Совершенствование кадрового делопроизводства

 −  Менеджер по  HR-проектам для коммерческой

 −  Менеджер по  внутренним коммуникациям   

 − Менеджер по кадровому  администрированию      

− Менеджер по обучению и  развитию     

− Менеджер по управлению вознаграждениями                                                                    

− Менеджер по подбору персонала

Рассмотрим функциональные обязанности каждого сотрудника Департамента по управлению персоналом:

     Директор  по персоналу. В обязанности входит: организация управления формированием, использованием и развитием персонала; консультация руководствакомпании, а также руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом; принятие мер по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда, повышению его производительности, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования. Изучает движение кадров, выявляет причины текучести кадров, разрабатывает совместно с руководителями отделов (служб) мероприятия по их устранению; обеспечивает подготовку и предоставление аналитических материалов руководству компании по социальным и кадровым вопросам в компании, составление прогнозов развития персонала, своевременное выявление возникающих проблем и подготовку возможных вариантов их решения.

     Менеджер  по HR-проектам для коммерческой функции. Руководство HR-проектами в области подбора, оценки, лояльности персонала, проведение аудита.

     Менеджер  по внутренним коммуникациям выполняет следующие функции: организация информационного сопровождения управленческих решений; информирование сотрудников о миссии, стратегии, корпоративных ценностях и приоритетах компании; организация выпуска корпоративного печатного издания; проведение корпоративных мероприятий для персонала компании; проведение конкурсов, соревнований и других коммуникационных мероприятий; организация участия компании в благотворительных мероприятиях, привлечение сотрудников к участию; написание текстов выступлений, поздравлений, подготовка материалов для презентации; управление бюджетом на мероприятия, связанных с развитием внутренних коммуникаций; контроль соблюдения корпоративного стиля.

     Менеджер  по кадровому администрированию. Проведение процедур оформления, перевода, увольнения сотрудников компании, согласно трудовому законодательству; ведение кадровой документации (приказы и распоряжения по личному составу, штатные расписания,  должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и проч.); ведение баз данных по сотрудникам (личное дело, изменение номеров телефонов, места жительства и т.д.; ведение учета фактического рабочего времени и отпусков сотрудников; подача данных и отслеживание получения медицинских полисов на вновь прибывших сотрудников.

     Менеджер  по обучению и развитию занимается проведением программ обучения с целью повышения конкурентоспособности компании посредством развития профессиональных и личностных качеств сотрудников компании, приведения имеющихся знаний и навыков в соответствие с целями компании, кадровой политикой, конкурентной средой, современными требованиями и технологиями обучения. В обязанности входит: организация системы оценки персонала; разработка регламентирующих документов; участие в программах адаптации и наставничества; корпоративный PR (формирование корпоративной культуры).

     Менеджер  по управлению вознаграждениями принимает меры по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда, повышению его производительности, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования. Готовит совместно с бухгалтерией документы, необходимые для получения социальных льгот, для назначения пенсий, пособий и выплат работникам и их семьям, представляет их в органы социального обеспечения.

     Менеджер  по подбору персонала проводит прогнозирование и планирование потребности компании в кадрах. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. Организует работу по поиску персонала, взаимодействие с государственными и частными структурами по подбору персонала. Проводит собеседования с наиболее перспективными кандидатами на вакантные должности.

 

 

3.  Анализ документирования процедуры найма и отбора в ОАО «МегаФон»

     В департамент  по управлению персоналом поступает  заявка от начальника отдела  о подборе персонала в устной  или письменной форме. Составляется  список требований к кандидату.

     Менеджер по  подбору персонала начинает поиск  кандидатов. Используется либо внутренний  поиск, либо внешний. При использовании  внутреннего поиска рассматриваются  кандидатуры работников компании. Уже работающие сотрудники являются более предпочтительными претендентами на вакантную должность. Внешний же список включает в себя размещение объявлений в газетах и на бесплатных тематических сайтах в Интернете.

