Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом

  Многие женщины, отчасти по привычке, нередко хотят сделать все сами. Между тем успеха добиваются те, которые умеют превосходно делегировать задания и пользоваться всевозможной помощью. Делегирование повышает результативность. В итоге мы получаем не то, что могли сделать сами, а то, что смогли доверить другим. Делегирование стимулирует инициативу подчиненных, развивает их умения, повышает доверие. Руководителю нужно больше времени уделять обучению и стимулированию людей, а не выполнению технической работы. Для этого всякий раз следует поручать задания работникам по возможности самого нижнего уровня. Бывает, однако, что делегирование понимается неверно. Делегировать - не значит просто предоставить подчиненного самому себе. Лидер или руководитель должен удостовериться, понял ли тот, чего от него ожидают, и помочь ему добиться цели. Важно постоянно помогать, советовать, учить, как делать. Нельзя оставлять выполнение заданий без контроля, надо регулярно требовать отчета. Если получены приемлемые результаты, их следует одобрить. Неудовлетворительную работу необходимо потребовать переделать. Но ни в коем случае не следует отбирать ее и делать самому. Как и на работе, целесообразно делегировать и домашние обязанности.

  Оставляя открытыми двери кабинета в надежде улучшить общение, работники, как правило, способствуют неправильному общению. В результате их чаще отвлекают от более важных задач. Люди часто не могут планировать потому, что на это не хватает времени. Таким образом, они не могут понять, что эффективный тайм-менеджемент экономит время и позволяет получить лучшие результаты. Многие работающие склонны реагировать на спешные, а не на важные дела. Следовательно, они пренебрегают приоритетами, порождая авралы в будущем. Ожидая опоздавших и не открывая совещание, мы наказываем пришедших вовремя и поощряем тех, кто опоздал. Не исключено, что пришедшие сегодня вовремя в следующий раз опоздают, а опоздавшие придут еще позднее… Порой руководители не склонны делегировать свои полномочия неопытным подчиненным из-за отсутствия к ним доверия. Но ведь подчиненные могут заслужить доверие руководителя только набираясь опыта, а это возможно лишь при выполнении порученных заданий. Специалисты оставляют бумаги на своих столах, чтобы не забыть о них. Потом бумаги либо теряются, либо перестают привлекать к себе внимание, лишь мешая тому, что нужно делать в данный момент. Чем дольше работник задерживается на работе, тем больше он устает, тем больше у него дел, которые еще надо выполнить. В результате требуется задерживаться еще больше.

Некоторые смешивают эффективность и оперативность. Людей больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы. Учитесь экономить свое время. План необходимо претворять в жизнь. Многие люди знают, чего хотят и как добиться желаемого, но медлят. Возьмите свой план на день, начните с наиболее важного. Обычно первый час определяет весь остальной день. Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться. Завершайте любое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как вы принялись писать отчет, письмо или речь. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз. Думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Спросите мнение подчиненного или решите, когда вернетесь к вопросу вновь. Пусть также станет вашей привычкой быть кратким, пунктуальным и понятным. Сэкономленные слова - это сэкономленное время. Учитесь говорить лаконично и уметь вовремя промолчать.

Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания. Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других. Сокращайте количество заседаний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Разошлите повестку дня всем до заседания и ограничивайте обсуждение необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не ознакомлены с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Важно устанавливать регламент для совещания и строго соблюдать его. Экономьте время на телефонных разговорах. До важных звонков запишите основные пункты обсуждения. При вызове назовите себя и сразу же переходите к теме разговора. Избегайте непродуктивного чтения. Пусть секретарша и ваш аппарат делают вам резюме и рефераты. Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Менее важный материал читайте в перерывах или в пути. Если у вас важная работа, заприте дверь. Приучайте всех обращаться к вам в определенное время. Среднего работника отрывают от работы каждые 8 минут в течение всего дня. Очень важно регулировать этот процесс. В конец рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить все, что похищает ваше время.

Заключение

Стивен  Кови в своей книге "7 навыков  высокоэффективных людей" написал, что у хорошего менеджера не бывает дел "срочных и важных": все  важные дела нужно заранее планировать  и делать вовремя, а не в авральном  режиме. Также он считает, что дела "несрочные неважные" вообще можно  не делать, их можно, к примеру, делегировать. Или вообще забыть . 

Сегодня одной из самых частых проблем, с  которой приходится сталкиваться большинству  офисных сотрудников, - это проблема нехватки времени. Можно предположить, что эту проблему в большинстве случаев можно решить с помощью грамотного управления временем - системы персонального тайм-менеджмента. Поскольку время - практически единственный невосполнимый ресурс из тех, что находятся в нашем распоряжении, его неэффективное расходование может обходиться нам слишком дорого.

Сегодня существует множество курсов и тренингов  по тайм-менеджменту, которые помогают планировать работу без простоев, расставляя приоритеты в текущих  задачах, обучая различным методикам  и приемам по рационализации рабочего процесса. Можно научиться этому  и самостоятельно. Как показывает практика, даже у хорошего менеджера  при применении систем тайм-менеджмента  можно найти дополнительные временные  ресурсы или возможность повысить эффективность труда.

Итак, в качестве основных рекомендаций тайм-менеджмента  можно вынести следующее:

• Материализуйте мысли и задачи.
• Хотите управлять -- измеряйте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
• Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы -- нет результата.
• Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.
• Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит для достижения результата.
• Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, отводите ему лучшее время и силы.
• Инвестируйте время в будущее.
• Ловите удачные возможности. План -- средство это делать, но не самоцель.
• Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего.
• Управляйте рабочей нагрузкой
• Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное приложится.

