Собеседование, интервьюирование и тестирование при приеме на секретарскую должность

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  АГЕНТСТВО  ПО  ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет  социального  управления и социологии

Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения

 

 

 

 

Рагулина  Наталия Эдуардовна

Собеседование, интервьюирование и тестирование при  приеме на секретарскую должность

Курсовая работа студента 5-го курса очного отделения

по дисциплине ОРГАНИЗАЦИЯ  СЕКРЕТАРСКОГО  ОБСЛУЖИВАНИЯ 

Специальность 032001.65

Документоведение  и  документационное  обеспечение  управления

 

 

 

 

Научный руководитель

к.и.н., доцент

Е.В. Дуплий

 

 

 

 

 

Москва    2013

 

 

 

 

Содержание

1.Сущность собеседования  в целом                                                             2                                                                                                         

1.1. Собеседование как ключевой метод отбора персонала                       2

1.2. Методики проведения                                                                             5

2.1 Правила проведения собеседования                                                       8

2.2. Классификация типов собеседований                                                 10

2.3. Преимущества метода собеседования                                                  11

3. Собеседование при приеме на секретарскую должность                       18

3.1 Виды тестирования при приеме на секретарскую должность             19

Заключение

Список использованной литературы                                                            20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

1.Собеседование – неотъемлемая часть процесса подбора персонала, во время которого, порой, используется огромное количество профессиональных методов и приемов, позволяющих дать максимально объективную оценку уровню соответствия кандидата предлагаемой ему должности. С каждым днем инструментарий специалистов по подбору персонала пополняется новыми разработками в области оценки профессиональных и личностных качеств соискателей, а также анализа предыдущего опыта работы.

Цель исследования – рассмотреть собеседование как важный метод при процессе отбора персонала.

Основные задачи исследования – изучить:

·  Методы и  принципы собеседования;

·  Правила проведения собеседования;

·  Классификацию типов  собеседования;

·  Преимущества метода собеседования.

 

1.1 Собеседование как ключевой метод отбора персонала

К трем наиболее широко применяемым  методам сбора информации, требующейся  для принятия решения при отборе, относятся испытания, собеседования и центры оценки¹

Собеседования до сих пор  являются наиболее широко применяемым  методом отбора кадров. Даже работников неуправленческого состава редко  принимают на работу без хотя бы одного собеседования. Подбор руководителя высокого ранга может потребовать десятков собеседований, занимающих несколько месяцев.

Прежде чем приступить к собеседованию, следует составить  программу, которая зависит главным  образом от числа кандидатов и  от того, какие виды собеседования (по отдельности или в комбинациях) будут использованы². Программа зависит также от места проведения собеседования. Если проводится поиск большого числа сотрудников по всей стране, то управляющий может провести собеседование в региональном отделении компании или в гостинице, а также поручить проведение предварительных собеседований региональным менеджерам. Если собеседование проводится централизованно, то следует использовать для этих целей офис фирмы или ее подразделения, что даст значительный эффект для создания благоприятного образа компании.

После того как составлена программа, получены личные рекомендации и рекомендации от прежних работодателей, а также приглашены кандидаты, можно  приступать к процессу собеседования.

После того как будет произведена  оценка всех кандидатов, можно приступать ко второй стадии, предусмотренной системой объективных оценок претендентов: к составлению аналитической таблицы, в которой записываются имена всех кандидатов и ключевые требования к ним, против имени каждого кандидата проставляется оценка по соответствующему признаку. Такой подход позволяет внести элемент объективности в этот исключительно субъективный процесс.

Однако исследования выявили  целый ряд проблем, снижающих  эффективность собеседований как  инструмента отбора кадров. Основа этих проблем имеет эмоциональный и психологический характер. Та, например, существует тенденция принятия решения о кандидате на основе первого впечатления, без учета сказанного в остальной части собеседования. Другая проблема заключается в тенденции оценивать кандидата в сравнении с лицом, с которым проводилось собеседование непосредственно перед этим. Если предыдущий собеседник выглядел особенно плохо, то последующий посредственный кандидат будет выглядеть хорошо или даже очень хорошо. Есть у проводящих интервью и такая тенденция, как оценка более благоприятно тех кандидатов, внешний вид, социальное положение и манеры которых в большей мере напоминают их собственные.