     Все звонки от кандидатов поступают менеджеру по подбору персонала, также есть возможность отправить резюме по e-mail. Формируется единая база резюме на данную вакантную должность.

     Следующий этап - конкурс резюме. Менеджер просматривает все резюме и сравнивает их с должностными требованиями. При отборе обращается внимание на образование, стаж работы, возраст. На этом этапе отказ кандидату не сообщается, он сам должен позвонить и узнать результат.

     Менеджер по подбору персонала  договаривается с отобранными кандидатами о времени проведения собеседования.

     Интервью с кандидатами в компании проходит в несколько этапов.

     При подборе  на ряд начальных позиций, например секретаря на ресепшн, проводится телефонное интервью.

     Первую очную  беседу проводит менеджер по  подбору персонала. Его цель  в данном случае — понять, насколько соискателю близки ценности компании, и соответствуют ли личностные качества претендента тем, что требуются на искомой позиции. В процентном соотношении наибольший отсев претендентов происходит именно на этом, первом, этапе.

     Затем назначается  встреча с функциональным руководителем, на которой акцент делается в большей степени на профессиональных навыках. После успешного прохождения кандидатом всех этапов собеседования   окончательно решается вопрос о приеме.

     По результату  интервью и анкеты составляется  лист внутреннего согласования. Его подписывают директор по  персоналу, начальник соответствующего  подразделения, ведущий юрисконсульт  и директор Уральского филиала.

  Окончательное решение менеджер по подбору персонала сообщает кандидату на вакантную должность.

     Кандидат проходит  медицинский осмотр и собирает  все необходимые документы. Определяется  дата приема на работу - первый  рабочий день. В этот день работник  приходит к 9⁰⁰ в административный офис в департамент по управлению персоналом. Пишет заявление о приеме на работу, предоставляет документы - фотографии 3*4 в 2 экземплярах, копия паспорта, ИНН и страхового свидетельства, военного билета, копия документов об образовании, свидетельства о заключении брака и рождения детей, оригинал трудовой книжки, справка о прохождении медицинского осмотра.

     Затем происходит  ознакомление с нормативными  документами - правила внутреннего  трудового распорядка, положение  о коммерческой тайне, положение  о спецодежде, правила делового  этикета, положение о пользовании  корпоративной сетью. Подписывается  лист ознакомления для каждого  документа.

     Заполняется личная карточка (форма Т-2), подписывается заявление о неразглашении коммерческой тайны, должностная инструкция в 2 экземплярах. При необходимости заключаются договор об индивидуальной материальной ответственности (кассиры, водители), пишется распоряжение о стажировке. Заключается трудовой договор по приказу о приеме на работу. В случае изменения условий трудового договора составляется дополнительное соглашение в 3 экземплярах, как и трудовые договора, - один остается в отделе персонала, второй выдается работнику, а третий отправляется в бухгалтерию

     Менеджер по  внутренним коммуникациям проводит  беседу о компании, традициях,  существующих в коллективе, рассказывает  о dress-code, сайте компании, корпоративных  мероприятиях. Кандидата знакомят  с основными кабинетами и отделом,  в котором он будет работать. Вся процедура оформления документов занимает в среднем 3 часа - с 9⁰⁰ до 12⁰⁰ . Инженером по охране труда проводится вводный инструктаж.

     Данные нового  сотрудника заносятся на внутренний  сайт компании, осуществляется рассылка  о новом работнике. Оформляется  пропуск для сотрудника.

Специалист по персоналу  вносит все данные трудовой книжки в программы. Работа менеджера по подбору персонала связана с  программами: 1С: зарплата и кадры.

