Собеседование, интервьюирование и тестирование при приеме на секретарскую должность

Когда вы приносите  пакет своих официальных документов потенциальному работодателю, то естественно, что он желает ознакомиться с подлинниками. Но если вы активно ищите работу и отрабатываете несколько вариантов трудоустройства, то эти документы могут понадобиться вам в другом месте. Поэтому вы обязательно должны иметь копии всех документов (кроме паспорта). Эти копии вы оставите в распоряжении работодателя. При этом используйте копировальную технику только высокого качества и хорошую белую бумагу. Пакет аккуратно сделанных копий документов продемонстрирует работодателю, что вы основательный и деловой человек.

Еще одним документом, который был необходим при  приеме на работу, является личный листок по учету кадров. Этот документ сейчас тоже перестал быть обязательным. Однако он настолько привычен для большинства работодателей, что даже если вы не получили его от работодателя, найдите этот бланк, заполните его и представьте вместе с другими документами. Этим вы продемонстрируете, что вы опытны и знаете жизнь. В случае если в организации вместо личного листка по учету кадров принят другой документ (обычно его называют «анкета»), то добывать его самостоятельно не нужно. Правильнее попросить его прямо на собеседовании и заполнить либо здесь же, либо дома.

Основные принципы заполнения личного листка по учету  кадров (или другой подобной формы) заключается в следующем. Во-первых – честность. Всю информацию, которую вы дадите в этом листке, легко проверить по другим документам. Во-вторых – аккуратность. Этот листок принято заполнять от руки, поэтому прежде чем заполнить листок, следует сделать его наброски и только потом заполнить его максимально разборчиво и аккуратно.

В-третьих, и  это касается любых анкет, если запрашиваемая  информация не имеет к вам отношения, ставьте слова «нет», «не имеется» и т.п. Это дает понять людям, которые будут читать вашу анкету, что вы не пропустили какой-то вопрос.

Чрезвычайно важно, что на личном листке имеется место  для фотографии. Ее обязательно следует  наклеить. Хорошая фотография –  это психологически очень важная вещь. После вашей встречи с работодателем он будет принимать самостоятельное решение, и фотография может оказаться той последней каплей, которая подтолкнет его в нужном направлении. Ведь любой человек в ситуации принятия решения инстинктивно стремиться, что называется «присмотреться поближе».

Чем отличается хорошая фотография от плохой? Хорошей  можно считать лишь ту фотографию, которая позитивно подчеркивает ваши внешние и внутренние качества. К позитивным внешним качествам  следует отнести аккуратность в  одежде и прическе, открытое и доброжелательное выражение лица. Внутренние качества, которые может отразить ваша фотография – это, прежде всего, спокойствие и уверенность в себе. Поэтому не поленитесь сделать несколько фотографий. Покажите их другим людям и посоветуйтесь с ними, прежде чем использовать.

Следующим важным документом, который следует подготовить  очень тщательно, является ваша автобиография. Раньше существовали специальные бланки автобиографии, и в них было принято  писать от руки. Если работодатель выдал  вам такой бланк, то сначала сделайте с него несколько копий, на которых вы будете составлять предварительные варианты. Окончательный вариант вы аккуратно напишите на том бланке, который получили от работодателя. Если вы не получили такого бланка, а работодатель требует именно автобиографию, то необходимо напечатать ее на хорошей бумаге с помощью пишущей машинки или компьютера. Следует помнить, что напечатанные документы всегда предпочтительнее рукописных.

При написании  автобиографии следует придерживаться таких рекомендаций:

·  Быть как  можно точнее в формулировках  и помнить, что нечеткое описание себя, своих профессиональных возможностей и опыта может дать о вас  столь же неопределенное впечатление.

·  Особое значение для молодого человека имеет полное и точное описание своей профессиональной подготовки, своих возможностей, дополнительных навыков, а также желания работать, поскольку ваш практический опыт может оказаться недостаточным.

·  Опишите, какой  профессиональный опыт вы имеете, даже если это опыт работы на общественных началах, каких профессиональных и  общественных успехов вы добились.

·  Помните, что  в автобиографии не стоит указывать  ничего негативного о себе, но вы должны быть готовы к тому, чтобы в позитивном тоне обсуждать эти вопросы в ходе собеседования.

·  Объем вашей  автобиографии ни в коем случае не должен быть больше полутора страниц.

·  Обязательно  прочитайте образец автобиографии  на предмет устранения орфографических ошибок.

·  Дайте кому-нибудь прочитать ваш текст.

Вместо автобиографии  теперь часто используется «резюме».

