Управление коммуникациями в современной организации

      Искажение – означает изменение смысла посланий по мере их прохождения через организацию. Из предыдущей дискуссии о восприятии ясно, что люди намеренно или ненамеренно избирательно воспринимают то, что они получают в качестве посланий. Поскольку разные лица находятся в разных пунктах отправки и восприятия посланий, происходит значительное растворение смысла посланий в контексте, в котором происходит передача. Смысловые критерии во множестве точек пересечения отличаются вследствие разных личных и должностных квалификаций и разных точек зрения, обусловленных положением коммуникатора в организации .

    Искажение в горизонтальных коммуникациях  происходит, по-видимому, вследствие различия в целях и ценностях между  организационными единицами. Избирательные  пробелы и искажение или «кодирование»  характерны не только для организаций. Они происходят во всех коммуникационных системах, от семьи до общества в целом. Но для организаций они имеют жизненно важное значение, поскольку организации зависят от точных коммуникаций в качестве основы для принятия решения.

    Перегрузки  – Проблема перегрузки системы коммуникации характерна для организаций в большей степени, чем для других социальных образований. Перегрузка приводит к пробелам и способствует искажениям. Она также подвержена дублированию и компенсации. В ситуации перегрузки компенсации бывают адаптивные и плохо адаптивные. Пробелы и искажения относятся к плохо адаптивным. Но это нормальная ситуация.

    Другим  средством, применяемым в ситуации перегрузки, является очередность. Эта  методика заключается в выстраивании посланий по времени получения или  по другому аналогичному критерию. Очередность может иметь как положительные, так и отрицательные последствия. Если использована неверная система приоритетов, то менее важные послания могут быть задействованы прежде тех, которые фактически гораздо важнее реципиенту. В то же время, очередность позволяет реципиентам задействовать послания по мере их поступления, не оставляя их без внимания из-за общей перегрузки. В качестве примера можно привести эпизод из преодоления последствий крупного землетрясения. Занятые этой работой организации осаждались посланиями. В некоторых организациях потерпевшим разрешалось просить о помощи лицом к лицу, толпиться в офисе и говорить всем сразу; это быстро парализовало организации. Перегрузка была столь велика, что коммуникации не удавалось фильтровать никаким способом. Другие организации получали свои послания по телефону, который обеспечивает механизм произвольной очередности, основанный на работающих телефонах и удаче попадания на линию связи. Этим организациям удалось продолжать свою работу, потому что в единицу времени приходило одно послание. Конечно, при такой очередности не существует реального критерия, чтобы определять, какие послания пропускать, а какие нет, кроме временной фазы и удачи попадания на линию телефонной связи.

    Выше  упомянутый процесс фильтрования, который означает назначение приоритетов для посланий, является полезной модификацией очередности. Здесь критическим фактором является характер приоритетов. Многие организации используют модифицированную систему сортировки, которая позволяет войти в систему наиболее важным посланиям, если понятно, что организация может принять соответствующие меры. Менее важные послания принимаются, когда позволяет время. Следует отдавать преимущество системе фильтрования такого рода. Вопрос всегда заключается в том, по какому правилу производится фильтрование.

    Все рассмотренные проблемы проистекают  из того факта, что передаваемая информация в организациях требует интерпретации. В случае крайней перегрузки из-за обилия материала процесс интерпретации  становится неоперативным. ¹⁰ 
 
 
 

Глава 3 Разработка предложений по решению проблем коммункаций на примере компании «TelMe»

3.1 Краткая характеристика компании «TelMe» 

    Девиз компании:

    Telme - Соединять Всех, Всегда, Везде!

    Революция в сфере телекоммуникаций!

    Telme - connecting anyone,anytime,anywhere!

    Revolution in sphere of telecommunications!

    Цель  – дать комплексный анализ внутрифирменных  коммуникаций международной социальной сетевой компании Telme («Телекоммьюникенш Мекотек»).

    В связи с этим можно выделить 2 основные задачи организации:

    реализовать маркетинговый план компании на основе  использования современных высокотехнологичных  инструментов связи;

    предложить  потенциальным потребителям коммуникативные  продукты высочайшего качества.

Структурно  организация представлена следующим  образом:

    Подразделение веб -поддержки клиентов и партнеров компании

    Осуществляет  свою деятельность исключительно с  использованием сети Internet. Это поддержка многоязыкового Интернет - сайта, создание сайтов для партнеров компании.

    Маркетинг-подразделение

    Маркетинг осуществляется в реальном времени  с использованием самых последних  разработок для  голосовой и видеосвязи

    Подразделение автоматизации делопроизводства 

    Разработка  и внедрение систем оптимизации  всех бизнес-процессов.

    Несмотря  на свою различную специализацию/профиль, все эти подразделения находятся  в тесной взаимосвязи. И их суммарная  работа направлена на успешное внедрение  информационных технологий в жизнь и деятельность клиентов и партнеров организации.

