Состав, содержание, порядок подготовки и оформления документов службы персонала

 

 

 

 

 

 

Заключение

Вступление  в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся  систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

• исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
• наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление  кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени  специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь  четкое представление о составе  кадровых документов, а также порядке  их оформления и последующего хранения [2, с.241-245].

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого  трудоспособного человека в нашей  стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

 

Список литературы

1.Печникова Т.В., Печникова А.В.  Практика работы с документами  в организации. Учебное пособие.  – М.: Ассоциация авторов и  издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.-324с.

2.Пустозерова В.М. Ведение  трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.-112с.

3.Стенюков М.В. Справочник  по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.-143с.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.-95с.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.-214с.

6.Указ Президента РФ  от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений  конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе. Практическое  пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное.  – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.-265с.

8.Квалифицированный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.-342с.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство  в кадровой службе – М.: ИНФРА  –М,2000.-165с.

10.Андреянова В.В. Как  правильно подготовить и оформить  приказ. –М..1998.-109с.

11.Об утверждении «Временных  методических рекомендация по  аттестации государственных служащих»  Письмо Министерства труда РФ  от 033.08.93 № 1375-РБ

12. Сотов П.В. Сборник  трудовых документов. –М.,1997.-251с.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Табель - расписание или список чего-л. в систематическом или последовательном порядке.

Заявление - письменная просьба, сообщение о чем-л., составленное по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию.

График - диаграмма, чертёж и т.п., изображающие с помощью линий количественные показатели развития, состояния чего-л.

Договор - соглашение, устанавливающее взаимные обязательства между государствами, учреждениями, отдельными лицами.

Коммерция – торговля, торговые операции, предпринимательская деятельность в связи с куплей-продажей чего-л. или с оборотом товара.

Штат - положение о числе сотрудников и должностей учреждения, их функциях и окладах.

Визирование - проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа.

Реквизиты - совокупность постоянных элементов содержания документа.

Регламент - совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.

Бланк - лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом, предназначенный для единообразного оформления документов, сообщений и т.п.

Квалификация - степень профессиональной подготовленности к какому-л. виду труда.

Выходное Пособие - по российскому праву, денежная сумма, выплачиваемая рабочему или служащему при увольнении по определенным основаниям.                                                                 

Контракт - двустороннее или многостороннее соглашение, где оговорены права и обязанности для его участников.