         «1С: Зарплата и Кадры» - локализованная  системная конфигурация, дополняющая  комплекс программ «1С: Предприятие». Значение данного компонента  проявляется в особенностях кадрового  учета предприятия, начисление  зарплаты сотрудникам, а также  регистрация служебных перемещений,  получении налоговых и анкетных  справок о рабочем персонале.  На сегодняшний день, комплекс  «1С: Зарплата и Кадры» обладает  высокой функциональностью и  интегрируется в большинство  финансовых систем и корпоративных  структур, независимо от сложности  их назначения. В результате, «1С:Зарплата  и Кадры» рассматривает внутреннюю  структуру рабочего персонала  компании, от элементарного анкетирования  и учёта личных данных до  процентного начисления заработной  платы.

SAP/HR - SAP Human Resources Management System.  Модуль управления персоналом содержит следующие основные компоненты:  администрирование персонала и расчет зарплаты - основные данные, управление данными кандидатов, расчет заработной платы и окладов, командировочные расходы; планирование и профессиональный рост персонала - описание рабочего времени и штатного расписания, предварительный отбор кандидатов, квалификационные требования, планирование расходов на содержание персонала, планирование рабочего времени. Система управления персоналом SAP HR предназначена для применения на средних и крупных предприятиях. В SAP HR реализованы единые система отчетов и дружественный графический интерфейс пользователя. Кроме того, в SAP HR возможна связь с общими организационно-экономическими функциями (например, результаты расчета зарплаты сразу же передаются в бухгалтерию). Достоинством системы SAP HR является возможность ее интеграции с различными приложениями для настольных ПК (MS Word, MS Excel и др.).

Помимо этого, в SAP HR реализованы  такие современные технологии, как: Интернет/интранет с функциями самообслуживания сотрудников; управление потоками бизнес-операций, поддерживающее целенаправленную поэтапную передачу информации в интегрированной среде без многократного ввода данных, анализ и отслеживание статуса обработки информации, объединение отдельных функций в единые процессы позволяет сократить временные затраты на выполнение операций; архивирование данных по персоналу на оптических носителях; связь с платежными системами расчета по кредитным картам (например, в рамках управления данными по командировкам).

Эти две программы очень  похожи между собой. Но “SAP/HR”- это  более современный программный  продукт.

Вся документация оформляется, в основном, в “SAP/HR”, затем приказы  и личная информация работников выгружается  в “1C”.

 

 

 

 

2.4  Рекомендации  по совершенствованию  документирования  процесса найма и отбора в  ОАО «МегаФон»

В ходе исследования процедуры  документирования процесса найма и  отбора в ОАО «МегаФон» были разработаны  следующие рекомендации:

1. Необходимо полностью  перейти на компьютерную программу  «SAP/HR». Оформление нового сотрудника, и вообще вся работа кадровых  работников излишне усложняется дублированием программ - «SAP/HR» и «1С». В случае сбоя одной из программ, работу с документацией приходится начинать заново, таким образом, эффективность работы HR-менеджеров сводится практически к нулю. «SAP/HR» - современная программа, разработанная с учетом специфики работы отдела по управлению персоналом. Она облегчит и повседневную работу, и отчетность перед Департаментами, и оформление нового сотрудника.

2. Разработать положение  о найме персонала. Данное положение  необходимо для формализации  подхода к найму персонала.  Кроме того, положение о найме  персонала позволит привести  к единому пониманию порядок  отбора сотрудников в каждое  из подразделений компании, поможет  сотрудникам Департамента по  персоналу в координации своих  действий с другими подразделениями.

Качественно разработанный  и внедренный механизм найма сотрудников  позволит кадровой службе эффективно функционировать, отбирая для организации  только лучших, наиболее подходящих для  данной компетенции сотрудников.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений  с работниками. Разрабатывают и  оформляют такие документы обычно сотрудники кадровой службы предприятия. Значение документов вообще, и кадровых документов в частности очень  велико. Грамотное кадровое администрирование оказывает положительное воздействие на управляемость персонала в целом путем четкой регламентации всех трудовых процессов, в частности, процесса найма и отбора, который был рассмотрен в данной курсовой работе.

В первой главе были рассмотрены  теоретические основы системы найма  и отбора персонала. Также рассмотрены источники найма, функции отбора, процесс принятия решения по отбору персонала.