Совершенствование организационной структуры управления

При формировании ассортимента учитывается следующее:

1. Ассортимент должен быть максимально большим
2. Экземплярность должна быть минимальной
3. Необходимо иметь стандартное помесячное тематическое распределение для разных магазинов
4. Необходимо иметь помесячное стандартное (оптимальное) соотношение цены продажи и цены предложения для каждой тематики 2-го уровня для разных магазинов.
5. Возможно, для каждой тематики 2-го уровня стоит выделить список поставщиков, чьи книги должны максимально представлять данную тематику.
6. Вероятно, для каждой темы 2-го уровня (особенно в ассортименте специальной литературы) необходимо иметь перечень авторов, чьи книги должны быть обязательно представлены в данной тематике. Ежемесячные top-100 (или больше, в зависимости от широты ассортимента тематики) для каждой тематики 2-го уровня.

Вышеперечисленное обеспечит:

• минимизацию процента нулевых позиций активного ассортимента (позиции, продающиеся 1 или более раз за период их подвоза в магазин) на остатке магазина до 10% в любое время;
• оптимальный запас позиций активного ассортимента в магазине (не более чем на 1 месяц торговли);
• минимизация экземплярности по позициям пассивного ассортимента (позиции, продающиеся  менее 1 раза за период их подвоза в магазин), экземплярность должна стремиться к 1;
• постоянное присутствие в магазине книг, входящих во внутрисетевой рейтинг Топ100, не более 5% нулевых рейтинговых позиций на остатке магазина.

• И в конечном итоге обеспечит рыночный успех компании.

 

 

 

• 2.4.  Организационно-управленческая структура предприятия, реализация условий совершенствования организационной структуры предприятия

 

ООО «Топ-книга» имеет линейно-функциональную структуру управления.23

Выбор линейно-функциональной структуры управления обусловлен:

а) относительной простотой подбора руководителей каждого из уровней управления;

б) оперативностью принятия и реализации управленческих решений;

г) относительно однородным характером реализуемой продукции.

Интегральная (линейно-функциональная) структура управления ООО «Топ-книга характеризует:

- быстрое осуществление действий  по распоряжениям, указаниям, дающимся  руководителями, чему способствует  иерархичность структуры управления.

- предполагает формирование функциональных подразделений на основе их оптимизации, отражающей разделение труда. Каждый из них выполняет строго определенные функции, а вместе - весь комплекс функций, обеспечивающих бесперебойную работу производства.

- разделение труда между функциональными  подразделениями облегчают работу  по повышению деловой квалификации, способствует общему расширению  знаний в рамках каждого функционального  подразделения в ходе постепенного  накопления опыта.

- происходит быстрое осуществление действий по принимаемым распоряжениям, спускаемым "сверху вниз", и быстрее реализовывается обратная связь.

- создается возможность для быстрого маневрирования производственными, трудовыми и материальными ресурсами, исходя из задач руководителя.

Каждый элемент организационной структуры выполняет свою функцию, которая в той или иной мере оказывает влияние на деятельность ООО «Топ-книга». Например, без денег учредителя невозможна организация деятельности любой фирмы, особенно на начальном этапе.

Высшим органом управления является общее собрание его участников, текущее руководство деятельностью осуществляет генеральный директор.

Генеральный   директор   координирует   деятельность   всей организации на разных ее ступенях, получая внутреннюю информацию из отчетов исполнительного директора и  бухгалтерии. Он так же уполномочен принимать решения, касающиеся работы любого подразделения и ответственен за работу каждого из них перед учредителем, так как ежемесячно отчисляет определенный процент прибыли, а также является подотчетным лицом в налоговых органах.

Генеральный директор - обладает полномочием заверять все договора фирмы с заказчиком и курировать наиболее значительные заказы. На время своего отсутствия генеральный директор может делегировать право подписи исполнительному директору.

В компетенцию директора входят:

-заключение сделок;

-оперативное руководство;

-подготовка и реализация мероприятий  по финансированию и кредитованию;

-составление отчетов.

Административное руководство предприятием осуществляет директорат: исполнительный и коммерческий директора.

Исполнительный   директор   работает   непосредственно   с внутренней   структурой  фирмы,  курирует  работу  каждого подразделения, корректирует деятельность их деятельность, как в целом, так и на личностном уровне (конкретного члена персонала).

В аппарат управления ходят коммерческий директор, руководители отделов и служб предприятия.

Коммерческую службу возглавляет коммерческий директор. В данном подразделении решаются вопросы по реализации целевой функции предприятия – продаже книжной продукции потребителю. Именно поэтому в ее состав входят два подразделения:

1. отдел поставок (служба снабжения);
2. отдел продаж (служба сбыта).

Первый осуществляет поставку товара на склад, откуда затем продукция поступает непосредственно к потребителю. Для этого в штат отдела поставок входят несколько менеджеров по закупкам, за каждым из которых закреплена определенная группа поставщиков.

Ключевая функция отдела продаж совпадает с целевой функцией предприятия – удовлетворение спроса в книжной продукции. Отдел продаж также, как и отдел поставок, состоит из менеджеров по продажам, каждый из которых занимается курированием одного или нескольких направлений реализуемой ООО «Топ-книга» книжной продукции.

Финансовая служба предприятия обеспечивает решение всех вопросов, связанных с жизнедеятельностью торгового предприятия и состоит из:

1. бухгалтерии;
2. финансового менеджера.

В бухгалтерии предприятия производится учет и контроль всех операций, производимых предприятием, также осуществляется взаимодействие с государственными контролирующими и прочими органами, такими как налоговая инспекция, различные социальные фонды и т.п.