Необходимо  помнить, что поведение на собеседовании, все вопросы и ответы должны быть сконцентрированы на самой работе, на ваших возможностях и способностях справиться с ней. В центре вашего разговора с работодателем должна быть фирма и то, что вы можете для нее сделать, а не то, что эта фирма будет делать для вас. Поэтому так важна предварительная подготовка, заключающаяся в сборе информации.

Работодатель в ходе собеседования всегда ищет людей с высокой мотивацией к труду, понимающих, что значит их деятельность, и желающих работать именно здесь. Продемонстрировать, что вы человек, заинтересованный работать в этой фирме, исключительно важно. Кроме того, весьма важно показать, что вы понимаете характер предстоящей работы, что можете справиться с ней, и что вы понимаете ту ответственность, которая ляжет на вас как на сотрудника. Также важно показать, что ваши личные качества – способность к обучению, энергия, энтузиазм, сообразительность и т. д. – помогут вам наилучшим образом освоить специфику работы на данном рабочем месте.

Чтобы меньше нервничать в день собеседования нужно заранее  подготовиться. Составить список всего  того, что может понадобиться на собеседовании, начиная с паспорта и кончая ручкой и чистой бумагой. Все документы и их копии уложите в приличные папки, на которых нужно написать свою фамилию и телефон, по которому с вами можно связаться. Порядок документов в папке обычно таков: в начале все самое важное и позитивно вас характеризующее, к концу – менее важное. Хорошо выспитесь ночью. Перед уходом из дома проверьте, все ли вы взяли. Лучше всего одеться так, как принято в организации или фирме, в которую вы идете. Если вы не имели возможности оценить, как одеваются сотрудники этой организации, то ваша одежда должна быть аккуратной и достаточно официальной, но не броской, без экстрамодных аксессуаров. Будьте в организации пораньше, по меньшей мере за 10 минут до назначенного срока. Придя в организацию, осмотритесь вокруг. Возможно, вы заметите то, что вам поможет при собеседовании. Когда вас пригласили, входите спокойно, без спешки, сохраняя уверенный и деловой вид. Продемонстрируйте хорошие манеры. Это означает, что вы должны вежливо приветствовать своего собеседника, желательно назвав его по имени и отчеству, показать, что вы внимательно слушаете все, о чем вам говорят, говорить спокойным ровным голосом, и желательно только по делу, и по окончании беседы вежливо поблагодарить своего собеседника.

3. Собеседование при приеме на секретарскую должность

Секретарь на этапе  знакомства с фирмой является ее лицом, но работа секретаря требует не только наличия приятной внешности и  умения работать на компьютере и другой оргтехникой. Вообще все зависит  от уровня фирмы, куда вы хотите устроиться на работу. Если фирма небольшая, то возможно  придется совмещать функции секретаря и кадровика, а здесь уже требуются специфические знания. Неплохо было бы заранее познакомиться с внутрифирменными профессиональными стандартами.

Собеседование является наиболее широко применяемым  методом отбора кадров. От его успеха будет зависеть, возьмут ли вас  на желанную должность. Поэтому к  собеседованию рекомендуется готовиться. Не полагайтесь на свое обаяние и  природную остроту ума. Перечитайте объявление о вакансии и подумайте, что вы можете предложить в соответствии с требованиями работодателя. Компании или фирмы, отбирая кандидатов, не часто встречают идеального претендента, и ваша задача — убедить их п том, что ваша кандидатура наиболее подходящая.¹⁰

При приеме соискателя на должность секретаря предъявляются  требования не только к деловым, но и личным качествам. Секретарь должен иметь не только специальное образование (практически все работодатели требуют  диплом вуза), но и продемонстрировать свои профессиональные навыки. Важное качество секретаря можно продемонстрировать сразу же, если прийти вовремя на собеседование. В любом случае на собеседование  придется продемонстрировать свою хорошую память на имена и номера телефонов, свое умение вести разговоры по телефону, способность выполнять различные задания. Показать уровень  организованности, способность вести документацию (знание прикладных программ). Способность держать документы в порядке очень ценится руководителем. В разговоре с будущим работодателем надо подчеркнуть такое ценное качество – как умение держать язык за зубами (когда это необходимо). Необходимо показать свою осведомленность в том какие документы потребуются руководителю в командировке, как можно заказать билеты на самолет и как забронировать номер в гостинице.

Из личных качеств  потребуется умение адаптироваться быстро в новом коллективе. Доброжелательность и вежливость работодатель оценит по вашей манере разговора на собеседовании  и по вашим высказываниям о  бывшем работодателе. К личным качествам, востребованным на данной работе, является коммуникабельность, ведь именно секретарю предстоит налаживать новые контакты.

