Технология разработки управленческих решений

 

 

Вывод: внешняя и внутренняя среда муниципального образования является источником, необходимыми для поддержания его внутреннего потенциала на должном уровне. Муниципальное образование находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Всегда приходится учитывать среду, поскольку муниципальное образование как открытая система зависит от внешнего мира.

Все факторы внутренней и внешней среды находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменение одного из факторов обязательно приводит к тому, что происходит изменение других факторов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Совершенствования управления деятельностью Администрации Центрального района г. Сочи

 

3.1 Анализ  системы документооборота Администрации  Центрального района г. Сочи

 

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

- общие положения;

- основные функции и задачи;

- обязанности, права и ответственность  руководителя (этот пункт имеет  место в том случае, если не  разрабатывается должностная инструкция руководителя);

- организация работы;

- управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Функции обеспечения документооборота в Администрации Центрального района г. Сочи выполняют несколько подразделений – общий и архивный отдел, отдел оргработы и частично некоторые другие. Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления.

Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - общем отделе.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в Администрации носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в органах муниципального управления, являются, по существу, организационными:

- повышение компьютерной грамотности  широкого круга служащих;

- блокирование каналов и способов  некорректного использования в  личных целях;

- устранение пробелов в организации  работы государственных органов;

- тщательное планирование и  контроль развертывания и эксплуатации  ИТ-решения;

- правильный выбор исполнителя  проекта автоматизации, а также  оптимальных аппаратной и программной  платформ.

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).

В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий государственная власть экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.

В Саранске разработана оригинальная структура муниципальной информационной системы, которая отражает иерархию всех систем, начиная от базовых (которые содержат информацию, характеризующую конкретное муниципальное образование и его основные составляющие — территорию, землю, имущество, население), отраслевых (к которым относятся специализированные системы отдельных отраслей муниципального образования), межотраслевых (которые охватывают несколько функций управления и содержат наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями) и заканчивая потребителями муниципальной информационной системы. К последним относятся центральное хранилище (база данных, включающая в свой состав максимально полную информацию, обеспечивающую получение статистической и управленческой отчетности по всему муниципалитету), интерфейсы передачи данных (настраиваемые модули для согласования форматов приема потоков данных в хранилище, обеспечивающие автоматизированный ввод данных, преобразование форматов, контроль целостности самого потока и центрального хранилища), отраслевые аналитические комплексы (рабочие места аналитиков-специалистов по направлениям функционирования муниципального образования или по составу решаемых управленческих задач) и общесистемные аналитики. Возглавляют пирамиду пользователей лица, принимающие решения — глава города, Городской совет, руководители администрации, служб, отраслей, бюджетных учреждений и муниципальных организаций.

Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому администрация города Саранска реализует схему поэтапного создания структурных элементов муниципальной информационной системы.

 

3.2 Рекомендации  по совершенствованию технологий  разработки управленческих решений  

Процесс совершенствования технологий разработки управленческих решений, центральным звеном которых является стратегический выбор, основанный на сопоставлении собственного ресурсного потенциала администрации Центрального района с возможностями и угрозами внешнего окружения, в котором оно действует, это сложный и достаточно противоречивый процесс. Процесс разработки решений и их эффективность отражают основные показатели уровней и параметров результативности системы принятия управленческих решений - повышение уровня управляемости в целом как результат совершенствования, развития, взаимодействия функций планирования, регулирования, организации, программирования, контроля, учета и анализа, направленных на повышение социально-экономической результативности текущей деятельности, перспективного и стратегического развития; прирост уровня управления, мобильность, гибкость, оперативность, рациональность в текущем, среднесрочном и в стратегическом периодах времени; экономическая результативность .

Анализ и оценка существующих технологий разработки управленческих решений в администрации Центрального района позволяет предложить рекомендации по совершенствованию, основными результатами которой будут, на наш взгляд, являться более эффективные показатели экономической, социальной, управленческой и других видов деятельности муниципального управления в средне-, долгосрочном и стратегическом периодах времени.