В функции финансового менеджера входит управление финансовыми ресурсами предприятия, его кредитной историей, отношениями с дебиторами и т.п.

Следующим самостоятельным подразделением является складская служба, основной задачей которой является организация жизнедеятельности складского хозяйства, т.е. координирование товарных потоков предприятия.

Директор службы маркетинга подчиняется непосредственно исполнительному директору ООО «Топ-книга». Он координирует и несет ответственность за работу отдела в целом.

Штат службы маркетинга состоит из:

- специалистов по маркетингу 

Задачи группы ежедневный сбор и анализ всех видов информации в том числе: 

внутренняя первичная и вторичная информация (объемы продаж, ассортимент услуг и т.д.);

внешняя первичная и вторичная информация (информация о конкурентах, новых товарах, о конъюнктуре рынка);

приведение информации в формализованный вид;

формирование отчетов по следующим направлениям: оперативная информация;  тактическая информация;  стратегическая информация;  определение размера и направлений расходования средств для получения необходимой информации.

- отдел рекламы

Задачи группы:

• Исследование процесса продажи рекламных услуг;
• Исследование конкурентов (на основе отчетов Группы анализа информации)
• Исследование потребителей рекламных услуг: "Устный" опрос; Опрос техническими средствами.
• Определение размера и направлений расходования средств для проведения исследований.
• Исследование новых книжных товаров.

- Группа по рекламе и Public Relations: специалист по рекламе и/или PR.

Задачи группы:

• Определение целей и задач рекламы в конкретных ситуациях;
• Организация рекламной деятельности;
• Определение размера и направлений расходования средств, для осуществления рекламной деятельности;
• Выбор средств и методов рекламы;
• Подготовка содержательной части рекламы;
• Координация рекламной деятельности;
• Измерение и контроль эффективности рекламы.
• Разработка и внедрение имиджа ООО «Топ-книга».

Как бы не была организована служба маркетинга, взаимодействие ее с другими отделами и службами необходимо и определяется степенью развития самой маркетинговой службы.

К сильным сторонам руководящего звена ООО «Топ-книга» следует отнести наличие успешного опыта организации книжной торговли и быстрый темп роста предприятия.24

Благодаря опыту и эрудиции во многих ключевых для данной сферы деятельности областях руководству предприятия удается проводить достаточно широкую и гибкую постановку целей, что особенно важно в условиях динамично развивающегося рынка, требующего четких, быстрых решений и инновационного мышления.

Следует отметить, что система управления компанией не является «нечто застывшим», в компании происходят структурные изменения. Организационная структура предприятия рассматривается руководством с позиций целевого подхода. Поскольку система целей динамична и подчинена изменяющимся для данного предприятия внешним и внутренним условиям, то и его организационная структура управления не является некой неизменной конструкцией. В целом, организационная структура обладает определенной гибкостью, свойством адаптации к изменяющемуся ранжированию целей, изменяющейся стратегии предпринимательской деятельности.

Изменения в управлении рассматриваются на предприятии, во-первых, с точки зрения изменений в составе производственных звеньев, поскольку меняются должностные позиции линейных руководителей и, во-вторых, с точки зрения появления новых специальных функций, изменения содержательной стороны прежних специальных функций – применительно к новым условиям хозяйствования и соответствующим этим условиям целевым установкам предприятия.

Формирование отделов в соответствии с выполняемыми функциями (распределение совокупности общих и специальных функций, выполняемых при управлении предприятием, между функциональными подразделениями с соответствующим закреплением за ними прав и ответственности) способствует эффективному использованию ресурсов, централизует принятие решений, что позволяет менеджерам высшего звена поддерживать единое направление деятельности.

При управлении экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические методы применяются в комплексе.

В качестве основных рычагов экономических методов используются заработная плата, различные премии и доплаты в зависимости от успехов работника в труде, достижении поставленных перед ним целей и задач.

Особое место среди методов управления занимают организационно-распорядительные методы и инструктивные методы направленные на обеспечение стабильности функционирования организации:

-распорядительные: общеорганизационные, определяющие общие принципы  устройства организации; структурные, определяющие структуру органов власти, т.е. набор звеньев и уровней управления; должностные, регламентирующие должностной статус каждого лица, обладающего властью; функциональные, устанавливающие порядок функционирования и взаимодействия различных властных структур компании.

-инструктивные: разъяснение, ознакомление, совет при принятии  и реализации управленческих решений.

Социально-психологические методы управления основываются на  значимых для работников морально-этических  категориях и ценностях. Важнейшее значение имеет ориентация руководства фирмы на личное достоинство работников, уважение их идейно-нравственных принципов и убеждений. В решении задач морально-психологического воздействия на личность и коллектив особая роль отводится моральному поощрению работников, признанию их успехов в труде.

Действенность социально-психологических методов обеспечивается за счет  тщательного выполнения процедур подбора кадров, расстановки и закрепления кадров, определения перспектив удовлетворения потребностей каждого отдельного работника.

Таким образом, в целом организационная структура управления ООО «Топ-книга»:

-выражает субординацию  органов управления, которая закреплена  в положениях об отделах и  должностных инструкциях; 

-выражает определенную  технологию управленческой деятельности, процессы разделения и кооперации труда в сфере управленческой деятельности, последовательность реализации управленческих процедур;

-органически связывает  структуру и функции управления, т.е. никакие управленческие действия  на предприятии не исходят  от элементов, находящихся вне ее структуры управления;