- 60% рабочего времени -- планировать.

- 40% оставлять в качестве резерва:

20% -- на незапланированное (безотлагательные  дела, форс-мажор),

20% -- на спонтанное (возможности для  творчества или проявления инициативы).

Грамотно  выстроенная система тайм-менеджмента  помогает во-первых, провести анализ рабочего дня, чтобы понять, насколько критична ситуация с организацией времени. А  во-вторых, сделать свой день максимально  эффективным, разгрести накопившиеся завалы в кратчайшие сроки, избежать новых. И, наконец, успешно встроенная в жизнь система тайм-менеджмента  поможет сделать ее сбалансированной, так что всегда найдется место  работе, и отдыху.

 

 

 

 

 Список использованной литературы:

 

 

1. Архангельский, Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - 2-е изд. - Санкт-Петербург : Питер, 2005. - 442 с.
2. Архангельский, Г. Тайм-менеджмент для офисных работников / Глеб Архангельский // Секретарское дело. - 2008. - N 8. - С. 6-8
3. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя 24+2. М.: ДМК-Пресс, 2007 г. 128 с.  Гэлловэй Л. Операционный менеджмент. СПб: Питер, 2001 г. 413 с.
4. Зайверт, Лотар. Ваше время - в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / Пер.с нем. Л.И.Цедилина. - М.: Экономика, 2009
5. Карлофф Б. Деловая стратегия. М: Экономика, 2001 г. 211 с. 
6. Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Манн, Иванов и Фербер, 4-е изд. 2007. 102 с. 
7. Королев В. Использование Outlook в планировании дня руководителя // Управлению персоналом. 2007 - 4 - С. 57-62. .
8. Лукашенко М. А. Организация Времени // Психология для руководителя. 2004 - 3 - С. 22-27. . Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М: Дело, 2007 г. 511 с. .
9. Салигмен Б. Рациональная организация труда руководителя организации М: Прогресс, 2008 г. 190 с. 

 

 

 

 

 

Приложение:

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта (также называемая «ленточной»), содержит набор интервалов, расположенных на оси времени  и отражает использование объектами (точками) ресурсов (серий). Этот вид  диаграммы широко используется для  визуализации хода выполнения задач, планирования ресурсов, графика рабочего времени  и других данных, которые представляются не конкретными числовыми значениями, а набором временных интервалов:

показать полностью...

В типичной диаграмме Ганта отдельные  задачи и операции проекта перечислены  с левой стороны диаграммы, шкала  времени отображается сверху, а длительности каждой задачи и операции показаны горизонтальными полосками (лентами) от даты начала до даты завершения.

 
Гибкое представление данных

Диаграмма Ганта имеет гибкую структуру  данных. Как точки, так и серии  представляют собой иерархические  коллекции, что позволяет, например, представить проект как набор  связанных, иерархических задач.

Множество серий позволяет на одной  и той же диаграмме отображать различные данные, например отпуска, командировки и отсутствие по болезни.

Поддерживается возможность установки  связей между различными интервалами  диаграммы, таким образом окончание  одного интервала может быть связано  с началом следующего интервала  диаграммы.

Визуальные настройки  и представление

Диаграмма Ганта имеет широкие  возможности настройки внешнего вида. Визуальными средствами можно  задавать шрифты, цвета, виды отображения  временных интервалов. Для каждого  значения, отображаемого на диаграмме, можно задать поясняющую надпись.

Удобство использования

Диаграмма Ганта предоставляет  гибкие программные и интерактивные  настройки масштаба представления. Существует возможность, независимо от текущих размеров диаграммы, отображать заданный интервал времени (который  может автоматически определяться в зависимости от текущих данных), или отображать в видимой области  любой указанный интервал.

Поддерживается возможность интерактивного перемещения и растягивания интервалов диаграммы в режиме 1С:Предприятие  при помощи мыши:

В любой момент времени можно  динамически добавлять и удалять  уровни шкалы времени и управлять  их представлением. Для каждого уровня можно указывать градацию шкалы, формат текстового представления меток  и вид линий сетки. На шкале  времени можно использовать непериодические  метки для обозначения, например, некоторых контрольных точек:

2. Матрица  Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра,  или Метод Эйзенхауэра 

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра - техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.  
- Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.  
- Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.  
- Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.  
 - Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни. 

¹ Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Манн, Иванов и Фербер, 4-е изд. 2007. С.47

² Архангельский, Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - 2-е изд. - Санкт-Петербург : Питер, 2005. С.29

³ Зайверт, Лотар. Ваше время - в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / Пер.с нем. Л.И.Цедилина. - М.: Экономика, 2009 с.54

⁴ Зайверт, Лотар. Ваше время - в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / Пер.с нем. Л.И.Цедилина. - М.: Экономика, 2009 с.31

⁵ Салигмен Б. Рациональная организация труда руководителя организации М: Прогресс, 2008 г. с.16

⁶ Архангельский, Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - 2-е изд. - Санкт-Петербург : Питер, 2005. С.67

⁷ Салигмен Б. Рациональная организация труда руководителя организации М: Прогресс, 2008 г. с.97

⁸ Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Манн, Иванов и Фербер, 4-е изд. 2007. С.87

⁹ Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Манн, Иванов и Фербер, 4-е изд. 2007. С.68

¹⁰ Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Манн, Иванов и Фербер, 4-е изд. 2007. С.74

¹¹ Архангельский, Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - 2-е изд. - Санкт-Петербург : Питер, 2005. С.98