Совершенствование организации труда руководителей и специалистов сельскохозяйственного предприятия

 

      Важность  правильной организации рабочего  места  сотрудника объясняется  тем, что на нем человек проводит  треть своей сознательной жизни.  Поэтому стоит подумать о состоянии  служебных помещений, планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. все это влияет на производительность труда, наше настроение и здоровье.

     Состояние  служебных помещений требует   основательного ремонта в связи  с отсутствием денежных средств  на своевременное выполнение  ремонтных работ помещении аппарата управления. Причиной отсутствия денежных средств является убыточность хозяйства, и все поступающие средства идут на покрытие убытков. К тому же, на предприятиях предусмотрено создание ремонтного фонда на поддержание хорошего состояния помещений, в т. ч. и кабинетов аппарата управления, для роста и эффективности производительности труда. По, как правило, в связи с тяжелой экономической ситуацией в стране многие предприятия не в состоянии производить отчисления на создание и развитие такого фонда. Кроме того, при планировании расходования средств на новый финансовый год также не учитывается статья по расходам на содержание служебных помещений. Необходимо учитывать не только материальную сторону вопроса, но и эстетическую: отсутствие систематического осмотра и ненадлежащий контроль за состоянием служебных помещении управленческого персонала, халатное отношение работников аппарата управления к предоставленным им для работы помещениям.

    Прежде  чем  перейти к рассмотрению организации   рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

    При рассмотрении  вопроса организация  рабочего  места необходимо учитывать следующие моменты:

    1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

    2. Мебель. Здесь  необходимо учитывать следующие моменты:

    2.1. Антропометрические  показатели (имеется  ввиду рост, длина корпуса, длина рук и  др.);

    2.2.Обеспечение   удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей  утомляемости, хорошего зрительного  восприятия, свободы движения и другого;

2.3.Рациональная  планировка  и компоновка мебели;

2.4.Мебель должна  выглядеть  эстетично.

    3.Оборудование. Для нормальной работы руководителя  необходимо иметь:

3.1 .Канцелярские  принадлежности.

    3.2.Два  телефона. Один телефон должен  быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

 

    3.3.Компьютер.  В настоящее время без компьютера  нельзя представить нормальной  работы руководителя. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

    3.4. Еже дневник.  Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

    4. Цветовое  оформление кабинета. Цветовые тона  должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

    5. Санитарно- гигиенические  условия труда. Основные нормативы приведены в таблице 1.

    Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

    Отметим некоторые  особенности. Весь кабинет   делится (условно) на три   зоны. Первая зона - непосредственно  рабочее место руководителя. Вторая  зона - зона проведения совещаний,  планерок, презентаций товаров. Третья  зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Таблица 1 - Общегосударственные  нормативы санитарно-гигиенических  условий труда служащих.

Показатели	Значение  показателей
Микроклимат ( СН 245-71)
1. Температура (°С)
1.1 Теплый период года	22-25
1.2 Холодный период  года	20-22
2. Относительная влажность  воздуха (%)	60-90
3. Скорость движения  воздуха (м/с)	до 0,3
Уровень освещенности ( СНиП) 11А.9-71
Общий	300 люкс
Всеми источниками света	750 люкс
Уровень шума (звука) ( СН 245-71)
Нижний	60 дБ
Верхний	75 дБ

 

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность  стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует  покрывать стол стеклом, так как  его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 -3 посетителей.

Стол  для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2  свободных места).

Стулья вокруг стола  для конференции не должны быть слишком  комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона  отдыха предназначена  для неофициальных  приемов и  отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно  также дополнить  стендом, где  будут располагаться образцы  производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета.  Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Конечно же, рабочий кабинет руководителя СПК колхоз «Урал» не отвечает полностью этим нормативам и правилам. Форма кабинета имеет прямоугольную форму общей площадью 26 квадратных метров. В кабинете мебель очень старая и не удобная: рабочий стол обычный письменный, стул деревянный с мягкой обивкой. Параллельно столу руководителя стоит длинный полированный стол с 10 деревянными стульями для проведения совещаний. Справа от стола находится двухстворчатый шкаф для одежды. На столе находятся телефон, канцелярский набор и еженедельник, компьютер отсутствует.