    Главной задачей специалистов становится обеспечение  деятельности всех профильных подразделений  фирмы как единого целого, а  их сотрудников – как одного большого и дружного коллектива, мира единомышленников и проповедников идей и ценностей сообщества.¹¹ 

    3.2 Внутрифирменные коммуникации компании

    Основная  цель любой молодой  коммерческой компании – получение прибыли. Главная задача системы управления – обеспечить производство товаров и услуг, привлекательных с точки зрения целевых рынков. Однако успех зависит и от деятельности всех профильных подразделений фирмы, и от действий ее посредников, конкурентов и различных контактных аудиторий. Специалисты по связям с общественностью не могут замыкаться на нуждах целевого рынка. Они должны принимать в расчет все факторы микро- и макросреды. Фирме необходимо придирчиво следить за отношением широкой публики к своей деятельности.

    Изначально  компания, выпускавшая продукты для  информационных устройств, хотела сделать внутренние коммуникации голосовыми, т.е. свести к минимуму проблемы голосового общения всех подразделений и каждого рабочего в частности. Ею была создана платформа для связи через Internet. А после того, как была запущена платформа WoIP2 (вторая редакция платформы), было принято решение распространить эту голосовую связь 4 поколения по всему миру.

    Продукты  компании:

    - Программы голосовой связи DeskCallNG -для связи через компьютер и 3G VideoCall – с использованием сотового телефона;

    - Виртуальная карта V-SIM, позволяющая совершать телефонные звонки, привязывая виртуальный номер к любому мобильному номеру для связи через WoIP2.

    - карта V-SIM NG позволяет совершать звонки в любую точку земного шара, на любой номер любого телефона по невероятно низким ценам.

    Статусы в компании:

    -бесплатный  пользователь (бесплатно получает  программы, позволяющие осуществлять  звонки на любые номера по  низким ценам);

    - член команды (имеет те же  возможности, что и бесплатный  пользователь с преимущественным  правом существенных скидок на разговоры, в т.ч. с партнерами команды - бесплатно);

    - партнер (бизнес-уровень. Имеет  возможность построить собственную  команду для получения прибыли  от многоуровневого маркетинга);

    - создатель команды (уровень высшего  менеджера, в команде которого партнеры компании со своими структурами. Возможность неограниченного заработка и бесплатного доступа к любым продуктам Telme).

    Среди внутренних задач  компании можно выделить следующие:

    создание  атмосферы доверия между всеми  участниками сообщества;

    организация потока искренней информации, который  должен свободно развиваться как  по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);

    обеспечение удовлетворенности своим статусом и участием в общем деле для каждого сотрудника, формирование духа единой команды;

    обеспечение работы без конфликтов;

    создание  здорового окружения;

    достижения  успеха для предприятия;

    поддержание оптимизма в отношении будущего.

    К сожалению, слишком часто коммуникации в организации представляют собой лишь обмен противоположными идеями, передаваемыми друг от друга по односторонним каналам. Здравый смысл диктует предприятиям необходимость систематического выслушивания своей внутренней общественности. В данной компании таких проблем просто не существует, т.к. все члены международной Интернет - команды  могут общаться между собой посредством видеоконференций и бесплатных телефонных звонков с использованием платформы связи последнего поколения.

    Как показал опрос, сотрудники удовлетворены отношениями и атмосферой, царящими на фирме. Более того, сложный маркетинговый план становится прозрачным для всех, кто начинает строить свой бизнес в компании.

    Достижения  компании:

    - минимум подчинения и максимум  коммуникации;

    -  маркетинговый план, предусматривающий построение бизнеса на основе последних достижений связи становится доступен любому пользователю Internet благодаря онлайновым видеоконференциям, исключающим поиск обратной связи;

    - последние достижения компании  в области создания продуктов связи позволяют свободно  общаться между собой любым членам бизнес-сообщества, и в частности, менеджерам без каких-либо проблем с помощью видео и голоса с использованием компьютера или любого из доступных ему телефонов (стационарный, сотовый, таксофон) в 140 странах мира. Это позволяет всегда быть в курсе последних событий компании.

    -  исключается возможность распространения  слухов;

    - достижение высокой работоспособности  членов сообщества благодаря  отсутствию неформальных  связей  и не имеющему аналогов маркетинговому плану компании;

    - неограниченные возможности бизнес - роста партнеров.

      Таким образом, прибыль любого  из бизнес - партнеров компании  основана на сплочении коллектива  и оптимизации информационной  политики.

    Основными каналами распространения информации на фирме являются:

    ежедневные  видео - голосовые конференции;

    доска объявлений на сайте компании;

    видеоотчеты о работе;

    фильмы;

    корпоративные мультимедийные издания;

    опросы;

    внутрифирменные мероприятия.

    Подобное  объединяющее начало сильно сближает членов коллектива. Акции, направленные на сплочение всех сотрудников компании, работающих в разных профильных подразделениях фирмы, помогают им ощутить себя членами единой команды, что, в свою очередь, сказывается на эффективности работы многопрофильного предприятия в целом. Итак,  маркетинговый план компании уже воплощается в реальность благодаря тому, что именно продукты,  предлагаемые компанией, сделали прочными и сами коммуникации внутри  нее.