Техническое обеспечение системы управления персоналом

Комплексная автоматизированная обработка  информации предполагает объединение  в единый комплекс всех технических  средств обработки информации с  использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
• использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
• интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
• использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Внедрение персональных компьютеров  в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение  и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием  компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой  форме.

Совершенно очевидным стал тот  факт, что сегодня при работе с  информацией не обойтись без использования  новейших информационных технологий:

• систем в архитектуре клиент-сервер;
• систем сканирования и распознавания текста;
• систем управления базами данных;
• систем поиска документов;
• Internet.

 

1.3. Результаты совершенствования информационного обеспечения.

От совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие  положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения:

- фонда заработной платы;

- коммунальных услуг;

- стоимости программного обеспечения;

- расходов на почту;

- расходов на оформление договоров;

- расходов на перераспределение  сырья.

2) Устранение возможных расходов  в будущем:

- избежание будущего роста численности персонала;

- уменьшение требований к обработке  данных;

- снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные выгоды:

- улучшение качества информации;

- повышение производительности;

- улучшение и ускорение обслуживания;

- новые производственные мощности;

- более уверенные решения;

- улучшение контроля;

- уменьшение просроченных платежей;

- полное использование программного  обеспечения.

Для успешного развития нужна комплексная  система управления, позволяющая  решать следующие задачи.

Из принципа единства информации вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных ее источников. Это означает, что каждое экономическое  явление, каждый хозяйственный акт  должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут  использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Таким образом вывод можно сделать следующим , информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

ГЛАВА 2. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1. Сущность, значение и особенности технического обеспечения

Основу технического обеспечения  системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических  средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в  указанные сроки. Эффективность  функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения  производительности труда персонала  службы, так и, что значительно  важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а  улучшением экономических показателей  работы службы в целом и отдельных  ее подразделений за счет более рационального  управления.

Основные требования к комплексу  технических средств системы  управления персоналом.³

1. Программная, информационная, техническая  совместимость входящих в комплекс  средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможность расширения с целью  подключения новых технических  средств и пользователей. При  выборе техники следует обратить  внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента  персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с  помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических  средств системы управления кадрами  способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при  создании технической базы системы  управления персоналом могут использоваться стандарты де-фактор, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Исходными данными для выбора технических  средств являются:

- характеристики задач, предназначенных  для решения службой управления  персоналом организации;

- характеристики технологического  процесса обработки информации;

- технические характеристики оборудования, которое может быть использовано  как составная часть КТС службы  управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые  должны учитываться при выборе оборудования, являются:

- носители входной и выходной  информации (документы, типизированные  бланки, машинные носители информации  и т.д.);

- объем входной и выходной  информации по указанным носителям;

- объемы вычислительных работ;

- сроки выполнения работ по  решению задач управления персоналом;

- формы и способы предоставления  результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать  назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

- производительность при выполнении  технологических операций;

- надежность работы;

- совместимость работы оборудования  различных типов, в том числе  персональных компьютеров;

- стоимость оборудования;

- состав и количество обслуживающего  персонала;

- площадь, требуемая для размещения  оборудования.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

- определение видов работ, которые  необходимо выполнять с использованием  технических средств или автоматизировать;

- определение требований, предъявляемых  к техническим средствам. Обоснование  состава показателей, характеризующих  предъявляемые требования к техническим  средствам;

- формирование перечня технических  средств, выпускаемых отечественными  и зарубежными фирмами, использование  которых позволит достичь целей  автоматизации рассматриваемых  работ в службе управления  персоналом и решить соответствующие  задачи;

- определение показателей качества  и функциональных возможностей  технических средств в рамках сформированного перечня;

- выбор метода сравнения технических  средств для определения наиболее эффективного;

- проведение сравнительного анализа  технических средств;

- обоснование рекомендаций по  выбору наиболее эффективных  технических средств, в наибольшей  степени удовлетворяющих предъявляемым  требованиям;

- принятие решения о приобретении  выбранных технических средств.

В соответствии с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно  разделить на пять групп: сбора и  регистрации, передачи, хранения, обработки  и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации  информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный  для дистанционной передачи и  дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы  телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние  запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены  для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные  устройства (дисплеи), графопостроители и прочие. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что  приведенная выше классификация  технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

2.2. Развитие и совершенствование технического обеспечения.

В последнее время параллельно  развитию компьютерной техники бурно  развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога  с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает система персонального оповещения -- пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позволяет организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между  компьютером и телефаксом. При  работе с факс-модемом указанная  задача решается с помощью соответствующих  программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная  поддержка факс-модема обычно предусматривает  соединение и набор заданного  номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.⁴

Факс-модем не эквивалентен по своим  функциональным возможностям факсимильному  аппарату. Основное отличие заключается  в том, что в состав факсимильного  аппарата всегда входит сканирующее  устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с  листа бумаги, а плата модема -- только передачу изображения или  текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не является самостоятельным устройством.