Система управления организации и её составляющие

ГЛАВА 1. ТЕОРИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 
1.1.Сущность и основные  понятия системы управления организации

 

Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (см. рис. 1). 
Рис. 1. Схема функционирования системы. 
 
Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние. 
 
Система управления - совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении.

Процесс управления предусматривает  согласованные действия, которые  и обеспечивают, в конечном счёте, осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются  управляющая и управляемая части. В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено - необходимый элемент любой организации. На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является её выходом, зависит от типа организации. 
 

Так, например, если речь идёт о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами.

Чтобы координировать действие управляемой части, необходимо использовать систему научного управления, обоснованную Ф. Тейлором в его книге «Принципы научного управления» 1911 г. В этой книге Тейлор впервые отделил процесс планирования от самого труда, выделив, таким образом, одну из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления  по Тейлору формулируются следующим образом:

• создание научного фундамента, заменяющего собой традиционные, практически сложившиеся методы работы;
• отбор и обучение сотрудников на основе научных критериев;
• взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда;
• равномерное распределение труда им ответственности между администрацией и исполнителями.

 

 

 
Методология управления включает: цели, законы и принципы, функции, методы, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Процесс управления представляет собой систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура управления включает в себя функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействий высших органов управления и профессионализм персонала.

Техника управления включает: компьютерную и организационную  технику, офисную мебель, сети связи (внутренние или внешние типа Internet, систему документооборота.

В свою очередь методология  и процесс управления формируют  управленческую деятельность, а структура  и техника управления - механизм управления. Состояние элементов  систем управления организации непосредственно отражается на эффективности её функционирования в целом.

Основная задача системы  управления – формирования профессиональной управленческой деятельности (ПУД), которая  может рассматриваться как процесс  и как явление.

Как процесс ПУД – это совокупность действий (выполнение функций, использование методов и др.), ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление ПУД -  объединение элементов (цели, программы, средства и др.) для реализации миссии организации на основе определённых правил и процедур. Узаконенные или общепринятые правила перерастают в стандарты. В теории управления ПУД рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука – это прагматизм, а искусство – творчество. В теории управления трудно найти грань, отделяющую науку от искусства.

Все работы в области  управления организациями, так или иначе, касаются структуры и содержания системы управления.

Анализ существующих подходов к СУО позволил сформировать для неё общее определение:

Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем  и коммуникаций между ними, а также  процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. СУО - это сложное образование процессов и явлений, совершенствование которого может идти с различной степенью детализации.

Структура управления также представляется в виде системы оптимального

распределения функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Элементы  СУО - отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), службы либо органы аппарата управления.

Целью управления организацией является наиболее эффективное использование ресурсов организации для извлечения максимальной прибыли.

Современная коммерческая организация – это организованная система, целенаправленная на производство товаров и услуг, которая является частью экономической системы, общие  и частные элементы которой имеют  свои собственные экономические цели. Система управления которой представляет собой, с одной стороны, совокупность объектов управления, с другой стороны - совокупность реализуемых в отношении этих объектов управленческих функций.

В состав СУО входят такие  элементы как:

Субъект управления - вырабатывает управляющее воздействие в виде команд, сигналов, которые передаются объекту управления.

Объект управления - воспринимает управляющее воздействие и действует в соответствии с переданным ему управляющим сигналом. О том, что объект принял управляющее воздействие и отреагировал на него, субъект управления узнает с помощью обратной связи.

Поэтому систему управления организации, как и любую другую систему управления, можно представить  в виде совокупности субъекта управления, объекта управления и их взаимосвязей.

Субъектом управления в системе управления организации выступают руководители, менеджеры всех уровней управления, наделенные определенными полномочиями по принятию решений.

Объектом управления являются различные ресурсы организации - работники, средства и предметы труда, научно-технический и информационный потенциал организации. Основными объектами управления в системе являются доходы и расходы, а также центры ответственности организации.

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния  на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

В настоящее время  система управления персоналом организации  включает следующие подсистемы: анализа  рабочих процессов и их планирования; планирования использования людских  ресурсов; набора, отбора и ориентации работников; оценки выполнения, практического обучение и повышения квалификации, продвижения; компенсаций и пособий; безопасности и здоровья; трудовых отношений; дисциплины, контроля, оценки действий персонала; расписания (графика) работы.