Кабинет бухгалтерии  обставлен тремя письменными столами, которые находятся возле окон. Форма кабинета прямоугольная общей площадью 18 квадратных метров с соотношением сторон 1:3. Справа от столов стоят два шкафа и сейф. На столах бухгалтеров лежат 12 разрядные калькуляторы и канцелярские наборы. Также в бухгалтерии находится ксерокс Саnоn 330.

Обеспеченность  оргтехникой  слабая, требуется приобрести как  минимум 2 компьютера, так как вести  бухгалтерский учет без компьютера не эффективно, а руководитель без  компьютера как без рук.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Анализ структуры рабочего дня руководителей и специалистов (на основе 5-7 дневной фотографии или самофотографии),  выявление причин потерь времени.

 

Руководители  и специалисты  располагают определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

    Прежде  всего  необходимо отметить, что производительность  руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

    Руководитель  должен тщательным образом планировать   свой рабочий день. Для этого  лучше всего подходят графики  работы. В таких графиках сразу  отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9°° продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13°° до 14°° и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Рассмотрим таблицу 2 и сравним фактический удельный вес управленческих функций с нормативным.

Таблица 2 - Удельный вес функций управления.

Функции управления	Фактический удельный вес	Нормативный удельный вес	Относительное отклонение
Планирование	0,07	0,14	50
Организация	0,18	0,13	138
Регулирование	0,22	0,30	73
Подбор, воспитание и расстановка кадров	0,01	0,08	12,5
Распорядительство	0,38	0,28	135
Учет и контроль	0,14	0,07	200

 

Председатель СПК колхоз «Урал» наибольший удельный вес своего рабочего времени тратит на функцию распорядительства, которая охватывает виды деятельности, относящиеся к постановке задач перед подчиненными и проверке их деятельности. Основными организационными элементами данной функции являются методика постановки задач, отдача распоряжений, проверка исполнения, работа с людьми и др. Относительное отклонение от норматива составило 135%. Удельный вес функции регулирования снизился по сравнению с нормативом на 27%. Функция организация является третьей по величине удельного веса и составляет 0,18, что на 38% больше от нормативного.

Рабочий день у руководителя начинается по разному в зависимости  от сезона. В своем кабинете он находится  до обеда, затем уезжает неизвестно куда. Вначале рабочего дня он отдает распоряжение всем специалистам, проверяет  их результаты прошедшего дня. После чего рассматривает входящие и исходящие документы.

 

 

Телефон — важное средство эффективности управленческого  труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании  им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.

Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который переправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя. Час его рабочего времени уходит на прием посетителей. Специалисты бухгалтерской службы практически сидят без работы, и через каждые десять минут пьют чай. Тоже самое происходит и со специалистами других подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организационно-экономическая  характеристика предприятия

2.1 Размеры,  специализация производства и  организационная структура предприятия.

 

СПК (колхоз) "Урал' далее  именуемый СПК "Урал' учрежден по решению общего собрания от 26.02.99 в  соответствии с федеральным законом РФ «О сельскохозяйственной кооперации» от 8 декабря 1995 г. N 93 Ф'З. СПК (колхоз) ''Урал'' является правопреемником реорганизованного колхоза" Урал".

Хозяйство расположено в селе Ивановка Оренбургского района Оренбургской области, в 12 км от областного центра г. Оренбурга.

Колхоз является юридическим  лицом, имеет права самостоятельного хозяйствующего субъекта, самостоятельный  баланс, расчетный, валютный и иные счета в банках, круглую печать и угловой штамп со своим полным наименованием, бланки и иные необходимые реквизиты юридического лица.