Управленческие полномочия и их реализация

 

 

 

Глава 3. Процесс делегирования полномочий на практике

 

3.1 Организационная характеристика ООО "Компания Термоспецмонтаж"

 

Анализ экономических показателей деятельности организации. Общество с ограниченной ответственностью "Компания Термоспецмонтаж» учреждено гражданами РФ в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" для ведения хозяйственной деятельности с целью получения прибыли.

Учредителем организации является гражданин РФ Щербаков В.Л. Общество является юридическим лицом и руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом. имеет самостоятельный баланс, счета в банках любых видов, в том числе в иностранной валюте и действует на основе полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

Основными видами деятельности общества является -сервисное обслуживание газовых котлов и котлов отопления других типов (дизельных, твердотопливных, электрических), а так же любого инженерного оборудования котельной. Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Согласно общепринятому делению на звенья управления, в ООО "Компания Термоспецмонтаж" принято три звена руководства: высшее, среднее и низшее.

Руководители высшего звена. Их основные задачи состоят в формулировании миссии, ценностей и политики организации, основных стандартов ее деятельности, формировании структуры и системы управления, представительстве на переговорах с государственными органами и главными контрагентами. В анализируемой нами организации - это директор, заместитель директора.

Функции высших руководителей чрезвычайно сложны, разноплановы, требуют глубоких всесторонних знаний, аналитических способностей, задатков политика, дипломата, публициста и оратора. Поскольку сегодня каждый человек в отдельности таким критериям отвечать уже не в состоянии, высшее руководство реализует их в составе команды, где первое лицо является уже не "боссом", а первым среди равных. Последнее обстоятельство ослабляет борьбу за власть и тем самым облегчает смену поколений менеджеров.

Команда высшего руководства ООО"Компания Термоспецмонтаж" подбирается первым руководителем, или главным администратором, занимающим свою должность на основании контракта с собственником, являющимся его доверенным лицом и несущим перед ним полную ответственность за состояние и результаты работы организации. С юридической точки зрения в обязанности первого руководителя входят: организация работы в рамках, определяемых законодательством, уставом и другими документами; распоряжение в обученных рамках имуществом и средствами без специальной доверенности; заключение и расторжение хозяйственных договоров, открытие счетов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование руководителей более низких уровней.

Руководители среднего звена (основных подразделений, входящих в данную организацию). Они назначаются и освобождаются от должности первым руководителем или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность имущества вверенных им подразделений. Через подчиненных руководителей они управляют деятельностью в подразделениях: устанавливают задания исполнителям, осуществляют текущий контроль, проводят мероприятия по совершенствованию организации и технологии производства, условий труда, соблюдению санитарных норм. В рамках компетенции им предоставлено право решать кадровые вопросы (частично самостоятельно, частично выходя с предложениями к руководству организации), поощрять и наказывать своих подчиненных. В ООО"Компания Термоспецмонтаж" - это главный бухгалтер, главный инженер, зав. складом, диспетчер.

Руководители среднего звена представляют собой наиболее бюрократизированную прослойку менеджеров, число представителей которой неуклонно растет, увеличивая "этажность" управленческих структур ООО "Компания Термоспецмонтаж". Считается, что данная прослойка создает "эффект одеяла" между высшим и низовым уровнями управления, тормозит внедрение новых методов работы. Отношение к представителям среднего звена управления в целом на Западе негативное и при любой возможности с ними ведется решительная борьба, иногда даже имеющая некоторые успехи. Например, за счет ликвидации целиком некоторых промежуточных управленческих структур размер этого слоя менеджеров удается сократить по численности на 30-40%.

Руководители низшего звена (мастера по установке газовых котлов, мастер по монтажу оборудования). Они работают непосредственно с исполнителями и несут полную ответственность за их действия. В ООО "Компания Термоспецмонтаж" их обязанности входят, обеспечение условий для выполнения ими качественно и в срок производственных заданий; контроль за соблюдением графика работ, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной, технической и трудовой дисциплины, техники безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы.