Управление, как искусство - это творческий процесс, здесь важны  не только знание общих основ управления, но и умение анализировать конкретные ситуации, способность эффективно принять  накопленный опыт.

Процесс управления обеспечивается профессионально подготовленными специалистами в области управления, которые формируют организации и управляют ими путем постановки целей и разработки способов их достижений. Поэтому управление целесообразно связывать с аппаратом управления.

Аппаратный подход к  управлению фокусирует внимание на его структурном составе, на характере связей между звеньями и элементами структуры управления, на степени централизации и децентрализации распределения функций, на полномочиях и ответственности работников, занимающих разные должности в аппарате.

Система управления персоналом организации - система, в которой  реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему линейного руководства, а также  ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций.

 

Процессы в СУО

Управление как функция  реализуется через выполнение ряда управленческих действий, получивших название функций управления: планирование, организация, мотивация, координация, контроль.

Планирование - это функция управленческой деятельности, связанная с составлением планов организации и ее составных частей.

Организация - функция управления, задачей которой является формирование структуры предприятия, а также обеспечение всем необходимым для его работы - персоналом, материалами, оборудованием, денежными средствами.

Мотивация - функция управления, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах.

Контроль - это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы предприятия.

Координация - обеспечивает процессу управления бесперебойность и непрерывность, достижение согласованности в работе всех звеньев организационной структуры предприятия путем установления рациональных связей между ними.

Состав функций управления постоянно изменяется под влиянием ускорения научно-технического прогресса  и разделения труда, повышения уровня концентрации производства и совершенствования  управления, а также качественных изменений в организации самого производства. На современном этапе эти функции по своему содержанию можно свести в несколько основных групп, различающихся объектом воздействия. Преимущественной стадией его осуществления и содержанием управленческой деятельности.

Маркетирование - объектом данной функции управления является коммерческая деятельность предприятия. Это изучение рынка и воздействие на потребительский спрос с целью сбыта, изучение и анализ спроса на товары и услуги, производимые предприятием с учетом конъюнктуры рынка, анализ ценообразования, рекламная деятельность, заключение договоров, контрактов, формирование портфеля заказов.

Планирование - осуществляется на стадии планирования экономического и социального развития предприятия. Оно включает следующие комплексы задач: составление плана социального развития (комплексный договор, социальные гарантии, социальное обеспечение). Составление текущих планов выпуска продукции исходя из портфеля заказов и имеющихся мощностей, доведение планов до структурных подразделений.

Финансирование - заключается в обеспечении предприятия необходимыми финансовыми ресурсами, то есть изучение и анализ формирования и использования бюджета предприятия. Выявление необходимости привлечения банковского кредита и других капвложений и анализ их использования.

Организация средств  производства и стимулирование улучшения  их использования - объектом управления здесь выступает техническое  развитие предприятия и его структурных  подразделений, обеспечение материальными  ресурсами. На данном этапе решаются следующие комплексы задач: ускорение НТП, повышение качества продукции и ее конкурентоспособности, техническое перевооружение, обеспечение оборудованием и материалами, реализация продукции.

Организация и стимулирование труда - включает в себя обеспечение предприятия трудовыми ресурсами, то есть - комплектование кадров рабочих и управленческого персонала, их подбор и расстановка, повышение квалификации, выбор или разработка форм организации и оплаты труда.

Информационное  обеспечение и учет - содержит переработку информации, ее учет и передачу. А именно предоставление всем звеньям предприятия необходимой информации, полученной с использованием соответствующей техники (персональные компьютеры, АРМ).

Контроль, регулирование  и оценка деятельности - это анализ всех направлений деятельности предприятия. Данная функция предполагает решение следующих задач: контроль над ходом производства, за рациональным использованием всех видов ресурсов. Внесение изменений в текущий ход работ по выполнению планов, заказов в установленные сроки и требуемого качества, оценка деятельности звеньев управления и выполнение резервов повышения ее эффективности, оценка социального развития.

Чтобы эти задачи были реализованы, кто-то, очевидно, должен фактически выполнять каждую из задач, вытекающих из целей организации. Для этого руководство обязано найти эффективной способ сочетания ключевых переменных, характеризующих задачи и людей. Постановка целей и обеспечение их политикой, стратегией, процедурами и правилами способствует решению этой задачи мотивация, и контроль также играют существенную роль в обеспечении эффективности выполнения заданий. Однако организация как процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно формальных взаимоотношений людей их выполняющих.