Сущность коммуникационных процессов

 

 

                                       Содержание 

Введение ………………………………………………………………….3 стр

1. Сущность коммуникационных процессов…………………………..4стр
2. Внутрифирменные коммуникации…………………………………10 стр
3. Коммуникации между организацией и внешней средой………….13 стр
4. Качество коммуникаций и эффективность управления…………...14стр
5. Совершенствование коммуникаций в организациях……………....15стр

Заключение ……………………………………………………………...19стр

Литература ……………………………………………………………....21стр 

                                       Введение 

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. 
    Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно  понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения.    Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.  
    Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Цель данной работы – рассмотреть сущность процесса коммуникаций, этапы, качество и эффективность управления.

 

 

 

 

 

 

 

                      1.Сущность коммуникационных процессов.

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми.

 Обязательным условием  коммуникации является наличие  реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий  источником коммуникации, сам по  себе не осуществляет коммуникацию.

Основная цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания  информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности  общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше  понимать процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление  о стадиях процесса, в котором  участвуют двое или большее число  людей.

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию и передающее.

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3. Канал, средство передачи  информации.

4. Получатель, лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Этапы процесса коммуникаций.

Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Чтобы осуществить обмен  эффективно, он должен принять в  расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией  об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит  в том, чтобы сообщить подчиненным  конкретную информацию об их сильных  и слабых сторонах и о том, как  можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных  общих похвалах или критике поведения  подчиненных.

Руководители, неудовлетворительно  обменивающиеся информацией, могут  действовать неудачно, поскольку  по отношению к ним именно так  действует высшее руководство. Однако вы находитесь в ином положении, чем  ваше начальство.

Кодирование и выбор канала. Процесс трансформирования идеи в обращение, которое может быть передано.

Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы  кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя  кодировать передаваемую идею. Система  кодирования должна быть известна получателю. В качестве системы кодовых знаков могут выступать:

1. речевые системы, в основе которых лежит устная речь;
2. системы письма;
3. знаки телодвижений;
4. язык жестов;
5. видеосистемы;
6. звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

В результате кодирования  формируется обращение. Смысл обращения  представляет собой принадлежащие  отправителю идею. При этом отправитель  рассчитывает, что обращение воспримется  адекватно заложенному в него смыслу.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. Для того, чтобы процесс коммуникации был завершен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован таким образом, чтобы быть приемлемым для получателя. Каждый принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем тщательнее декодируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Виды и структура коммуникаций.

Рис. 2. Виды коммуникаций

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между  двумя или более индивидами. Она  соединяет определенным образом  участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть состоит  из вертикальных, горизонтальных и  диагональных связей. Вертикальные связи  осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи  осуществляются между равными по уровням работниками или частями  организации. Диагональные связи –  это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную  структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры  подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию  количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена  коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так  и на увеличение разрыва между  посланным и полученным значением  и, соответственно, деятельность персонала  может отличаться большей или  меньшей эффективностью.

Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или  структур коммуникаций в группе. Среди  существующих коммуникационных сетей  для групп разной численности  можно выделить четыре основных типа сетей: колесо, цепь, круг, сложный круг (или внеканальная)

Рис. 3. Коммуникационные сети для группы из трех человек

Рис. 4. Коммуникационные сети для группы из четырех человек

Рис. 5. Коммуникационные сети для группы из пяти человек

Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы  субъектов – участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно  выше в конфигурациях без центра.

Характеристика коммуникационных сетей

Результаты или измеряемые характеристики	Тип коммуникационной сети
	«круг»	«цепь»	«колесо»
Скорость	Медленно	Быстро	Быстро
Точность	Плохая	Хорошая	Хорошая
Организованность	Слабая	Средняя	Сильная
Лидерство	Отсутствует	Проявляется	Четко выражено
Мораль	Очень высокая	Низкая	Очень низкая

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные  общаются друг с другом только через  своего начальника, представлена в  сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции  сориентированы на центр. Это связано  с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями  оказывать больше социального влияния  на других членов группы. Оно также  связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных  решений.

Если члены группы соединены  между собой, как звенья одной  цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем  сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены  группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с  ними.

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие  всех членов в решении сложных  проблем. Такой подход называют еще  открытыми коммуникациями.

Характер взаимозависимости  работ и людей в группе или  организации будет определять тип  более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость  требует «командного» подхода к  построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   2. Внутрифирменные коммуникации.

Межуровневые коммуникации в организациях.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким  образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении  приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых  процедурах и т.п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. Передача информации с  низших уровней на высшие может заметно  влиять на производительность.

Для координации задач  и действий между множеством подразделений  организации требуется обмен  информацией между ними. Поэтому  устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих  групп по контролю за издержками, распределению  ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных  подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой  техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений  между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

 

Коммуникации руководитель-подчиненный.

Возможно, наиболее очевидным  компонентом коммуникаций в организации  являются отношения между руководителем  и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется  между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение  задач отдела; с обсуждением проблем  эффективности работы; достижение признания  и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием  способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально  существующей проблеме; оповещением  подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности  управления. Участие в обмене информацией  каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю – более активно  вовлекать подчиненных в дела организации.

 

Коммуникации между руководителем  и рабочей группой.