Техническое обеспечение системы управления персоналом

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………….3

ГЛАВА   1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ……………………………………………..5

1.1. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения………………………………………………………………….…5

1.2. Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления…………………………………………………………….9

1.3. Результаты совершенствования информационного обеспечения…………………………………………………………………....12

ГЛАВА 2. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ……………………………………………………………….13

2.1. Сущность, значение и особенности технического обеспечения…………………………………………………………………....13

2.2. Развитие и совершенствование технического обеспечения……………………………………………………………………18

2.3 Использование прикладных программ в управлении персоналом………………………………………………………………….. ...20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………......24

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного  развития рыночной экономики предприятию  требуется целесообразная система  информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую  ситуацию.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности фирмы на высший уровень  управления и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления как информационную систему.

Основа технического обеспечения  системы управления персоналом - это  комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

Целью моей курсовой работы является распознать сущность технического управления персоналом и развитие совершенствования технического персонала.

Задачи курсовой работы:

- рассмотреть  понятие и структуру системы управления персоналом;

- изучить вопросы информационного  и технического обеспечения системы  управления персоналом;

- разобрать использование  прикладных  программ управления персоналом.

Актуальностью данной работы является совершенствования  управления персонала, обмен информации на  электронно-вычислительной техники, переработка документов и применение прикладных программ для упрощения работы с персоналом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Сущность, значение и особенности  информационного обеспечения.

Важнейший фактор повышения эффективности  производства в любой отрасли  является улучшение управления. Совершенствование  форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов  и способов накопления, обработки  и передачи информации с помощью  различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в  настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих событий. Информация - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, сообщений, материалов, данных, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

-комплексноcть - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

-оперативность - получение информации  должно протекать одновременно  с процессом, происходящим в  системе, соответствовать возникающим  потребностям в точных сведениях;

-систематичность - требуемая информация  должна поступать постоянно;

-достоверность - информация должна  соответствовать фактически происходящим  процессам и основываться на  проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение системы  управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации  информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании.¹ Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.  Также информационное обеспечение управления персоналом можно определить как совокупность систем классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1. Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

- от органа управления к объекту  следуют документы, содержащие  плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики  и т. п.);

- по линии обратной связи  - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие  учетно-отчетную информацию (информация  о текущем или прошлом состоянии  объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2. Внутримашинное информационное  обеспечение содержит массивы  данных, формирующие информационную  базу системы на машинных носителях,  а также систему программ организации,  накопления, ведения и доступа  к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение  получило использование ПК в структурных  подразделениях организации, в том  числе в отделе кадров, отделах  труда и заработной платы и  т. д. В этой связи одной из центральных  проблем проектирования информационного  обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода  организации массивов информации в  памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались  на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что  обусловило переход от проблемно-ориентированной  базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию  данных в ЭВМ, что нашло свое отражение  в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств  формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой  совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим  общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно  обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых  ориентирован на использование при  решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется  непрерывному поддержанию в системе  точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально  новая возможность использования  ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают  и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется  ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки  информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки  информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.²

1.2. Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления

Использование вычислительной техники  и информационных технологий в сфере  управления открывает возможности  более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых  факторов при принятии решений и  факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ  использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно  уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит  от следующих условий:

• создания самих вычислительных машин;
• создания для них программного обеспечения;
• подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет  экономить управленческие и накладные  расходы: - повышает эффективность проектно-конструкторских  работ; - обеспечивает эффективное внутрифирменное  планирование; - заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; - в бухгалтерском  деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление  бескассовых связей с банками.

ЭВМ используются, прежде всего, для  обработки данных и решения расчетных  задач. В современных условиях ЭВМ  стали все чаще применять для  обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать  характеру задач, решаемых с помощью  компьютера.

Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск  становится возможным при эффективном  размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно  обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным  признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить  за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением  работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко  ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных  проблем.