Состав, содержание, порядок подготовки и оформления документов службы персонала

Раздел "Требования охраны труда перед началом работы", как правило, содержит:

- порядок подготовки  рабочего места, средств индивидуальной  защиты;

- порядок проверки  исправности оборудования, приспособлений  и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств,  защитного заземления, вентиляции, местного освещения и т.п.;

- порядок проверки  исходных материалов (заготовки,  полуфабрикаты);

- порядок приема и  передачи смены в случае непрерывного  технологического процесса и  работы оборудования.

В раздел "Требования охраны труда во время работы" следует включать:

- способы и приемы  безопасного выполнения работ,  использования технологического  оборудования, транспортных средств,  грузоподъемных механизмов, приспособлений  и инструментов;

- требования безопасного  обращения с исходными материалами  (сырье, заготовки, полуфабрикаты);

- указания по безопасному  содержанию рабочего места;

- действия, направленные  на предотвращение аварийных  ситуаций;

- требования, предъявляемые  к использованию средств индивидуальной  защиты работников.

Раздел "Требования охраны труда в аварийных ситуациях" предназначен для обозначения:

- основных возможных  аварийных ситуаций и причин, их вызывающих;

- действий работников  при возникновении аварий и  ситуаций, которые могут привести  к нежелательным последствиям;

- действий по оказанию первой помощи пострадавшим при травмировании, отравлении и внезапном заболевании [7, с.90-92].

В разделе "Требования охраны труда по окончании работ" содержится:

- порядок отключения, остановки, разборки, очистки и  смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры;

- порядок уборки отходов,  полученных в ходе производственной  деятельности;

- требования соблюдения  личной гигиены;

- порядок извещения  руководителя работ о недостатках,  влияющих на безопасность труда,  обнаруженных во время работы.

Содержание документа "Организационная структура Службы управления персоналом" образуют схема организации кадрового органа предприятия и пояснительный текст к ней. Структуру этого документа формируют абзацы пояснительного текста. Реквизитами документа являются:

- наименование вида  документа (10);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования (24);

- отметка об исполнителе  (27);

- идентификатор электронной  копии документа (30).

Перечисленные реквизиты, а также отметка "Приложение N ___" оформляются с соблюдением требований, изложенных ранее [5, с.122-123].

В качестве самостоятельного элемента документа следует рассматривать схему организационной структуры. Схема включает заголовок, графическое изображение условных обозначений структурных подразделений и связей между ними, а также легенду (расшифровку условных обозначений).

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Порядок подготовки документов службы персонала

1.1. Проверить  правильность формирования дел (устранить физические дефекты, убрать документы временного хранения: больничные листы, выписки, заявления об отпусках, докладные).

1.2.Пронумеровать все листы карандашом в правом верхнем углу, не задевая текст. Объём дела – не более 250 листов.

1.3. Дело подшивается  прочной ниткой в твёрдую обложку  (папку) в 4-5 проколов к предварительно  подшитой полоске прочной бумаги. В тех случаях, когда текст близко подходит к краю листа и может быть зашит, при подшивке к листу подклеивают полоску бумаги, за которую и подшивают документ.

1.4. В конце  дела подшивается лист – заверитель (не нумеруется), где цифрами и  прописью указывается: количество  пронумерованных листов, должность лица, оформляющего дело, подпись и её расшифровка.

1.5. Оформление  обложки дела.

На обложке указывается:

-наименование  архива, в который документы будут переданы;

-наименование  учреждения, организации, предприятия  передающего документы;

-делопроизводственный  индекс дела (по номенклатуре дел);

-заголовок дела;

-дата дела (или  крайние даты);

-количество  листов в деле;

-архивный шифр  дела.

2. Подготовка описи (4 экз.)

3. Подготовка  дефектной описи (на те документы, в которых дефекты устранить невозможно) [9, с.6-9].

 

 

 

 

5. Оформление документов службы персонала

При составлении любого документа необходимо руководствоваться следующими правилами. Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы. После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа  предъявляются определенные требования, например:

- достоверность;

- объективность;

- логичность и аргументированность  выводов и фактов, приводимых в документах;

- максимальная краткость  при полноте информации;

- ясность изложения  и однозначность понимания документа;

- продуманность формулировок, тщательный подбор слов [8, с.66-70].

Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении.

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые), легче в обработке и исполнении. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, так как чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения этих документов и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами [12, с.42-47].

После составления текста документа формулируется его заголовок - обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?" или "о ком?", согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: "О предоставлении..."; "Об открытии..."). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос "кого?" или "чего?" (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы, и т.д. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного  документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Обязательным реквизитом любого документа является дата составления,

согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных  - допускается использование словесно-цифрового способа (5 марта 2005 г.).

Рядом с датой  на бланке документа обычно предусмотрено  место для 

регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ N 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов,  места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ, и т.д. [12, с.50-54].

Проекты документов, предусматривающих  согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит  из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты. При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой "Замечания прилагаются". Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних - ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц определяет руководство предприятия, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу,  - подпись должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, - членами комиссии. Реквизит "подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.

Подлинность подписи  ответственного лица заверяется печатью предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных) [11, с.33-35].

Некоторые документы, кроме  подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа (приказа, протокола и т.д.) или соответствующего грифа.

Гриф располагается  в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция - утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция - это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.).

Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля [3, с.132-134].