Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом

Следующий шаг после организации системы  обучения тайм-менеджменту - диагностика  тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования  по нескольким ключевым критериям. Результатом  является построение ТМ-профиля - простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента.

Профиль строится на основе данных, полученных от анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения  тайм-менеджмента в компании:

• личный тайм-менеджмент - степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;
• командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;
• корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Анализ  построенного ТМ-профиля позволяет  выявить проблемные ТМ-составляющие ежедневной деятельности каждого сотрудника, подразделения и организации  в целом. Проведение повторного анкетирования (после завершения обучения) позволяет  оценить его эффективность.

Вообще, теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента  всего несколько лет. Впервые  она заявлена в монографии Г. А. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности  к развитию фирмы», первое издание  которой вышло в 2003 г. Естественно, в столь молодом направлении  тайм-менеджмента существует масса  интересных возможностей для исследователя.

Одно  из ключевых таких направлений -- оценка экономической эффективности внедрения  тайм-менеджмента в зависимости  от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно  наметить несколько направлений  такого рода исследований. Например, в  подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого  специалиста для клиента.

1. Отделы продаж. При уменьшении  расходов времени менеджеров  по продажам на вспомогательные  операции и увеличении - на непосредственное  общение с потенциальными клиентами  можно прогнозировать практически  прямо пропорциональное увеличение  объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости  реагирования на запросы потенциальных  клиентов и сравнение ее с  аналогичными параметрами работы  конкурентов, как одного из  ключевых факторов конкурентоспособности.

2. Сервисные подразделения, непосредственно  взаимодействующие с клиентом. В  данном случае при эффективной  организации времени увеличивается  качество сервиса для клиента,  которое может быть связано  с финансовыми показателями через ценовую политику, политику скидок, сравнение с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов.

3. Внутренние подразделения, не  взаимодействующие с клиентом. В  данном случае связь временных  показателей с финансовыми может  быть проведена через размеры  фонда оплаты труда либо уровень  лояльности персонала (более организованная  и предсказуемая деятельность, меньшее  количество стрессов и «переработок»  повышают лояльность сотрудника, которую нетрудно связать с  финансовыми показателями в условиях  недостаточного качества предложения  на рынке труда).

Отдельного  исследования заслуживает тайм-менеджмент в работе топ-менеджеров и ключевых специалистов. Здесь возможна двоякая  оценка:

1. Непосредственная оценка стоимости  сэкономленного времени через  размер компенсации топ-менеджера.

2. Оценка скорости продвижения  ключевых проектов через установление  связи увеличения еженедельного  бюджета времени, которое топ-менеджер  может уделять руководимому им  проекту, со снижением сроков  реализации этого проекта. Скорость  реализации проектов, направленных  на развитие компании (внедрение  новых систем управления, запуск  новых продуктов и т. п.), как  правило, допускает прямое либо  косвенное связывание с финансовыми  показателями работы компании.⁶

2.2 Основные критерии тайм-менеджмента

Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.⁷

1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте - практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».

В ходе корпоративного проекта в группе компаний «MC-Bauchemie-Russia», входящей в тройку лидеров российского рынка строительных смесей, руководитель одного из департаментов  искал способ «замотивировать» подчиненных  на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие  к новой технологии. Сработал простой  прием. На видном месте был повешен  лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность планово-предупредительных работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в предотвращение пожара, чем завтра потратить неделю героических усилий на его тушение.

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план -- не самоцель. Планы, как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

5. Целеориентированность. Деятельность  может быть суматошной реакцией  на внешние раздражители или  четкой логической последовательностью  задач, каждая из которых работает  на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий  оценивает понятность целей для  всех членов команды и согласованность  их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

8. Своевременность. Этот критерий  оценивает как своевременность  в плане соблюдения сроков  выполнения задач, так и своевременность  осуществления проектов, не привязанных  к жесткому времени, что возможно  только при гибкой системе  планирования, оперативно реагирующей  на возникающие благоприятные  возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чем-то с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?⁸

В ходе ТМ-проекта в коммерческом отделе компании Comstar Telecommunications были разработаны  простые Excel-формы контроля задач  секретарем, включающие регламент для  секретаря, формы контроля задач, формы  мониторинга проектов (процессов). Внедрена процедура сбора информации секретарем - задействуются e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровка диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время. С определенной периодичностью секретарь в соответствии с регламентом собирает информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру. Коммерческий директор компании по итогам очередного этапа ТМ-проекта назвала «Excel-систему для секретаря» одним из трех лучших результатов, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач.