Руководители низшего звена имеют право в установленном порядке премировать подчиненных налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие представления руководству подразделений и организации ООО"Компания Термоспецмонтаж"

Права, обязанности и ответственность руководителей всех уровней, равно как и всего персонала ООО"Компания Термоспецмонтаж", закрепляются в должностных инструкциях. Наличие должностных инструкций позволяет во многом упорядочить процесс распределения полномочий и добиться более перспективной технологии управления в организации.

Должностная инструкция не только позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала, но и оберегает его от выполнения несвойственных функций, подчеркивая систему взаимоотношений между руководителем и подчиненным ему работником. Кроме того, инструкция упорядочивает потоки информации в организации, формирует требования к должностям и порядку оценки работников.

Однако инструкция не является неизменной - она должна и может совершенствоваться и корректироваться в соответствии с изменяющимися условиями деятельности.

 

3.2 Делегирование полномочий в процессе на примере ООО "Компания Термоспецмонтаж"

 

В ООО "Компания Термоспецмонтаж" делегируются следующие виды полномочий:

1)решение частичных, узкоспециальных проблем, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;

2)осуществление подготовительной работы (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящей в большинстве случаев рутинный характер, но тем не менее дающей возможность продемонстрировать свои способности;

3)присутствие на различных мероприятиях информационного характера, выступление с сообщениями, обмен опытом.

Для повышения эффективности делегирования полномочиями руководитель ООО "Компания Термоспецмонтаж" ориентируется на несколько ключевых принципов, обозначенных в классических изданиях и методических руководствах по менеджменту:

1)принцип диапазона контроля;

2)принцип фиксированной ответственности;

3)принцип соответствия прав и обязанностей;

4)принцип передачи ответственности за работу на возможно более низкий уровень управления;

5)принцип отчетности по отклонениям.

Диапазон контроля в ООО "Компания Термоспецмонтаж" определено оптимальное число работников, непосредственно подчиненных одному управляющему - директору. Есть предел объема работ и число подчиненных, которыми он может эффективно управлять. Этот предел и называется диапазоном контроля. Нет способа подсчета идеального числа работников. Главными факторами, определяющими диапазон эффективного контроля, являются: способности руководителя, способности подчиненных, их мотивация, территориальное размещение, важность работы. И эти факторы эффективно применяет в своей практической деятельности директор.

Принцип фиксированной ответственности. Делегирование ответственности по полномочиям не снимает эту ответственность с лица, её передавшего. Ответственность остается фиксированной, то есть закрепленной за теми управляющими, которые располагали ею вначале. Делегирование - это процесс разделения ответственности с подчиненными, но отнюдь не освобождение от неё. В нашем случае, этот принцип является приоритетным, и его реализация в деятельности Общества - обязательна. "Конечная" ответственность за результат совместной работы возложена на нескольких человека в соответствии с их функциональными полномочиями: работа с партнерами - заместитель директора по снабжению и общественным связям, работа с клиентами - менеджер сервисного центра, финансов экономическая часть - главный бухгалтер, закупки запчастей и расходных материалов - инженер по снабжению.

Принцип соответствия прав и обязанностей. Объем делегированных прав должен соответствовать объёму делегированных обязанностей. Соблюдение этого принципа также имеет место в деятельности ООО "Компания Термоспецмонтаж", и можно констатировать, что в своей деятельности все руководящие работники Общества обладают достаточной степени свободой.

Принцип передачи ответственности за работу на более низкий уровень управления. В любое задание при появившейся возможности передается на нижний уровень в управлении, подчиненным, способным его выполнить. Например, директор ООО "Компания Термоспецмонтаж" не сортирует приходящую почту, с этим вполне справляется референт. Обычно в организациях этот принцип нарушается по одной из двух причин: либо о нем не знают, либо забыли, либо уступают естественному желанию вернуться к первичной рутине, уклониться от творческой работы, которая всегда тяжелее. В деятельности руководителей"Компания Термоспецмонтаж" такого дисбаланса при прохождении практики выявлено не было.

