Совершенствование кадрового делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

1 Теоретические основы  современного кадрового делопроизводства……….5

1.1 Законодательное регулирование  кадрового делопроизводства………...…5

1.2 Теоретические основы  понятия найма и отбора персонала…………….…8               

2 Анализ кадрового делопроизводства  в ОАО «МегаФон»……………22

2.1Характеристика ОАО  «МегаФон» как объекта исследования……………………………………………………………………..22

2.2 Организация управления  персоналом в ОАО «МегаФон»………….…....28

2.3  Анализ документирования  процедуры найма и отбора в  ОАО «МегаФон»………..……………………………………………………………..31

2. Рекомендации по совершенствованию по совершенствованию документированной процедуры найма и отбора персонала в ОАО «МегаФон»…...………………………………………………………………….36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................................37

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ..........................................................38

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Работа любой организации  неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. При этом одной  из центральных задач является грамотная  организация найма и отбора кадров. Найм и отбор новых работников призван не только обеспечить режим  нормального функционирования, но и  закладывать фундамент будущего успеха организации.

Найм и отбор кадров является исходным этапом в процессе управления персоналом. При отборе персонала наниматели имеют дело с людьми, которые стремятся реализовать  свои цели, выбирая ту или иную организацию. Точно так же менеджеры стремятся  реализовать свои цели, отбирая кандидата  на вакантную должность. От того, как  проведен найм и какие люди отобраны для работы в организации зависит  вся последующая деятельность в  процессе управления человеческими  ресурсами.

Объектом исследования выступает документирование процедуры найма и отбора персонала.

Предмет исследования – документирование процедуры найма и отбора персонала в ОАО «МегаФон».

Цель курсовой работы - разработка рекомендаций по совершенствованию документирования процедуры найма и отбора персонала в ОАО «МегаФон».

Для выполнения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические  основы найма и отбора персонала;

- дать характеристику  предприятию ОАО «МегаФон»;

- рассмотреть процесс  документирования найма и отбора  персонала в данной компании;

- разработать рекомендации  по совершенствованию документирования  данного процесса.

В качестве методов исследования были использованы: анализ теоретического материала, анализ документов, метод включенного наблюдения.

 

1 Теоретические  основы  современного кадрового  делопроизводства

    1.1 Законодательное  регулирование кадрового делопроизводства

     В Российской  Федерации регламентация документирования  и порядка работы с документами  развивается, прежде всего, в  направлении законодательного регулирования.  Параллельно приводятся в соответствие  с меняющимся законодательством  государственные стандарты нормативно-методические  документы общегосударственного  действия.

     Высшей правовой  значимостью обладают законы  Российской Федерации. Правовые  акты несут властную функцию  и обязательны к применению  в той области деятельности, на  которую они распространяются. Законодательная  регламентация документирования  и работы с документами находится  в настоящее время в Российской  Федерации в стадии становления.

     Об обязательности  документирования говорится и  в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство  регулирует правовое положение  юридических и физических лиц  в процессах предпринимательской  деятельности, а также документирование  различных отношений, возникающих  между ее участниками. Основу  гражданского законодательства  составляет Гражданский кодекс  Российской Федерации, который  определил правовые основы деятельности  юридических лиц; и взаимоотношений  юридических и физических лиц,  основания прав собственности.

     Ряд законодательных  актов содержит нормы, которые  учитываются при составлении  и оформлении документов. Так,  ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской  Федерации" определяет: "на  территории Российской Федерации  официальное делопроизводство в  государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях  ведется на русском языке как  государственном языке Российской  Федерации. Официальное делопроизводство  в республиках ведется также  на государственных языках данных  республик".

     В Российской  Федерации разработана национальная  система стандартизации, определяющая  порядок разработки и использования  стандартов и объединяющая все  государственные стандарты, действующие  на территории России. Законом  установлен статус стандарта,  принципы стандартизации, виды документов  по стандартизации и принципы  их применения. Принципиальное отличие  современных стандартов состоит  в их рекомендательном характере  - стандарты применяются на добровольной  основе. В соответствии с законом  установлены следующие категории  документов в области стандартизации:

* национальные стандарты; 

* правила стандартизации, нормы и рекомендации в области  стандартизации;

* общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

* стандарты организаций.

     В числе  национальных стандартов действует  целый ряд стандартов устанавливающих  правила оформления документов.

     В 1990-е гг. создана правовая основа хранения  документов. В Основах законодательства  Российской Федерации об Архивном  фонде Российской Федерации и  архивах состав Архивного фонда  РФ включает две части: государственную  и негосударственную. Государственная  часть формируется из документов  федеральных органов государственной  власти, а также учреждений, организаций  и предприятий, отнесенных к  федеральной собственности. Негосударственную  часть Архивного фонда РФ составляют  архивные фонды и архивные  документы, находящиеся в собственности  общественных объединений и организаций,  религиозных объединений и организаций,  а также в частной собственности.  Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется органами и учреждениями  Федеральной архивной службы  России совместно с собственником  этих документов на основании  соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Федеральной архивной службы России в соответствии с Положением о ней имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

     Таким образом,  законодательное регулирование  самых разных аспектов работы  с документами содержится в  целом ряде правовых актов.  В действующее законодательство  включено значительное количество  обязательных для исполнения  норм, правил и требований к  документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций,  к оформлению тех или иных  видов документов, к их содержанию  и структуре текста.