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию - «Внимание к эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.⁹

2.3 Личный  тайм-менеджмент

Для успешного сочетания двух работ - служебной и домашней - нужно научиться профессиональному тайм-менеджементу. Планировать затраты времени женщинам в силу природных особенностей надо уметь даже в большей степени, чем мужчинам. Цель такого тайм-менеджемента - научиться расходовать время на то, что приносит наибольшую отдачу. Большинство руководителей работают долгие часы, однако у одних результаты заметно лучше, чем у других. Прямой связи между степенью напряжения и достижениями нет. Часто люди ошибочно думают, что труд без отдыха - достоинство. Напротив, это наказание за неправильное планирование своего времени и неудовлетворительную организацию труда. Для получения наибольшей отдачи от затраченного времени в первую очередь важно критическое отношение к нему. Почаще задавайте себе такие вопросы: «Может, я использую свое время не самым полезным образом? Нельзя ли сделать что-либо более важное? Не мог бы это сделать кто-либо иной?» Большинство людей запутываются в самом процессе работы, не всегда понимая, зачем они ее выполняют. Дела превращаются в самоцель, тогда как организованные люди никогда не теряют из виду конечные цели.

Можно ли добиться эффективного тайм-менджемента, не имея целей и приоритетов? Нет. Определение целей, общего направления - по работе и в жизни - имеет решающее значение. Цели нужно устанавливать на всю жизнь, на год, на день. Запишите, что самое важное вы должны сделать на работе и по дому. Цель или план, не записанные на бумаге, - это пустое мечтание. После установления целей нужен план их достижения. План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут, и мы начнем на них реагировать. В конце дня составьте список ваших рабочих дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными вещами. Самые бледные чернила надежней самой яркой памяти. Специалисты говорят, что большинство людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% результата приходится на 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их.¹⁰

Приоритеты  классифицируются по следующим четырем  группам: первая очередь - наиболее важно, следует выполнить немедленно; вторая очередь - менее спешно, нужно выполнить, когда найдется время; третья очередь - низкий приоритет, можно держать до момента, пока кто-нибудь не спросит; четвертая - можно выбросить, если ящик стола полон. Устанавливая очередность, нужно отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности.

Проведите работу с бумагами. Обследования говорят, что с 80% содержимого ящиков в среднем можно расправиться при первом рассмотрении. Но средний работник расправляется при первом обращении только с 20%. Таким образом, 60% бумаг складывается обратно в ящик, накапливается на столе или запихивается в портфель, который относится домой и не обязательно открывается. Организуйте свой письменный стол, свой отдел, свой дом, самое себя. От организации работы и окружения чрезвычайно сильно зависит ваш успех в правильном использовании своего времени. Работу надо сгруппировать в аналогичные занятия, максимально уменьшив текучку. Время занятий с детьми можно тщательно спланировать и организовать прямо по рабочему графику: например, труд с детьми возле дома и в саду позволяет побыть вместе с ними. При совместном выполнении работ по дому можно обменяться новостями за день или неделю, составить планы и решить текущие проблемы.

Один из парадоксов времени заключается в том, что когда мы тратим его на тайм-менеджемент, у нас его становится больше. Час эффективного планирования может сэкономить 3-4 часа на выполнение плана и даст лучшие результаты. Люди, затратившие 10-15 минут в конце дня на анализ сделанного и невыполненного, на график завтрашнего дня, выигрывают по часу. Домашнюю работу надо планировать вместе с членами семьи. Нельзя думать, что муж и дети начнут помогать сами. Большинство людей делают только то, что от них требуют. Планируя, вы отвечаете на вопросы: чего я достигла, чего еще хочу достичь, как я этого добьюсь? Первый вопрос требует оценки ситуации, второй предполагает постановку целей, третий - составление плана действий. Возьмем вопрос: «Чего я достигла?». Для эффективного тайм-менеджемента вначале определите, как вы его используете сейчас, как должны использовать и как запрограммировать правильное использование. Большинство людей не знают точно, как они расходуют свое время. Практически любое из серьезных исследований бюджета времени шокирует людей, когда они узнают, на что ушел их рабочий день. Однако пока мы не знаем этого, мы не можем искать более рациональные варианты. Ведение журнала для записей - это, вероятно, самый точный метод определения затрат времени. Записывайте все свои занятия за день, скажем, за 15-минутные интервалы. Для ведения записей обычно достаточно одной недели. Первоочередные задачи затем сравниваются с фактическими занятиями. Неизбежно выявляются ненужные работы, ненужные совещания; становится ясно, что с такими и такими людьми было не обязательно встречаться; становятся видны дела, не имеющие отношения к целям. Анализ данных обнаруживает похитителей нашего времени.¹¹