Управление человеческими ресурсами на основе информационных технологий.

Как правило, сегодня почти каждое предприятие имеет возможность выхода в сеть Интернет, где можно связаться с агентствами по найму персонала, службами занятости, образовательными учебными заведениями. Если необходимо привлечь персонал из внешних источников, в агентства по найму персонала по сети посылают запросы с указанием характеристик тех претендентов, которые нужны. По сети же предприятие получает ответ о кандидатах. Если предприятие заинтересовано проверить этих кандидатов, то оно назначает им встречу, и далее идут соответствующие этапы процесса найма, оценки и их отбора.

На предприятии в момент подбора кадров, если используется программное обеспечение то, формируется база данных (БД), в которую заносят необходимые сведения из всех присланных резюме, затем программе задаются критерии отбора кандидатам по требуемым сведениям из их резюме. Программа, после соответствующей обработки выдает список тех кандидатов, которые удовлетворяют заданным условиям.

Данные из остальных резюме могут быть занесены в специальную БД, к которой сотрудники кадровых служб могут в случае необходимости обратиться. БД по резюме обеспечивает выбор кандидатов для найма на работу, затем их данные переносятся в личное дело либо в БД, по возможным кандидатам в будущем. Кандидаты, успешно прошедшие предварительный отбор, направляются на собеседование. Схема алгоритма использования ЭВМ при проведении собеседования работников кадровых служб с кандидатами приведена ниже, на рис.3

 

Рис. 3 Схема алгоритма использования ЭВМ при проведении собеседования работников кадровых служб с кандидатами

 

Компьютеризация кадровой работы любого предприятия в современных условиях является одним из ключевых направлений его развития и конкурентоспособности на рынке.

Поскольку автоматизированная обработка кадровых данных, принятия персональных решений, автоматизация отдельных кадровых процедур и технологий дают значительный выигрыш во времени и преимущество перед конкурентами, выигрывается не только время, но и уменьшаются связанные с этим материальные затраты и другие риски.

Естественно, нельзя полностью оценивать кандидатов при помощи компьютера, поскольку некоторые личностные качества – такие, как умение общаться с людьми, тактичность, вежливость, пунктуальность, умение общаться с людьми, пунктуальность – невозможно оценить, не вступив в личный контакт с кандидатом.

Поэтому необходимо делать упор только на то, чтобы с помощью существующих информационных технологий, программного обеспечения можно создать требуемые БД по персоналу и кандидатам на должности, кроме того, хранить различные формы документов и изменять их при помощи современных текстовых редакторов, создавать справочную информацию, облегчить поиск кандидатов, а так же переложить на ЭВМ выполнение рутинных операций, не требующих личного участия специалистов по персоналу.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в сфере поиска и отбора персонала окончательное решение должен принимать руководитель, за это отвечающий, основываясь на наиболее оптимальных рекомендациях, выданных с помощью ЭВМ.

 

2. Основные направления использования  программного обеспечения в кадровой  работе

2.1 Автоматизированные рабочие места  в управлении человеческими ресурсами

В управлении персоналом руководителю приходится иметь дело с определенными объемами информации, которая часто имеет закрытый для посторонних лиц характер. Для этих целей в кадровых отделах и службах используются, как правило, автоматизированные рабочие места (APM). Они представляют собой совокупность технических, программных, языковых и методических средств, обеспечивающих автоматизацию обработки кадровой информации. АРМ конструктивно выполнены на базе персональных компьютеров или в отдельных случаях – дисплеев, подключенных к любому другому компьютеру. При этом к компьютеру подключаются необходимые устройства (принтеры, сканеры), а также внешние накопители информации.

Существующие программные продукты используемые в кадровой работе создают возможности построения систем нового типа, отличающихся, с одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с другой – интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и простоты работы сотрудников кадровых служб, не обладающих специальной подготовкой.

АРМ чаще всего включаются в состав информационных систем, которые обеспечивают автоматизированный подбор и поиск кадровых информационных документов, их формирование по внешним атрибутам и атрибутам содержания. В этих системах осуществляется индексация кадровых документов с учетом «поискового образа», с указанием ключевого слова, вида документа и др. Содержательная часть некоторых АРМ включает тексты характеристик различных руководителей. Чтобы найти персональную информацию, относящуюся, например, к конкретному руководителю, необходимо указать параметры поискового образа.

Как правило, в состав кадровой информации, также влючены сведения об образовании, о специальности, знание иностранных языков, получаемой заработной плате, должностях. Программное обеспечениае АРМ позволяет выдавать требуемую информацию по аналитическим кадровым запросам, справки по анализу движения кадров.

В результате использования АРМ работник кадрового отдела или службы получает возможность решать стоящие перед ними задачи на качественно новом уровне, достигая тем самым требуемой оперативности в своей работе. В ходе обработки персональной информации в целях формализации осуществляется ее разделение по различным признакам. АРМ позволяют выдавать информацию по кадровому составу (кто и в какой период принят на работу, на какую должность назначен), а также производить необходимые операции по поиску информации и формированию ответов на запросы в режиме диалога.

В любой организации, имеющей значительные объемы регистрируемых кадровых документов, АРМ помогают значительно упростить и ускорить трудоемкие и «рутинные» операции по поиску документов, контролю их продвижения и получению разнообразных справок. Удобный и простой интерфейс позволяет быстро освоить работу с АРМ даже неподготовленному работнику, а гибкость его программного обеспечения позволяет настраивать АРМ практически на любой тип кадрового документа.

В последнее время одним из популярных способов набора персонала является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашением квалифицированных работников, в частности, через сеть Интернет. Некоторые организации практикуют уведомление своих служащих о любой открывающейся вакансии, что дает им возможность подать заявление до того, как будут рассматриваться заявления работников со стороны. Хорошим способом является и обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.