     Наряду с  законодательной регламентацией  нормы работы с документами  затрагиваются в целом ряде  указов Президента, постановлений  и распоряжений Правительства  РФ. Эти подзаконные акты устанавливают  нормы работы с документами,  которые не нашли отражения  в законодательных актах.

     Характерной  чертой современности является  создание законодательной основы  сбора, обработки, использования,  сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном  изменении государственной политики  в сфере формирования информационных  ресурсов. Вместе с тем заметно  меняется отношение в обществе  к организации информационных  ресурсов. Управленцы проявляют  всевозрастающий интерес к проблемам  законодательного регулирования  и обеспечения их деятельности. Практические работники самых  разнообразных управленческих систем  приходят к осознанию того, что  информация и документ как  ее носитель, пронизывая все аспекты  управления, оказывают непосредственное  и целенаправленное влияние на  результативную работу во всех  отраслях человеческой деятельности.

 

 

 

1.2 Теоретические  основы понятий найма и отбора  персонала

Технологии найма  персонала

     Исходный этап в процессе управления персоналом - набор и отбор кадров. От того, как проведен набор и как отобраны люди для работы в организации, зависит последующая деятельность в процессе управления человеческими ресурсами.

     Наем на  работу представляет собой совокупность  действий, направленных на привлечение  кандидатов, обладающих профессиональными,  квалификационными качествами, необходимыми  для достижения целей организации.  С привлечения на работу начинается  процесс управления персоналом.²

     У руководства  службы управления персоналом  сразу возникает вопрос: где искать  необходимых работников, как информировать  их об имеющихся рабочих местах? Выбор же способа набора кадров  зависит: от кадровой политики  руководства организации, от финансового  состояния организации, от специфики  организации (научно-исследовательская,  образовательная деятельность), от  типа организационной культуры, от структуры потребности в  кадрах и прочих факторов.

     Существуют  два возможных источника найма:  внутренний и внешний.

     Внутренние источники для замещения вакантных должностей подразумевают использование внутренних кадровых ресурсов организации для замещения вакантных должностей. Наиболее эффективным будет сначала использование возможностей внутреннего конкурса, а в случае отрицательного результата использование внешних источников найма требуемых специалистов.

     К внутренним  источникам относятся:

1. Внутренний конкурс.  В некоторых организациях к  внутреннему конкурсу обращаются: при сокращении штатов; при перераспределении  персонала; при перемещении персонала.  При объявлении внутреннего конкурса кадровая служба рассылает по подразделениям информацию об имеющихся вакансиях, извещает об этом всех работников.

2. Совмещение профессий.  Этот метод целесообразно использовать, если объем работ небольшой  или исполнитель требуется на  время, например, когда другой  сотрудник находится в отпуске.  В российских производственных  организациях в последнее время  достаточно часто встречается  совмещение должностей собственными  специалистами организации. Так  примером совмещения профессий  будет являться выполнение работы  на должности декана факультета  ВУЗа и занятие должности доцента  и профессора на какой-либо  кафедре данного учебного заведения  этого же вуза, или ведение  учебных занятий параллельно  на двух кафедрах.

3. Ротация кадров. Ротация  представляет собой перемещение  специалистов или руководящих  работников с одной должности  на другую в пределах одной  организации. Ротация кадров может  иметь целью повышение в должности  с расширением полномочий и  круга должностных обязанностей; повышение уровня квалификации, сопровождающееся поручением руководителю  или специалисту более сложных  задач, без повышения в должности,  но с увеличением заработной  платы; смену задач и обязанностей  в связи с переводом на равноценную  должность без повышения в  должности и заработной плате.

4. Способом замещения  вакантных мест может являться  также сверхурочная работа. Преимущество  сверхурочной работы состоит  в том, что не возникают затраты  на подбор и поиск нового  персонала. Однако сверхурочная  работа ограничивается требованиями  Трудового кодекса Российской  Федерации.

     Внешними источниками привлечения кандидатов являются все потенциально возможные работники, не работающие в данной организации в настоящее время, но обладающие профессиональными и деловыми качествами, которые позволили бы им в ней работать. К внешним можно отнести следующие источники:

1. Государственные и частные  службы занятости. К первым, как  правило, относятся государственные  организации, которые ведут учет  лиц, потерявших работу, выплачивают  государственные пособия по безработице  и проводят переподготовку (переобучение) людей, стоящих на учете, для  освоения ими новой специальности.  Частные службы (кадровые, рекрутинговые  агентства). Многие организации обращаются  в такие агентства с заявками  на поиск специалистов, в которых  указываются: требуемая должность,  оклад, выполняемые функции, критерии  поиска и отбора кандидатов. Таким  образом менеджеры по персоналу  компаний избегают трудностей, связанных  с поиском нового персонала.  Агентство, получающее вознаграждение  за свои услуги, часто предоставляет  гарантии на подобранных специалистов: в случае их преждевременного  ухода из компании или несоответствия  требуемой квалификации предоставляет  новых работников бесплатно. Агентства  привлекают к поиску и отбору  персонала высококвалифицированных  специалистов с психологическим  образованием.