Так, например, совершенствование технологии разработки управленческих решений в области организационной структуры позволят оптимизировать нормы управляемости. Организационная структура администрации Центрального района г. Сочи является линейно-функциональной. Предложения, связанные с разработкой практических мер по изменению организационной структуры, делегирование части полномочий и ответственности на уровень среднего звена повысит управляемость.

Из множества возможных признаков оценки эффективности управления, например, два являются наиболее показательными: нагрузочный и результативный. Нагрузочный признак оценки эффективности определяется параметром «сравнительная напряженность деятельности», характеризующим интенсивность труда работников администрации. Результативный признак оценки эффективности деятельности администрации включает несколько составляющих: финансовую результативность, экономическую эффективность деятельности, результативность производственной деятельности. Для наиболее полного отражения разработки управленческих решений необходимо учитывать результативность производственной деятельности.

Таким образом, совершенствование технологий разработки эффективных управленческих решений администрации Центрального района позволяет констатировать, что резервы и возможности совершенствования существуют. Для этого есть достаточные материальные, финансовые ресурсы, квалифицированный персонал, грамотный менеджмент.

На основе анализа и оценки технологий разработки управленческих решений в администрации Центрального района г. Сочи в выпускной квалификационной работе сделаны следующие выводы:

1. Совершенствование технологий  разработки управленческих решений  в современной системе управления  организационным, экономическим, инновационным, ресурсным, информационным потенциалом  современного предприятия в условиях  рыночной экономики представляет  собой достаточно сложный механизм  взаимосвязанных, целенаправленных  и логически последовательных  действий, которые обеспечивают  реализацию управленческих задач, в соответствии с конкретными  целями, проблемами, а также с  соответствующими методами, способами  и инструментами воздействия.

2. Технологии разработки управленческого  решения - это вид управленческого  труда, обеспечивающих реализацию  управленческих задач, которое структурно  включает: предмет решения, то есть  конкретную проблему или практическую  ситуацию; субъект решения, то есть  лиц, наделенных правом инициировать  решения и реализовывать их; объект  решения – исполнители решения; цель подготовки решения; причины  подготовки и реализации решения; Как процесс управленческое решение - это поиск, группировка и анализ  требуемой информации. Как явление  управленческое решение - это план  мероприятий, постановление, письменное  или устное распоряжение - разработка, утверждение и реализации, контроль.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Процесс принятия решений зависит не только от навыков и мастерства руководителей организации, но и от конкретных условий, в которых принимаются управленческие решения. Такой подход называется ситуационным. Он основывается на простой идее, что принятие решений - это искусство возможного. А возможности предоставляются (и отбираются) обстоятельствами внешней среды.

Если бы не было изменений, менеджмент организаций не был бы столь трудным делом можно было бы выработать лучший, оптимальный вариант принятия решений, планирования, контроля, мотивации и т.п. на основании как теоретических исследований, так и практической проверки их результатов. Однако это невозможно: внешняя и внутренняя среда организаций меняются, причем темпы таких изменений могут быть настолько высоки, что люди в организации могут за ними не поспевать. Тогда возникает угроза кризиса - организация столкнется тем, что уже в ближайшем будущем она не сможет выполнять свои функции, достигать определенные цели. Именно в силу этих причин аффективное принятие организационных решений предполагает прогнозирование изменении во внутренней и внешней среде организации. Прогнозирование позволяет получить информацию, необходимую как для выдвижения альтернатив решения проблемы, так и для разработки критериев оценки альтернатив.

Совершенствование процесса принятия управленческих решений и соответственно повышение качества принимаемых решений достигается за счет использования научного подхода, моделей и методов принятия решений.

Модель является представлением системы, идеи или объекта. Руководителю необходимо использовать модели из-за сложности организаций, невозможности проводить эксперименты в реальном мире, необходимости заглядывать в будущее.

В ходе исследования разработан проект анализа влияния факторов внешней среды на организационную деятельность администрации Кировского района, основанный на современных подходах к системам принятия управленческих решений, в чем подтверждается цель курсовой работы: изучение факторов воздействия внешней среды на управление организацией в современных условиях. Проект преследует цели создания эффективной системы принятия управленческих решений в организации, обеспечивающей рост производительности, мотивации, социальных гарантий для персонала.