3.1. Виды тестирования при приеме на секретарскую должность

Чем престижнее должность, тем, как правило, больше человек претендует на то, чтобы занять ее. Работодатели в таких случаях часто прибегают к тестовым заданиям и испытаниям: тот, кто выполнит задание лучше, и получит работу

Главная и единственная цель испытания – выявление уровня профессионализма и деловых качеств кандидатов

Один из видов  тестирования - сочинение,благодаря  ему работодатель сможет оценить,насколько  граммотен кандидат, умеет ли излагать свои мысли на бумаге, и конечно, представляет ли себе образ секретаря, к которому нужно стремиться. Однако сочинение – достаточно экзотичный вид тестового испытания. Для секретарей, личных помощников и офис-менеджеров испытание часто имеет вид психологического или профессионального тестирования

Психологическое тестирование – наиболее распространенное испытание для кандидатов. Соглашаясь на него, важно выяснить цели и продолжительность тестирования, а также квалификацию того, кто будет вами заниматься: все-таки серьезную психодиагностику может провести только психолог. В любом случае, от психологического тестирования можно отказаться¹¹.

 

Профессиональные  тесты также должны проводиться  компетентным специалистом и не выходить за рамки  предполагаемых должностных  обязанностей. Странно, если будущего секретаря проверяют на знание бухчета  или продажные навыки. Не свидетельствует ли это о том, что должностные обязанности в будущем будут несколько… расширены?

Если в объявлении о вакансии есть упоминание о том, что соискатель должен владеть иностранным  языком, следует быть готовым к  тому, что собеседование будет  проведено на нем. Заранее стоит продумать ответы, набросать рассказ о себе и своих достижениях, несколько отрепетировать интервью с близкими, захватить с собой версию резюме на иностранном языке… Однако может случиться, что знание иностранного языка в работе не потребуется. Такое происходит, когда работодатели «перестраховываются» и предъявляют соискателям заведомо завышенные требования.

 

Наконец, стрессовое собеседование HR-менеджеры используют для того, чтобы проверить стрессоустойчивость  секретаря, узнать, как он будет действовать в сложной рабочей ситуации, требующей выдержки и терпения. Соискатель вправе отказатьcя от проведения такого испытания, однако в реальной жизни от стрессов не уйдешь, да и никакой секретарь не станет идеальным без умения противостоять стрессам¹².

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Как известно, собеседование  является одним из самых важных этапов при поиске новой работы, ведь в  некоторых случаях совсем не нужно  заполнять анкеты, проходить тесты  или присылать резюме, но в любом  случае процесс поиска работы рано или поздно заканчивается собеседованием (пусть даже коротким и чисто формальным). Именно по этой причине собеседованию уделяется большое внимание, а специалисты по подбору персонала много пишут на эту тему и подробно рассказывают о поведении на собеседовании и других нюансах. Тема собеседований часто затрагивается в различных пособиях по трудоустройству и на многочисленных страницах интернета. При этом часто собеседование называют интервью, ведь на самом деле это не диалог между работодателем и соискателем, а больше ответы последнего на вопросы первого. Что же касается этой статьи, то в ней мы рассмотрим, какие же существуют типы собеседований.

В зависимости  от места проведения собеседование  могут проводить сотрудники организации  либо работники кадровых агентств. При трудоустройстве в крупную организацию сразу приготовьтесь к нескольким собеседованиям, при этом они будут иметь порядковый номер и называться «первое собеседование», «второе собеседование» и так далее.

Собеседования могут различаться уровнем специалиста, который будет его проводить. К примеру, если вы устраиваетесь на работу в солидную фирму, то сначала с вами побеседует менеджер кадрового агентства или агентства по трудоустройству, после чего вы пройдете интервью с сотрудником отдела кадров компании. Если вами заинтересуются, то дальше вас ждет собеседование с начальником отдела или с руководителем компании. Следовательно, чем более высокий пост вы будете занимать, тем большее количество собеседований вы пройдете.

В зависимости от количества соискателей собеседования бывают групповыми и индивидуальными. Кроме того, может быть разное количество интервьюеров. Если с вами беседует один человек, то такое собеседование называют индивидуальным, а если собеседование проводится двумя или большим количеством сотрудников компании, то такое интервью называют коллегиальным.

По структуре  разговора собеседования разделяют  на жесткие (разговор идет строго по намеченному  плану) и свободные (разговор может  отклоняться от темы).

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Моргунов Е. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение. – М., 2005. – 339 с.

2 Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н., 2003, 607 с.

3. Жуков Е.Ф. Управление кадрами предприятия, М.:  Издательское объединение «ЮНИТИ», 2005. – 288 с