Исследования показывают, что структурированные интервью со стандартизированными и записанными вопросами и ответами повышают точность этого метода. Вместе с тем, собеседование следует сконцентрировать на тех вопросах, которые конкретно относятся к данной работе.

Кто принимает  решение при отборе? В малых фирмах, где нет кадрового отдела, решение по отбору  персонала принимает менеджер соответствующего профиля. В больших и среднего размера фирмах в принятии решения при отборе привлечены будущий начальник работника и менеджер по найму, которые и оценивают кандидата³

 1.2. Методики проведения собеседования

Собеседование при приеме на работу имеет решающее значение в процессе подбора кадров. Заключается  в отборе подходящего человека для  работы на основе объективных критериев, которые применяются к кандидату  взвешенно и справедливо. Собеседование преследует две главные цели:

1) помочь организации  оценить кандидатов на соответствие  должности;

2) помочь кандидатам оценить  организацию как будущее место  работы⁴.

Исторически сложились следующие  методики проведения собеседования:

1. Британский метод собеседования основан на личной беседе с кандидатом членов кадровой комиссии. Интервьюеры интересуются биографией, традициями семьи и местом, где он получил образование: «Не родственник ли Вы герцога Соммерсетского? Кто из семьи служил в Королевском флоте? Где Вы учились - не в Оксфорде?» Если кандидат успешно отвечает на заданные вопросы, то он быстро принимается.

2. Немецкий метод основан  на предварительной подготовке  кандидатами значительного числа  документов с обязательными письменными  рекомендациями известных специалистов, ученых, руководителей, политиков. Экспертная комиссия из компетентных лиц анализирует представленные документы, следит за правильностью их оформления. Кандидаты на вакантные должности проходят целый ряд обязательных строгих процедур, предшествующих непосредственному собеседованию.

3. Американский метод  собеседования сводится к проверке  интеллектуальных и творческих  способностей, психологическому тестированию  с использованием компьютеров  и наблюдению за кандидатами  в неформальной обстановке. Для этого кандидат приглашается, к примеру, на уикэнд, презентацию, ланч. При этом обращается большое внимание на потенциал человека и недостатки его личности, что не всегда подтверждает возможность работы подобранного таким способом менеджера в команде. Однако такой метод позволяет выявить скрываемые недостатки личности, которые могут быть недопустимы для работы в конкретной фирме.

4. Китайский метод основан  на предварительных письменных  экзаменах и имеет давние исторические  традиции. Кандидаты пишут ряд сочинений, доказывая знание классики, грамотность письма, знание истории. Успешно сдавшие все экзамены, а таких набирается несколько процентов от участвующих в конкурсе, пишут заключительное сочинение на тему будущей работы. Выдержавшие и этот экзамен допускаются к непосредственному собеседованию. В случае приема на работу их служебное положение нередко зависит от полученной на экзаменах отметки.

В современной практике кадровой работы обычно наблюдаются различные  комбинации вышеназванных методов.

 

2. Процесс проведения интервью· 

Проведение  интервью – это самый ответственный  этап подбора персонала, играющий ключевую роль в принятии окончательного решения  даже в тех случаях, когда наряду с ним используются и другие методы оценки. Поэтому необходима серьезная и основательная подготовка к собеседованию⁵.

Интервьюер  должен иметь четкое представление  о вакантной должности, о которой  будет идти речь во время разговора: обязанности, задачи, методы и средства их решения, объем работы, ответственность, права, служебные взаимоотношения, условия и место работы.

Кроме того, специалист, который будет беседовать с будущим  сотрудником, должен располагать следующими сведениями:

1. Информация  о компании (название, форма собственности,  история, размеры, профиль, продукция и показатели ее объема, место на рынке, корпоративная культура).

2. Сведения о  подразделении, в которое подбирается  работник, о его руководителе  и групповых нормах поведения  в коллективе.

3. Профессиональные  и личностные требования к  кандидатам, желательный предыдущий опыт; данные о работе сотрудника, занимавшего эту должность прежде.

4. Компенсационный  пакет (заработная плата и порядок  ее начисления, премии, страховки,  предоставление автомобиля, возмещение  затрат на использование личного  транспорта, питание и др.).

5. Возможности  повышения квалификации, профессионального  и должностного роста⁶.

