Теоретические аспекты применения информационных технологий в управлении предприятием

1 Теоретические аспекты применения информационных технологий в управлении предприятием

1.1 Значение информационных технологий в современном менеджменте

Информационная  технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Новая информационная технология - информационная технология с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Основными принципами новых компьютерных технологий являются:

• интерактивный режим работы с компьютером;
• интегрированность с другими программными продуктами;
• гибкость процесса изменения постановок задач и данных.

Информационные  технологии включают в себя:

• Техническое обеспечение: аппаратура, каналы связи, и т.д.
• Системное программное обеспечение: ОС, СУБД, встроенные базовые системы
• Прикладное программное обеспечение: бизнес-приложения

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и  наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического  обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

В последние  десятилетия менеджмент в наиболее развитых странах, в частности, в  США и Японии, перешел на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых  знаний), их передачу, переработку, использование  для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные  технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ  в творческом процессе, соединить  силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная  автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка  индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации  информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация  процесса обмена информацией, включая  учрежденческую АТС, “ электронную  почту”. К современным техническим  средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. текстовые редакторы;
3. копировальные машины;
4. коммуникационные средства, телефонную технику;
5. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
6. средства для обмена информацией — “электронная почта”;
7. видеоинформационные системы;
8. локальные компьютерные сети;
9. интегрированные сети учреждений.

1.2 Понятие и сущность информационных систем менеджмента

Для более  эффективной организации и использования  информации многими западными фирмами  были разработаны информационные системы  менеджмента (ИСМ). Информационная система  менеджмента – это система  сбора информации, обрабатывающая и  представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между  конечными пользователями. Хорошая  информация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.

Мощь информационных систем менеджмента используется многими  западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки  и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для  получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы  менеджмента используются для капитализации  сэкономленных на издержках средств  и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ  в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными  проектами могут быть легко пересланы  из одного представительства в другие, а также консолидированы в  штаб-квартире компании с целью получения  общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить  время и средства.

Для разработки конкретных ИСМ необходимо, прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:

• своевременное предупреждение менеджеров о возможных проблемах в будущем;
• получение информации, используемой при принятии решений;
• автоматическое принятие системой мелких решений, не требующих вмешательства менеджера;
• автоматизация рутинных операций.

Ограничения при разработке информационных систем менеджмента могут быть обусловлены  как внешними, так и внутренними  причинами. Внешние ограничения  включают в себя правовые вопросы, запросы  потребителей и нужды поставщиков. К внутренним ограничениям относятся  издержки по разработке ИМС, доступность  рабочей силы к использованию  в качестве персонала, направления  политики фирмы и технические  характеристики компьютера, на основе которого разрабатывается ИМС.

Следующим шагом  после определения целей создания информационной системы является ясное  определение целей использования  информации. Конкретные цели зависят  от менеджера, который этой информацией  будет пользоваться. Некоторым нужна  сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна быть как  можно более простой. Одним нужны  только факты, другим – информация, конкретно необходимая в текущей  ситуации. По определении целей использования информации можно определить и источники ее получения.

Затем необходимо собственно «собрать» систему. Для  этого надо сначала обозначить все  потоки информации, как то, например, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, определить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а также оборудование, которое  для этого будет использоваться. Так как для решения одной  задачи можно теоретически разработать  множество различных систем, то необходимо также учитывать конечную стоимость  информационной системы, ее технические  характеристики и приемлемость для  конкретного пользователя.

При введении системы в действие нужно научить  всех потенциальных пользователей  работе с ней, объяснить принцип  ее действия, а также показать, какие  именно выгоды несет использование  системы. В дальнейшем для улучшения  работы ИМС полезно также производить  опросы о ее работе среди сотрудников организации.