При управлении персоналом руководство организации отбирает наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе компьютерного отбора. Считается, что в большинстве случаев выбирать следует работника, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качеств. Эффективный отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества персонала, осуществляемого в том числе с помощью АРМ, функционируемых в организациях и на предприятиях.

Одна из последних разработок в области управления персоналом на предприятии связана с подготовкой необходимых планов и программ работы с персоналом, которые требуют активного применения программного обеспечения.

Для создания плана работы с персоналом необходимо формировать и вводить в компьютер информацию, требуемую для комплексного управления персоналом. Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют все возрастающая роль личности работника, его мотивационных установок, умение формировать их и направлять в соответствии с поставленными задачами. Расширение масштабов производства на предприятиях, установление связей с зарубежными партнерами, создание дочерних подразделений сопровождаются непрерывным ростом объемов перерабатываемой персональной информации и количества кадровых задач, вследствие чего возникает потребность в совершенствовании методов обработки этой информации.

 

2.2 Поддержка принятия решений  в управлении человеческими ресурсами  с помощью компьютерной системы

Подготовка решений по кадровым вопросам включает: зачисление в группу резерва; назначение на вакантную руководящую должность; составление индивидуальных планов повышения квалификации руководителей; формирование деловой карьеры и т.д.

Важнейшим принципом в процессе формирования компьютерной системы (КС) является накопление в памяти компьютера сведений о руководящих работниках и специалистах, характеризующих их деловые, моральные, профессиональные и личностные качества и их появление за весь период работы. Это позволяет более обоснованно проводить отбор, оценку и выдвижение руководящих кадров на вышестоящие должности. С помощью КС решаются такие задачи по составу человеческих ресурсов, как:

- учет  состава и движения персонала;

- получение  оперативных сведений, объективно  и полно характеризующих каждого  работника;

- формирование  экспертных групп специалистов  по оценке различных категорий  персонала;

- корректировка  словаря качества «отбора идеального  руководителя»;

- формирование  необходимых «образов претендентов»  с «образом идеального руководителя»;

- тестирование  кандидатов на возможное включение  в резерв на выдвижение;

- формирование  списков кандидатов в резерв  на выдвижение.

Учетные данные о каждом работнике в КС состоят из двух блоков: основного и дополнительного. Данные первого блока: личные карточки, сведения о персонале, составленные на основе личного листка по учету кадров, заполняемого работником при приеме на работу. Этот блок заполняется также данными о переводе на другую работу, о поощрениях, взысканиях, повышениях, квалификации и т. д. Информацию дополнительного блока составляют неформализованные сведения о работнике, формируемые на основе приказов о зачислении в резерв (исключении из резерва), результатов очередной оценки или аттестации, данных медицинских комиссий и.т.п.

Кроме учетных данных о руководящих работниках в КС для каждой должности штатного расписания структурных подразделений вводятся модели руководящих должностей (профессиограммы), представляющие собой квалификационные динамические структуры качеств, необходимых для подготовки кадров.

Формирование резерва кадров на руководящие должности с использованием КС заключается в выборе работников, объективно способных после специального обучения и стажировки успешно работать на руководящей должности.

Формирование требований к работникам, выдвигаемым в резерв, заключается в определении: состава оцениваемых руководителями (экспертами) качеств; перечня должностей, на которые работник может быть включен кандидатом; предельных значений показателей работника, например: стаж работы по специальности – не менее 10 лет; стаж работы на руководящей должности – не менее 3 лет; образование – высшее, деловые качества – от 3 до 4 баллов. Указанные сведения должны находиться в базе компьютерной системы, а выбор работников, удовлетворяющих требованиям, производится непосредственно с использованием соответствующей компьютерной процедуры. Результатом ее выполнения будет список кандидатов, удовлетворяющих требованиям при зачислении в резерв. Учет индивидуальных особенностей кандидатов в резерв производится путем оценки их качеств, требуемых для руководителя по резервируемой должности. Для этого необходимо формирование системы качеств руководителя по данной должности и проведение экспертной оценки его качеств, т. е. определение наиболее важных (значимых) качеств, требующихся руководителю по конкретной резервируемой должности.

При оценке персонала, используется, как правило, пятибалльная шкала. При этом удельные значения отдельных качеств и их групп различны, для чего выводятся коэффициенты значимости (весомости) для руководителей и ключевых специалистов.

В результате расчетов на ЭВМ руководством кадровых служб делаются выводы:

Если общая экспертная оценка работников равна нормативной или незначительно превышает ее, то оцениваемый работник соответствует занимаемой должности.

Если такая оценка значительно превышает нормативную, то целесообразно такого работника: повысить в должности; включить в резерв на выдвижение; повысить ему заработную плату.

Если оценка ниже нормативной, то это означает несоответствие работника занимаемой должности.

Ранжирование качеств работников, претендующих на руководящие должности, осуществляется с помощью специальных программ.

По результатам ранжирования ЭВМ производит отбор из общего числа работников лиц, удовлетворяющих конкретным требованиям.

Кроме того, полученные результаты экспертных оценок используются при разработке дополнительных моделей, позволяющих более качественно решать вопросы отбора, оценки и выдвижения кадров на различные должности.

2.3 Тенденции развития кадровых  компьютерных систем на предприятии

Чтобы принимаемые интеллектуальные управленческие решения были эффективны, кадровые службы и линейные руководители структурных подразделений предприятия должны обладать необходимой, своевременной и точной информацией о состоянии человеческих ресурсов и их развития. Многие кадровые решения реализуются раздельно и представляют собой в основном рутинные процедуры.