Чаще всего на данном предприятии полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а те уже, по согласованию с руководителем, передают их дальше. Это способные и компетентные в своей области сотрудники, имеющие склонность к организаторской и управленческой деятельности, стремление преуспеть в ней и добиться успеха. Кроме того, они привержены целям организации и разделяют взгляды руководителя, что позволяет оказывать им соответствующее доверие. Процесс делегирования полномочий тщательно планируется исходя из целей организации, обычно отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля за ее выполнением, создаются инструкции, определяющие границы ответственности подчиненных, которые заблаговременно знакомятся с этими документами и вносят в них необходимые предложения и поправки.

Поскольку способность людей реализовывать полномочия в тех или иных конкретных ситуациях не может быть четко определена заранее, делегирование полномочий связано с определенным риском. Однако риск этот оправдан, так как сулит всем сторонам немалые выгоды.

Прежде всего, делегирование полномочий приближает принятие решений к месту их реализации, а следовательно, повышает их качество и оперативность, предотвращает растрату времени на ожидание распоряжений и указаний, отчего процесс управления в целом становится более эффективным.

Делегирование полномочий освобождает директора ООО"Компания Термоспецмонтаж", от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее трудных проблем, а также дает возможность более рационально распределить нагрузку среди подчиненных, выделить среди них возможных преемников, которые смогут их заменить при продвижении .

Делегирование полномочий подчиненным позволяет:

1)максимально продуктивно использовать имеющиеся у них способности, знания, опыт и приобрести новые;

2)проявить инициативу и самостоятельность;

3)развить себя как личность;

4)продемонстрировать окружающим собственные возможности, повысить в их глазах свой престиж и создать "стартовую площадку" для дальнейшего продвижения по служебной лестнице;

5)наконец, просто получить большую удовлетворенность от работы.

Таким образом, делегирование полномочий обладает целым рядом положительных последствий как для директора так и для исполнителя.

Однако бывают и сопротивления делегированию полномочий. Среди причин этого можно выделить следующие:

-излишняя загруженность текущими делами, не оставляющая времени для постановки задач подчиненным и осуществления контроля за их решением;

-непонимание важности проблемы делегирования полномочий и неумение правильно определить объект для делегирования;

-неверие в способности подчиненных; боязнь ответственности за их возможные неудачи;

-нежелание расставаться с любимым делом, которому отданы многие годы;

-и, наконец, боязнь подчиненных и конфликтов с ними.

Подчиненные, в свою очередь, могут уклоняться от принятия полномочий. Среди причин нежелания принимать дополнительную ответственность можно выделить наиболее распространенные:

-отсутствие веры в себя; страх допустить ошибки, за которые придется нести ответственность;

-недостаток знаний, некомпетентность в поручаемом для разработки вопросе;

-нехватка информации, ограничивающая возможность качественно выполнить задание;

-формальный подход к делу со стороны руководителя; т. е. так называемое фиктивное делегирование - передача подчиненному тех полномочий, которые он давно уже имеет.

 

 

Заключение

 

Изучив данную тему, я сделала выводы, что процесс делегирования начинается с определения проблем, которые стоят перед организацией, составления перечня полномочий, которые реально мoгyт быть делегированы, уточнения риска и выигрыша, связанных с этим, а также способностей и моральных качеств подчиненных.

Эффективность процесса делегирования полномочий определяется во многом разумным сочетанием интересов как организации или подразделения, так руководителя и подчиненных.

Неравномерность распределения полномочий по различным "этажам" власти позволяет судить о развитии двух противоположных процессов управления. Первый связан с централизацией власти, второй - с децентрализацией. Степень их развития в управлении зависит от большого числа внутренних и внешних факторов в деятельности организации.