1.3 Информационные технологии, используемые  в управлении корпоративно-информационной системой

Корпоративная информационная система (КИС) - это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, включающая в себя следующие обязательные элементы:

• информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС; информационная модель включает в себя все формы документов, структуру справочников и данных и т. д.;
• регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений;
• кадровые ресурсы (департамент развития, привлекаемые консультанты), отвечающие за формирование и развитие информационной модели;
• программный комплекс (ПК), конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели (программный комплекс является основным движителем и, одновременно, механизмом управления ИС); кроме этого, всегда существуют требования к поставщику ПК, регламентирующие процедуру технической и пользовательской поддержки на протяжении всего жизненного цикла;
• кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование ПК и его соответствие утвержденной информационной модели;
• регламент внесения изменений в конфигурацию ПК и состав его функциональных модулей;
• аппаратно-техническая база, соответствующая требованиям по эксплуатации ПК (компьютеры на рабочих местах, периферия, каналы телекоммуникаций, системное ПО и СУБД);
• эксплуатационно-технические кадровые ресурсы, включая персонал по обслуживанию аппаратно-технической базы;
• правила использования ПК и пользовательские инструкции, регламент обучения и сертификации пользователей.

По сложившейся  традиции, информационной системой принято  называть программные комплексы, что  не является корректным, так как  выше мы уже продемонстрировали, что  они являются лишь ее частью. Существует много авторских определений  понятия "система", но все они  подразумевают единство законов  движения (развития) составляющих элементов. Если же мы говорим о системе, построенной  человеком, то законы движения должны определяться конкретными целями. Программное  обеспечение при отсутствии информационной модели (в контексте рассматриваемого вопроса) лишено собственных законов  развития и является не более чем  необходимым инструментом для построения системы.

Эволюция  КИС

В ходе эволюции систем автоматизации управления предприятиями  можно выделить четыре основных исторически сложившихся класса КИС.

  Системы MRP

Системы MRP (Material Requirements Planning) – это системы планирования требований на материалы, позволяющие оптимально загружать производственные мощности, и при этом закупать именно столько материалов и сырья, сколько необходимо для выполнения текущего плана заказов и именно столько, сколько возможно обработать за соответствующий цикл производства.

Системы MRP II

Системы MRP II (Manufacturing Resource Planning) – это системы планирования производственных ресурсов. Основная цель - учитывать и анализировать все коммерческие и производственные события в производстве: всё то, что происходит в данный момент и всё то, что запланировано на будущее. Как только в производстве допущен брак, как только изменена программа производства, как только в производстве утверждены новые технологические требования, система мгновенно реагирует на произошедшее, указывает на проблемы, которые могут быть результатом этого, и определяет, какие изменения надо внести в производственный план, чтобы избежать этих проблем или свести их к минимуму.

Системы ERP

Cистемs ERP (Enterprise Resources Planning) – это системы комплексного планирования ресурсов предприятия. Если системы MRP II используются для планирования исключительно ресурсов производства, то системы ERP занимаются планированием всех ресурсов предприятия (управление персоналом, заказами, финансами и т.д.). В рамках концепции ERP возможно управление корпорацией (и не только промышленной). Для этого реализовано управление дочерними предприятиями. Возможности, заложенные в стандарте MRP II, были распространены на предприятия, работающие в различных областях деятельности.

По сравнению  с системами MRP II в системах ERP появились  развитые средства управления финансами  и персоналом, развитые средства поддержки  принятия решений, средства конфигурирования и интеграции с приложениями других типов. В системах ERP появились механизмы  управления, предназначенные не только для компаний, функционирующих в  одной стране, но и для транснациональных  корпораций, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности.

Системы ERPII

Предложенная  в 2000 году аналитиками Gartner Group концепция систем ERP II в своей основе содержат идею выхода за рамки задач по оптимизации и автоматизации процессов внутри предприятия, присущих концепции ERP. Новая парадигма предполагает более глубокую и богатую модель взаимодействия между компаниями. Позволяет предприятию "разделять" свою информацию и на этой основе сотрудничать с другими компаниями в рамках совместной коммерции.

Используемые  в составе ERP II средства электронного бизнеса являются своего рода "клеем", объединяющим предприятия в глобальной экономике. Концепция ERP II позволяет  работать в рамках электронного бизнес сообщества. Системы ERP II вобрали в  себя и объединили все основные выделенные к этому моменту типы корпоративных  приложений:

• систему планирования ресурсов предприятия ERP в прежнем понимании этого термина,
• систему управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relation Management),
• систему управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management),
• средства аналитики и поддержки принятия решений BI (Business Intelligence),
• систему управления данными IMS (Information Management System) для интеграции всех компонентов,
• средства электронной коммерции и взаимодействия через Интернет e-commerce