Но может  случиться и так, что интервьюер недостаточно хорошо умеет проводить  собеседование. В оценках такого человека меньше объективности. Он гораздо  чаще и в большей степени руководствуется внешними впечатлениями. В такой ситуации только кандидат, хорошо владеющий искусством беседы, имеет шансы выгодно "продать" себя.⁷

 

Необходимо  назначить время собеседования, подготовить подходящее помещение, анкету, которую заполнит кандидат перед разговором, изучить его резюме и наметить ключевые вопросы. Интервьюеру должны быть известны порядок, процедуры и сроки оценки представленных претендентов, а также личностные особенности тех людей, которые будут принимать решение о найме.

·  Стратегия  и тактика проведения собеседования

Интервью при  приеме на работу призвано решить следующие  задачи:

Ø  оценку способностей кандидата определенного рода деятельности;

Ø  сравнительный  анализ компетенции соискателей  на должность; предоставление кандидату информации об организации для того, чтобы помочь ему принять решение о трудоустройстве.

Учитывая уникальность интервью как метода оценки и отбора кандидатов, необходимо добиться его  максимальной эффективности, которая  зависит от технологии его проведения, профессионализма интервьюера.

Избежать возможных  серьезных ошибок поможет структурирование как процесса принятия решения о  приеме на работу, так и методики проведения интервью.

Существуют  внутренние эффекты, затрудняющие проведение интервью:

Первые впечатления. Интервьюеры часто делают выводы о личности кандидата за несколько  минут в самом начале разговора. В оставшуюся часть времени они  собирают информацию в поддержку  первого впечатления. Это тот  случай, когда человек «слышит  только то, что хочет слышать» и делает необоснованный выбор,хотя стоит оценивать работника и свои впечатления о нем только после окончания беседы, учитывая при этом свои возможные предубеждения⁸

Стереотипы. Некоторые  интервьюеры полагают, что определенным группам людей свойственны особые характеристики (например, бородатые мужчины не внушают доверия, а женщины в очках умны). Эффект края (первичности - недавности). На информацию, которая прозвучала в начале беседы, обращается больше внимания, чем на последующую. Это может быть объяснено свойствами памяти или силой первого впечатления.

Эффект контраста. Мнение интервьюера о кандидате  зависит от его суждения о предыдущих соискателях. С одной стороны, это  означает, что из них будет выбран лучший, с другой - их сравнивают между собой, оценивают по отношению друг к другу, а не к требованиям работы.

Такой же, как  я. Интервьюеры более благосклонны к людям, похожим на них самих  по воспитанию, образованию, опыту работы. Есть даже данные о том, что они  предпочитают претендентов с невербальным поведением, аналогичным собственному (движения глаз, поза и т.п.). Негативная информация. Негативные сведения производят на интервьюеров более сильное впечатление, чем позитивные. Это особенно заметно, если отрицательная информация появляется в начале собеседования, после чего они автоматически начинают искать дополнительные подтверждения негатива. Личная симпатия. Более высокая оценка ставится тем кандидатам, которые вызывают симпатию вне зависимости от других факторов, имеющих отношение к работе. Это естественная реакция человека, но, пожалуй, не гарантирующая выбор лучшего претендента на должность. Копирование. Интервьюеры, отдающие предпочтение определенному типу личности, выбирают соответствующих им людей, независимо от их других характеристик. Это мешает проведению беседы и может привести к тому, что кандидатура выбранного человека не будет подходить для данной работы. Иностранный или местный акцент. Соискатели с иностранным или местным акцентом часто попадают в менее выгодные условия по сравнению с теми, кто не имеет особенностей выговора. Однако данный эффект проявляется реже, если речь идет о «не слишком престижных» должностях, а для работы с клиентами людям с некоторым местным акцентом даже отдается предпочтение. Эффект реального времени. Интервьюеры полагают, что кандидат ведет себя во время встречи так же, как в жизни. Это серьезная ошибка, поскольку, как правило, люди нервничают во время собеседования. И наоборот: некоторые претенденты умеют «пустить пыль в глаза» и на протяжении всего разговора демонстрировать качества, каковыми не обладают в реальности. Предпочтения пола. Кандидатов-женщин часто оценивают гораздо придирчивее, чем мужчин, особенно если мужчинам отдается предпочтение для данной вакансии. Хотя есть сведения о том, что эта тенденция свойственна больше интервьюерам-дамам, которые считают представителей сильной половины человечества более компетентными, в то время как для последних, похоже, пол не имеет значения.