проблем, выходящих за рамки отдельных таможенных органов, решение которых должно способствовать применению контроллинга в практике, можно отнести:23

1.недостаточное понимание  концепции контроллинга;

2.отсутствие обученных  и опытных кадров для контроллинга;

3.недостаточное участие  руководства организаций в построении  системы контроллинга и ее эксплуатации;

4.системные проблемы в  области управления организациями;

5.уклон в сторону оперативного  контроллинга, преобладание учетно-аналитического аспекта над активной «обратной связью».

В рамках теоретического развития и практического применения контроллинга в таможенных организациях необходимо широкое сотрудничество государственных и муниципальных органов, представителей бизнеса и образовательно-консультационных организаций в следующих областях:

- обучение специалистов, исследования и разработки по применению контроллинга в таможенной службе;

- мотивирование использования контроллинга в таможенной службе;

- оценка эффективности контроллинга и способы его оптимизации;

- поиск возможностей применения концепции контроллинга в различных видах деятельности таможни.